打印用紙管理辦法一、總則1.目的本辦法旨在規(guī)范公司打印用紙的使用，提高紙張利用率，降低辦公成本，同時(shí)確保公司文件資料的清晰、準(zhǔn)確和安全。2.適用范圍本辦法適用于公司各部門、分支機(jī)構(gòu)及全體員工。3.基本原則節(jié)約原則：倡導(dǎo)無紙化辦公，減少不必要的紙張浪費(fèi)，合理使用打印用紙。規(guī)范原則：明確打印用紙的申請(qǐng)、審批、領(lǐng)取、使用、回收等流程，確保管理規(guī)范有序。環(huán)保原則：優(yōu)先選用環(huán)保型紙張，減少對(duì)環(huán)境的影響。二、職責(zé)分工1.行政部門負(fù)責(zé)制定和完善打印用紙管理辦法，并監(jiān)督執(zhí)行。統(tǒng)一采購公司所需的打印用紙，選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、環(huán)保性能良好的紙張供應(yīng)商。定期統(tǒng)計(jì)各部門打印用紙的使用情況，進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和成本核算。負(fù)責(zé)對(duì)公司內(nèi)部紙張使用情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，對(duì)違規(guī)行為提出整改意見。2.各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門打印用紙的管理和監(jiān)督，確保本部門員工遵守公司的打印用紙管理規(guī)定。根據(jù)工作需要，合理安排打印任務(wù)，控制紙張使用量。對(duì)本部門員工進(jìn)行節(jié)約用紙的宣傳教育，提高員工的節(jié)約意識(shí)。3.員工嚴(yán)格遵守公司的打印用紙管理規(guī)定，節(jié)約使用紙張。在打印文件前，認(rèn)真核對(duì)內(nèi)容，確保無誤后再進(jìn)行打印，避免重復(fù)打印。提倡雙面打印、復(fù)印，減少紙張浪費(fèi)。妥善保管打印用紙，防止丟失和損壞。三、紙張采購管理1.采購計(jì)劃行政部門應(yīng)根據(jù)公司各部門的用紙需求預(yù)測，結(jié)合庫存情況，制定年度打印用紙采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確紙張的規(guī)格、數(shù)量、采購時(shí)間等信息。采購計(jì)劃需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施，確保采購的紙張數(shù)量和質(zhì)量能夠滿足公司的工作需要，同時(shí)避免庫存積壓。2.供應(yīng)商選擇行政部門應(yīng)通過市場調(diào)研、招標(biāo)、詢價(jià)等方式，選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、環(huán)保性能符合要求的紙張供應(yīng)商。與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括紙張的規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等條款。定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、服務(wù)水平等進(jìn)行評(píng)估，如有問題及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，必要時(shí)更換供應(yīng)商。3.驗(yàn)收與入庫采購的打印用紙到貨后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員按照采購合同和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括紙張的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、包裝等方面。驗(yàn)收合格的紙張應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明紙張的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，并將入庫單交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。對(duì)驗(yàn)收不合格的紙張，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或退貨，并做好記錄。四、打印用紙使用管理1.申請(qǐng)與審批員工因工作需要使用打印用紙，應(yīng)填寫《打印用紙申請(qǐng)表》，注明打印文件的名稱、內(nèi)容、頁數(shù)、打印份數(shù)等信息?！洞蛴∮眉埳暾?qǐng)表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可到行政部門領(lǐng)取打印用紙。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，嚴(yán)格審核申請(qǐng)內(nèi)容，確保打印需求合理。對(duì)于涉及重要文件、機(jī)密文件的打印申請(qǐng)，應(yīng)按照公司的保密規(guī)定進(jìn)行審批，必要時(shí)采取加密、專人打印等措施。2.領(lǐng)取與發(fā)放員工憑經(jīng)審批的《打印用紙申請(qǐng)表》到行政部門領(lǐng)取打印用紙。行政部門工作人員應(yīng)按照申請(qǐng)表上的信息，準(zhǔn)確發(fā)放相應(yīng)規(guī)格和數(shù)量的紙張，并在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。行政部門應(yīng)建立打印用紙領(lǐng)取臺(tái)賬，詳細(xì)記錄領(lǐng)取日期、申請(qǐng)人、部門、紙張規(guī)格、數(shù)量等信息，以便進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和管理。對(duì)于臨時(shí)急需的打印用紙，在不影響正常工作的前提下，員工可先口頭向行政部門說明情況，領(lǐng)取紙張，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦申請(qǐng)和審批手續(xù)。3.使用規(guī)范員工在打印文件前，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件內(nèi)容，確保無誤后再進(jìn)行打印。對(duì)于可通過電子文檔形式傳閱、審批的文件，應(yīng)優(yōu)先采用電子方式處理，減少紙張打印。提倡雙面打印、復(fù)印。在打印或復(fù)印時(shí)，應(yīng)選擇合適的紙張方向和排版方式，充分利用紙張空間，減少紙張浪費(fèi)。對(duì)于多頁文件，應(yīng)盡量合并打印，避免逐頁打印。對(duì)于不重要的草稿文件，可使用單面廢紙或已使用過的紙張背面進(jìn)行打印。打印文件時(shí)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要選擇合適的字體、字號(hào)和紙張規(guī)格，避免過度使用大字體、彩色打印等造成紙張浪費(fèi)。員工應(yīng)妥善保管打印用紙，不得隨意丟棄或挪作他用。如發(fā)現(xiàn)紙張丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告。4.文件打印質(zhì)量控制為確保文件打印質(zhì)量，員工應(yīng)選擇合適的打印機(jī)和打印設(shè)置。在打印前，應(yīng)檢查打印機(jī)的墨盒、硒鼓等耗材是否正常，紙張是否平整、干凈。對(duì)于重要文件或有特殊要求的文件，應(yīng)進(jìn)行打印預(yù)覽，確保打印效果符合要求后再正式打印。如發(fā)現(xiàn)打印質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)調(diào)整打印機(jī)設(shè)置或更換打印機(jī)耗材，重新打印。行政部門應(yīng)定期對(duì)打印機(jī)進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保打印機(jī)的正常運(yùn)行和打印質(zhì)量。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)打印機(jī)的使用情況，合理安排耗材的更換時(shí)間，避免因耗材不足影響打印質(zhì)量。五、紙張回收與再利用管理1.回收范圍公司各部門應(yīng)將已使用過的單面打印紙、復(fù)印紙等進(jìn)行回收，交至行政部門統(tǒng)一處理。對(duì)于雙面打印或復(fù)印后仍有一面空白的紙張，可繼續(xù)用于內(nèi)部文件的草稿打印、便簽等用途。2.回收方式各部門應(yīng)設(shè)置專門的紙張回收箱，用于收集已使用過的紙張。紙張回收箱應(yīng)定期清理，確保箱內(nèi)紙張及時(shí)得到回收。員工應(yīng)將已使用過的紙張分類整理后放入回收箱，不得隨意丟棄。對(duì)于機(jī)密文件或涉及公司敏感信息的紙張，應(yīng)按照公司的保密規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，不得混入回收紙張中。行政部門應(yīng)定期到各部門回收紙張回收箱中的紙張，并進(jìn)行統(tǒng)一整理和存放。3.再利用管理行政部門對(duì)回收的紙張進(jìn)行篩選和整理，將可再利用的紙張分類存放。對(duì)于可繼續(xù)用于內(nèi)部文件草稿打印、便簽等用途的紙張，應(yīng)重新發(fā)放給員工使用。鼓勵(lì)員工充分利用回收紙張，減少新紙張的使用量。對(duì)于積極參與紙張回收和再利用的部門和員工，公司將給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和表彰。對(duì)于無法再利用的紙張，行政部門應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行妥善處理，如交由專業(yè)的廢品回收公司進(jìn)行回收處理，避免對(duì)環(huán)境造成污染。六、監(jiān)督與檢查1.定期檢查行政部門應(yīng)定期對(duì)公司各部門的打印用紙使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括紙張領(lǐng)取記錄、使用情況、回收情況等。檢查頻率為每月一次，檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)，并在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)要求相關(guān)部門進(jìn)行整改。2.不定期抽查公司領(lǐng)導(dǎo)或行政部門可根據(jù)工作需要，對(duì)各部門的打印用紙使用情況進(jìn)行不定期抽查。抽查方式包括現(xiàn)場查看、詢問員工、查閱文件等。對(duì)于抽查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，并責(zé)令相關(guān)部門立即整改。3.數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析行政部門應(yīng)每月對(duì)公司各部門的打印用紙使用情況進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，包括紙張領(lǐng)取數(shù)量、使用數(shù)量、回收數(shù)量、浪費(fèi)數(shù)量等。通過對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的分析，找出紙張使用中的問題和規(guī)律，提出改進(jìn)措施和建議，不斷優(yōu)化公司的打印用紙管理工作。七、考核與獎(jiǎng)懲1.考核標(biāo)準(zhǔn)公司將各部門的打印用紙使用情況納入績效考核體系，考核指標(biāo)包括紙張節(jié)約率、紙張回收率、文件打印質(zhì)量等。紙張節(jié)約率=（1實(shí)際紙張使用量/預(yù)算紙張使用量）×100%。紙張回收率=回收紙張數(shù)量/應(yīng)回收紙張數(shù)量×100%。根據(jù)考核指標(biāo)的完成情況，對(duì)各部門進(jìn)行評(píng)分，評(píng)分結(jié)果作為部門績效考核的重要依據(jù)。2.獎(jiǎng)勵(lì)措施對(duì)于在打印用紙管理工作中表現(xiàn)突出的部門和員工，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)方式包括頒發(fā)榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)金、獎(jiǎng)品等。對(duì)紙張節(jié)約率高、紙張回收率高、文件打印質(zhì)量好的部門，公司將在年度總結(jié)大會(huì)上進(jìn)行表揚(yáng)，并給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)于積極提出節(jié)約用紙合理化建議并被公司采納的員工，公司將給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)。3.懲罰措施對(duì)于違反公司打印用紙管理規(guī)定的部門和員工，公司將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處罰。對(duì)于紙張浪費(fèi)嚴(yán)重、不配合紙張回收工作的部門，公司將在績效考核中給予扣分處理，并責(zé)令其限期整