大唐檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)大唐檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司/組織的管理水平和工作效率，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于大唐公司/組織各部門及所屬單位的檔案管理工作。（三）定義1.檔案：指公司/組織在各項活動中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括文件、資料、圖表、聲像等。2.歸檔：指各部門及所屬單位將辦理完畢、具有保存價值的文件材料，按照規(guī)定的范圍、程序和要求，移交檔案部門集中管理的過程。3.檔案管理：指檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等工作。（四）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案部門歸口負(fù)責(zé)。2.完整準(zhǔn)確原則。應(yīng)保證檔案的齊全完整、真實準(zhǔn)確，能夠客觀反映公司/組織的各項活動。3.便于利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用價值。4.依法管理原則。檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法進(jìn)行。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案部門，負(fù)責(zé)全公司/組織的檔案管理工作。各部門及所屬單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門的檔案管理工作，并接受檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）檔案部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本公司/組織的檔案管理制度和辦法。2.負(fù)責(zé)全公司/組織檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等工作。3.指導(dǎo)各部門及所屬單位的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動。4.參與公司/組織重大活動和重要項目的文件材料收集、整理和歸檔工作。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化。6.對公司/組織檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，對違反檔案管理制度的行為進(jìn)行糾正和處理。（三）各部門及所屬單位檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門及所屬單位文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作。2.按照檔案部門的要求，定期向檔案部門移交檔案。3.負(fù)責(zé)本部門及所屬單位檔案的保管和利用工作，確保檔案的安全和完整。4.接受檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括上級文件、內(nèi)部文件、會議文件、合同協(xié)議、技術(shù)資料、財務(wù)報表、聲像資料等。2.各部門及所屬單位在工作中形成的文件材料，按照國家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織檔案管理制度的要求進(jìn)行收集。3.公司/組織與外部單位簽訂的合同協(xié)議、合作項目文件等，由承辦部門負(fù)責(zé)收集，并及時移交檔案部門。（二）收集要求1.各部門及所屬單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)和背景信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合國家有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研項目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類等。2.立卷：將同一類別的文件材料按照一定的原則和方法進(jìn)行組合，組成案卷。案卷應(yīng)編有卷號、題名、日期、保管期限等。3.編目：對整理好的案卷進(jìn)行編號、著錄，編制案卷目錄、全引目錄、分類目錄等檢索工具，便于檔案的查找和利用。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。（二）檔案裝具1.應(yīng)選用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。2.檔案裝具應(yīng)堅固耐用，便于存放和查找檔案。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序排列存放，便于查找和利用。2.對重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整和可讀。（四）電子檔案保管1.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并進(jìn)行備份。備份應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。2.建立電子檔案管理制度，對電子檔案的收集、整理、存儲、利用等進(jìn)行規(guī)范管理。3.定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和可利用性。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，對檔案進(jìn)行鑒定。2.堅持全面審查、準(zhǔn)確判定檔案價值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映公司/組織的主要職能活動和歷史面貌。2.檔案的保存價值，包括現(xiàn)實利用價值和歷史研究價值。3.檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（四）保管期限劃分檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般職能活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為長期保管。保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織局部職能活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為短期保管。保管期限為5年以下。（五）銷毀程序1.對已到保管期限的檔案，由檔案鑒定小組進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。2.經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，編制檔案銷毀清冊，注明檔案的題名、日期、保管期限、數(shù)量等。3.檔案銷毀清冊應(yīng)一式兩份，一份留存檔案部門，一份送公司/組織財務(wù)部門備案。4.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字。六、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表，及時反映公司/組織檔案管理工作的基本情況。（二）移交工作1.各部門及所屬單位應(yīng)按照檔案管理制度的要求，定期向檔案部門移交檔案。移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、日期等。2.檔案部門應(yīng)對移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案的齊全完整。對不符合要求的檔案，應(yīng)退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或更正。3.檔案部門應(yīng)將接收的檔案及時整理、上架，納入正常管理。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織檔案管理制度的規(guī)定。2.方便快捷原則。應(yīng)簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供便利。3.確保安全原則。在檔案利用過程中，應(yīng)確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案部門查閱檔案原件或復(fù)印件。查閱時，應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.借閱：對確因工作需要借閱檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[具體期限]，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制：利用者因工作需要可申請復(fù)制檔案。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定收取復(fù)制費用。（三）利用審批1.查閱、借閱檔案應(yīng)填寫檔案利用審批表，注明利用目的、利用內(nèi)容、利用期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案部門審批。2.對涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案的利用，應(yīng)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）利用登記檔案部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳