樣品樣機(jī)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司樣品樣機(jī)的管理，規(guī)范樣品樣機(jī)的申請(qǐng)、采購、使用、維護(hù)、存儲(chǔ)、報(bào)廢等流程，確保樣品樣機(jī)的有效利用，保障公司資產(chǎn)安全，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有樣品樣機(jī)的管理，包括但不限于研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、市場(chǎng)等部門涉及的各類樣品樣機(jī)。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司設(shè)立專門的樣品樣機(jī)管理部門，對(duì)樣品樣機(jī)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、調(diào)配和監(jiān)督。2.合理使用原則：各部門應(yīng)根據(jù)工作需要，合理申請(qǐng)和使用樣品樣機(jī)，提高資產(chǎn)使用效率。3.定期維護(hù)原則：建立健全樣品樣機(jī)維護(hù)制度，定期對(duì)樣品樣機(jī)進(jìn)行檢查、保養(yǎng)和維修，確保其性能良好。4.安全存儲(chǔ)原則：提供安全、適宜的存儲(chǔ)環(huán)境，防止樣品樣機(jī)損壞、丟失或被盜。5.規(guī)范報(bào)廢原則：嚴(yán)格按照規(guī)定程序辦理樣品樣機(jī)報(bào)廢手續(xù)，確保資產(chǎn)處置合規(guī)。二、職責(zé)分工（一）樣品樣機(jī)管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善樣品樣機(jī)管理辦法，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌規(guī)劃樣品樣機(jī)的采購、調(diào)配和存儲(chǔ)，優(yōu)化資源配置。3.建立樣品樣機(jī)管理臺(tái)賬，詳細(xì)記錄樣品樣機(jī)的基本信息、使用情況、維護(hù)記錄等。4.定期組織對(duì)樣品樣機(jī)進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。5.協(xié)調(diào)處理樣品樣機(jī)管理過程中的各類問題，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行糾正和處理。（二）使用部門1.根據(jù)工作需求，提前向樣品樣機(jī)管理部門提交樣品樣機(jī)申請(qǐng)。2.負(fù)責(zé)本部門樣品樣機(jī)的日常使用、保管和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.配合樣品樣機(jī)管理部門進(jìn)行定期清查盤點(diǎn)工作，及時(shí)反饋樣品樣機(jī)的使用狀況和存在問題。4.在樣品樣機(jī)使用完畢后，及時(shí)歸還樣品樣機(jī)管理部門，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。（三）采購部門1.根據(jù)樣品樣機(jī)管理部門的采購計(jì)劃，負(fù)責(zé)樣品樣機(jī)的采購工作。2.嚴(yán)格按照采購流程，選擇合格的供應(yīng)商，確保所采購的樣品樣機(jī)質(zhì)量符合要求。3.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。4.跟進(jìn)采購進(jìn)度，確保樣品樣機(jī)按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。（四）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核樣品樣機(jī)采購預(yù)算，確保資金使用合理。2.按照財(cái)務(wù)制度，對(duì)樣品樣機(jī)的采購、折舊、報(bào)廢等進(jìn)行賬務(wù)處理。3.定期對(duì)樣品樣機(jī)的資產(chǎn)價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，為公司決策提供財(cái)務(wù)依據(jù)。三、樣品樣機(jī)申請(qǐng)與采購（一）申請(qǐng)流程1.使用部門如需使用樣品樣機(jī)，應(yīng)提前填寫《樣品樣機(jī)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明申請(qǐng)樣品樣機(jī)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、申請(qǐng)理由、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.《樣品樣機(jī)申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至樣品樣機(jī)管理部門。3.樣品樣機(jī)管理部門收到申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括申請(qǐng)的必要性、現(xiàn)有樣品樣機(jī)資源情況等。如申請(qǐng)合理，予以批準(zhǔn)；如申請(qǐng)不合理，應(yīng)及時(shí)與使用部門溝通，說明原因并要求其調(diào)整申請(qǐng)。（二）采購流程1.樣品樣機(jī)管理部門根據(jù)批準(zhǔn)的申請(qǐng)，制定采購計(jì)劃，并將采購計(jì)劃提交給采購部門。2.采購部門依據(jù)采購計(jì)劃，按照公司采購管理相關(guān)規(guī)定，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。在采購過程中，應(yīng)充分了解市場(chǎng)行情，對(duì)比不同供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期等因素，確保采購的樣品樣機(jī)性價(jià)比最優(yōu)。3.采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購的樣品樣機(jī)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)跟蹤合同執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。4.樣品樣機(jī)到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知樣品樣機(jī)管理部門和使用部門。使用部門負(fù)責(zé)對(duì)到貨的樣品樣機(jī)進(jìn)行驗(yàn)收，檢查其規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購合同一致。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與采購部門和供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。驗(yàn)收合格后，使用部門在《樣品樣機(jī)驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)。5.樣品樣機(jī)管理部門負(fù)責(zé)將驗(yàn)收合格的樣品樣機(jī)錄入樣品樣機(jī)管理臺(tái)賬，并建立相應(yīng)的檔案，檔案內(nèi)容包括樣品樣機(jī)的采購合同、驗(yàn)收單、使用說明書、維護(hù)記錄等。四、樣品樣機(jī)使用與維護(hù)（一）使用規(guī)范1.使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)樣品樣機(jī)的日常使用，并確保其熟悉樣品樣機(jī)的性能、操作規(guī)程和注意事項(xiàng)。2.使用人員在使用樣品樣機(jī)前，應(yīng)檢查其外觀、性能等是否正常，如有問題應(yīng)及時(shí)報(bào)告樣品樣機(jī)管理部門。3.使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照樣品樣機(jī)的操作規(guī)程進(jìn)行操作，不得擅自更改或拆卸樣品樣機(jī)的零部件。在使用過程中，如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)立即停止使用，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，同時(shí)及時(shí)報(bào)告樣品樣機(jī)管理部門。4.樣品樣機(jī)的使用應(yīng)嚴(yán)格按照申請(qǐng)用途進(jìn)行，不得挪作他用。如需轉(zhuǎn)借他人使用，應(yīng)提前向樣品樣機(jī)管理部門辦理轉(zhuǎn)借手續(xù)，并確保轉(zhuǎn)借期間的安全和正常使用。5.使用部門應(yīng)建立樣品樣機(jī)使用記錄，詳細(xì)記錄樣品樣機(jī)的使用時(shí)間、使用人員、使用情況等信息。使用記錄應(yīng)定期提交給樣品樣機(jī)管理部門備案。（二）維護(hù)保養(yǎng)1.樣品樣機(jī)管理部門應(yīng)制定樣品樣機(jī)維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，明確維護(hù)保養(yǎng)的周期、內(nèi)容和責(zé)任人。維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃應(yīng)根據(jù)樣品樣機(jī)的類型、使用頻率、性能特點(diǎn)等因素制定，確保維護(hù)保養(yǎng)工作的針對(duì)性和有效性。2.使用部門負(fù)責(zé)對(duì)本部門使用的樣品樣機(jī)進(jìn)行日常維護(hù)保養(yǎng)，定期清潔樣品樣機(jī)，檢查其零部件的磨損情況，及時(shí)更換磨損嚴(yán)重的零部件。如發(fā)現(xiàn)樣品樣機(jī)存在故障或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告樣品樣機(jī)管理部門，并配合維修人員進(jìn)行維修。3.樣品樣機(jī)管理部門應(yīng)定期組織對(duì)樣品樣機(jī)進(jìn)行全面維護(hù)保養(yǎng)，包括對(duì)樣品樣機(jī)的性能檢測(cè)、調(diào)試、校準(zhǔn)等工作。對(duì)于專業(yè)性較強(qiáng)的樣品樣機(jī)，可委托專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)。4.在維護(hù)保養(yǎng)過程中，應(yīng)做好維護(hù)保養(yǎng)記錄，記錄維護(hù)保養(yǎng)的時(shí)間、內(nèi)容、更換的零部件等信息。維護(hù)保養(yǎng)記錄應(yīng)作為樣品樣機(jī)檔案的重要組成部分，以便日后查閱和參考。五、樣品樣機(jī)存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)環(huán)境1.樣品樣機(jī)管理部門應(yīng)提供安全、適宜的存儲(chǔ)環(huán)境，確保樣品樣機(jī)不受損壞、丟失或被盜。存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能，溫度、濕度應(yīng)符合樣品樣機(jī)的存儲(chǔ)要求。2.根據(jù)樣品樣機(jī)的類型、特性等因素，合理劃分存儲(chǔ)區(qū)域，對(duì)不同的樣品樣機(jī)進(jìn)行分類存放。對(duì)于貴重、精密的樣品樣機(jī)，應(yīng)設(shè)置專門的存儲(chǔ)區(qū)域，并采取相應(yīng)的防護(hù)措施。（二）保管措施1.樣品樣機(jī)管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)樣品樣機(jī)的保管工作，保管人員應(yīng)熟悉樣品樣機(jī)的基本情況和保管要求。2.建立樣品樣機(jī)出入庫管理制度，嚴(yán)格登記樣品樣機(jī)的出入庫時(shí)間、名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、去向等信息。樣品樣機(jī)出入庫時(shí)，保管人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，確保賬實(shí)相符。3.定期對(duì)樣品樣機(jī)進(jìn)行清查盤點(diǎn)，檢查其數(shù)量、質(zhì)量、存儲(chǔ)狀況等是否與臺(tái)賬記錄一致。清查盤點(diǎn)工作應(yīng)至少每季度進(jìn)行一次，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。4.加強(qiáng)對(duì)存儲(chǔ)區(qū)域的安全管理，設(shè)置必要的安全防護(hù)設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等。保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守安全管理制度，不得擅自離崗，確保存儲(chǔ)區(qū)域的安全。六、樣品樣機(jī)報(bào)廢與處置（一）報(bào)廢條件1.樣品樣機(jī)已超過規(guī)定的使用年限，且無法正常使用或維修成本過高。2.因技術(shù)進(jìn)步、產(chǎn)品更新?lián)Q代等原因，樣品樣機(jī)已被淘汰，不再具有使用價(jià)值。3.樣品樣機(jī)因意外事故、自然災(zāi)害等原因造成嚴(yán)重?fù)p壞，無法修復(fù)。4.其他符合報(bào)廢條件的情況。（二）報(bào)廢申請(qǐng)1.使用部門或保管人員發(fā)現(xiàn)樣品樣機(jī)符合報(bào)廢條件時(shí)，應(yīng)填寫《樣品樣機(jī)報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明報(bào)廢樣品樣機(jī)的名稱、規(guī)格型號(hào)、購置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息。2.《樣品樣機(jī)報(bào)廢申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至樣品樣機(jī)管理部門。3.樣品樣機(jī)管理部門收到報(bào)廢申請(qǐng)后，應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)報(bào)廢樣品樣機(jī)進(jìn)行技術(shù)鑒定，確認(rèn)其是否符合報(bào)廢條件。如鑒定通過，樣品樣機(jī)管理部門應(yīng)將報(bào)廢申請(qǐng)?zhí)峤恢凉绢I(lǐng)導(dǎo)審批。（三）報(bào)廢處置1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)報(bào)廢的樣品樣機(jī)，由樣品樣機(jī)管理部門負(fù)責(zé)組織報(bào)廢處置工作。報(bào)廢處置方式包括出售、捐贈(zèng)、拆解等，具體處置方式應(yīng)根據(jù)樣品樣機(jī)的實(shí)際情況和公司相關(guān)規(guī)定確定。2.在報(bào)廢處置過程中，應(yīng)做好記錄，記錄報(bào)廢樣品樣機(jī)的處置時(shí)間、方式、收入等信息。處置收入應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行核算和管理。3.對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的樣品樣機(jī)，在報(bào)廢處置前應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的信息清除或銷毀處理，確保信息安全。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)樣品樣機(jī)管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查樣品樣機(jī)的申請(qǐng)、采購、使用、維護(hù)、存儲(chǔ)、報(bào)廢等流程是否合規(guī)，資產(chǎn)是否賬實(shí)相符，使用效率是否合理等。對(duì)于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）定期檢查樣品樣機(jī)管理部門應(yīng)定期對(duì)樣品樣機(jī)的管理情況進(jìn)行檢查，包括對(duì)樣品樣機(jī)的使用狀況、維護(hù)記錄、存儲(chǔ)環(huán)境等進(jìn)行檢查。檢查結(jié)果應(yīng)記錄在案，并作為對(duì)相關(guān)部門