局內(nèi)發(fā)文管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本局內(nèi)發(fā)文管理，確保文件的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高文件處理效率和質(zhì)量，促進(jìn)各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本局各部門之間以及本局與外部單位之間的發(fā)文管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時(shí)高效原則：文件的起草、審核、簽發(fā)、傳遞、歸檔等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)間要求進(jìn)行，確保文件及時(shí)發(fā)揮作用。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保文件在流轉(zhuǎn)過(guò)程中的安全，防止文件泄露。二、發(fā)文種類（一）決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。（二）通知適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。（三）通報(bào)適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。（四）報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。（五）請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。（六）批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。（七）意見(jiàn)適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。（八）函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。三、發(fā)文流程（一）起草1.承辦部門負(fù)責(zé)文件的起草工作。起草人應(yīng)深入調(diào)查研究，充分了解相關(guān)情況，確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.文件起草應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，表述清晰，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。涉及專業(yè)內(nèi)容的，應(yīng)確保專業(yè)術(shù)語(yǔ)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.起草文件應(yīng)明確發(fā)文目的、依據(jù)、主要內(nèi)容、執(zhí)行要求等要素，并注明擬稿人、擬稿日期。（二）審核1.部門負(fù)責(zé)人對(duì)起草的文件進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和政策要求，是否與本局工作實(shí)際相符，格式是否規(guī)范等。2.初審?fù)ㄟ^(guò)后，將文件送局辦公室進(jìn)行復(fù)審。局辦公室審核人員應(yīng)從文件的整體結(jié)構(gòu)、語(yǔ)言表達(dá)、格式規(guī)范、發(fā)文程序等方面進(jìn)行全面審核，提出修改意見(jiàn)。3.對(duì)于重要文件或涉及多個(gè)部門的文件，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審，充分征求各方意見(jiàn)，確保文件的科學(xué)性、合理性和可操作性。（三）簽發(fā)1.文件經(jīng)審核修改后，由起草部門負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.局領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，對(duì)文件進(jìn)行簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱文件，簽署明確的意見(jiàn)，并注明簽發(fā)日期。3.屬于局領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，由局領(lǐng)導(dǎo)直接簽發(fā)；涉及重大事項(xiàng)或多個(gè)部門的文件，需經(jīng)局主要領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定后簽發(fā)。（四）編號(hào)1.局辦公室負(fù)責(zé)對(duì)已簽發(fā)的文件進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行，確保文件編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。2.文件編號(hào)應(yīng)包含年份、局機(jī)關(guān)代字、發(fā)文順序號(hào)等要素，如“[年份]×局發(fā)[順序號(hào)]號(hào)”。（五）印發(fā)1.局辦公室根據(jù)文件簽發(fā)意見(jiàn)和編號(hào)，對(duì)文件進(jìn)行排版、校對(duì)，確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。2.文件排版完成后，經(jīng)校對(duì)人員再次核對(duì)無(wú)誤，方可印發(fā)。印發(fā)份數(shù)應(yīng)根據(jù)文件的發(fā)送范圍和實(shí)際需要確定。3.文件印發(fā)時(shí)，應(yīng)加蓋本局印章。印章應(yīng)端正、清晰地蓋在文件落款處。（六）分發(fā)1.局辦公室負(fù)責(zé)將印發(fā)的文件按照規(guī)定的發(fā)送范圍進(jìn)行分發(fā)。分發(fā)時(shí)應(yīng)填寫文件分發(fā)登記表，詳細(xì)記錄文件的發(fā)送部門、份數(shù)、日期等信息。2.對(duì)于機(jī)要文件，應(yīng)按照機(jī)要文件管理規(guī)定進(jìn)行傳遞，確保文件的安全保密。3.文件分發(fā)后，應(yīng)及時(shí)跟蹤文件的接收情況，對(duì)于未按時(shí)接收或接收有疑問(wèn)的部門，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。四、發(fā)文格式（一）頁(yè)面設(shè)置1.紙張大?。阂话悴捎肁4紙（210mm×297mm）。2.頁(yè)邊距：上、下、左、右頁(yè)邊距一般各設(shè)置為2.5cm。（二）字體字號(hào)1.標(biāo)題：一般用二號(hào)宋體字，加粗，居中排列。2.正文：一般用三號(hào)仿宋體字，行距一般為固定值28磅。3.一級(jí)標(biāo)題：用三號(hào)黑體字，序號(hào)用“一、”“二、”“三、”等。4.二級(jí)標(biāo)題：用三號(hào)楷體字，序號(hào)用“（一）”“（二）”“（三）”等。5.三級(jí)標(biāo)題：用三號(hào)仿宋體字加粗，序號(hào)用“1.”“2.”“3.”等。6.落款：用三號(hào)仿宋體字，注明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和發(fā)文日期。（三）排版要求1.段落格式：首行縮進(jìn)2個(gè)字符，兩端對(duì)齊。2.頁(yè)碼：一般用四號(hào)宋體字，居下居中排列，位于頁(yè)面底部。3.附件：如有附件，應(yīng)在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。附件如有序號(hào)應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與正文一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號(hào)。五、發(fā)文存檔（一）文件歸檔1.文件印發(fā)后，局辦公室應(yīng)及時(shí)將文件定稿、正本、附件、發(fā)文稿紙等材料收集齊全，進(jìn)行整理歸檔。2.歸檔文件應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等進(jìn)行分類整理，編制歸檔文件目錄，便于查找和利用。3.歸檔文件應(yīng)使用符合檔案管理要求的裝具進(jìn)行裝訂和存放，確保文件的安全和完整。（二）檔案保管1.本局設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)于破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱檔案。因工作需要查閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自帶出檔案庫(kù)房。（三）檔案利用1.本局各部門因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)檔案管理部門審批。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見(jiàn)，為查閱人員提供必要的檔案資料，并做好查閱登記工作。查閱登記應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱內(nèi)容、歸還日期等信息。3.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、轉(zhuǎn)借或擅自復(fù)印檔案。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。六、發(fā)文保密（一）保密制度1.本局建立健全發(fā)文保密制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)發(fā)文過(guò)程中涉及的國(guó)家秘密、工作秘密等信息的保密管理。2.嚴(yán)格控制文件的知悉范圍，按照規(guī)定的發(fā)送范圍進(jìn)行發(fā)文，不得擅自擴(kuò)大文件的發(fā)放范圍。3.對(duì)于涉及保密內(nèi)容的文件，應(yīng)在文件上標(biāo)明密級(jí)和保密期限，并按照保密規(guī)定進(jìn)行傳遞、保管和處理。（二）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)發(fā)文人員的保密教育，提高保密意識(shí)，使其熟悉保密法律法規(guī)和本局保密制度，掌握保密技能。2.在文件起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、傳遞、歸檔等環(huán)節(jié)，應(yīng)采取必要的保密措施，如加密存儲(chǔ)、專人傳遞、專柜保管等，防止文件泄露。3.對(duì)廢棄的文件及相關(guān)材料，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，嚴(yán)禁隨意丟棄。銷毀文件時(shí)，應(yīng)進(jìn)行登記，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。（三）保密監(jiān)督檢查1.本局定期對(duì)發(fā)文保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題，確保保密制度的有效執(zhí)行。2.對(duì)于違反發(fā)文保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。情節(jié)嚴(yán)重的，將移交司法機(jī)關(guān)處理。七、發(fā)文信息化管理（一）電子發(fā)文系統(tǒng)建設(shè)1.本局應(yīng)建立健全電子發(fā)文系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件的起草、審核、簽發(fā)、編號(hào)、印發(fā)、分發(fā)、存檔等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.電子發(fā)文系統(tǒng)應(yīng)具備文件模板管理、流程控制、權(quán)限管理、文件檢索、統(tǒng)計(jì)分析等功能，提高文件處理效率和管理水平。3.加強(qiáng)電子發(fā)文系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取數(shù)據(jù)加密、身份認(rèn)證、訪問(wèn)控制等措施，確保文件信息的安全。（二）電子文件管理1.本局應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定，對(duì)電子文件進(jìn)行規(guī)范管理。電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件具有同等效力。2.電子文件的形成、辦理、傳輸、存儲(chǔ)等過(guò)程應(yīng)符合電子文件管理要求，確保電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。3.定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。（三）信息化應(yīng)用培訓(xùn)1.加強(qiáng)對(duì)本局工作人員的電子發(fā)文系統(tǒng)操作培訓(xùn)，使其熟悉系統(tǒng)功能和操作流程，提高信息化應(yīng)用能力。2.定期組織信息化應(yīng)用培訓(xùn)，不斷更新培訓(xùn)內(nèi)容，提高培訓(xùn)效果。培訓(xùn)