洽商變更管理辦法一、總則（一）目的為加強公司洽商變更管理，規(guī)范洽商變更流程，確保洽商變更事項符合法律法規(guī)及行業(yè)標準要求，有效控制成本、保證工程質(zhì)量和進度，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有項目的洽商變更管理，包括但不限于工程建設(shè)、采購、服務(wù)等領(lǐng)域涉及的洽商變更事項。（三）基本原則1.合法性原則：洽商變更必須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及相關(guān)政策要求。2.必要性原則：洽商變更應(yīng)基于項目實際需求，確屬必要的調(diào)整和變更。3.程序性原則：嚴格按照規(guī)定的程序進行洽商變更，確保流程規(guī)范、透明。4.效益性原則：在保證工程質(zhì)量和進度的前提下，合理控制洽商變更成本，提高項目整體效益。二、洽商變更定義及分類（一）定義洽商變更是指在項目實施過程中，因各種原因?qū)е聦υ贤s定的工作內(nèi)容、技術(shù)要求、工程進度、工程價款等進行的調(diào)整和變更。（二）分類1.工程變更設(shè)計變更：包括對工程設(shè)計圖紙、技術(shù)規(guī)范等的修改和調(diào)整。施工變更：如施工方法、施工順序、施工工藝等的改變。工程范圍變更：增減工程內(nèi)容、改變工程邊界等。2.采購變更貨物規(guī)格變更：采購貨物的型號、規(guī)格、質(zhì)量標準等發(fā)生變化。采購數(shù)量變更：增加或減少采購貨物的數(shù)量。供應(yīng)商變更：更換原采購合同中的供應(yīng)商。3.服務(wù)變更服務(wù)內(nèi)容變更：如服務(wù)項目、服務(wù)標準、服務(wù)期限等的調(diào)整。服務(wù)方式變更：服務(wù)提供方式、服務(wù)流程等的改變。三、洽商變更流程（一）提出1.項目實施部門：在項目實施過程中，若發(fā)現(xiàn)需要進行洽商變更，項目實施部門應(yīng)首先填寫《洽商變更申請表》，詳細說明變更的原因、內(nèi)容、預(yù)計影響及費用估算等。2.相關(guān)部門或人員：其他與項目相關(guān)的部門或人員，如設(shè)計單位、監(jiān)理單位、客戶等，若提出洽商變更要求，應(yīng)及時以書面形式提交給項目實施部門。（二）初審1.項目負責人：項目實施部門負責人收到《洽商變更申請表》后，應(yīng)組織相關(guān)人員進行初審，對變更的必要性、可行性進行評估。2.審核內(nèi)容：初審主要審核變更是否符合項目目標和要求，是否會對工程質(zhì)量、進度、成本等產(chǎn)生不利影響，變更方案是否合理可行等。（三）論證1.技術(shù)論證：對于涉及工程技術(shù)方面的洽商變更，由技術(shù)負責人組織相關(guān)技術(shù)人員進行技術(shù)論證，評估變更對工程技術(shù)指標的影響，確保變更后的技術(shù)方案可行。2.經(jīng)濟論證：財務(wù)部門會同項目實施部門對變更的費用進行核算和經(jīng)濟論證，分析變更對項目成本的影響，提出成本控制建議。3.綜合論證：根據(jù)技術(shù)論證和經(jīng)濟論證結(jié)果，組織相關(guān)部門和人員進行綜合論證，權(quán)衡變更的利弊，形成論證意見。（四）審批1.審批權(quán)限：根據(jù)洽商變更的金額、影響范圍等因素，明確各級審批權(quán)限。一般情況下，小額變更由項目負責人審批，較大金額變更需經(jīng)部門經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)直至總經(jīng)理審批。2.審批流程：項目實施部門將經(jīng)過初審和論證的《洽商變更申請表》及相關(guān)資料提交給具有審批權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)進行審批。審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認真審查變更內(nèi)容，簽署審批意見。（五）實施1.變更通知：洽商變更經(jīng)審批通過后，項目實施部門應(yīng)及時向相關(guān)部門和人員發(fā)出《洽商變更通知》，明確變更的具體內(nèi)容、實施要求和時間節(jié)點等。2.調(diào)整計劃：項目實施部門根據(jù)變更通知，對項目進度計劃、質(zhì)量計劃、成本計劃等進行相應(yīng)調(diào)整，確保項目順利實施。3.文件歸檔：在洽商變更實施過程中，相關(guān)部門應(yīng)及時做好文件資料的收集、整理和歸檔工作，包括變更申請表、審批文件、變更通知、技術(shù)方案、經(jīng)濟核算資料等，以備查閱。（六）驗收1.驗收標準：按照變更后的要求和標準進行驗收，確保變更后的工作成果符合質(zhì)量要求。2.驗收程序：項目完成變更實施后，由項目實施部門組織相關(guān)部門和人員進行驗收。驗收合格后，填寫《洽商變更驗收報告》。四、洽商變更費用管理（一）費用估算1.變更提出部門：在提出洽商變更申請時，應(yīng)同時進行費用估算，詳細列出變更所需的各項費用，包括人工費用、材料費用、設(shè)備費用、管理費用等。2.費用估算依據(jù)：費用估算應(yīng)依據(jù)市場價格、定額標準、歷史數(shù)據(jù)等進行合理計算，確保估算的準確性。（二）費用審核1.財務(wù)部門：財務(wù)部門收到洽商變更費用估算資料后，應(yīng)進行認真審核，核實費用的合理性和準確性。2.審核要點：審核費用是否與變更內(nèi)容相符，是否存在重復(fù)計算、高估冒算等情況，費用計算方法是否符合相關(guān)規(guī)定等。（三）費用支付1.支付流程：洽商變更費用經(jīng)審批通過后，按照公司財務(wù)管理制度辦理支付手續(xù)。支付時，應(yīng)提供相關(guān)的合同文件、變更通知、驗收報告等作為支付依據(jù)。2.支付時間：根據(jù)合同約定和項目實際情況，合理確定費用支付時間，確保供應(yīng)商或施工單位的合法權(quán)益，同時避免不必要的資金占用。五、洽商變更文檔管理（一）文檔分類1.申請表類：包括《洽商變更申請表》及相關(guān)附件，如變更原因說明、技術(shù)方案、費用估算等。2.審批文件類：各級領(lǐng)導(dǎo)對洽商變更的審批意見和文件。3.變更通知類：《洽商變更通知》及相關(guān)的傳達記錄。4.實施文件類：變更實施過程中產(chǎn)生的技術(shù)文件、施工記錄、質(zhì)量檢驗報告等。5.驗收文件類：《洽商變更驗收報告》及相關(guān)的驗收資料。（二）文檔編號為便于洽商變更文檔的管理和查詢，對各類文檔進行統(tǒng)一編號。編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，能夠反映洽商變更的項目名稱、變更類型、時間順序等信息。（三）文檔存儲1.存儲方式：洽商變更文檔應(yīng)采用電子文檔和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式進行存儲。電子文檔應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲介質(zhì)上，并進行定期備份；紙質(zhì)文檔應(yīng)分類裝訂成冊，存放在專門的檔案柜中。2.存儲期限：按照公司檔案管理規(guī)定，確定洽商變更文檔的存儲期限，確保文檔的完整性和可追溯性。（四）文檔查閱1.查閱權(quán)限：明確不同人員對洽商變更文檔的查閱權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)不得查閱相關(guān)文檔。2.查閱流程：因工作需要查閱洽商變更文檔的人員，應(yīng)填寫《洽商變更文檔查閱申請表》，經(jīng)相關(guān)部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。查閱時應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自復(fù)印、涂改、損毀文檔。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機構(gòu)成立由公司內(nèi)部審計、法務(wù)、項目管理等部門組成的洽商變更監(jiān)督小組，負責對洽商變更管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督內(nèi)容1.流程執(zhí)行情況：檢查洽商變更是否按照規(guī)定的流程進行，各環(huán)節(jié)是否履行相應(yīng)的審批手續(xù)。2.費用管理情況：審查洽商變更費用的估算、審核、支付等環(huán)節(jié)是否合規(guī)，是否存在費用超支、浪費等情況。3.文檔管理情況：檢查洽商變更文檔的分類、編號、存儲、查閱等是否符合要求，文檔是否完整、準確。（三）檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督小組定期對公司各項目的洽商變更管理情況進行全面檢查，形成檢查報告。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對部分項目的洽商變更管理進行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。（四）問題處理1.問題反饋：對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時向相關(guān)部門和人員反饋，并提出整改要求。2.整改落實：相關(guān)部門和人員應(yīng)針對反饋的問題制定整