心理檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織員工心理健康管理，規(guī)范心理檔案管理工作，有效維護(hù)員工心理健康，提高員工心理素質(zhì)，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織全體員工心理檔案的建立、保管、查閱、使用及銷毀等管理活動。（三）基本原則1.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)員工心理檔案信息，未經(jīng)員工書面同意，不得向任何第三方透露。2.客觀性原則：心理檔案內(nèi)容應(yīng)基于科學(xué)的測評工具和專業(yè)的評估，確保信息真實、準(zhǔn)確、客觀。3.動態(tài)性原則：根據(jù)員工的工作、生活變化及心理狀態(tài)調(diào)整，及時更新心理檔案內(nèi)容。4.安全性原則：采取有效措施保障心理檔案數(shù)據(jù)的安全，防止信息泄露、丟失或損壞。二、心理檔案的建立（一）建檔主體由公司/組織人力資源部門負(fù)責(zé)組織，協(xié)同專業(yè)心理咨詢機(jī)構(gòu)或具備資質(zhì)的心理健康工作人員，為員工建立心理檔案。（二）建檔內(nèi)容1.個人基本信息：包括姓名、性別、年齡、部門、崗位、聯(lián)系方式等。2.心理健康測評結(jié)果：運(yùn)用專業(yè)的心理健康測評工具，如癥狀自評量表（SCL90）、焦慮自評量表（SAS）、抑郁自評量表（SDS）等，對員工心理健康狀況進(jìn)行評估，記錄測評得分及分析結(jié)果。3.心理咨詢記錄：員工接受心理咨詢的時間、咨詢師、咨詢主題、咨詢過程及結(jié)果等詳細(xì)信息。4.心理危機(jī)干預(yù)記錄：對經(jīng)歷心理危機(jī)事件的員工，記錄危機(jī)事件詳情、干預(yù)措施及效果。5.職業(yè)心理健康相關(guān)信息：如工作壓力源、職業(yè)倦怠程度、工作滿意度等方面的調(diào)查結(jié)果。6.其他相關(guān)資料：員工主動提供的與心理健康有關(guān)的資料，如個人成長經(jīng)歷、重大生活事件等。（三）建檔流程1.通知與宣傳：人力資源部門向員工發(fā)布心理檔案建立通知，說明建檔目的、流程及意義，提高員工知曉度和參與度。2.信息收集：員工填寫個人基本信息表格，并根據(jù)安排參加心理健康測評。3.測評實施：由專業(yè)人員按照測評工具使用說明，組織員工進(jìn)行現(xiàn)場或線上測評，并確保測評過程的規(guī)范和公正。4.結(jié)果反饋與溝通：向員工反饋測評結(jié)果，如有需要，安排專業(yè)心理咨詢師與員工進(jìn)行一對一溝通，解讀測評結(jié)果，提供初步的心理調(diào)適建議。5.檔案整理與錄入：將收集到的各類信息進(jìn)行整理、審核，錄入心理檔案管理系統(tǒng)，形成電子檔案，并同時建立紙質(zhì)檔案備份。三、心理檔案的保管（一）保管方式心理檔案采用電子檔案與紙質(zhì)檔案相結(jié)合的方式保管。電子檔案存儲于公司/組織指定的服務(wù)器，并進(jìn)行定期備份；紙質(zhì)檔案按照檔案管理規(guī)范，存放在專門的檔案柜中。（二）保管期限員工在職期間，心理檔案應(yīng)妥善保管。員工離職后，其心理檔案繼續(xù)保管[X]年，以確保檔案信息的安全性和可追溯性。（三）保管要求1.檔案存放環(huán)境：電子檔案存儲服務(wù)器應(yīng)具備安全防護(hù)措施，防止病毒入侵、數(shù)據(jù)丟失；紙質(zhì)檔案存放檔案柜應(yīng)保持干燥、通風(fēng)，防止檔案發(fā)霉、損壞。2.檔案查閱權(quán)限：嚴(yán)格限制檔案查閱人員范圍，只有經(jīng)過授權(quán)的人力資源部門工作人員、心理咨詢師及相關(guān)管理人員方可查閱心理檔案。3.檔案保密措施：對接觸心理檔案的人員進(jìn)行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。在檔案查閱、使用過程中，采取必要的保密措施，如限制查閱時間、使用專門的查閱記錄表格等。四、心理檔案的查閱（一）查閱申請因工作需要查閱心理檔案的，需填寫《心理檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意，報人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。（二）查閱流程1.審批通過后：人力資源部門工作人員根據(jù)申請表內(nèi)容，在心理檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置臨時查閱權(quán)限，并提供相應(yīng)的紙質(zhì)檔案復(fù)印件（如有需要）。2.查閱人員：查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間和地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定場所，不得泄露檔案內(nèi)容。查閱完畢后，及時歸還檔案，并在查閱記錄上簽字確認(rèn)。3.查閱記錄：人力資源部門對每次查閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息，以備追溯和查詢。（三）特殊情況查閱涉及員工重大利益或法律糾紛等特殊情況需要查閱心理檔案的，需按照公司/組織相關(guān)規(guī)定，經(jīng)更高層級領(lǐng)導(dǎo)審批，并遵循嚴(yán)格的查閱程序，確保檔案信息的合法使用。五、心理檔案的使用（一）心理咨詢服務(wù)1.咨詢師依據(jù)：心理咨詢師在為員工提供心理咨詢服務(wù)時，應(yīng)充分參考員工心理檔案中的測評結(jié)果、咨詢記錄等信息，全面了解員工心理健康狀況，制定個性化的咨詢方案。2.服務(wù)記錄：每次心理咨詢服務(wù)結(jié)束后，咨詢師應(yīng)及時在心理檔案中記錄咨詢過程、干預(yù)措施及效果評估等內(nèi)容，為后續(xù)服務(wù)提供參考。（二）員工心理健康狀況分析1.定期分析：人力資源部門協(xié)同專業(yè)機(jī)構(gòu)定期對員工心理檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，了解員工整體心理健康狀況及變化趨勢，為制定員工心理健康管理策略提供數(shù)據(jù)支持。2.專項分析：針對特定部門、崗位或群體的員工心理健康問題，進(jìn)行專項分析，提出針對性的解決方案和建議，如開展團(tuán)隊心理輔導(dǎo)、調(diào)整工作安排等。（三）職業(yè)發(fā)展規(guī)劃參考1.與人力資源結(jié)合：心理檔案中的職業(yè)心理健康相關(guān)信息可作為人力資源部門制定員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃的參考依據(jù)之一。例如，對于存在職業(yè)倦怠風(fēng)險的員工，提供職業(yè)發(fā)展指導(dǎo)和培訓(xùn)建議。2.助力員工成長：幫助員工更好地了解自己的職業(yè)心理特點，明確職業(yè)發(fā)展方向，促進(jìn)員工個人成長與公司/組織發(fā)展的有機(jī)結(jié)合。六、心理檔案的更新與維護(hù)（一）定期更新1.心理健康測評：根據(jù)公司/組織安排，定期組織員工進(jìn)行心理健康測評，更新測評結(jié)果，確保心理檔案信息的時效性。2.其他信息補(bǔ)充：員工個人基本信息、工作經(jīng)歷等發(fā)生變化時，應(yīng)及時通知人力資源部門進(jìn)行更新；心理咨詢記錄、心理危機(jī)干預(yù)記錄等內(nèi)容應(yīng)隨著服務(wù)的開展不斷補(bǔ)充完善。（二）動態(tài)維護(hù)1.關(guān)注員工狀態(tài)：人力資源部門及各部門管理人員應(yīng)關(guān)注員工日常工作表現(xiàn)和行為變化，如發(fā)現(xiàn)員工出現(xiàn)情緒異常、工作效率下降等情況，及時與心理咨詢機(jī)構(gòu)溝通，評估是否需要更新心理檔案及采取進(jìn)一步的干預(yù)措施。2.數(shù)據(jù)安全維護(hù)：定期對心理檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保數(shù)據(jù)的安全性和穩(wěn)定性；對紙質(zhì)檔案進(jìn)行定期檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失，及時進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。七、心理檔案的銷毀（一）銷毀條件員工心理檔案在保管期限屆滿后，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審核，報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀方式1.電子檔案銷毀：采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除工具，對存儲在服務(wù)器中的電子心理檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行徹底銷毀，并保留銷毀記錄。2.紙質(zhì)檔案銷毀：由專人負(fù)責(zé)將紙質(zhì)心理檔案進(jìn)行粉碎處理，確保檔案內(nèi)容無法恢復(fù)，并記錄銷毀時間、地點、參與人員等信息。（三）銷毀監(jiān)督銷毀過程應(yīng)進(jìn)行全程監(jiān)督，確保銷毀工作按照規(guī)定程序進(jìn)行，防止檔案信息泄露。銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備審計和查詢。八、附則