檔案副本管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司檔案副本的管理，確保檔案信息的安全、完整與有效利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位檔案副本的管理工作。（三）定義1.檔案副本：指從公司正式檔案中復(fù)制的，內(nèi)容與原件一致的文件材料。2.檔案原件：指公司在各項活動中直接形成的，具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。公司檔案管理部門負責(zé)統(tǒng)一指導(dǎo)和監(jiān)督檔案副本的管理工作，各部門及所屬單位負責(zé)本部門檔案副本的具體管理。2.確保安全原則。檔案副本的管理應(yīng)采取必要的安全措施，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。3.有效利用原則。在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案副本的作用，為公司的各項工作提供支持和服務(wù)。二、檔案副本的形成（一）形成范圍1.具有重要查考利用價值的檔案，如公司的規(guī)章制度、重要會議文件、合同協(xié)議、財務(wù)報表等。2.需長期保存的檔案，以防止原件因各種原因損壞或丟失。3.涉及公司機密但又需要在一定范圍內(nèi)共享的檔案，通過制作副本進行有限度的傳播。（二）形成流程1.申請：各部門如需制作檔案副本，應(yīng)填寫《檔案副本制作申請表》，注明申請理由、檔案名稱、形成時間、保管期限等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認。2.審核：檔案管理部門收到申請表后，對申請內(nèi)容進行審核。審核重點包括申請理由是否充分、檔案是否符合制作副本的條件等。審核通過后，在申請表上簽署意見。3.制作：由檔案管理部門指定專人負責(zé)檔案副本的制作。制作過程中應(yīng)確保副本內(nèi)容與原件一致，采用清晰、耐久的復(fù)制技術(shù)，如復(fù)印、掃描等。4.校對：副本制作完成后，應(yīng)進行嚴格的校對。校對人員應(yīng)與原件進行仔細核對，確保文字、數(shù)據(jù)、圖表等信息準確無誤。校對無誤后，在校對記錄上簽字。5.蓋章：對于需要蓋章確認的檔案副本，應(yīng)按照公司印章管理規(guī)定進行蓋章。蓋章位置應(yīng)清晰、端正，確保印章與原件上的印章一致。三、檔案副本的分類與編號（一）分類檔案副本應(yīng)按照公司檔案分類方案進行分類。一般可分為行政管理類、黨群工作類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類等。（二）編號1.檔案副本的編號應(yīng)與原件編號相對應(yīng)，以便于查找和管理。2.編號方法應(yīng)保持一致和規(guī)范。例如，可采用“年度+檔案類別代碼+順序號”的方式進行編號。如2023年行政管理類檔案副本的編號為“2023XZGL001”。3.檔案管理部門應(yīng)建立《檔案副本編號登記簿》，記錄檔案副本的編號、名稱、形成時間、保管期限等信息，以便于查詢和統(tǒng)計。四、檔案副本的保管（一）保管地點檔案副本應(yīng)存放在專門的檔案庫房或檔案柜中，確保保管環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度符合國家規(guī)定的標(biāo)準。（二）保管方式1.應(yīng)按照檔案副本的分類和編號順序進行排列存放，便于查找和利用。2.對于重要的檔案副本，可采用專柜保管或加密存儲等方式，加強安全防護。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案副本進行檢查和清點，確保檔案的完整和安全。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進行處理，并報告上級主管部門。（三）保管期限檔案副本的保管期限應(yīng)與原件一致。對于一些特殊情況，如涉及法律糾紛或重要歷史資料的檔案副本，可適當(dāng)延長保管期限。（四）期滿處置檔案副本保管期限屆滿后，由檔案管理部門提出銷毀意見，填寫《檔案副本銷毀申請表》，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準后，按照規(guī)定的程序進行銷毀，并在《檔案副本銷毀登記簿》上記錄銷毀情況。五、檔案副本的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案副本的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱公司檔案副本的，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準，并嚴格按照查閱范圍和要求進行查閱。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱：查閱人應(yīng)填寫《檔案副本查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息，經(jīng)部門負責(zé)人簽字后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案副本，并在《檔案副本查閱登記簿》上記錄查閱情況。2.外部查閱：外單位查閱人應(yīng)持單位介紹信，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同查閱，并對查閱過程進行監(jiān)督。查閱完畢后，查閱人應(yīng)在《檔案副本查閱登記簿》上簽字確認。（三）利用限制1.查閱檔案副本時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出。2.嚴禁在檔案副本上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.如需復(fù)制檔案副本，應(yīng)按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)，并注明復(fù)制用途。復(fù)制件應(yīng)與原件核對無誤后，加蓋檔案管理部門印章。六、檔案副本的保密管理（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案副本保密制度，加強對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識。2.對涉及公司機密的檔案副本，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，嚴格限制知悉范圍。3.在檔案副本的查閱、利用過程中，應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。（二）保密責(zé)任1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，對檔案副本的內(nèi)容予以保密。如因工作失誤或故意泄露檔案信息，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.查閱檔案副本的人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得將檔案信息泄露給無關(guān)人員。如違反保密規(guī)定，應(yīng)追究其法律責(zé)任。七、檔案副本的信息化管理（一）數(shù)字化建設(shè)1.公司應(yīng)逐步推進檔案副本的數(shù)字化建設(shè)，將重要的檔案副本進行掃描或數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)字化檔案副本應(yīng)按照電子文件管理的相關(guān)規(guī)定進行整理、存儲和利用，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。（二）信息系統(tǒng)管理1.建立檔案副本信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案副本的在線查閱、檢索、借閱等功能，提高檔案利用效率。2.加強對檔案副本信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止信息泄露和非法訪問。3.定期對檔案副本信息系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司檔案管理部門負責(zé)對各部門及所屬單位檔案副本的管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案副本的形成、分類、編號、保管、利用等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。2.檔案副本的安全保密措施是否落實到位。3.檔案副本信息化管理工作是否正常開展。（三）檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門每年組織一次全面的檔案副本管理工作檢查，對各部門及所屬單位的檔案副本管理情況進行實地檢查和評估。2.不定期抽查：檔案管理部門根據(jù)工作需要，不定期對各部門及所屬單位的檔案副本管理工作進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決