樣品承認管理辦法一、總則（一）目的本管理辦法旨在規(guī)范公司樣品承認流程，確保所承認的樣品符合客戶需求、公司標準及相關法律法規(guī)要求，有效控制產品質量，提高客戶滿意度，促進公司業(yè)務的順利開展。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有新產品樣品、產品變更樣品以及客戶特殊要求樣品的承認管理工作。（三）職責分工1.研發(fā)部門負責新產品的設計與開發(fā)，根據(jù)客戶需求或市場調研提出樣品制作需求。主導樣品的制作，確保樣品能夠體現(xiàn)產品設計理念和技術要求。對樣品進行初步檢驗和測試，提供樣品相關技術資料和測試報告。2.品質部門制定樣品檢驗標準和檢驗規(guī)范。對研發(fā)部門提交的樣品進行全面檢驗和測試，判定樣品是否符合相關標準和要求。負責組織相關部門對樣品進行評審，出具評審意見。3.生產部門根據(jù)研發(fā)部門提供的樣品制作工藝要求，評估生產可行性。參與樣品制作過程，提供生產過程中的技術支持和問題反饋。負責樣品生產所需設備、工裝夾具的準備和調試。4.市場部門負責與客戶溝通，了解客戶對樣品的具體要求和期望。向研發(fā)部門傳達客戶需求信息，確保樣品制作方向符合客戶意圖。參與樣品評審，從市場角度提出意見和建議。5.采購部門根據(jù)樣品制作需求，及時采購所需原材料和零部件。確保所采購的物資符合質量要求，并提供相關質量證明文件。二、樣品承認流程（一）需求提出1.市場部門在接到客戶新產品需求或產品變更需求后，應及時與客戶溝通，明確客戶對樣品的各項要求，包括但不限于產品規(guī)格、性能指標、外觀要求、包裝要求等，并將客戶需求信息整理成《樣品需求聯(lián)絡單》。2.《樣品需求聯(lián)絡單》應詳細描述樣品的名稱、型號、數(shù)量、交付時間等基本信息，同時附上客戶提供的相關技術文件、圖紙或樣件等資料。3.市場部門將填寫完整的《樣品需求聯(lián)絡單》提交給研發(fā)部門，并組織相關部門召開需求溝通會議，確保各部門對客戶需求有清晰準確的理解。（二）樣品制作1.研發(fā)部門根據(jù)《樣品需求聯(lián)絡單》及需求溝通會議確定的內容，制定樣品制作計劃，明確樣品制作的工藝流程、所需設備、工裝夾具、原材料及零部件清單等。2.研發(fā)部門按照樣品制作計劃組織樣品制作工作，在制作過程中應嚴格按照設計要求和工藝規(guī)范進行操作，確保樣品質量。3.生產部門協(xié)助研發(fā)部門進行樣品制作，提供生產過程中的技術支持和問題反饋。如發(fā)現(xiàn)樣品制作過程中存在技術難題或質量問題，應及時與研發(fā)部門溝通解決。4.采購部門根據(jù)樣品制作所需原材料及零部件清單，及時采購所需物資，并確保所采購物資的質量符合要求。采購物資到貨后，應提交質量證明文件給研發(fā)部門。（三）樣品檢驗與測試1.樣品制作完成后，研發(fā)部門對樣品進行初步檢驗和測試，確保樣品能夠滿足設計要求。研發(fā)部門應填寫《樣品自檢報告》，記錄樣品的檢驗和測試結果。2.研發(fā)部門將樣品及《樣品自檢報告》提交給品質部門。品質部門按照制定的樣品檢驗標準和檢驗規(guī)范，對樣品進行全面檢驗和測試。3.品質部門檢驗和測試的項目包括但不限于外觀、尺寸、性能、可靠性等。檢驗和測試過程中應做好記錄，填寫《樣品檢驗報告》。4.對于需要進行特殊測試或試驗的樣品，品質部門應委托具有資質的第三方檢測機構進行檢測，并獲取檢測報告。（四）樣品評審1.品質部門組織研發(fā)部門、生產部門、市場部門等相關人員召開樣品評審會議。評審會議應至少包括以下內容：品質部門介紹樣品檢驗和測試結果，展示《樣品檢驗報告》。研發(fā)部門匯報樣品制作過程、技術參數(shù)及相關技術資料。生產部門評估樣品生產可行性，提出生產過程中可能遇到的問題及解決方案。市場部門從客戶需求和市場角度對樣品進行評價，提出意見和建議。2.參會人員對樣品進行充分討論和評審，根據(jù)評審情況填寫《樣品評審表》。評審結果分為“通過”、“整改后通過”、“不通過”三種?！巴ㄟ^”：表示樣品各項指標均符合客戶需求、公司標準及相關法律法規(guī)要求，可進入下一階段。“整改后通過”：表示樣品存在部分不符合項，但經過整改后能夠滿足要求。研發(fā)部門應針對不符合項制定整改措施，明確整改責任人及整改期限，整改完成后重新提交樣品進行評審?！安煌ㄟ^”：表示樣品存在嚴重不符合項，無法滿足客戶需求或公司標準。研發(fā)部門應分析原因，重新進行樣品制作和檢驗測試，直至樣品通過評審。（五）樣品承認1.若樣品評審結果為“通過”，品質部門將《樣品評審表》及相關資料提交給公司管理層進行最終審批。公司管理層根據(jù)評審意見和公司整體利益，做出樣品是否承認的決定。2.經公司管理層批準承認的樣品，由品質部門發(fā)放《樣品承認書》。《樣品承認書》應詳細記錄樣品的名稱、型號、規(guī)格、承認日期、有效期限等信息，并加蓋公司公章。3.《樣品承認書》發(fā)放后，相關部門應按照承認的樣品進行批量生產、銷售或交付客戶。（六）樣品變更管理1.在樣品承認后的有效期內，如客戶提出產品變更要求或公司內部對產品進行優(yōu)化改進，需要對樣品進行變更時，應按照本流程重新進行樣品制作、檢驗與測試、評審及承認等環(huán)節(jié)。2.變更后的樣品評審通過并經公司管理層批準承認后，應及時更新《樣品承認書》及相關技術文件，確保所有相關部門獲取最新的樣品信息。三、樣品管理（一）樣品標識1.研發(fā)部門在樣品制作完成后，應在樣品上或其包裝上粘貼清晰、牢固的標識，標識內容應包括樣品名稱、型號、規(guī)格、批次、制作日期等信息。2.對于有特殊要求或追溯需求的樣品，標識內容還應包括客戶名稱、訂單編號等相關信息。（二）樣品存儲1.品質部門負責建立樣品存儲區(qū)域，對承認的樣品進行分類存放。樣品應按照不同的產品類別、型號、批次等進行分區(qū)存儲，確保易于查找和管理。2.樣品存儲區(qū)域應保持干燥、通風、清潔，溫度、濕度等環(huán)境條件應符合樣品存儲要求。對于有特殊存儲條件要求的樣品，如需要冷藏、防潮、防蟲等，應采取相應的防護措施。3.品質部門應定期對樣品進行盤點，確保樣品數(shù)量準確、狀態(tài)良好。如發(fā)現(xiàn)樣品有損壞、丟失等情況，應及時查明原因并采取相應的處理措施。（三）樣品發(fā)放與回收1.因業(yè)務需要發(fā)放樣品時，應填寫《樣品發(fā)放申請表》，注明樣品名稱、型號、數(shù)量、發(fā)放對象、發(fā)放用途等信息，并經相關部門負責人審批后，到品質部門領取樣品。2.領取樣品的人員應在《樣品發(fā)放登記表》上簽字確認，確保樣品發(fā)放記錄可追溯。3.對于客戶退回的樣品或不再使用的樣品，相關部門應及時將樣品交回品質部門。品質部門對退回的樣品進行檢查和確認后，按照規(guī)定進行處理。四、相關記錄管理（一）記錄清單1.《樣品需求聯(lián)絡單》2.《樣品制作計劃》3.《樣品自檢報告》4.《樣品檢驗報告》5.《樣品評審表》6.《樣品承認書》7.《樣品發(fā)放申請表》8.《樣品發(fā)放登記表》（二）記錄保存期限1.上述記錄應按照相關法律法規(guī)及公司規(guī)定的期限進行保存，保存期限不得少于[X]年。2.對于涉及產品質量追溯、客戶投訴處理等重要事項的記錄，應適當延長保存期限，直至該事項處理完畢且無后續(xù)風險為止。（三）記錄管理要求1.各項記錄應真實、準確、完整，填寫清晰、規(guī)范，不得隨意涂改。如有涂改，應在涂改處加蓋涂改人印章或簽字確認。2.記錄應妥善保管，防止丟失、損壞或泄露。記錄可采用紙質形式或電子形式保存，電子記錄應進行備份，并確保數(shù)據(jù)的安全性和可讀取性。3.各部門應指定專人負責記錄的收集、整理、歸檔和保管工作，定期對記錄進行清查和核對，確保記錄的完整性和準確性。五、附則（一）解釋權本管理辦法由公司品質部門負責解釋。（二）修訂與廢止1.本管理辦法應根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展、法律法規(guī)變化及實際執(zhí)行情況適時進行修訂