檔案規(guī)范管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的歷史面貌和實(shí)際情況，歸檔的文件材料必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改。3.完整性原則全面收集公司在各項(xiàng)活動中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，保證檔案內(nèi)容的系統(tǒng)性和連續(xù)性，不得遺漏重要文件。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強(qiáng)檔案的保密管理，確保檔案信息不泄露。對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部門1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理的規(guī)章制度和工作規(guī)劃。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管和提供利用公司各部門移交的檔案。3.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查公司各部門的檔案工作，對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化。5.負(fù)責(zé)公司檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的安全與完整。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照公司檔案管理規(guī)定，定期將本部門形成的文件材料進(jìn)行整理、歸檔，并向綜合管理部門移交。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和利用工作，確保檔案的安全。4.配合綜合管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、股東會決議、董事會決議等；公司行政辦公文件，如通知、報(bào)告、請示、批復(fù)等；公司行政事務(wù)管理文件，如會議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。2.黨群工作類：包括公司黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作等方面的文件材料。3.經(jīng)營管理類：包括公司經(jīng)營決策、市場營銷、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、物資采購、生產(chǎn)管理等方面的文件材料。4.生產(chǎn)技術(shù)類：包括公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量控制等方面的文件材料。5.基本建設(shè)類：包括公司新建、改建、擴(kuò)建項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收文件等。6.設(shè)備儀器類：包括公司設(shè)備儀器的購置、安裝、調(diào)試、維護(hù)、報(bào)廢等方面的文件材料。7.會計(jì)檔案類：包括公司會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等。8.聲像檔案類：包括公司各類活動的照片、錄像、錄音等。9.電子檔案類：包括公司以電子形式存在的各類文件、數(shù)據(jù)等。10.其他類：不屬于上述各類的其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）檔案編號檔案編號采用“全宗號年度保管期限分類號件號”的結(jié)構(gòu)。1.全宗號：公司全宗號由上級檔案管理部門統(tǒng)一編制。2.年度：采用公元紀(jì)年，如“20XX”。3.保管期限：分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下），分別用“Y”“C”“D”表示。4.分類號：根據(jù)檔案分類方案，對各類檔案賦予相應(yīng)的分類代碼。5.件號：在每一類檔案中，按照文件排列順序依次編寫件號。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理要求，及時(shí)收集本部門在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件等。具體收集范圍如下：1.反映公司歷史沿革、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制等方面的文件材料。2.公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料，如合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料等。3.公司重要會議、重大活動形成的文件材料，如會議通知、議程、紀(jì)要、活動照片、錄像等。4.公司內(nèi)部管理文件，如規(guī)章制度、工作流程、崗位職責(zé)等。5.公司與外部單位往來的文件材料，如信函、傳真、電子郵件等。6.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。7.公司財(cái)務(wù)、審計(jì)、稅務(wù)等方面的文件材料。8.公司設(shè)備儀器、基本建設(shè)項(xiàng)目等方面的文件材料。9.公司獲得的榮譽(yù)證書、獎勵文件等。10.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，定期對本部門形成的文件材料進(jìn)行收集整理，確保文件材料的齊全、完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，紙張應(yīng)符合檔案保管要求。3.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，并確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。4.聲像文件應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，并進(jìn)行整理歸檔。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（四）整理方法1.紙質(zhì)檔案整理分類：按照檔案分類方案，將收集到的文件材料進(jìn)行分類。裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整、裱糊，然后按照分類順序進(jìn)行裝訂。編頁：在文件材料的右上角或左上角編寫頁號。編目：填寫卷內(nèi)文件目錄，包括序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等項(xiàng)目。裝盒：將整理好的文件材料裝入檔案盒，并在盒脊上填寫檔案編號、年度、保管期限、分類號、盒號等信息。2.電子檔案整理分類：按照檔案分類方案，對電子文件進(jìn)行分類存儲。命名：電子文件的命名應(yīng)遵循唯一性、規(guī)范性和可讀性原則，便于查找和管理。著錄：對電子文件進(jìn)行著錄，包括文件編號、題名、責(zé)任者、日期、格式、大小等信息。存儲：將電子文件存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。3.聲像檔案整理分類：按照檔案分類方案，對聲像文件進(jìn)行分類。編目：填寫聲像檔案目錄，包括序號、題名、拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容簡介、載體形式、保管期限等項(xiàng)目。存儲：將聲像文件存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并注明相關(guān)信息。五、檔案的保管（一）保管場所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。4.嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自進(jìn)入檔案庫房。5.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防設(shè)施完好有效。六、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，在確保檔案安全的前提下，為公司各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)。（二）利用范圍公司內(nèi)部人員因工作需要，可以查閱、借閱公司檔案。外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司相關(guān)制度辦理審批手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照申請內(nèi)容提供檔案，并做好查閱記錄。2.內(nèi)部借閱公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內(nèi)容、時(shí)間、歸還日期等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.外部查閱外部單位查閱公司檔案，應(yīng)提前向公司綜合管理部門提交查閱申請函，注明查閱單位名稱、查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并提供單位介紹信和查閱人員有效身份證件。綜合管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，安排專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱過程中，公司應(yīng)安排專人在場監(jiān)督。4.外部借閱外部單位借閱公司檔案，應(yīng)按照外部查閱的要求提交申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)按照公司規(guī)定的方式和要求使用檔案，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量和完整性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)骨干組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容檔案鑒定工作主要從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行審查，判斷檔案是否具有保存價(jià)值。對已超過保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀清單，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全、徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單歸檔保存。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)公司檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為公司各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)建立公司檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表生成等功能，同時(shí)應(yīng)與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行有效集成，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和交換。2.檔案數(shù)字化加工對公司重要檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化加工應(yīng)確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確、完整，圖像清晰、可讀。3.檔案存儲與備份建立安全可靠的檔案存儲系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行集中存儲和管理。同時(shí)，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全和可恢復(fù)性。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е?/p>