山東契約管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范山東地區(qū)各類(lèi)契約的管理，確保契約的簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)合法合規(guī)、有序進(jìn)行，保護(hù)公司/組織及相關(guān)方的合法權(quán)益，維護(hù)正常的經(jīng)濟(jì)秩序和交易安全。（二）適用范圍本辦法適用于山東地區(qū)公司/組織簽訂的各類(lèi)契約，包括但不限于買(mǎi)賣(mài)合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等民事契約，以及與政府部門(mén)、事業(yè)單位等簽訂的行政契約和合作協(xié)議。（三）基本原則1.合法性原則：契約的簽訂、履行等活動(dòng)必須符合國(guó)家法律法規(guī)和山東地區(qū)的相關(guān)政策規(guī)定。2.平等自愿原則：契約雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂契約，任何一方不得強(qiáng)迫另一方簽訂契約。3.公平公正原則：契約條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方的合法權(quán)益，不得損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：契約雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行契約約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除契約。（四）職責(zé)分工1.法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)契約文本的合法性審查，確保契約條款符合法律法規(guī)要求。參與契約談判，提供法律意見(jiàn)和風(fēng)險(xiǎn)防范建議。負(fù)責(zé)處理契約糾紛，代表公司/組織進(jìn)行訴訟或仲裁。2.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)提出簽訂契約的需求，參與契約談判，明確契約標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、履行期限等主要條款。負(fù)責(zé)契約的履行，及時(shí)向?qū)Ψ铰男辛x務(wù)，并對(duì)對(duì)方履行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。負(fù)責(zé)收集、整理與契約相關(guān)的文件資料，及時(shí)向法務(wù)部門(mén)和其他相關(guān)部門(mén)提供信息。3.財(cái)務(wù)部門(mén)參與契約談判，提供財(cái)務(wù)方面的意見(jiàn)和建議，對(duì)契約涉及的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核。負(fù)責(zé)契約款項(xiàng)的收付管理，確?？铐?xiàng)的安全和及時(shí)到賬。對(duì)契約執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，為公司/組織決策提供財(cái)務(wù)依據(jù)。4.其他相關(guān)部門(mén)：根據(jù)各自職責(zé)，配合法務(wù)部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)等做好契約管理的相關(guān)工作。二、契約的簽訂（一）契約的發(fā)起1.業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)《契約發(fā)起申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明契約的背景、目的、主要內(nèi)容、預(yù)計(jì)金額、履行期限等信息，并提交相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。2.相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)契約發(fā)起申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核契約的必要性、可行性、合法性等，簽署審核意見(jiàn)后報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）契約的談判1.經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)組織與對(duì)方進(jìn)行契約談判。談判人員應(yīng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識(shí)和談判技巧，熟悉契約相關(guān)法律法規(guī)和政策規(guī)定。2.在談判過(guò)程中，談判人員應(yīng)充分了解對(duì)方的需求和意見(jiàn)，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，對(duì)契約條款進(jìn)行反復(fù)協(xié)商和溝通，確保契約條款公平合理、切實(shí)可行。3.對(duì)于重大契約或涉及復(fù)雜法律問(wèn)題的契約，法務(wù)部門(mén)應(yīng)參與談判，提供法律支持和風(fēng)險(xiǎn)防范建議。（三）契約文本的擬定1.談判達(dá)成一致意見(jiàn)后，業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)根據(jù)談判結(jié)果擬定契約文本。契約文本應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，明確表述雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或矛盾的條款。2.契約文本應(yīng)包含以下主要條款：當(dāng)事人的名稱(chēng)或者姓名和住所；標(biāo)的；數(shù)量；質(zhì)量；價(jià)款或者報(bào)酬；履行期限、地點(diǎn)和方式；違約責(zé)任；解決爭(zhēng)議的方法。3.對(duì)于特殊類(lèi)型的契約，如技術(shù)合同、租賃合同等，還應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，增加相應(yīng)的必備條款。（四）契約文本的審核1.契約文本擬定完成后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)將契約文本提交法務(wù)部門(mén)進(jìn)行合法性審查。法務(wù)部門(mén)應(yīng)重點(diǎn)審查契約條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出修改意見(jiàn)。2.法務(wù)部門(mén)審查通過(guò)后，契約文本應(yīng)提交財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行財(cái)務(wù)審核。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)重點(diǎn)審查契約涉及的財(cái)務(wù)條款是否合理，是否符合公司/組織的財(cái)務(wù)政策和預(yù)算安排，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出修改意見(jiàn)。3.根據(jù)法務(wù)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)的審核意見(jiàn)，業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)契約文本進(jìn)行修改完善，確保契約文本合法合規(guī)、準(zhǔn)確無(wú)誤。修改后的契約文本經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人再次審核后，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。（五）契約的簽訂1.經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由法定代表人或其授權(quán)代表與對(duì)方簽訂契約。簽訂契約時(shí)，應(yīng)確保簽字蓋章手續(xù)齊全、真實(shí)有效，契約文本一式多份，雙方各執(zhí)一份，公司/組織相關(guān)部門(mén)留存?zhèn)浞荨?.對(duì)于涉及金額較大、風(fēng)險(xiǎn)較高的契約，簽訂后應(yīng)及時(shí)將契約副本報(bào)送公司/組織內(nèi)部相關(guān)部門(mén)備案，以便跟蹤監(jiān)督契約的履行情況。三、契約的履行（一）履行計(jì)劃的制定1.契約簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)契約約定，制定詳細(xì)的履行計(jì)劃，明確各階段的工作任務(wù)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人等，并將履行計(jì)劃提交相關(guān)部門(mén)備案。2.履行計(jì)劃應(yīng)具有可操作性和可監(jiān)控性，確保能夠按時(shí)、按質(zhì)、按量完成契約約定的義務(wù)。（二）履行過(guò)程的跟蹤與監(jiān)督1.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)契約履行過(guò)程進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)掌握對(duì)方的履行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與對(duì)方溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施解決問(wèn)題，確保契約順利履行。2.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)契約款項(xiàng)的收付情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，確?？铐?xiàng)的收付符合契約約定和公司/組織財(cái)務(wù)管理制度要求。3.法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)契約履行過(guò)程中的法律問(wèn)題進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，及時(shí)提供法律意見(jiàn)和建議，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。（三）履行情況的報(bào)告1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期向公司/組織領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)報(bào)告契約履行情況，報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括契約履行的進(jìn)展情況、存在的問(wèn)題及解決措施、下一步工作計(jì)劃等。2.對(duì)于契約履行過(guò)程中出現(xiàn)的重大問(wèn)題或風(fēng)險(xiǎn)，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向公司/組織領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并提出相應(yīng)的解決方案和建議。（四）變更與解除1.在契約履行過(guò)程中，如因不可抗力、政策調(diào)整、市場(chǎng)變化等原因需要變更或解除契約的，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與對(duì)方協(xié)商，并簽訂書(shū)面的變更或解除協(xié)議。2.變更或解除契約的協(xié)議應(yīng)符合法律法規(guī)要求，明確變更或解除的原因、內(nèi)容、雙方的權(quán)利和義務(wù)等，并報(bào)法務(wù)部門(mén)進(jìn)行合法性審查。3.變更或解除契約后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)調(diào)整履行計(jì)劃，并向相關(guān)部門(mén)報(bào)告變更或解除契約的情況。四、契約的檔案管理（一）檔案的收集與整理1.契約簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將契約文本及相關(guān)文件資料收集齊全，包括契約談判記錄、審核意見(jiàn)、履行過(guò)程中的相關(guān)文件等，并進(jìn)行整理歸檔。2.檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)收集到的契約檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等整理工作，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。（二）檔案的保管與查閱1.契約檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、保密的場(chǎng)所，防止檔案資料的丟失、損壞或泄露。2.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱契約檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案資料。3.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱契約檔案的，應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并提供有效證明文件。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自查閱與工作無(wú)關(guān)的檔案資料。（三）檔案的銷(xiāo)毀1.契約檔案保管期限屆滿(mǎn)后，檔案管理部門(mén)應(yīng)按照檔案銷(xiāo)毀的相關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀前，應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清單》，詳細(xì)記錄檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限等信息，并報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀過(guò)程的真實(shí)性和合法性。銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清單》上簽字確認(rèn)。五、契約糾紛的處理（一）糾紛的預(yù)防1.公司/組織應(yīng)加強(qiáng)契約管理培訓(xùn)，提高員工的契約意識(shí)和法律意識(shí)，增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范能力。2.在契約簽訂前，應(yīng)充分進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，對(duì)可能出現(xiàn)的糾紛進(jìn)行預(yù)測(cè)和防范。3.在契約履行過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照契約約定履行義務(wù)，及時(shí)與對(duì)方溝通協(xié)調(diào)，避免糾紛的發(fā)生。（二）糾紛的處理程序1.當(dāng)發(fā)生契約糾紛時(shí)，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)資料，分析糾紛的原因和責(zé)任，提出初步的解決方案，并報(bào)法務(wù)部門(mén)。2.法務(wù)部門(mén)對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)提交的糾紛情況進(jìn)行審查，根據(jù)具體情況制定糾紛處理方案，確定是否通過(guò)協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等方式解決糾紛。3.對(duì)于需要通過(guò)協(xié)商、調(diào)解解決的糾紛，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)積極與對(duì)方溝通協(xié)商，爭(zhēng)取達(dá)成和解協(xié)議。協(xié)商、調(diào)解過(guò)程中，法務(wù)部門(mén)應(yīng)提供法律支持和指導(dǎo)。4.對(duì)于協(xié)商、調(diào)解不成的糾紛，公司/組織應(yīng)根據(jù)糾紛的性質(zhì)和具體情況，及時(shí)向仲裁機(jī)構(gòu)申請(qǐng)仲裁或向人民法院提起訴訟。在仲裁或訴訟過(guò)程中，法務(wù)部門(mén)應(yīng)代表公司/組織參加仲裁或訴訟活動(dòng)，維