學校信件管理辦法一、總則（一）目的為加強學校信件管理，確保信件傳遞的及時、準確、安全，保障學校各項工作的正常開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于學校各部門、各年級、各班級以及全體教職員工和學生在學校工作、學習、生活過程中涉及的各類信件的管理。（三）基本原則1.準確及時原則：確保信件能夠準確、迅速地送達收件人手中，不得延誤。2.安全保密原則：嚴格保護信件內(nèi)容的安全和機密性，防止信件丟失、泄露或被篡改。3.規(guī)范有序原則：信件的收發(fā)、登記、傳遞、保管等環(huán)節(jié)應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進行，做到規(guī)范有序。二、信件分類（一）公務(wù)信件1.上級機關(guān)、教育主管部門及其他相關(guān)單位發(fā)來的文件、通知、公函等。2.學校與其他單位之間的業(yè)務(wù)往來信件，包括合作協(xié)議、項目申報、工作聯(lián)系等。3.學校內(nèi)部各部門之間的工作溝通信件，如工作安排、請示報告、協(xié)調(diào)事項等。（二）師生信件1.教師的教學資料、學術(shù)交流信件、個人事務(wù)信件等。2.學生的家書、學習資料、個人信件等。（三）其他信件1.校友來信、捐贈信件等。2.各類社會機構(gòu)、個人寄給學校的咨詢、建議、投訴等信件。三、信件收發(fā)管理（一）收發(fā)人員職責1.學校辦公室負責學校公務(wù)信件的統(tǒng)一收發(fā)工作，設(shè)立專門的信件收發(fā)崗位，配備專人負責。對收到的公務(wù)信件進行及時登記、分類、編號，并根據(jù)信件內(nèi)容和性質(zhì)，及時分送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門處理。負責向外發(fā)送學校的各類公務(wù)信件，確保信件按照規(guī)定的格式、內(nèi)容和要求進行撰寫、審核、蓋章，并通過郵政、快遞等正規(guī)渠道及時發(fā)出。2.各部門、年級、班級明確本部門、年級、班級的信件接收人員，負責接收本部門、年級、班級的信件，并及時轉(zhuǎn)交給相關(guān)人員。對于需要回復(fù)的信件，應(yīng)按照學校的規(guī)定和要求，及時起草回復(fù)內(nèi)容，經(jīng)部門負責人審核后，交學校辦公室統(tǒng)一發(fā)出。3.收發(fā)人員工作要求收發(fā)人員應(yīng)嚴格遵守工作時間，確保信件收發(fā)工作的正常進行。不得擅自離崗、脫崗，如有特殊情況需要請假，應(yīng)提前安排好工作交接。認真核對信件的收件人姓名、地址、郵編等信息，確保信件能夠準確送達。對于地址不詳、收件人信息不明確的信件，應(yīng)及時與寄件人聯(lián)系核實。妥善保管信件，不得隨意丟棄、損毀或私自拆閱信件內(nèi)容。對于重要信件和機密信件，應(yīng)采取特殊的保管措施，確保信件安全。（二）信件接收流程1.學校辦公室收發(fā)人員收到信件后，首先對信件進行初步檢查，查看信件的外觀是否完好，是否有破損、水漬、油漬等情況。2.對信件進行登記，登記內(nèi)容包括信件的編號、寄件人姓名、地址、郵編、收件人姓名、部門、信件主題、收到日期等。3.根據(jù)信件的性質(zhì)和內(nèi)容，對信件進行分類。屬于公務(wù)信件的，按照學校的公文處理流程進行處理；屬于師生信件的，及時通知收件人領(lǐng)?。粚儆谄渌偶?，根據(jù)具體情況進行相應(yīng)的處理。4.在信件登記本上注明信件的處理情況，如已分送、已領(lǐng)取、已回復(fù)等，并簽名確認。（三）信件發(fā)送流程1.學校各部門、年級、班級需要向外發(fā)送信件時，應(yīng)填寫《學校信件發(fā)送申請表》，詳細注明信件的寄件人姓名、地址、郵編、收件人姓名、地址、郵編、信件主題、內(nèi)容摘要等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字。2.將《學校信件發(fā)送申請表》連同信件一并交學校辦公室收發(fā)人員。3.學校辦公室收發(fā)人員對信件進行審核，檢查信件的格式、內(nèi)容是否符合要求，是否需要加蓋學校公章等。對于不符合要求的信件，應(yīng)及時退回相關(guān)部門進行修改。4.審核通過后，收發(fā)人員按照規(guī)定的格式、內(nèi)容和要求對信件進行排版、打印、蓋章，并通過郵政、快遞等正規(guī)渠道及時發(fā)出。5.對發(fā)出的信件進行登記，登記內(nèi)容包括信件的編號、寄件人姓名、地址、郵編、收件人姓名、地址、郵編、信件主題、發(fā)出日期、快遞單號等，并將快遞單號告知相關(guān)部門或人員。四、信件傳遞管理（一）校內(nèi)傳遞1.學校內(nèi)部各部門之間的信件傳遞，原則上應(yīng)通過學校內(nèi)部辦公系統(tǒng)進行電子傳輸。對于需要紙質(zhì)信件傳遞的，應(yīng)按照以下流程進行：寄件部門將信件密封后，在信封上注明收件部門、收件人姓名，并在信封封口處加蓋部門公章。將信件交學校辦公室收發(fā)人員，由收發(fā)人員統(tǒng)一進行登記，并按照收件部門進行分類整理。學校辦公室收發(fā)人員定期將整理好的信件分送到各收件部門的信件接收人員手中。收件部門的信件接收人員收到信件后，應(yīng)及時通知收件人領(lǐng)取。2.各年級、班級之間的信件傳遞，由各年級、班級自行安排專人負責。傳遞過程中應(yīng)確保信件的安全和及時送達，不得延誤或丟失。（二）校外傳遞1.學校向外發(fā)送的公務(wù)信件，應(yīng)通過郵政、快遞等正規(guī)渠道進行傳遞。選擇快遞服務(wù)時，應(yīng)優(yōu)先選擇具有良好信譽和服務(wù)質(zhì)量的快遞公司，并與其簽訂服務(wù)協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.對于重要信件和機密信件，應(yīng)采用掛號信、特快專遞等方式進行傳遞，并要求快遞公司提供回執(zhí)單，以便跟蹤信件的傳遞情況。3.師生個人的信件，可根據(jù)個人意愿選擇郵政、快遞等方式進行傳遞。學校鼓勵師生通過電子信箱等方式進行溝通和交流，以提高工作效率和節(jié)約資源。五、信件保管管理（一）保管期限1.公務(wù)信件的保管期限按照學校檔案管理的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，重要文件和資料應(yīng)永久保存，一般性文件和資料保存期限為[X]年。2.師生信件的保管期限為[X]年。期滿后，經(jīng)學校辦公室負責人批準，可按照規(guī)定進行銷毀。（二）保管方式1.學校辦公室設(shè)立專門的信件保管室，配備必要的檔案柜、保險柜等保管設(shè)備，對公務(wù)信件進行集中保管。2.各部門、年級、班級應(yīng)指定專人負責本部門、年級、班級信件的保管工作，設(shè)立專門的文件夾或檔案盒，對信件進行分類整理、存放，并確保存放環(huán)境安全、干燥、通風。3.對于重要信件和機密信件，應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲、專人保管等，確保信件內(nèi)容的安全和機密性。（三）檔案整理1.學校辦公室收發(fā)人員應(yīng)定期對公務(wù)信件進行整理歸檔，按照信件的類別、時間順序等進行分類編號，編制目錄索引，便于查找和利用。2.各部門、年級、班級的信件保管人員應(yīng)定期對本部門、年級、班級的信件進行整理歸檔，將信件按照時間順序進行排列，裝訂成冊，并在封面上注明信件的起止日期、類別、數(shù)量等信息。3.學校辦公室應(yīng)定期對各部門、年級、班級的信件保管情況進行檢查和指導(dǎo)，確保信件保管工作的規(guī)范、有序。六、信件查閱管理（一）查閱范圍1.學校教職工因工作需要查閱公務(wù)信件的，可按照學校檔案查閱的相關(guān)規(guī)定進行查閱。查閱時應(yīng)填寫《學校信件查閱申請表》，注明查閱信件的編號、主題、查閱目的等信息，并經(jīng)所在部門負責人批準。2.學生因特殊情況需要查閱本人信件的，可向?qū)W校辦公室提出申請。學校辦公室在核實學生身份后，可允許學生查閱本人信件。查閱時應(yīng)有學校辦公室工作人員在場監(jiān)督。3.校外單位或個人因工作需要查閱學校信件的，應(yīng)持單位介紹信或有效身份證件，向?qū)W校辦公室提出申請。學校辦公室在審核查閱申請的合法性、必要性后，報學校分管領(lǐng)導(dǎo)批準，并按照規(guī)定的程序和要求提供查閱服務(wù)。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《學校信件查閱申請表》，并提交相關(guān)證明材料。2.申請表經(jīng)批準后，查閱人員到學校辦公室指定的地點進行查閱。查閱時應(yīng)遵守學校的相關(guān)規(guī)定，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、傳播信件內(nèi)容。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在《學校信件查閱登記表》上簽字確認，并將查閱的信件歸還原位。（三）查閱記錄學校辦公室應(yīng)建立信件查閱記錄檔案，詳細記錄查閱人員的姓名、單位、查閱信件的編號、主題、查閱時間、查閱目的等信息。查閱記錄檔案應(yīng)妥善保管，保存期限與信件保管期限相同。七、信件保密管理（一）保密責任1.學校全體教職員工和學生應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和學校的保密制度，自覺保守信件內(nèi)容的秘密。2.收發(fā)人員、信件傳遞人員、保管人員等直接接觸信件的工作人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務(wù)。對因工作失職導(dǎo)致信件內(nèi)容泄露的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責任。（二）保密措施1.對涉及國家機密、學校機密和個人隱私的信件，應(yīng)采取加密存儲、專人保管、限制查閱等保密措施，確保信件內(nèi)容不被泄露。2.在信件的收發(fā)、傳遞、保管等過程中，應(yīng)避免無關(guān)人員接觸信件。對于廢棄的信件，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀處理，防止信件內(nèi)容被非法獲取。3.加強對工作人員的保密教育，提高工作人員的保密意識和防范能力。定期組織保密培訓和考核，確保工作人員熟悉保密制度和操作規(guī)程。八、信件銷毀管理（一）銷毀范圍1.已過保管期限的公務(wù)信件、師生信件等。2.因工作失誤、重復(fù)收到等原因需要銷毀的信件。3.涉及國家機密、學校機密和個人隱私等不宜留存的信件。（二）銷毀流程1.學校辦公室收發(fā)人員或各部門、年級、班級的信件保管人員定期對需要銷毀的信件進行清理、核對，編制《學校信件銷毀清單》，注明信件的編號、主題、數(shù)量等信息。2.《學校信件銷毀清單》經(jīng)學校辦公室負責人審核簽字后，報學校分管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.