政府文件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織對(duì)政府文件的管理，確保文件的及時(shí)傳達(dá)、有效執(zhí)行和妥善保存，提高工作效率，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機(jī)構(gòu)對(duì)政府文件的接收、登記、傳閱、保管、歸檔和銷毀等管理活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保政府文件管理工作合法合規(guī)。2.及時(shí)準(zhǔn)確原則：及時(shí)接收、傳達(dá)政府文件，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確傳達(dá)給相關(guān)人員，避免延誤和誤解。3.安全保密原則：加強(qiáng)文件管理過程中的安全保密措施，防止文件泄露、丟失或損壞。4.規(guī)范統(tǒng)一原則：建立統(tǒng)一規(guī)范的文件管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保文件管理工作的一致性和規(guī)范性。二、文件接收與登記（一）接收渠道1.政府部門直接送達(dá)：指定專人負(fù)責(zé)接收政府部門直接送達(dá)的文件，確保文件接收的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.電子政務(wù)平臺(tái)：通過政府指定的電子政務(wù)平臺(tái)及時(shí)接收各類電子文件，確保與政府信息系統(tǒng)的有效對(duì)接。（二）文件登記1.建立專門的政府文件登記簿，詳細(xì)記錄文件的接收日期、文號(hào)、標(biāo)題、發(fā)文機(jī)關(guān)、密級(jí)、份數(shù)等信息。2.對(duì)于電子文件，應(yīng)記錄文件的電子編號(hào)、存儲(chǔ)位置、接收時(shí)間等，并確保電子文件的完整性和可讀性。3.接收人員在收到文件后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，并在登記簿上簽字確認(rèn)。三、文件傳閱（一）傳閱范圍確定1.根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，由文件管理人員提出傳閱范圍建議，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。2.傳閱范圍應(yīng)明確具體，確保文件能夠及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)人員，避免不必要的傳閱環(huán)節(jié)。（二）傳閱方式1.紙質(zhì)文件傳閱：采用專人傳遞或設(shè)置專門的文件傳閱夾，按照傳閱順序依次傳遞給相關(guān)人員。2.電子文件傳閱：通過公司/組織內(nèi)部辦公系統(tǒng)或指定的電子文件共享平臺(tái)進(jìn)行傳閱，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)登錄系統(tǒng)查閱文件，并進(jìn)行電子簽名確認(rèn)。（三）傳閱跟蹤1.文件管理人員應(yīng)定期跟蹤文件傳閱情況，及時(shí)提醒傳閱人員盡快閱讀文件并簽字反饋。2.對(duì)于傳閱時(shí)間較長(zhǎng)的文件，應(yīng)及時(shí)了解原因，采取相應(yīng)措施確保文件傳閱的效率。四、文件保管（一）保管方式1.紙質(zhì)文件：設(shè)立專門的文件檔案室，按照文件類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，并配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.電子文件：建立電子文件存儲(chǔ)系統(tǒng)，對(duì)電子文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，確保電子文件的安全性和完整性。（二）保管期限1.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況，確定政府文件的保管期限，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的文件主要包括具有重要?dú)v史價(jià)值、法律依據(jù)或?qū)?組織發(fā)展具有重大影響的文件；長(zhǎng)期保管的文件一般為保存期限在10年以上的文件；短期保管的文件為保存期限在10年以下的文件。（三）文件整理與歸檔1.定期對(duì)保管的政府文件進(jìn)行整理，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編號(hào)、裝訂、編目等工作，確保文件的整齊有序。2.每年年底，將本年度的政府文件進(jìn)行歸檔，編制歸檔目錄，便于查詢和利用。五、文件查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.根據(jù)文件的密級(jí)和工作需要，明確不同人員的查閱權(quán)限。一般情況下，涉及公司/組織核心機(jī)密的文件僅限特定人員查閱。2.查閱人員應(yīng)填寫文件查閱申請(qǐng)表，注明查閱文件的名稱、文號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱。（二）查閱方式1.紙質(zhì)文件查閱：查閱人員應(yīng)在文件檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將文件帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄文件內(nèi)容，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。2.電子文件查閱：查閱人員應(yīng)通過公司/組織內(nèi)部辦公系統(tǒng)或指定的電子文件共享平臺(tái)進(jìn)行查閱，不得私自復(fù)制或傳播電子文件。（三）借閱管理1.因工作需要借閱政府文件的，借閱人員應(yīng)填寫文件借閱申請(qǐng)表，注明借閱文件的名稱、文號(hào)、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和文件管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴(kuò)大借閱范圍，確保文件的安全歸還。六、文件保密管理（一）保密制度1.建立健全政府文件保密制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)文件管理人員和查閱、借閱人員的保密教育。2.嚴(yán)格控制文件的知悉范圍，對(duì)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的文件，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施。（二）保密措施1.紙質(zhì)文件：在文件檔案室設(shè)置專門的保密區(qū)域，對(duì)涉密文件進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施。2.電子文件：對(duì)涉密電子文件進(jìn)行加密處理，設(shè)置訪問權(quán)限，防止文件被非法獲取或篡改。3.文件傳遞：涉密文件應(yīng)通過機(jī)要通信或?qū)Ｈ藗鬟f，不得通過普通郵寄或互聯(lián)網(wǎng)傳輸。（三）保密監(jiān)督與檢查1.定期對(duì)政府文件保密管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.對(duì)違反文件保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、文件銷毀（一）銷毀范圍1.對(duì)已超過保管期限或失去保存價(jià)值的政府文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀。2.對(duì)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的文件，在銷毀前應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的保密審查和處理，確保文件信息不被泄露。（二）銷毀方式1.紙質(zhì)文件：采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保文件內(nèi)容無(wú)法恢復(fù)。2.電子文件：通過專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件對(duì)電子文件進(jìn)行徹底刪除，并對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行物理銷毀。（三）銷毀記錄1.建立文件銷毀登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄文件的名稱、文號(hào)、銷毀日期、銷毀方式等信息