文件查收管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司文件查收管理，確保文件傳遞的準(zhǔn)確性、及時性和安全性，提高工作效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門之間以及公司與外部單位之間文件的查收管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：文件查收過程應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時高效原則：文件接收部門應(yīng)及時查收文件，對緊急文件要優(yōu)先處理，確保文件傳遞不延誤工作。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保文件在傳遞過程中的安全性和保密性，防止文件丟失、泄露。二、文件查收職責(zé)分工（一）文件發(fā)送部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)文件的起草、審核、批準(zhǔn)和編號。2.按照規(guī)定的格式和要求，將文件打印或電子文檔整理好，并注明文件的密級、緊急程度等信息。3.選擇合適的文件傳遞方式，確保文件能夠安全、及時地送達(dá)接收部門。4.對重要文件進(jìn)行跟蹤，了解文件的查收情況。（二）文件接收部門職責(zé)1.明確專人負(fù)責(zé)文件查收工作，確保文件查收工作的連續(xù)性和準(zhǔn)確性。2.及時查收文件，對收到的文件進(jìn)行認(rèn)真核對，檢查文件的完整性、準(zhǔn)確性和格式規(guī)范。3.對緊急文件要立即處理，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行傳閱、辦理或存檔。4.對不符合要求的文件，及時與發(fā)送部門溝通，要求其重新發(fā)送。5.做好文件的登記、保管和歸檔工作，建立文件查收臺賬，記錄文件的收發(fā)時間、文號、標(biāo)題、密級、緊急程度、處理情況等信息。（三）文件管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司文件查收管理辦法，并監(jiān)督執(zhí)行。2.對各部門文件查收工作進(jìn)行指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高文件查收人員的業(yè)務(wù)水平。3.定期對公司文件查收情況進(jìn)行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。4.負(fù)責(zé)公司重要文件的集中保管和查閱服務(wù)，確保文件的安全和有效利用。三、文件查收方式（一）紙質(zhì)文件查收1.專人送達(dá)：對于重要、緊急或不宜通過其他方式傳遞的文件，由文件發(fā)送部門安排專人直接送達(dá)文件接收部門。送達(dá)時，雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫《文件交接清單》，注明文件名稱、文號、數(shù)量、送達(dá)時間等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。2.機要通信：涉及公司機密的文件，應(yīng)通過機要通信渠道傳遞。文件發(fā)送部門應(yīng)按照機要通信的要求，填寫機要文件交寄單，將文件密封包裝后交機要通信部門寄遞。文件接收部門收到機要文件后，應(yīng)及時核對機要文件交寄單與文件內(nèi)容是否一致，并在規(guī)定時間內(nèi)將回執(zhí)返回機要通信部門。3.郵政快遞：一般文件可通過郵政快遞等方式傳遞。文件發(fā)送部門應(yīng)選擇具有良好信譽的快遞公司，并按照快遞公司的要求填寫快遞單，確保收件人姓名、地址、聯(lián)系電話等信息準(zhǔn)確無誤。文件接收部門收到快遞后，應(yīng)及時簽收，并檢查文件是否完好無損。（二）電子文件查收1.電子郵件：通過公司內(nèi)部電子郵箱或外部電子郵箱進(jìn)行文件傳遞。發(fā)送電子文件時，應(yīng)在郵件主題中注明文件名稱、文號、密級、緊急程度等信息，并在郵件正文中簡要說明文件內(nèi)容和處理要求。接收電子文件后，應(yīng)及時下載保存，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行處理。2.公司內(nèi)部文件管理系統(tǒng)：公司建立內(nèi)部文件管理系統(tǒng)，各部門應(yīng)按照系統(tǒng)操作規(guī)范，將文件上傳至系統(tǒng)指定的文件夾中，并設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限。文件接收部門可通過系統(tǒng)查收文件，并進(jìn)行在線閱讀、下載、審批等操作。3.移動存儲設(shè)備：在確保安全保密的前提下，可使用移動存儲設(shè)備（如U盤、移動硬盤等）進(jìn)行文件傳遞。文件發(fā)送部門應(yīng)將文件拷貝至移動存儲設(shè)備，并對移動存儲設(shè)備進(jìn)行加密處理。文件接收部門收到移動存儲設(shè)備后，應(yīng)及時將文件拷貝至本地計算機，并對移動存儲設(shè)備進(jìn)行殺毒處理。四、文件查收流程（一）紙質(zhì)文件查收流程1.文件發(fā)送：文件發(fā)送部門按照規(guī)定的格式和要求起草、審核、批準(zhǔn)文件后，將文件打印或整理成紙質(zhì)文檔，并注明文件的密級、緊急程度等信息。2.選擇傳遞方式：根據(jù)文件的性質(zhì)和緊急程度，選擇合適的文件傳遞方式，如專人送達(dá)、機要通信、郵政快遞等。3.文件交接：專人送達(dá)：文件發(fā)送部門安排專人將文件送達(dá)文件接收部門，雙方在《文件交接清單》上簽字確認(rèn)。機要通信：文件發(fā)送部門按照機要通信的要求填寫機要文件交寄單，將文件密封包裝后交機要通信部門寄遞。文件接收部門收到機要文件后，核對機要文件交寄單與文件內(nèi)容是否一致，并在規(guī)定時間內(nèi)將回執(zhí)返回機要通信部門。郵政快遞：文件發(fā)送部門選擇快遞公司，填寫快遞單，將文件交快遞公司寄遞。文件接收部門收到快遞后，及時簽收，并檢查文件是否完好無損。4.文件登記：文件接收部門的查收人員收到文件后，應(yīng)立即在《文件收文登記簿》上進(jìn)行登記，注明文件名稱、文號、密級、緊急程度、送達(dá)時間、來源等信息。5.文件傳閱：對于需要傳閱的文件，查收人員應(yīng)按照規(guī)定的傳閱范圍和順序進(jìn)行傳閱，并在《文件傳閱單》上記錄傳閱情況。6.文件辦理：文件傳閱后，相關(guān)人員應(yīng)按照文件要求及時辦理，并將辦理結(jié)果反饋給文件接收部門。7.文件歸檔：文件辦理完畢后，查收人員應(yīng)將文件整理歸檔，按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行保管。（二）電子文件查收流程1.文件發(fā)送：文件發(fā)送部門按照規(guī)定的格式和要求起草、審核、批準(zhǔn)文件后，將文件保存為電子文檔，并注明文件的密級、緊急程度等信息。2.選擇傳遞方式：根據(jù)文件的性質(zhì)和緊急程度，選擇合適的電子文件傳遞方式，如電子郵件、公司內(nèi)部文件管理系統(tǒng)、移動存儲設(shè)備等。3.文件發(fā)送：電子郵件：發(fā)送電子文件時，應(yīng)在郵件主題中注明文件名稱、文號、密級、緊急程度等信息，并在郵件正文中簡要說明文件內(nèi)容和處理要求。將電子文件作為附件添加到郵件中，發(fā)送給文件接收部門。公司內(nèi)部文件管理系統(tǒng)：文件發(fā)送部門按照系統(tǒng)操作規(guī)范，將文件上傳至系統(tǒng)指定的文件夾中，并設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限。移動存儲設(shè)備：文件發(fā)送部門將文件拷貝至移動存儲設(shè)備，并對移動存儲設(shè)備進(jìn)行加密處理。將移動存儲設(shè)備交給文件接收部門。4.文件接收：電子郵件：文件接收部門收到電子郵件后，應(yīng)及時下載保存附件，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行處理。公司內(nèi)部文件管理系統(tǒng)：文件接收部門通過系統(tǒng)查收文件，并進(jìn)行在線閱讀、下載、審批等操作。移動存儲設(shè)備：文件接收部門收到移動存儲設(shè)備后，及時將文件拷貝至本地計算機，并對移動存儲設(shè)備進(jìn)行殺毒處理。5.文件登記：文件接收部門的查收人員收到電子文件后，應(yīng)立即在《電子文件收文登記簿》上進(jìn)行登記，注明文件名稱、文號、密級、緊急程度、發(fā)送時間、來源等信息。6.文件傳閱：對于需要傳閱的電子文件，查收人員應(yīng)按照規(guī)定的傳閱范圍和順序進(jìn)行傳閱，并在《電子文件傳閱單》上記錄傳閱情況。7.文件辦理：文件傳閱后，相關(guān)人員應(yīng)按照文件要求及時辦理，并將辦理結(jié)果反饋給文件接收部門。8.文件歸檔：文件辦理完畢后，查收人員應(yīng)將電子文件整理歸檔，按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行保管。五、文件查收的特殊情況處理（一）文件丟失或損壞1.文件在傳遞過程中丟失或損壞的，文件發(fā)送部門應(yīng)及時查找原因，并采取補救措施。如通過快遞公司查詢文件下落，或重新起草、打印文件等。2.對于重要文件，應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)報告，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。3.同時，要對文件丟失或損壞的原因進(jìn)行調(diào)查分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，采取相應(yīng)的防范措施，避免類似情況再次發(fā)生。（二）文件密級變更1.文件在查收過程中，發(fā)現(xiàn)密級需要變更的，文件接收部門應(yīng)及時與文件發(fā)送部門溝通，確認(rèn)變更后的密級，并按照新的密級要求進(jìn)行處理。2.對于涉及公司機密的文件，要嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，確保文件的安全性和保密性。（三）文件緊急程度調(diào)整1.在文件查收過程中，如發(fā)現(xiàn)文件的緊急程度需要調(diào)整的，文件接收部門應(yīng)及時與文件發(fā)送部門溝通，說明調(diào)整的原因和依據(jù)。2.文件發(fā)送部門應(yīng)根據(jù)實際情況，對文件的緊急程度進(jìn)行調(diào)整，并及時通知文件接收部門。3.文件接收部門應(yīng)按照調(diào)整后的緊急程度，優(yōu)先處理文件，確保工作不受影響。六、文件查收的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.文件管理部門定期對各部門文件查收工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件查收流程的執(zhí)行情況、文件登記的準(zhǔn)確性、文件傳閱和辦理的及時性等。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。（二）考核評價1.建立文件查收工作考核評價機制，對各部門文件查收工作進(jìn)行量化考核?？?/p>