文檔檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織文檔檔案的規(guī)范化管理，確保文檔檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高文檔檔案的利用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工在工作過程中形成的各類文檔檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織的文檔檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)收集、整理、保管和利用。2.真實(shí)完整原則文檔檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動(dòng)，確保其內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，不得擅自篡改或偽造。3.分類科學(xué)原則按照文檔檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時(shí)間順序等進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找。4.安全保密原則采取有效措施確保文檔檔案的安全，防止泄露、丟失和損壞。對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的文檔檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。二、文檔檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)文檔檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司/組織的文檔檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類文檔檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保文檔檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全文檔檔案的檢索系統(tǒng)，提高文檔檔案的查詢效率，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息支持。4.負(fù)責(zé)文檔檔案的安全保管，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)文檔檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。6.組織開展文檔檔案的開發(fā)利用工作，為公司/組織的決策、管理、科研、生產(chǎn)等提供檔案信息服務(wù)。7.對(duì)各部門的文檔檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司/組織整體的文檔檔案管理水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工作中形成的各類文檔檔案的收集、整理和初步分類，并定期移交檔案管理部門。2.明確一名兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門文檔檔案管理工作的日常事務(wù)，協(xié)助檔案管理部門做好相關(guān)工作。3.按照公司/組織文檔檔案管理制度的要求，做好本部門文檔檔案的安全保管和保密工作，防止文檔檔案的丟失、損壞和泄露。4.積極配合檔案管理部門開展文檔檔案的開發(fā)利用工作，提供必要的支持和協(xié)助。（三）員工職責(zé)1.在工作過程中，及時(shí)將形成的文檔材料整理好，按照規(guī)定的程序和要求移交本部門的兼職檔案管理人員。2.嚴(yán)格遵守公司/組織文檔檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、出借或轉(zhuǎn)讓文檔檔案。3.積極配合檔案管理部門的工作，如實(shí)提供與文檔檔案相關(guān)的信息和資料。三、文檔檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在行政管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、技術(shù)研發(fā)、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理等各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.公司/組織對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、意向書、招投標(biāo)文件等各類經(jīng)濟(jì)合同文件。3.公司/組織在基本建設(shè)、技術(shù)改造、設(shè)備采購(gòu)等項(xiàng)目中形成的項(xiàng)目文件，包括項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等。4.公司/組織在科研活動(dòng)中形成的科研項(xiàng)目申請(qǐng)書、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、成果鑒定文件等科研檔案。5.公司/組織員工的人事檔案，包括員工履歷表、學(xué)歷學(xué)位證書、職稱證書、勞動(dòng)合同、考核評(píng)價(jià)材料等。6.其他具有保存價(jià)值的文檔檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確文檔檔案收集的責(zé)任人，按照規(guī)定的時(shí)間和要求及時(shí)收集本部門的文檔檔案，并確保收集的文檔檔案齊全、完整。2.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的文檔檔案，應(yīng)實(shí)行跟蹤收集，確保檔案材料的及時(shí)、準(zhǔn)確收集。3.收集的文檔檔案應(yīng)保持其原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞或丟失。對(duì)于破損、褪色的文檔檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.電子文檔檔案應(yīng)與紙質(zhì)文檔檔案同步收集，并確保電子文檔檔案的格式規(guī)范、內(nèi)容完整、存儲(chǔ)安全。（三）整理方法1.分類按照文檔檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時(shí)間順序等進(jìn)行分類。具體分類如下：行政管理類：包括公司/組織的規(guī)章制度、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、行政公文、印章管理文件等。生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類：包括市場(chǎng)調(diào)研資料、銷售合同、采購(gòu)合同、生產(chǎn)計(jì)劃、質(zhì)量控制文件、成本核算資料等。技術(shù)研發(fā)類：包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)文件、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、專利申請(qǐng)文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。財(cái)務(wù)管理類：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)文件等。人力資源管理類：包括員工招聘文件、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核文件、薪酬福利文件、人事任免文件等?；窘ㄔO(shè)類：包括項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、工程變更文件、竣工驗(yàn)收文件等。設(shè)備管理類：包括設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備安裝調(diào)試文件、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備報(bào)廢文件等。其他類：包括不屬于上述分類范圍的其他文檔檔案。2.編號(hào)對(duì)每一類文檔檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。編號(hào)規(guī)則如下：一級(jí)編號(hào)：采用大寫英文字母表示文檔檔案的類別，如“A”表示行政管理類，“B”表示生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類，“C”表示技術(shù)研發(fā)類等。二級(jí)編號(hào)：采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示該類別下的具體子類，如“A1”表示規(guī)章制度，“A2”表示會(huì)議文件等。三級(jí)編號(hào)：采用年份加流水號(hào)的方式表示具體的文檔檔案，如“A12023001”表示2023年形成的第1份規(guī)章制度文件。3.編目編制文檔檔案的目錄，目錄應(yīng)包括文檔檔案的編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息。編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于查閱。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)文檔檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得影響文檔檔案的查閱和保存。對(duì)于紙張規(guī)格不一致的文檔檔案，應(yīng)進(jìn)行折疊或裱糊處理，使其規(guī)格統(tǒng)一。5.上架將整理好的文檔檔案按照編號(hào)順序上架存放，確保排列有序，便于查找。同時(shí)，應(yīng)建立文檔檔案存放位置索引，注明文檔檔案的存放架號(hào)、層號(hào)、格號(hào)等信息。四、文檔檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保文檔檔案的安全保管。2.庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，嚴(yán)禁在庫房?jī)?nèi)吸煙、堆放雜物等。（二）保管期限根據(jù)文檔檔案的重要程度、形成領(lǐng)域、保存價(jià)值等因素，確定文檔檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種，具體劃分如下：1.永久保管公司/組織的重要規(guī)章制度、年度工作計(jì)劃與總結(jié)、財(cái)務(wù)決算報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等。公司/組織的重大決策、重要會(huì)議記錄、重要合同協(xié)議等。公司/組織的歷史沿革、大事記、榮譽(yù)證書等。涉及公司/組織機(jī)密的文檔檔案。2.長(zhǎng)期保管公司/組織的一般性規(guī)章制度、工作計(jì)劃與總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表等。公司/組織的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的重要文件、資料，如市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、銷售合同、采購(gòu)合同等。公司/組織的技術(shù)研發(fā)活動(dòng)中形成的重要文件、資料，如科研項(xiàng)目申請(qǐng)書、研究報(bào)告、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。公司/組織的員工人事檔案。保管期限為10年以上（含10年）的其他文檔檔案。3.短期保管公司/組織的一般性文件、資料，如臨時(shí)性通知、一般性會(huì)議記錄、一般性合同協(xié)議等。保管期限為19年的其他文檔檔案。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)文檔檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，核對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對(duì)紙質(zhì)文檔檔案，應(yīng)定期進(jìn)行翻曬、消毒，防止霉變、蟲蛀等。對(duì)電子文檔檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。4.對(duì)到期的文檔檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定，確定是否繼續(xù)保存。對(duì)確無保存價(jià)值的文檔檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。五、文檔檔案的利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可以查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的文檔檔案。外部單位因工作需要查閱公司/組織文檔檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱員工因工作需要查閱文檔檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱的檔案名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)，提供必要的查閱條件，并對(duì)查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。2.借閱員工因工作需要借閱文檔檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱的檔案名稱、編號(hào)、借閱期限等信息，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文檔檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、損壞或丟失。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門。（三）利用要求1.查閱、借閱文檔檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司/組織的保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的文檔檔案，應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱，不得帶出檔案庫房。2.查閱、借閱文檔檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。如需復(fù)印檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行。3.檔案管理部門應(yīng)建立文檔檔案利用登記制度，對(duì)查閱、借閱的檔案名稱、編號(hào)、查閱人、查閱時(shí)間、借閱期限等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便跟蹤管理。六、文檔檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立文檔檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期的文檔檔案進(jìn)行鑒定，確定其是否繼續(xù)保存。（二）鑒定內(nèi)容1.審查文檔檔案的內(nèi)容是否真實(shí)、完整，是否反映公司/組織的工作活動(dòng)。2.評(píng)估文檔檔案的保存價(jià)值，是否對(duì)公司/組織的歷史研究、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、技術(shù)研發(fā)等具有參考作用。3.檢查文檔檔案的保管狀況，是否存在破損、霉變、蟲蛀等問題。（三）銷毀程序1.鑒定小組對(duì)到期的文檔檔案進(jìn)行鑒定后，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、編號(hào)、形成