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文檔簡(jiǎn)介

會(huì)議服務(wù)上墻管理制度一、管理制度概述

會(huì)議服務(wù)上墻管理制度旨在規(guī)范和優(yōu)化會(huì)議服務(wù)流程,確保會(huì)議信息傳達(dá)的準(zhǔn)確性和時(shí)效性,提升會(huì)議效率。本制度適用于公司內(nèi)部所有會(huì)議室及會(huì)議服務(wù)人員。

一、制度目標(biāo)

1.提高會(huì)議效率:通過(guò)規(guī)范會(huì)議服務(wù)流程,確保會(huì)議信息及時(shí)傳達(dá),提高會(huì)議決策效率。

2.優(yōu)化會(huì)議環(huán)境:規(guī)范會(huì)議服務(wù)人員的行為,提升會(huì)議環(huán)境質(zhì)量。

3.提升服務(wù)質(zhì)量:強(qiáng)化會(huì)議服務(wù)人員培訓(xùn),提高服務(wù)質(zhì)量。

二、組織架構(gòu)

1.會(huì)議服務(wù)管理部門(mén):負(fù)責(zé)制定、實(shí)施和監(jiān)督會(huì)議服務(wù)上墻管理制度。

2.會(huì)議服務(wù)人員:負(fù)責(zé)會(huì)議信息上墻工作,確保信息準(zhǔn)確、及時(shí)傳達(dá)。

三、會(huì)議服務(wù)流程

1.會(huì)議前準(zhǔn)備:會(huì)議服務(wù)人員提前了解會(huì)議議程,準(zhǔn)備相關(guān)資料。

2.會(huì)議中服務(wù):會(huì)議開(kāi)始前,會(huì)議服務(wù)人員將會(huì)議議程、參會(huì)人員名單等信息上墻。

3.會(huì)議中更新:會(huì)議過(guò)程中,根據(jù)會(huì)議進(jìn)展,及時(shí)更新會(huì)議信息。

4.會(huì)議結(jié)束后清理:會(huì)議結(jié)束后,會(huì)議服務(wù)人員清理會(huì)議信息,確保會(huì)議室整潔。

四、會(huì)議信息上墻內(nèi)容

1.會(huì)議主題:清晰明了地展示會(huì)議主題。

2.參會(huì)人員名單:包括參會(huì)人員姓名、職務(wù)等信息。

3.會(huì)議議程:詳細(xì)列出會(huì)議議程,包括時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、發(fā)言人員等。

4.會(huì)議記錄:會(huì)議過(guò)程中重要發(fā)言、決策等內(nèi)容。

5.會(huì)議總結(jié):會(huì)議結(jié)束后,對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行總結(jié)。

五、會(huì)議服務(wù)人員職責(zé)

1.熟悉會(huì)議服務(wù)流程,確保會(huì)議信息準(zhǔn)確、及時(shí)傳達(dá)。

2.負(fù)責(zé)會(huì)議信息上墻、更新和清理工作。

3.配合會(huì)議組織者,確保會(huì)議順利進(jìn)行。

4.遵守公司相關(guān)規(guī)定,維護(hù)公司形象。

六、培訓(xùn)與考核

1.定期對(duì)會(huì)議服務(wù)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn),提高服務(wù)質(zhì)量。

2.建立考核機(jī)制,對(duì)會(huì)議服務(wù)人員進(jìn)行績(jī)效考核,確保制度落實(shí)。

七、監(jiān)督與反饋

1.會(huì)議服務(wù)管理部門(mén)定期對(duì)會(huì)議服務(wù)上墻工作進(jìn)行監(jiān)督,確保制度執(zhí)行。

2.參會(huì)人員對(duì)會(huì)議服務(wù)上墻工作提出意見(jiàn)和建議,促進(jìn)制度完善。

八、制度修訂

根據(jù)公司發(fā)展需要和實(shí)際情況,定期對(duì)會(huì)議服務(wù)上墻管理制度進(jìn)行修訂。

九、附則

本制度由會(huì)議服務(wù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)解釋?zhuān)园l(fā)布之日起執(zhí)行。

十、獎(jiǎng)懲措施

1.對(duì)嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)議服務(wù)上墻管理制度,表現(xiàn)突出的個(gè)人或部門(mén)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

2.對(duì)違反會(huì)議服務(wù)上墻管理制度,影響會(huì)議順利進(jìn)行的行為,給予通報(bào)批評(píng)或相應(yīng)處罰。

二、組織架構(gòu)

為確保會(huì)議服務(wù)上墻管理制度的有效實(shí)施,公司內(nèi)部設(shè)立以下組織架構(gòu):

1.會(huì)議服務(wù)管理部門(mén):該部門(mén)負(fù)責(zé)制定、監(jiān)督和評(píng)估會(huì)議服務(wù)上墻管理制度,確保會(huì)議信息傳達(dá)的規(guī)范性和效率。部門(mén)職責(zé)包括但不限于:

-制定會(huì)議服務(wù)上墻的標(biāo)準(zhǔn)流程和操作指南。

-對(duì)會(huì)議服務(wù)人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核。

-定期檢查會(huì)議服務(wù)上墻的執(zhí)行情況,確保制度得到有效執(zhí)行。

-收集和分析會(huì)議服務(wù)上墻的反饋信息,不斷優(yōu)化管理制度。

2.會(huì)議服務(wù)人員:作為會(huì)議服務(wù)上墻的直接執(zhí)行者,會(huì)議服務(wù)人員的職責(zé)包括:

-熟悉并遵守會(huì)議服務(wù)上墻管理制度。

-在會(huì)議前準(zhǔn)備相關(guān)資料,確保會(huì)議信息準(zhǔn)確無(wú)誤。

-在會(huì)議期間,根據(jù)會(huì)議進(jìn)程及時(shí)更新上墻信息,保證信息的實(shí)時(shí)性。

-會(huì)議結(jié)束后,清理上墻信息,保持會(huì)議室整潔。

3.會(huì)議組織者:會(huì)議組織者與會(huì)議服務(wù)管理部門(mén)協(xié)同工作,確保會(huì)議順利進(jìn)行。其職責(zé)包括:

-提前與會(huì)議服務(wù)管理部門(mén)溝通,確認(rèn)會(huì)議服務(wù)上墻的需求。

-在會(huì)議前提供會(huì)議議程、參會(huì)人員名單等信息。

-在會(huì)議過(guò)程中,與會(huì)議服務(wù)人員保持溝通,確保信息準(zhǔn)確傳達(dá)。

三、會(huì)議服務(wù)流程

會(huì)議服務(wù)流程的規(guī)范化是確保會(huì)議信息上墻工作高效有序進(jìn)行的關(guān)鍵。以下為會(huì)議服務(wù)流程的詳細(xì)說(shuō)明:

1.會(huì)議前準(zhǔn)備階段:

-會(huì)議服務(wù)人員需在會(huì)議前至少一天獲取會(huì)議議程、參會(huì)人員名單、會(huì)議主題等相關(guān)信息。

-根據(jù)會(huì)議議程,準(zhǔn)備相應(yīng)的信息板或電子屏幕,確保信息展示區(qū)域清潔、完好。

-制作或更新會(huì)議信息卡片,包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員名單等關(guān)鍵信息。

2.會(huì)議中服務(wù)階段:

-會(huì)議開(kāi)始前,會(huì)議服務(wù)人員需將準(zhǔn)備好的信息卡片或電子屏幕內(nèi)容上墻,確保參會(huì)人員能夠一目了然。

-會(huì)議進(jìn)行中,會(huì)議服務(wù)人員需密切關(guān)注會(huì)議進(jìn)展,對(duì)于需要即時(shí)更新的信息,如發(fā)言順序、重要決議等,要及時(shí)進(jìn)行更新。

-確保上墻信息與會(huì)議實(shí)際進(jìn)行情況保持一致,避免出現(xiàn)信息錯(cuò)誤或遺漏。

3.會(huì)議結(jié)束后清理階段:

-會(huì)議結(jié)束后,會(huì)議服務(wù)人員需將上墻信息清理干凈,包括撤下信息卡片、關(guān)閉電子屏幕等。

-清理后,檢查會(huì)議室環(huán)境,確保無(wú)遺留物品,保持會(huì)議室整潔。

4.會(huì)議服務(wù)記錄階段:

-會(huì)議服務(wù)人員需對(duì)會(huì)議服務(wù)上墻工作進(jìn)行記錄,包括服務(wù)時(shí)間、服務(wù)內(nèi)容、遇到的問(wèn)題及解決方案等。

-記錄的信息將作為后續(xù)服務(wù)質(zhì)量評(píng)估和改進(jìn)的依據(jù)。

四、會(huì)議信息上墻內(nèi)容

會(huì)議信息上墻的內(nèi)容應(yīng)全面、準(zhǔn)確,以下列出具體應(yīng)包含的信息項(xiàng)目:

1.會(huì)議主題:清晰地標(biāo)示會(huì)議的主題,便于參會(huì)人員快速識(shí)別會(huì)議性質(zhì)。

2.參會(huì)人員名單:列出所有參會(huì)人員的姓名、職務(wù)和單位,便于參會(huì)者相互認(rèn)識(shí)和了解。

3.會(huì)議議程:詳細(xì)列出會(huì)議的各項(xiàng)議程,包括議程名稱(chēng)、預(yù)計(jì)開(kāi)始時(shí)間、預(yù)計(jì)結(jié)束時(shí)間、議程負(fù)責(zé)人等。

4.主持人信息:顯示主持人的姓名、職務(wù)和單位,確保參會(huì)者了解會(huì)議主持人的身份。

5.發(fā)言人信息:對(duì)于有固定發(fā)言人的議程,應(yīng)標(biāo)明發(fā)言人的姓名、職務(wù)和單位。

6.重要日期:如會(huì)議通知、截止日期、投票截止時(shí)間等關(guān)鍵日期,以便參會(huì)者合理安排時(shí)間。

7.會(huì)議地點(diǎn):明確會(huì)議的舉辦地點(diǎn),方便參會(huì)者提前做好參會(huì)準(zhǔn)備。

8.會(huì)議背景:簡(jiǎn)要介紹會(huì)議的背景信息,如會(huì)議目的、意義等,幫助參會(huì)者更好地理解會(huì)議內(nèi)容。

9.會(huì)議記錄:在會(huì)議過(guò)程中,如有重要發(fā)言或決議,可實(shí)時(shí)上墻記錄,便于參會(huì)者查閱。

10.會(huì)議總結(jié):會(huì)議結(jié)束后,上墻內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議的主要成果、決策和行動(dòng)計(jì)劃,為參會(huì)者提供回顧和參考。

五、會(huì)議服務(wù)人員職責(zé)

會(huì)議服務(wù)人員是確保會(huì)議信息上墻工作順利進(jìn)行的關(guān)鍵角色,其職責(zé)如下:

1.熟悉會(huì)議流程:會(huì)議服務(wù)人員需充分了解會(huì)議的基本流程,包括會(huì)議前的準(zhǔn)備工作、會(huì)議中的執(zhí)行工作和會(huì)議結(jié)束后的后續(xù)工作。

2.準(zhǔn)備信息資料:在會(huì)議前,負(fù)責(zé)收集和整理會(huì)議所需的信息資料,如議程、參會(huì)名單、背景資料等。

3.確保信息準(zhǔn)確:對(duì)上墻的信息進(jìn)行核對(duì),確保信息的準(zhǔn)確性,避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致的誤解或延誤。

4.及時(shí)更新信息:在會(huì)議進(jìn)行中,根據(jù)會(huì)議的實(shí)際進(jìn)展,及時(shí)更新上墻信息,如發(fā)言順序、臨時(shí)議程調(diào)整等。

5.維護(hù)設(shè)備狀態(tài):負(fù)責(zé)檢查和維護(hù)會(huì)議信息展示設(shè)備,如電子屏幕、投影儀等,確保設(shè)備正常運(yùn)行。

6.保持環(huán)境整潔:在會(huì)議前后,負(fù)責(zé)清理會(huì)議室,包括信息展示區(qū)域,保持會(huì)議室的整潔和有序。

7.協(xié)助會(huì)議組織:與會(huì)議組織者保持溝通,協(xié)助處理會(huì)議過(guò)程中可能出現(xiàn)的突發(fā)狀況。

8.跟蹤會(huì)議記錄:在會(huì)議過(guò)程中,跟蹤會(huì)議記錄,必要時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充或修正。

9.提供技術(shù)支持:對(duì)于使用的技術(shù)設(shè)備,如電子投票系統(tǒng)、遠(yuǎn)程會(huì)議系統(tǒng)等,提供必要的技術(shù)支持。

10.收集反饋意見(jiàn):會(huì)議結(jié)束后,收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議服務(wù)上墻工作的反饋意見(jiàn),為今后的工作提供改進(jìn)方向。

六、培訓(xùn)與考核

為確保會(huì)議服務(wù)人員能夠熟練掌握會(huì)議服務(wù)上墻的技能和知識(shí),公司應(yīng)定期對(duì)會(huì)議服務(wù)人員進(jìn)行以下培訓(xùn)與考核:

1.培訓(xùn)內(nèi)容:

-會(huì)議服務(wù)上墻管理制度解讀:包括制度的目的、內(nèi)容、執(zhí)行要求和獎(jiǎng)懲措施。

-會(huì)議流程及信息收集:講解會(huì)議前的準(zhǔn)備工作、會(huì)議中的執(zhí)行細(xì)節(jié)以及會(huì)議后的后續(xù)工作。

-信息準(zhǔn)確性與時(shí)效性:強(qiáng)調(diào)信息準(zhǔn)確性、及時(shí)更新的重要性,以及如何處理突發(fā)情況。

-設(shè)備操作與維護(hù):培訓(xùn)會(huì)議服務(wù)人員如何正確操作和維護(hù)會(huì)議信息展示設(shè)備。

-溝通與協(xié)作技巧:提升會(huì)議服務(wù)人員在會(huì)議過(guò)程中的溝通能力和團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力。

2.培訓(xùn)方式:

-內(nèi)部培訓(xùn):由會(huì)議服務(wù)管理部門(mén)或具備豐富經(jīng)驗(yàn)的同事進(jìn)行講解和演示。

-外部培訓(xùn):邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn),提供專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能。

-實(shí)戰(zhàn)演練:通過(guò)模擬會(huì)議場(chǎng)景,讓會(huì)議服務(wù)人員實(shí)際操作,提高實(shí)踐能力。

3.考核機(jī)制:

-理論考核:對(duì)會(huì)議服務(wù)上墻管理制度和操作流程進(jìn)行書(shū)面測(cè)試。

-實(shí)踐考核:通過(guò)實(shí)際操作,考察會(huì)議服務(wù)人員的信息收集、處理和展示能力。

-反饋評(píng)估:收集參會(huì)人員和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的反饋,評(píng)估會(huì)議服務(wù)人員的表現(xiàn)。

4.考核結(jié)果運(yùn)用:

-對(duì)考核優(yōu)秀的人員給予獎(jiǎng)勵(lì),提高工作積極性。

-對(duì)考核不合格的人員進(jìn)行再次培訓(xùn),直至合格。

-定期對(duì)考核結(jié)果進(jìn)行總結(jié),持續(xù)優(yōu)化培訓(xùn)內(nèi)容和考核標(biāo)準(zhǔn)。

七、監(jiān)督與反饋

為了保證會(huì)議服務(wù)上墻管理制度的有效執(zhí)行,公司需建立一套監(jiān)督與反饋機(jī)制,具體如下:

1.監(jiān)督機(jī)制:

-定期監(jiān)督:會(huì)議服務(wù)管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)議服務(wù)上墻工作進(jìn)行監(jiān)督,確保制度得到貫徹執(zhí)行。

-不定期抽查:對(duì)部分會(huì)議進(jìn)行不定期抽查,檢查信息上墻的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。

-會(huì)議記錄審核:審核會(huì)議記錄,確保上墻信息與會(huì)議實(shí)際內(nèi)容相符。

2.反饋渠道:

-參會(huì)人員反饋:鼓勵(lì)參會(huì)人員對(duì)會(huì)議服務(wù)上墻工作進(jìn)行反饋,可以通過(guò)口頭、書(shū)面或在線表單等方式。

-領(lǐng)導(dǎo)層反饋:會(huì)議組織者或領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)會(huì)議服務(wù)上墻工作提出意見(jiàn)和建議。

-內(nèi)部反饋:會(huì)議服務(wù)人員之間相互交流,分享經(jīng)驗(yàn)和遇到的問(wèn)題。

3.反饋處理:

-及時(shí)響應(yīng):對(duì)于收到的反饋,會(huì)議服務(wù)管理部門(mén)應(yīng)盡快響應(yīng),對(duì)問(wèn)題進(jìn)行核實(shí)和解決。

-問(wèn)題分析:對(duì)反饋中提到的問(wèn)題進(jìn)行分析,找出原因,并提出改進(jìn)措施。

-改進(jìn)措施:根據(jù)問(wèn)題分析結(jié)果,制定相應(yīng)的改進(jìn)措施,并監(jiān)督實(shí)施。

4.持續(xù)改進(jìn):

-定期評(píng)估:對(duì)會(huì)議服務(wù)上墻工作進(jìn)行全面評(píng)估,總結(jié)經(jīng)驗(yàn),查找不足。

-不斷優(yōu)化:根據(jù)評(píng)估結(jié)果,不斷優(yōu)化會(huì)議服務(wù)上墻管理制度,提升工作效率和質(zhì)量。

5.溝通與培訓(xùn):

-定期溝通:會(huì)議服務(wù)管理部門(mén)與會(huì)議服務(wù)人員保持定期溝通,確保信息暢通。

-專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn):針對(duì)反饋中存在的問(wèn)題,組織專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn),提升會(huì)議服務(wù)人員的專(zhuān)業(yè)技能和服務(wù)水平。

八、制度修訂

為了適應(yīng)公司發(fā)展和外部環(huán)境的變化,會(huì)議服務(wù)上墻管理制度應(yīng)定期進(jìn)行修訂和完善。以下是制度修訂的相關(guān)內(nèi)容:

1.修訂原則:

-目的明確:修訂應(yīng)圍繞提高會(huì)議效率、優(yōu)化服務(wù)流程、提升服務(wù)質(zhì)量等目的進(jìn)行。

-簡(jiǎn)便易行:修訂后的制度應(yīng)易于理解和執(zhí)行,避免過(guò)于復(fù)雜。

-實(shí)用性強(qiáng):修訂內(nèi)容應(yīng)具有實(shí)際操作價(jià)值,能夠解決實(shí)際問(wèn)題。

2.修訂流程:

-收集意見(jiàn):通過(guò)內(nèi)部溝通、問(wèn)卷調(diào)查等方式,收集各部門(mén)和參會(huì)人員對(duì)會(huì)議服務(wù)上墻管理制度的意見(jiàn)和建議。

-分析評(píng)估:對(duì)收集到的意見(jiàn)進(jìn)行分析評(píng)估,確定修訂的必要性和可行性。

-制定修訂方案:根據(jù)評(píng)估結(jié)果,制定具體的修訂方案,包括修訂內(nèi)容、修訂時(shí)間表等。

-審核批準(zhǔn):將修訂方案提交給相關(guān)部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。

-發(fā)布實(shí)施:修訂方案經(jīng)批準(zhǔn)后,正式發(fā)布并實(shí)施。

3.修訂內(nèi)容:

-根據(jù)公司發(fā)展需求,調(diào)整會(huì)議服務(wù)上墻的內(nèi)容和流程。

-優(yōu)化會(huì)議服務(wù)人員的職責(zé)和考核標(biāo)準(zhǔn)。

-引入新技術(shù)或方法,提升會(huì)議服務(wù)上墻的效率和質(zhì)量。

-完善獎(jiǎng)懲措施,激勵(lì)會(huì)議服務(wù)人員提高服務(wù)水平。

4.修訂周期:

-制度修訂周期一般為一年,根據(jù)實(shí)際情況可適當(dāng)調(diào)整。

-在修訂周期內(nèi),如遇重大變化或緊急情況,可隨時(shí)啟動(dòng)修訂程序。

5.修訂記錄:

-對(duì)每次修訂的內(nèi)容、時(shí)間、參與人員等進(jìn)行詳細(xì)記錄,以便于跟蹤和查詢(xún)。

九、附則

為確保會(huì)議服務(wù)上墻管理制度的順利實(shí)施和持續(xù)改進(jìn),以下附則內(nèi)容需予以關(guān)注:

1.解釋權(quán):

本制度由會(huì)議服務(wù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)解釋?zhuān)缬幸蓡?wèn),可向其咨詢(xún)。

2.生效日期:

本制度自發(fā)布之日起正式生效,原有相關(guān)規(guī)定與本制度不一致的,以本制度為準(zhǔn)。

3.修訂通知:

制度修訂時(shí),將通過(guò)公司內(nèi)部公告或郵件等形式通知相關(guān)人員。

4.適應(yīng)性調(diào)整:

針對(duì)特殊會(huì)議或活動(dòng),可根據(jù)實(shí)際情況對(duì)制度進(jìn)行適應(yīng)性調(diào)整,但需確保調(diào)整后的措施符合公司整體管理要求。

5.相關(guān)文件:

本制度作為會(huì)議服務(wù)上墻管理的核心文件,其他相關(guān)文件如會(huì)議通知、參會(huì)人員名單等均應(yīng)遵循本制度的規(guī)定。

6.執(zhí)行監(jiān)督:

公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)或其他相關(guān)部門(mén)對(duì)會(huì)議服務(wù)上墻管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督,確保制度得到有效執(zhí)行。

7.變更通知:

如遇公司組織架構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)流程變化等情況,可能影響本制度執(zhí)行時(shí),應(yīng)及時(shí)調(diào)整或修訂本制度。

8.執(zhí)行責(zé)任:

所有參與會(huì)議服務(wù)上墻工作的員工均應(yīng)遵守本制度,對(duì)違反制度的行為,將根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

9.法律效力:

本制度如有違反國(guó)家法律法規(guī)之處,將依法進(jìn)行調(diào)整,并承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。

10.實(shí)施細(xì)則:

本制度的實(shí)施細(xì)則由會(huì)議服務(wù)管理部門(mén)另行制定,與本制度具有同等法律效力。

十、獎(jiǎng)懲措施

為了激勵(lì)會(huì)議服務(wù)人員遵守制度,提高服務(wù)質(zhì)量,公司設(shè)立以下獎(jiǎng)懲措施:

1.獎(jiǎng)勵(lì)措施:

-表彰優(yōu)秀:對(duì)在會(huì)議服務(wù)上墻工作中表現(xiàn)突出、服務(wù)質(zhì)量?jī)?yōu)秀的個(gè)人或團(tuán)隊(duì)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

-提升機(jī)會(huì):為表現(xiàn)優(yōu)異的員工提供晉升、培訓(xùn)等機(jī)會(huì),以促進(jìn)個(gè)人職業(yè)發(fā)展。

-物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì):根據(jù)員工在會(huì)議服務(wù)上墻工作中的貢獻(xiàn),給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì),如獎(jiǎng)金、禮品等。

2.懲戒措施:

-警告:對(duì)于違反會(huì)議服務(wù)上墻管理制度的行為,給予口頭或書(shū)面警告,提醒員工注意改正。

-記過(guò):對(duì)情節(jié)較

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