標準檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織各部門及所屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設立專門的檔案管理機構，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則檔案應如實反映公司/組織各項活動的真實情況，不得偽造、篡改檔案內容。3.完整性原則全面收集、整理公司/組織在各項活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行妥善保管，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理機構設置公司/組織設立檔案管理部門，負責檔案的日常管理工作。檔案管理部門應配備專業(yè)的檔案管理人員，確保檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本公司/組織檔案管理的規(guī)章制度和工作流程。2.負責收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀公司/組織各類檔案，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.對各部門及所屬單位的檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平。5.開發(fā)利用檔案信息資源，為公司/組織的決策、生產、經營等活動提供檔案信息支持。（三）各部門及所屬單位職責1.負責本部門及所屬單位各類檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期向檔案管理部門移交。2.明確一名兼職檔案管理人員，負責本部門及所屬單位檔案管理的日常工作，確保檔案管理工作的順利開展。3.嚴格遵守公司/組織檔案管理的規(guī)章制度，接受檔案管理部門的指導、監(jiān)督和檢查。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司/組織在籌備、成立、運營等各個階段形成的文件材料，包括公司章程、董事會決議、營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證等。2.公司/組織的各類會議文件、會議記錄、紀要等。3.公司/組織的工作計劃、總結、報告、統(tǒng)計報表等。4.公司/組織的各類合同、協(xié)議、意向書等。5.公司/組織的財務文件、會計憑證、賬簿、報表等。6.公司/組織的人事檔案、員工培訓記錄、績效考核資料等。7.公司/組織的產品研發(fā)、生產、銷售等業(yè)務活動中形成的文件材料，包括技術文件、產品圖紙、工藝規(guī)程、銷售合同等。8.公司/組織的基本建設項目文件，包括項目建議書、可行性研究報告、設計文件、施工圖紙、竣工驗收報告等。9.公司/組織的設備采購、安裝、調試、維修等文件材料，包括設備清單、采購合同、安裝調試記錄、維修檔案等。10.公司/組織的對外交往文件，包括與上級主管部門、政府部門、合作伙伴、客戶等的往來信函、文件、會議紀要等。11.公司/組織的聲像檔案，包括照片、錄音、錄像等。12.其他具有保存價值的文件材料。（二）檔案收集要求1.各部門及所屬單位應按照檔案收集范圍，及時收集本部門及所屬單位在各項活動中形成的文件材料，并進行分類整理。2.收集的文件材料應真實、完整、準確，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應符合耐久性要求。3.對電子文件應同時收集其元數據和背景信息，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）檔案整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內容和形式等特征，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術類、產品類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、人事檔案類等十大類。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和檢索。3.編目編制檔案目錄，包括案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、密級等內容，目錄應清晰、準確、完整。4.裝訂對紙質檔案進行裝訂，裝訂應整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）檔案保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應配備必要的檔案保管設備，如檔案密集架、防火門、防蟲藥品、溫濕度計等。（二）檔案保管要求1.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.對重要檔案和易損檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、定期檢查、復制備份等。3.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現問題及時處理，并做好記錄。4.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。5.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房整潔。（三）檔案的數字化管理1.逐步推進檔案的數字化管理，將紙質檔案進行掃描錄入，建立電子檔案數據庫，實現檔案的信息化管理。2.電子檔案應與紙質檔案具有同等法律效力，電子檔案的管理應符合國家有關電子文件管理的規(guī)定。3.定期對電子檔案進行備份，備份數據應異地存放，確保數據的安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定原則1.以國家有關法律法規(guī)和公司/組織檔案管理的規(guī)章制度為依據，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的價值。3.嚴格履行鑒定程序，確保鑒定結果的準確性和公正性。（二）檔案鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成，負責檔案的鑒定工作。（三）檔案鑒定方法1.對檔案進行逐卷審查，分析檔案的內容、來源、時間、形式等特征，判斷其保存價值。2.根據檔案的保存價值，確定檔案的保管期限，保管期限分為永久、長期和短期三種。3.對保管期限已滿或失去保存價值的檔案，提出銷毀意見。（四）檔案銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行審核，編制檔案銷毀清冊，清冊應包括檔案題名、編制單位、編制日期、保管期限、密級等內容。2.檔案管理部門負責人對檔案銷毀清冊進行審批。3.經審批同意銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人應在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應將檔案銷毀清冊永久保存。六、檔案的查閱與利用（一）檔案查閱原則1.嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)和公司/組織檔案管理的規(guī)章制度，確保檔案信息的安全。2.堅持服務公司/組織中心工作和實際需要的原則，為公司/組織的決策、生產、經營等活動提供檔案信息支持。3.實行嚴格的查閱審批制度，確保檔案查閱的合法性和規(guī)范性。（二）檔案查閱范圍1.公司/組織內部人員因工作需要查閱檔案的，應按照規(guī)定的程序辦理查閱手續(xù)。2.公司/組織外部單位或個人因特殊原因需要查閱檔案的，應持單位介紹信或個人有效身份證件，經公司/組織主管領導批準后，方可查閱。（三）檔案查閱程序1.查閱人填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、內容、目的、查閱時間等信息。2.查閱申請表經所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門負責人審批。3.檔案管理部門根據審批意見，為查閱人提供檔案查閱服務，并做好查閱記錄。4.查閱人應在規(guī)定的時間和地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉借他人。5.查閱人查閱檔案時，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換等。（四）檔案利用服務1.檔案管理部門應積極開發(fā)利用檔案信息資源，為公司/組織的決策、生產、經營等活動提供檔案信息支持。2.根據公司/組織的實際需要，編制檔案參考資料，如大事記、組織沿革、會議簡介、專題文件匯編等。3.為公司/組織的重大活動、重要決策等提供檔案咨詢服務，協(xié)助相關部門查閱、整理和利用檔案。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、查閱等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應準確、及時、完整，報表內容應包括檔案數量、種類、保管期限、利用情況等。3.檔案統(tǒng)計數據應作為檔案管理工作考核和決策的重要依據。（二）檔案移交1.各部門