浙大外事管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范浙江大學(xué)（以下簡稱“學(xué)?！保┩馐鹿ぷ鞯墓芾?，加強(qiáng)國際交流與合作，提高學(xué)校國際化水平，促進(jìn)教育、科研和社會(huì)服務(wù)事業(yè)的發(fā)展，確保外事活動(dòng)的順利開展，維護(hù)學(xué)校和國家的利益。（二）適用范圍本辦法適用于學(xué)校各單位及師生員工與境外機(jī)構(gòu)、組織和個(gè)人開展的各類外事活動(dòng)，包括但不限于國際合作科研、學(xué)術(shù)交流、學(xué)生交流、教師訪學(xué)、國際會(huì)議、培訓(xùn)項(xiàng)目、校際合作等。（三）基本原則1.遵守法律法規(guī)：外事活動(dòng)必須遵守中華人民共和國法律法規(guī)以及學(xué)校所在地的相關(guān)規(guī)定，尊重國際慣例和對方國家（地區(qū)）的法律法規(guī)、文化習(xí)俗。2.服務(wù)學(xué)校發(fā)展：外事工作要緊密圍繞學(xué)校的中心工作，服務(wù)于教學(xué)、科研和人才培養(yǎng)目標(biāo)，積極拓展國際交流與合作渠道，提升學(xué)校的國際影響力和競爭力。3.規(guī)范有序管理：建立健全外事工作管理制度和流程，加強(qiáng)對外事活動(dòng)的全過程管理，確保外事工作規(guī)范、有序、高效進(jìn)行。4.安全風(fēng)險(xiǎn)防控：高度重視外事活動(dòng)中的安全問題，強(qiáng)化安全意識(shí)，制定安全預(yù)案，有效防范和應(yīng)對各類安全風(fēng)險(xiǎn)，保障師生員工的人身安全和學(xué)校的財(cái)產(chǎn)安全。二、外事管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）學(xué)校外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組1.組成：學(xué)校外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組由學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，分管外事工作的校領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，成員包括相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人。2.職責(zé)：全面領(lǐng)導(dǎo)學(xué)校外事工作，制定外事工作方針政策和發(fā)展規(guī)劃。審議學(xué)校重要外事規(guī)章制度、重大外事項(xiàng)目和合作協(xié)議。協(xié)調(diào)解決外事工作中的重大問題，決策外事工作中的重要事項(xiàng)。（二）國際合作與交流處1.職責(zé)：貫徹執(zhí)行國家外事工作方針政策和學(xué)校外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組的決定，歸口管理學(xué)校外事工作。制定和完善學(xué)校外事工作規(guī)章制度，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)學(xué)校外事活動(dòng)的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和審核報(bào)批工作。拓展國際交流與合作渠道，建立和維護(hù)與境外高校、科研機(jī)構(gòu)、企業(yè)等的合作關(guān)系。負(fù)責(zé)學(xué)校師生員工出國（境）的手續(xù)辦理、行前教育和回國后的總結(jié)匯報(bào)工作。管理學(xué)校聘請的外籍教師和專家，協(xié)助相關(guān)單位做好外事接待工作。負(fù)責(zé)外事工作的信息收集、統(tǒng)計(jì)分析和檔案管理工作。（三）各單位外事工作小組1.組成：各單位成立外事工作小組，由單位負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括外事秘書和相關(guān)業(yè)務(wù)骨干。2.職責(zé)：負(fù)責(zé)本單位外事工作的具體組織實(shí)施，落實(shí)學(xué)校外事工作要求。制定本單位外事工作計(jì)劃，審核本單位師生員工的外事申請，報(bào)國際合作與交流處審批。協(xié)助國際合作與交流處做好本單位外事活動(dòng)的組織協(xié)調(diào)、安全管理和總結(jié)匯報(bào)工作。負(fù)責(zé)本單位外事信息的收集、整理和報(bào)送工作。三、外事活動(dòng)管理（一）外事活動(dòng)計(jì)劃1.各單位應(yīng)根據(jù)學(xué)校發(fā)展規(guī)劃和本單位工作需要，制定年度外事工作計(jì)劃，并于每年[具體時(shí)間]前報(bào)國際合作與交流處備案。2.外事工作計(jì)劃應(yīng)明確活動(dòng)主題、內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等詳細(xì)信息。（二）外事活動(dòng)審批1.師生員工開展外事活動(dòng)，應(yīng)提前填寫《浙江大學(xué)外事活動(dòng)申請表》，并按照以下程序進(jìn)行審批：一般外事活動(dòng)由所在單位外事工作小組審核后，報(bào)國際合作與交流處審批。重要外事活動(dòng)（如涉及重大合作項(xiàng)目、重要學(xué)術(shù)交流、校際合作協(xié)議簽署等）由所在單位外事工作小組審核后，經(jīng)國際合作與交流處審核，報(bào)學(xué)校外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。2.審批部門應(yīng)在收到申請后的[規(guī)定工作日]內(nèi)完成審批工作，并將審批結(jié)果通知申請人。如遇特殊情況需要延長審批時(shí)間的，應(yīng)及時(shí)向申請人說明原因。（三）外事活動(dòng)實(shí)施1.外事活動(dòng)實(shí)施前，主辦單位應(yīng)做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，包括但不限于活動(dòng)方案制定、人員組織、場地安排、設(shè)備準(zhǔn)備、資料翻譯、安全保障等。2.外事活動(dòng)實(shí)施過程中，主辦單位應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的活動(dòng)方案進(jìn)行，確?；顒?dòng)順利進(jìn)行。如有變更，應(yīng)提前報(bào)原審批部門批準(zhǔn)。3.外事活動(dòng)結(jié)束后，主辦單位應(yīng)及時(shí)進(jìn)行總結(jié)，并在[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)將活動(dòng)總結(jié)報(bào)告報(bào)國際合作與交流處備案?？偨Y(jié)報(bào)告應(yīng)包括活動(dòng)基本情況、取得的成效、存在的問題及改進(jìn)措施等內(nèi)容。四、出國（境）管理（一）出國（境）審批1.師生員工因教學(xué)、科研、學(xué)術(shù)交流、培訓(xùn)等原因出國（境），應(yīng)按照以下程序進(jìn)行審批：填寫《浙江大學(xué)師生員工出國（境）申請表》，并提交相關(guān)證明材料（如邀請函、會(huì)議通知、合作協(xié)議等）。所在單位外事工作小組審核后，報(bào)國際合作與交流處審批。國際合作與交流處審核通過后，報(bào)學(xué)校人事處、財(cái)務(wù)處等相關(guān)部門會(huì)簽。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批部門應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校政策進(jìn)行審批，重點(diǎn)審查出國（境）目的、必要性、經(jīng)費(fèi)來源等。（二）出國（境）手續(xù)辦理1.經(jīng)批準(zhǔn)出國（境）的師生員工，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校要求，辦理護(hù)照、簽證、通行證等相關(guān)手續(xù)。2.國際合作與交流處負(fù)責(zé)協(xié)助師生員工辦理出國（境）手續(xù)，并提供必要的指導(dǎo)和服務(wù)。（三）出國（境）行前教育1.國際合作與交流處應(yīng)組織開展出國（境）行前教育，對出國（境）人員進(jìn)行外事紀(jì)律、安全知識(shí)、法律法規(guī)等方面的培訓(xùn)。2.出國（境）人員應(yīng)認(rèn)真參加行前教育，了解相關(guān)要求和注意事項(xiàng)，簽訂《浙江大學(xué)出國（境）人員承諾書》。（四）出國（境）期間管理1.出國（境）人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家外事紀(jì)律和學(xué)校規(guī)章制度，按照批準(zhǔn)的行程和任務(wù)開展活動(dòng)，不得擅自變更行程、延長在外停留時(shí)間或從事與批準(zhǔn)任務(wù)無關(guān)的活動(dòng)。2.出國（境）人員應(yīng)保持與學(xué)校和所在單位的聯(lián)系，定期匯報(bào)在外工作、學(xué)習(xí)和生活情況。如遇重大事項(xiàng)或突發(fā)事件，應(yīng)及時(shí)向?qū)W校和所在單位報(bào)告。（五）回國（境）后管理1.出國（境）人員回國（境）后，應(yīng)在[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)到國際合作與交流處辦理銷假手續(xù)，并提交《浙江大學(xué)出國（境）人員總結(jié)報(bào)告》。2.國際合作與交流處應(yīng)組織對出國（境）人員進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，考核結(jié)果作為其職務(wù)晉升、職稱評(píng)定、崗位聘任等的重要依據(jù)。五、外籍教師和專家管理（一）聘請程序1.各單位因教學(xué)、科研等工作需要聘請外籍教師和專家，應(yīng)提前填寫《浙江大學(xué)聘請外籍教師和專家申請表》，并提交相關(guān)材料（如個(gè)人簡歷、學(xué)歷證明、工作經(jīng)歷證明、教學(xué)科研成果等）。2.國際合作與交流處審核通過后，報(bào)學(xué)校人事處審批。3.經(jīng)學(xué)校人事處審批同意后，國際合作與交流處負(fù)責(zé)辦理聘請手續(xù)，并與外籍教師和專家簽訂聘用合同。（二）日常管理1.國際合作與交流處負(fù)責(zé)外籍教師和專家的日常管理工作，包括但不限于工作安排、生活服務(wù)、安全保障、外事紀(jì)律教育等。2.各單位應(yīng)協(xié)助國際合作與交流處做好外籍教師和專家的管理工作，為其提供必要的工作條件和生活便利。（三）解聘與續(xù)聘1.外籍教師和專家聘用期滿，如需續(xù)聘，各單位應(yīng)提前[規(guī)定時(shí)間]填寫《浙江大學(xué)續(xù)聘外籍教師和專家申請表》，報(bào)國際合作與交流處審核，經(jīng)學(xué)校人事處審批后辦理續(xù)聘手續(xù)。2.如因工作需要提前解聘外籍教師和專家，各單位應(yīng)提前[規(guī)定時(shí)間]提出申請，報(bào)國際合作與交流處審核，經(jīng)學(xué)校人事處審批后辦理解聘手續(xù)。六、外事接待管理（一）接待計(jì)劃1.學(xué)校各單位接待境外來訪團(tuán)組，應(yīng)提前制定接待計(jì)劃，并填寫《浙江大學(xué)外事接待申請表》，報(bào)國際合作與交流處審批。2.接待計(jì)劃應(yīng)包括來訪團(tuán)組基本情況、來訪目的、行程安排、接待人員、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等詳細(xì)信息。（二）接待實(shí)施1.外事接待應(yīng)遵循熱情友好、務(wù)實(shí)節(jié)儉的原則，根據(jù)來訪團(tuán)組的級(jí)別和性質(zhì)，安排相應(yīng)規(guī)格的接待活動(dòng)。2.接待單位應(yīng)按照批準(zhǔn)的接待計(jì)劃進(jìn)行接待，確保接待工作順利進(jìn)行。如有變更，應(yīng)提前報(bào)原審批部門批準(zhǔn)。3.外事接待過程中，接待單位應(yīng)注重與來訪團(tuán)組的交流與溝通，宣傳學(xué)校的辦學(xué)理念、學(xué)科優(yōu)勢和科研成果，積極拓展合作領(lǐng)域。（三）接待經(jīng)費(fèi)管理1.外事接待經(jīng)費(fèi)應(yīng)按照學(xué)校財(cái)務(wù)制度的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理，嚴(yán)格控制經(jīng)費(fèi)支出，確保經(jīng)費(fèi)使用合理、合規(guī)、透明。2.接待單位應(yīng)在接待活動(dòng)結(jié)束后的[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)，將接待經(jīng)費(fèi)使用情況報(bào)國際合作與交流處審核，并按照學(xué)校財(cái)務(wù)報(bào)銷規(guī)定辦理報(bào)銷手續(xù)。七、外事經(jīng)費(fèi)管理（一）經(jīng)費(fèi)預(yù)算1.各單位開展外事活動(dòng)，應(yīng)根據(jù)活動(dòng)內(nèi)容和實(shí)際需要，編制詳細(xì)的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，并報(bào)國際合作與交流處審核。2.外事經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)包括國際旅費(fèi)、住宿費(fèi)、伙食費(fèi)、公雜費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、設(shè)備費(fèi)、資料費(fèi)等各項(xiàng)費(fèi)用。（二）經(jīng)費(fèi)審批1.外事經(jīng)費(fèi)預(yù)算經(jīng)國際合作與交流處審核后，報(bào)學(xué)校財(cái)務(wù)處審批。2.學(xué)校財(cái)務(wù)處應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校財(cái)務(wù)制度進(jìn)行審批，確保經(jīng)費(fèi)預(yù)算合理、合規(guī)。（三）經(jīng)費(fèi)使用1.外事經(jīng)費(fèi)應(yīng)?？顚Ｓ?，嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的預(yù)算和用途使用，不得擅自擴(kuò)大開支范圍或提高開支標(biāo)準(zhǔn)。2.外事活動(dòng)結(jié)束后，主辦單位應(yīng)及時(shí)辦理經(jīng)費(fèi)報(bào)銷手續(xù)，并提供真實(shí)、合法、有效的報(bào)銷憑證。（四）經(jīng)費(fèi)監(jiān)督1.學(xué)校財(cái)務(wù)處和審計(jì)部門應(yīng)加強(qiáng)對外事經(jīng)費(fèi)使用情況的監(jiān)督檢查，確保經(jīng)費(fèi)使用規(guī)范、安全。2.如發(fā)現(xiàn)違反外事經(jīng)費(fèi)管理規(guī)定的行為，學(xué)校將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、外事安全管理（一）安全責(zé)任1.學(xué)校各單位是外事活動(dòng)安全管理的責(zé)任主體，單位負(fù)責(zé)人是外事活動(dòng)安全管理的第一責(zé)任人。2.出國（境）人員應(yīng)自覺遵守外事安全規(guī)定，增強(qiáng)安全意識(shí)，確保自身安全。（二）安全制度1.學(xué)校建立健全外事安全管理制度，包括但不限于外事活動(dòng)安全預(yù)案制定、安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、安全培訓(xùn)教育、安全檢查等。2.各單位應(yīng)根據(jù)學(xué)校外事安全管理制度，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定具體的安全管理措施，并組織實(shí)施。（三）安全保障1.外事活動(dòng)主辦單位應(yīng)提前對活動(dòng)場地、交通、住宿、餐飲等進(jìn)行安全檢查，確?；顒?dòng)場所和設(shè)施符合安全要求。2.出國（境）人員應(yīng)購買必要的保險(xiǎn)，了解目的地國家（地區(qū)）的安全形勢和風(fēng)俗習(xí)慣，遵守當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)，注意人身財(cái)產(chǎn)安全。（四）突發(fā)事件處置1.外事活動(dòng)中發(fā)生突發(fā)事件，主辦單位應(yīng)立即啟動(dòng)安全預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處置，并及時(shí)向?qū)W校和相關(guān)部門報(bào)告。2.學(xué)校應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)相關(guān)部門，提供必要的支持和幫助，妥善處理突發(fā)事件，確保師生員工的生命財(cái)產(chǎn)安全。九、外事檔案管理（一）檔案范圍外事檔案包括學(xué)校外事工作中形成的各類文件、資料、協(xié)議、合同、報(bào)表、總結(jié)等具有保存價(jià)值的材料。（二）檔案收集1.各單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)外事檔案的收集工作，確保外事活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)材料整理歸檔。2.國際合作與交流處應(yīng)定期對外事檔案進(jìn)行收集、整理和歸檔，確保外事檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）檔案整理與保管1.外事檔案應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類整理、編號(hào)裝訂，并建立電子檔案。2.外事檔案應(yīng)妥善保管，存放于專門的檔案庫