外購物資管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司外購物資管理，規(guī)范采購流程，確保外購物資的質(zhì)量、交期和成本符合公司要求，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有外購物資的采購、驗(yàn)收、入庫、存儲(chǔ)、發(fā)放及使用等環(huán)節(jié)的管理。外購物資包括但不限于原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品、勞保用品等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：外購物資管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所購物資符合公司生產(chǎn)經(jīng)營要求。3.成本效益原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和成本控制措施，降低采購成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。4.流程規(guī)范原則：建立健全外購物資管理流程，明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)和操作規(guī)范，確保管理工作有序進(jìn)行。5.信息透明原則：加強(qiáng)外購物資管理過程中的信息溝通與共享，確保相關(guān)信息及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，便于監(jiān)督和決策。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)制定采購計(jì)劃，選擇合格供應(yīng)商，簽訂采購合同。2.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。3.收集、整理供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案。（二）質(zhì)量部門1.制定外購物資檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程。2.對外購物資進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收，確保物資質(zhì)量符合要求。3.對不合格物資進(jìn)行判定和處理，跟蹤整改情況。（三）倉庫管理部門1.負(fù)責(zé)外購物資的入庫、存儲(chǔ)、發(fā)放及庫存管理。2.建立物資臺(tái)賬，定期盤點(diǎn)庫存，確保賬實(shí)相符。3.做好物資的保管和防護(hù)工作，防止物資損壞、變質(zhì)。（四）使用部門1.根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，提出物資需求計(jì)劃。2.參與物資的驗(yàn)收工作，對物資的適用性進(jìn)行確認(rèn)。3.合理使用物資，及時(shí)反饋物資使用過程中的問題。（五）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)外購物資采購資金的審核和支付。2.參與采購合同的評審，對采購成本進(jìn)行核算和控制。3.定期對外購物資的成本進(jìn)行分析和評估。三、采購管理（一）采購計(jì)劃1.使用部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和庫存情況，提前制定物資需求計(jì)劃，并提交給采購部門。2.采購部門結(jié)合物資需求計(jì)劃、庫存狀況和采購周期等因素，制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時(shí)間等內(nèi)容。3.采購計(jì)劃需經(jīng)相關(guān)部門審核和批準(zhǔn)后實(shí)施。審核和批準(zhǔn)的流程及權(quán)限按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。供應(yīng)商信息應(yīng)包括供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.采購部門根據(jù)采購物資的類別和要求，制定供應(yīng)商評估標(biāo)準(zhǔn)。評估標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)涵蓋供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等方面。3.采購部門按照供應(yīng)商評估標(biāo)準(zhǔn)，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行評估和篩選。評估方式可包括實(shí)地考察、樣品檢驗(yàn)、市場調(diào)研、供應(yīng)商業(yè)績評價(jià)等。4.經(jīng)評估合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)與其簽訂合作協(xié)議或采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合作協(xié)議或采購合同應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。5.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價(jià)和考核，評價(jià)內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評價(jià)結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對于不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰。（三）采購合同管理1.采購合同簽訂前，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門對合同條款進(jìn)行評審。評審內(nèi)容包括合同的合法性、完整性、準(zhǔn)確性、合理性等方面。2.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便各部門按照合同要求履行職責(zé)。3.采購部門應(yīng)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時(shí)掌握供應(yīng)商的交貨進(jìn)度、物資質(zhì)量等信息。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商有違約行為，應(yīng)及時(shí)采取措施，要求供應(yīng)商限期整改或承擔(dān)違約責(zé)任。4.在采購合同執(zhí)行過程中，如因特殊原因需要變更合同條款，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議。補(bǔ)充協(xié)議應(yīng)作為原合同的組成部分，具有同等法律效力。四、驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.質(zhì)量部門應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司要求，制定外購物資檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)。檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確物資的質(zhì)量要求、檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)方法、合格判定準(zhǔn)則等內(nèi)容。2.對于有特殊質(zhì)量要求的物資，質(zhì)量部門應(yīng)在檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)中明確規(guī)定相應(yīng)的特殊檢驗(yàn)要求和方法。（二）驗(yàn)收流程1.物資到貨前，采購部門應(yīng)提前通知質(zhì)量部門和倉庫管理部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.物資到貨時(shí)，倉庫管理部門應(yīng)核對物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、包裝等信息是否與采購合同一致，并對物資的外觀質(zhì)量進(jìn)行初步檢查。3.質(zhì)量部門按照檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)對物資進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)。檢驗(yàn)方式可包括全檢、抽檢等。對于重要物資或關(guān)鍵零部件，應(yīng)進(jìn)行全檢。4.檢驗(yàn)合格的物資，質(zhì)量部門應(yīng)出具檢驗(yàn)報(bào)告，并在物資上加蓋合格標(biāo)識(shí)。倉庫管理部門憑檢驗(yàn)報(bào)告辦理入庫手續(xù)。5.檢驗(yàn)不合格的物資，質(zhì)量部門應(yīng)出具不合格報(bào)告，并及時(shí)通知采購部門。采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商處理方式，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。（三）驗(yàn)收記錄1.質(zhì)量部門和倉庫管理部門應(yīng)做好外購物資的驗(yàn)收記錄。驗(yàn)收記錄應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、到貨日期、檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)結(jié)果、檢驗(yàn)人員等內(nèi)容。2.驗(yàn)收記錄應(yīng)妥善保存，保存期限按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。驗(yàn)收記錄作為物資質(zhì)量追溯和供應(yīng)商評價(jià)的重要依據(jù)。五、入庫管理（一）入庫手續(xù)1.倉庫管理部門在物資驗(yàn)收合格后，應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)。入庫手續(xù)包括填寫入庫單、登記物資臺(tái)賬等。2.入庫單應(yīng)注明物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、到貨日期、入庫日期等內(nèi)容，并由倉庫管理人員簽字確認(rèn)。3.倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)入庫單及時(shí)登記物資臺(tái)賬，物資臺(tái)賬應(yīng)記錄物資的出入庫情況、庫存數(shù)量、存放位置等信息。（二）入庫物資的存放1.倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)物資的類別、性質(zhì)、特點(diǎn)等因素，合理安排物資的存放位置。物資應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。2.對于有特殊存放要求的物資，如易燃易爆物資、有毒有害物資等，倉庫管理部門應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行存放，并采取相應(yīng)的防護(hù)措施。3.倉庫管理部門應(yīng)定期對庫存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)記錄在盤點(diǎn)表中，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行調(diào)整。六、存儲(chǔ)管理（一）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)物資的特性，提供適宜的存儲(chǔ)環(huán)境。存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)包括溫度、濕度、通風(fēng)、照明等方面的要求。2.對于易受潮、易生銹、易變質(zhì)的物資，倉庫管理部門應(yīng)采取防潮、防銹、防腐等措施，確保物資質(zhì)量不受影響。3.對于易燃易爆物資、有毒有害物資等危險(xiǎn)物品，倉庫管理部門應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)，并設(shè)置明顯的警示標(biāo)識(shí)。（二）庫存管理1.倉庫管理部門應(yīng)建立庫存管理制度，定期對庫存物資進(jìn)行盤點(diǎn)和清查。盤點(diǎn)周期可根據(jù)物資的特點(diǎn)和重要性確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。2.倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)庫存情況，及時(shí)提出物資采購建議或庫存處理建議。對于積壓物資、廢舊物資等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理和處理，以減少庫存占用資金和倉儲(chǔ)空間。3.倉庫管理部門應(yīng)做好庫存物資的安全管理工作，防止物資被盜、被損壞、被挪用等情況發(fā)生。加強(qiáng)倉庫的安全防范措施，配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保倉庫安全。七、發(fā)放管理（一）發(fā)放流程1.使用部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫物資領(lǐng)用申請表，并提交給倉庫管理部門。物資領(lǐng)用申請表應(yīng)注明物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等內(nèi)容。2.倉庫管理部門根據(jù)物資領(lǐng)用申請表，核對庫存情況。如庫存充足，倉庫管理部門應(yīng)及時(shí)發(fā)放物資，并填寫物資發(fā)放單。物資發(fā)放單應(yīng)注明物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用日期等內(nèi)容，并由倉庫管理人員和領(lǐng)用人員簽字確認(rèn)。3.如庫存不足，倉庫管理部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門進(jìn)行補(bǔ)貨。采購部門應(yīng)根據(jù)物資需求情況，制定補(bǔ)貨計(jì)劃，并盡快組織采購。（二）發(fā)放記錄1.倉庫管理部門應(yīng)做好物資發(fā)放記錄。物資發(fā)放記錄應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人員等內(nèi)容。2.物資發(fā)放記錄應(yīng)妥善保存，保存期限按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。物資發(fā)放記錄作為物資消耗統(tǒng)計(jì)和成本核算的重要依據(jù)。八、使用管理（一）使用部門職責(zé)1.使用部門應(yīng)合理使用外購物資，確保物資的使用效果和使用壽命。2.使用部門應(yīng)建立物資使用臺(tái)賬，記錄物資的領(lǐng)用、使用、消耗等情況。物資使用臺(tái)賬應(yīng)定期與倉庫管理部門進(jìn)行核對，確保賬賬相符。3.使用部門在物資使用過程中，如發(fā)現(xiàn)物資質(zhì)量問題或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)通知采購部門和質(zhì)量部門，并配合相關(guān)部門進(jìn)行處理。（二）物資報(bào)廢管理1.對于已損壞、已過期、已淘汰等無法繼續(xù)使用的物資，使用部門應(yīng)填寫物資報(bào)廢申請表，并提交給倉庫管理部門。物資報(bào)廢申請表應(yīng)注明物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、報(bào)廢原因等內(nèi)容。2.倉庫管理部門根據(jù)物資報(bào)廢申請表，對擬報(bào)廢物資進(jìn)行核實(shí)和確認(rèn)。如確認(rèn)無誤，倉庫管理部門應(yīng)將擬報(bào)廢物資集中存放，并通知質(zhì)量部門進(jìn)行鑒定。3.質(zhì)量部門對擬報(bào)廢物資進(jìn)行鑒定，如鑒定為報(bào)廢物資，質(zhì)量部門應(yīng)出具報(bào)廢鑒定報(bào)告。倉庫管理部門憑報(bào)廢鑒定報(bào)告辦理物資報(bào)廢手續(xù)，并填寫物資報(bào)廢清單。物資報(bào)廢清單應(yīng)注明物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、報(bào)廢日期、報(bào)廢原因等內(nèi)容，并由倉庫管理人員和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。4.物資報(bào)廢后，倉庫管理部門應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。對于有回收價(jià)值的報(bào)廢物資，可進(jìn)行回收再利用；對于無回收價(jià)值的報(bào)廢物資，可進(jìn)行變賣或銷毀等處理。物資報(bào)廢處理情況應(yīng)記錄在物資報(bào)廢處理臺(tái)賬中。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)建立外購物資管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對外購物資管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括采購流程執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理情況、驗(yàn)收管理情況、入庫管理情況、存儲(chǔ)管理情況、發(fā)放管理情況、使用管理情況等方面。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查、不定期抽查、專項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行。檢查人員應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢查，并做好檢查記錄。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檢查人員應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。責(zé)任部門應(yīng)按照整改通知書的要求，制定整改措施，并認(rèn)真組織實(shí)施。整改完成后，責(zé)任部門應(yīng)向公司提交整改報(bào)告，公司對整改情況進(jìn)行復(fù)查。（二）考核評價(jià)1.公司應(yīng)建立外購物資管理考核評價(jià)制度，對各部門的外購物資管理工作進(jìn)行考核評價(jià)?？己嗽u價(jià)指標(biāo)應(yīng)包括物資質(zhì)量、采購成本、交貨期、庫存管理、服務(wù)滿意度等方面。2