校友通訊管理辦法一、總則（一）目的為加強校友通訊管理，規(guī)范校友信息收集、整理、存儲、使用及共享等行為，充分發(fā)揮校友通訊在促進校友與母校交流合作、服務(wù)校友發(fā)展、推動學(xué)校事業(yè)進步等方面的積極作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于學(xué)校各部門、各學(xué)院（系）、各附屬單位以及全體教職工在開展校友通訊相關(guān)工作時的管理活動。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保校友通訊管理工作合法、合規(guī)、安全。2.尊重隱私原則：充分尊重校友的個人隱私，保護校友信息不被泄露、濫用。3.規(guī)范有序原則：明確各環(huán)節(jié)工作流程和要求，確保校友通訊管理工作規(guī)范、有序開展。4.服務(wù)校友原則：以服務(wù)校友為宗旨，積極搭建校友與母校溝通交流的平臺，為校友提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。二、校友通訊信息收集（一）收集渠道1.入學(xué)登記信息：新生入學(xué)時，由招生部門負(fù)責(zé)收集學(xué)生基本信息，包括姓名、性別、出生日期、身份證號碼、家庭住址、聯(lián)系電話、電子郵箱、入學(xué)時間、專業(yè)、學(xué)歷層次等，作為校友通訊信息的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。2.在校期間信息更新：學(xué)生在校期間，各學(xué)院（系）、相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)收集學(xué)生因轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、畢業(yè)去向變更等情況導(dǎo)致的信息變化，及時更新校友通訊信息。3.校友自主登記：學(xué)校設(shè)立校友在線登記平臺，校友可通過該平臺自主登記或更新個人信息，包括工作單位、職務(wù)、聯(lián)系方式、校友活動參與情況等。4.校友活動反饋：在組織校友活動過程中，工作人員通過簽到表、調(diào)查問卷、現(xiàn)場交流等方式收集校友的最新信息。5.其他渠道：通過校友推薦、合作單位提供、網(wǎng)絡(luò)搜索等方式獲取校友相關(guān)信息，但需確保信息來源合法、可靠，并對信息進行核實。（二）收集要求1.明確告知目的：在收集校友通訊信息前，應(yīng)向校友明確說明信息收集的目的、用途、范圍以及信息存儲和保護措施，征得校友的同意。2.確保信息真實準(zhǔn)確：收集的校友通訊信息應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，避免虛假、錯誤或不完整信息的錄入。對于必填項，應(yīng)要求校友如實填寫；對于非必填項，應(yīng)根據(jù)實際情況進行收集。3.規(guī)范信息格式：統(tǒng)一規(guī)定校友通訊信息的格式，確保信息的一致性和規(guī)范性，便于后續(xù)的數(shù)據(jù)處理和管理。4.保護個人隱私：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)個人信息保護的法律法規(guī)，對校友提供的涉及個人隱私的信息進行嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)第三方。三、校友通訊信息整理（一）數(shù)據(jù)錄入1.專人負(fù)責(zé)：指定專人負(fù)責(zé)校友通訊信息的錄入工作，錄入人員應(yīng)經(jīng)過培訓(xùn)，熟悉信息管理系統(tǒng)的操作流程，確保錄入信息的準(zhǔn)確性和及時性。2.數(shù)據(jù)審核：錄入完成后，應(yīng)對錄入的數(shù)據(jù)進行審核，審核內(nèi)容包括信息的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性以及邏輯一致性等。對于審核不通過的數(shù)據(jù)，應(yīng)及時反饋給錄入人員進行修改。3.備份處理：定期對錄入的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并分別存儲在不同的地點，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（二）信息分類1.基本信息分類：按照校友的入學(xué)時間、學(xué)歷層次、專業(yè)等維度對校友基本信息進行分類，便于查詢和統(tǒng)計分析。2.校友狀態(tài)分類：根據(jù)校友與學(xué)校的聯(lián)系頻率、參與校友活動情況等，將校友分為活躍校友、一般校友、失聯(lián)校友等類別，以便有針對性地開展校友工作。3.其他分類：可根據(jù)學(xué)校實際工作需要，對校友通訊信息進行其他合理分類，如校友所在行業(yè)、地區(qū)等，為學(xué)校與校友的精準(zhǔn)對接和合作提供支持。（三）信息整合1.多源信息整合：將通過不同渠道收集到的校友通訊信息進行整合，去除重復(fù)信息，確保每位校友的信息唯一、準(zhǔn)確。2.關(guān)聯(lián)信息整合：建立校友之間、校友與學(xué)校之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，如校友所在班級、導(dǎo)師信息、校友企業(yè)與學(xué)校的合作關(guān)系等，形成完整的校友信息網(wǎng)絡(luò)。3.動態(tài)信息整合：及時更新校友通訊信息，將校友的最新動態(tài)，如職務(wù)晉升、工作變動、獲獎情況等信息整合到校友信息庫中，保持信息的時效性。四、校友通訊信息存儲（一）存儲方式1.建立校友信息數(shù)據(jù)庫：采用信息化管理手段，建立校友通訊信息數(shù)據(jù)庫，對校友信息進行集中存儲和管理。數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備數(shù)據(jù)存儲、查詢、統(tǒng)計、分析、備份等功能，確保數(shù)據(jù)的安全、穩(wěn)定運行。2.數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)：根據(jù)數(shù)據(jù)量和重要性，選擇合適的數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)，如服務(wù)器硬盤、磁帶庫、光盤等。對于重要數(shù)據(jù)，應(yīng)采用多種存儲介質(zhì)進行備份，并分別存儲在不同的物理位置。3.云存儲：在確保數(shù)據(jù)安全和符合法律法規(guī)要求的前提下，可考慮采用云存儲技術(shù)對校友通訊信息進行存儲，以提高數(shù)據(jù)存儲的靈活性和可擴展性。（二）存儲安全1.訪問控制：設(shè)置嚴(yán)格的用戶權(quán)限，對校友通訊信息數(shù)據(jù)庫的訪問進行控制，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作相關(guān)數(shù)據(jù)。不同人員根據(jù)工作需要授予不同的訪問權(quán)限，如查詢、修改、刪除等權(quán)限。2.數(shù)據(jù)加密：對存儲在數(shù)據(jù)庫中的校友通訊信息進行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性，防止數(shù)據(jù)被竊取或篡改。3.安全審計：建立安全審計機制，對校友通訊信息數(shù)據(jù)庫的訪問操作進行記錄和審計，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常行為。審計記錄應(yīng)保存一定期限，以便進行追溯和調(diào)查。4.災(zāi)難恢復(fù)：制定災(zāi)難恢復(fù)計劃，定期進行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)演練，確保在發(fā)生自然災(zāi)害、系統(tǒng)故障等意外情況時，能夠及時恢復(fù)校友通訊信息，保證校友工作的正常開展。五、校友通訊信息使用（一）內(nèi)部使用1.校友工作開展：學(xué)校各部門、各學(xué)院（系）在開展校友聯(lián)絡(luò)、校友活動組織、校友合作洽談等校友工作時，可根據(jù)工作需要合理使用校友通訊信息，但應(yīng)嚴(yán)格遵守信息使用的目的和范圍，不得超出授權(quán)使用校友信息。2.數(shù)據(jù)分析與研究：為深入了解校友發(fā)展情況、校友需求以及校友與學(xué)校的關(guān)系等，可對校友通訊信息進行數(shù)據(jù)分析與研究。通過數(shù)據(jù)分析，為學(xué)校制定校友工作政策、規(guī)劃校友工作方向提供決策支持。3.教學(xué)實踐與科研：在符合法律法規(guī)和學(xué)校相關(guān)規(guī)定的前提下，可將校友通訊信息用于教學(xué)實踐和科研活動，如邀請校友參與案例教學(xué)、開展校友相關(guān)課題研究等，促進學(xué)校教學(xué)科研水平的提升。（二）外部共享1.校友組織共享：與校友總會、各地校友分會等校友組織共享校友通訊信息，以便共同開展校友工作，加強校友之間的聯(lián)系與合作。共享信息時，應(yīng)明確共享的目的、范圍和使用要求，并與校友組織簽訂信息共享協(xié)議，確保校友信息的安全。2.學(xué)校合作單位共享：在與校友企業(yè)、合作機構(gòu)等開展合作時，根據(jù)合作協(xié)議的約定，可向合作單位提供必要的校友通訊信息，但應(yīng)要求合作單位對共享信息嚴(yán)格保密，不得用于與合作目的無關(guān)的其他用途。3.其他共享：在特殊情況下，如校友緊急求助、學(xué)校重大活動需要校友支持等，經(jīng)校友本人同意，可向相關(guān)單位或個人提供校友的必要信息，但應(yīng)嚴(yán)格控制共享范圍和使用方式。（三）使用限制1.不得用于商業(yè)目的：校友通訊信息不得用于任何商業(yè)目的，不得將校友信息出售、出租或轉(zhuǎn)讓給第三方謀取利益。2.不得泄露隱私：在使用校友通訊信息過程中，不得泄露校友的個人隱私信息，不得侵犯校友的合法權(quán)益。3.不得擅自更改信息：未經(jīng)校友本人同意，不得擅自更改校友通訊信息中的任何內(nèi)容。六、校友通訊信息共享（一）共享原則1.合法合規(guī)原則：校友通訊信息共享應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保共享行為合法、合規(guī)。2.授權(quán)共享原則：未經(jīng)校友本人明確授權(quán)，不得將校友通訊信息共享給任何第三方。共享信息時，應(yīng)與共享方簽訂信息共享協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.最小化共享原則：根據(jù)共享目的，嚴(yán)格控制共享信息的范圍，只提供必要的校友通訊信息，避免過度共享校友信息。4.安全保障原則：在共享校友通訊信息過程中，應(yīng)采取必要的安全措施，確保信息的安全傳輸和存儲，防止信息泄露、丟失或被篡改。（二）共享流程1.申請共享：校內(nèi)各部門、各學(xué)院（系）因工作需要共享校友通訊信息時，應(yīng)填寫《校友通訊信息共享申請表》，詳細(xì)說明共享的目的、范圍、使用方式以及共享期限等內(nèi)容，并提交本部門負(fù)責(zé)人審核。2.審核批準(zhǔn)：本部門負(fù)責(zé)人對共享申請進行審核，審核通過后提交學(xué)校校友工作主管部門審批。學(xué)校校友工作主管部門對共享申請進行全面審查，包括共享的必要性、合法性、安全性等方面，審批通過后方可進行信息共享。3.簽訂協(xié)議：經(jīng)審批同意共享校友通訊信息后，共享方與接收方應(yīng)簽訂信息共享協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、信息使用要求、保密責(zé)任、違約責(zé)任等內(nèi)容。4.信息共享：共享方按照信息共享協(xié)議的約定，將校友通訊信息提供給接收方。接收方應(yīng)按照協(xié)議要求使用共享信息，并對信息的安全負(fù)責(zé)。5.共享監(jiān)督：學(xué)校校友工作主管部門負(fù)責(zé)對校友通訊信息共享情況進行監(jiān)督檢查，確保共享行為符合本辦法規(guī)定和信息共享協(xié)議要求。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)共享行為，應(yīng)及時責(zé)令整改，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。七、校友通訊信息安全與保密（一）安全管理1.建立安全管理制度：制定完善的校友通訊信息安全管理制度，明確信息安全管理的目標(biāo)、原則、措施和流程，確保校友通訊信息的安全。2.加強人員培訓(xùn)：對涉及校友通訊信息管理的工作人員進行信息安全培訓(xùn)，提高工作人員的安全意識和操作技能，防止因人員失誤導(dǎo)致信息安全事故。3.強化技術(shù)防護：采用先進的信息安全技術(shù)，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等，對校友通訊信息系統(tǒng)進行防護，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。4.定期安全檢查：定期對校友通訊信息系統(tǒng)進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。（二）保密措施1.簽訂保密協(xié)議：與所有接觸校友通訊信息的工作人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，要求工作人員嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。2.設(shè)置保密標(biāo)識：對涉及校友通訊信息的文件、資料、存儲介質(zhì)等設(shè)置保密標(biāo)識，提醒工作人員注意保密。3.限制訪問范圍：嚴(yán)格限制校友通訊信息的訪問范圍，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相關(guān)信息。對信息系統(tǒng)的訪問進行審計和記錄，以便及時發(fā)現(xiàn)和處理違規(guī)訪問行為。4.加強保密教育：定期對工作人員進行保密教育，提高工作人員的保密意識，使其充分認(rèn)識到校友通訊信息保密工作的重要性。八、校友通訊信息更新與維護（一）定期更新1.制定更新計劃：學(xué)校校友工作主管部門應(yīng)制定校友通訊信息定期更新計劃，明確更新的周期、內(nèi)容和方式等。一般每年對校友通訊信息進行一次全面更新，及時掌握校友的最新情況。2.信息收集與核實：各學(xué)院（系）、相關(guān)職能部門按照更新計劃的要求，負(fù)責(zé)收集本單位校友的信息變化情況，并進行核實。對于校友自主登記的信息更新，應(yīng)及時進行審核和處理。3.數(shù)據(jù)錄入與維護：將核實后的校友信息變化情況及時錄入校友信息數(shù)據(jù)庫，并對相關(guān)信息進行維護，確保校友通訊信息的準(zhǔn)確性和時效性。（二）動態(tài)維護1.實時關(guān)注校友動態(tài)：通過多種渠道，如校友在線平臺、校友微信群、校友活動反饋等，實時關(guān)注校友的動態(tài)信息，包括工作變動、職務(wù)晉升、獲獎情況、校友活動參與情況等。2.及時更新信息：對于獲取到的校友動態(tài)信息，應(yīng)及時進行核實和更新，確保校友通訊信息能夠準(zhǔn)確反映校友的最新情況。3.處理校友信息變更申請：校友可通過校友在線平臺或其他指定方式提交信息變更申請，學(xué)校校友工作主管部門應(yīng)及時受理并處理校友的信息變更申請，確保校友通訊信息的準(zhǔn)確性。九、校友通訊信息查詢與統(tǒng)計（一）查詢權(quán)限1.校友本人查詢：校友可通過學(xué)校校友在線平臺或其他指定方式，查詢本人的校友通訊信息。校友在查詢時應(yīng)提供有效身份驗證信息，確保查詢行為的真實性和合法性。2.校內(nèi)授權(quán)人員查詢：學(xué)校各部門、各學(xué)院（系）因工作需要查詢校友通訊信息時，應(yīng)按照本辦法規(guī)定的流程進行申請和審批，經(jīng)授權(quán)后方可查詢相關(guān)信息。查詢?nèi)藛T應(yīng)嚴(yán)格遵守信息使用規(guī)定，不得將查詢到的信息用于與工作無關(guān)的其他用途。3.特殊情況查詢：在特殊情況下，如涉及校友權(quán)益保護、學(xué)校重大決策需要等，經(jīng)學(xué)校校友工作主管部門批準(zhǔn)，可對校友通訊信息進行查詢。查詢時應(yīng)嚴(yán)格控制查詢范圍和使用方式，確保校友信息安全。（二）統(tǒng)計功能1.基本信息統(tǒng)計：能夠根據(jù)校友的入學(xué)時間