客運(yùn)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司客運(yùn)檔案管理，確?？瓦\(yùn)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司客運(yùn)業(yè)務(wù)中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在客運(yùn)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司客運(yùn)檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則。檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映客運(yùn)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則。全面收集、整理客運(yùn)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案，確保檔案的齊全。4.安全性原則。采取有效措施，保障客運(yùn)檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。（四）管理職責(zé)1.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善客運(yùn)檔案管理制度，并組織實(shí)施。指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的客運(yùn)檔案管理工作。集中統(tǒng)一管理公司客運(yùn)檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.各部門負(fù)責(zé)本部門客運(yùn)檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向公司檔案管理部門移交。明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作，確保檔案管理工作的正常開展。嚴(yán)格遵守公司客運(yùn)檔案管理制度，積極配合檔案管理部門做好檔案管理工作。二、檔案的形成與收集（一）形成范圍1.客運(yùn)業(yè)務(wù)合同、協(xié)議，包括旅客運(yùn)輸合同、包車合同、票務(wù)代理合同等。2.客運(yùn)車輛檔案，包括車輛行駛證、營(yíng)運(yùn)證、保險(xiǎn)單、維修記錄、安全檢查記錄等。3.駕駛員檔案，包括駕駛證、從業(yè)資格證、培訓(xùn)記錄、違章記錄、事故記錄等。4.旅客信息檔案，包括旅客購(gòu)票信息、身份信息、行程信息等。5.客運(yùn)業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、分析報(bào)告等。6.客運(yùn)安全管理文件、應(yīng)急預(yù)案、演練記錄等。7.客運(yùn)服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督與投訴處理記錄。8.其他與客運(yùn)業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、資料、圖表等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，及時(shí)收集本部門在客運(yùn)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案材料，確保檔案的齊全、完整。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，簽字蓋章手續(xù)完備，日期明確。3.對(duì)電子文件的收集，應(yīng)確保其內(nèi)容的完整性和可讀性，按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行保存。（三）收集時(shí)間1.客運(yùn)業(yè)務(wù)合同、協(xié)議等文件材料，應(yīng)在業(yè)務(wù)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)收集歸檔。2.客運(yùn)車輛檔案、駕駛員檔案等動(dòng)態(tài)管理檔案，應(yīng)定期更新收集，確保檔案信息的及時(shí)性。3.旅客信息檔案應(yīng)在旅客運(yùn)輸結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)收集整理。4.其他臨時(shí)性文件材料，應(yīng)在文件辦理完畢后及時(shí)收集歸檔。三、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.按照客運(yùn)業(yè)務(wù)的類別，分為客運(yùn)合同類、車輛管理類、駕駛員管理類、旅客信息類、安全管理類、服務(wù)質(zhì)量類等。2.每一類下再根據(jù)檔案的性質(zhì)、時(shí)間等因素進(jìn)行細(xì)分。例如，客運(yùn)合同類可分為國(guó)內(nèi)客運(yùn)合同、國(guó)際客運(yùn)合同、包車客運(yùn)合同等；車輛管理類可分為車輛購(gòu)置檔案、車輛維修檔案、車輛保險(xiǎn)檔案等。（三）整理步驟1.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行整理，去除金屬物，破損的文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。按照一定的順序排列文件，采用線裝或膠裝的方式進(jìn)行裝訂，確保文件整齊、牢固。2.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目。檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。題名應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的主要內(nèi)容，簡(jiǎn)潔明了。3.裝盒將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。每個(gè)檔案盒內(nèi)的檔案應(yīng)按照編號(hào)順序排列，盒內(nèi)應(yīng)有備考表，記錄檔案的整理情況和變動(dòng)情況。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案架上，排列有序，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，進(jìn)行備份，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全。3.對(duì)重要的客運(yùn)檔案，可采用異地備份的方式，防止因自然災(zāi)害等原因?qū)е聶n案丟失。（三）保管期限1.客運(yùn)業(yè)務(wù)合同、協(xié)議等檔案的保管期限為[X]年。2.客運(yùn)車輛檔案、駕駛員檔案等動(dòng)態(tài)管理檔案的保管期限為車輛或駕駛員報(bào)廢、注銷后[X]年。3.旅客信息檔案的保管期限為旅客運(yùn)輸結(jié)束后[X]年。4.客運(yùn)安全管理文件、應(yīng)急預(yù)案等檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存。5.其他檔案的保管期限根據(jù)其重要程度和實(shí)際需要確定，一般為[X]年至[X]年不等。（四）檔案的鑒定與銷毀1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，確保銷毀過(guò)程的安全和徹底。銷毀后，銷毀人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定，確保檔案信息的安全。2.服務(wù)為本原則。以滿足公司客運(yùn)業(yè)務(wù)工作和相關(guān)部門的需求為出發(fā)點(diǎn)，提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。3.嚴(yán)格審批原則。對(duì)涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案利用，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱客運(yùn)檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)對(duì)查閱人員進(jìn)行登記，提供必要的查閱場(chǎng)所和設(shè)備，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。2.借閱因特殊情況需要借閱客運(yùn)檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞和丟失。3.復(fù)制如需復(fù)制客運(yùn)檔案，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制內(nèi)容和用途，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明復(fù)制日期。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的客運(yùn)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便公司內(nèi)部人員對(duì)檔案信息的查詢和使用。3.確保檔案信息的安全，防止檔案信息的泄露和丟失。（二）信息化管理措施1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)客運(yùn)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，確保圖像清晰、完整。數(shù)字化后的檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的索引目錄，便于檢索和查詢。2.系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合公司客運(yùn)檔案管理的信息化系統(tǒng)，系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全。根據(jù)用戶的工作職責(zé)和需求，分配相應(yīng)的操作權(quán)限，如查閱、借閱、修改、刪除等權(quán)限。3.數(shù)據(jù)備份與安全定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。加強(qiáng)對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞修復(fù)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門的客運(yùn)檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合本辦法的要求。2.各部門應(yīng)定期對(duì)本部門的檔案管理工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并整改。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。2.檔案的完整性和準(zhǔn)確性，檢查檔案是否齊全、完整，內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確。3.檔案的保管條件，包括庫(kù)房設(shè)施、溫濕度控制、安全防護(hù)等情況。4.檔案信息化管理情況，包括系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)據(jù)備份、安全防護(hù)等情況。（三）檢查結(jié)果處理1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)