對外函件管理辦法一、總則（一）目的為加強公司對外函件的管理，規(guī)范函件的起草、審核、發(fā)送、歸檔等流程，確保函件內容準確、格式規(guī)范、傳遞及時，維護公司的合法權益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門與外部單位（包括但不限于政府部門、合作伙伴、客戶、供應商等）之間往來的各類函件，包括但不限于公函、通知、請示、報告、函復等。（三）基本原則1.合法性原則：函件內容必須符合國家法律法規(guī)、政策規(guī)定以及行業(yè)標準，不得含有違法違規(guī)、損害公司利益或他人合法權益的內容。2.準確性原則：函件表述應準確清晰、邏輯嚴謹，避免產生歧義或誤解。涉及的數(shù)據(jù)、事實、政策依據(jù)等應真實可靠。3.規(guī)范性原則：函件格式應符合公司統(tǒng)一規(guī)定及行業(yè)通行規(guī)范，語言表達應規(guī)范得體、簡潔明了。4.及時性原則：根據(jù)函件的緊急程度和重要性，及時起草、審核、發(fā)送和回復，確保信息傳遞的時效性，避免因延誤導致工作被動或損失。二、職責分工（一）綜合管理部門1.負責制定、修訂和完善對外函件管理辦法，并監(jiān)督執(zhí)行。2.對各部門起草的函件進行格式審核，確保符合公司統(tǒng)一規(guī)范。3.負責公司對外函件的統(tǒng)一編號、登記和歸檔管理，建立函件管理臺賬。4.協(xié)助相關部門處理涉及公司整體利益或重大事項的函件，提供必要的政策法規(guī)咨詢和支持。（二）業(yè)務部門1.根據(jù)工作需要起草各類對外函件，確保函件內容與本部門業(yè)務相關且準確反映工作實際情況。2.對擬發(fā)送的函件進行內部審核，確保函件內容符合公司利益和相關規(guī)定，并提交部門負責人審批。3.負責跟蹤函件的發(fā)送、接收情況，及時處理對方的函件回復，并將相關情況反饋給綜合管理部門。4.按照檔案管理要求，整理、保存本部門涉及的對外函件資料，定期移交綜合管理部門歸檔。（三）審批部門1.部門負責人對本部門起草的函件進行全面審核，重點審核函件內容是否準確、合規(guī)，是否符合公司整體利益和工作要求，簽署審批意見。2.涉及重大事項、重要決策、金額較大或可能對公司產生重大影響的函件，需經公司分管領導或主要領導審批。三、函件起草（一）起草要求1.函件應主題明確，一事一函。開頭應明確致函對象，結尾應注明發(fā)函單位名稱、日期，并加蓋公章。2.內容應條理清晰，層次分明。按照提出問題、分析問題、解決問題的邏輯順序組織語言，重點突出，詳略得當。3.使用規(guī)范的漢字、標點符號和計量單位，避免使用生僻字、異體字和模糊不清的表述。（二）起草流程1.業(yè)務部門根據(jù)工作需要確定函件主題和內容框架，安排專人負責起草。2.起草人員應收集相關資料，進行充分的調研和分析，確保函件內容真實、準確、完整。3.在起草過程中，應注意語言表達的規(guī)范性和禮貌性，尊重對方單位，避免使用生硬、傲慢或不當?shù)难赞o。四、函件審核（一）審核內容1.合法性審核：檢查函件內容是否符合國家法律法規(guī)、政策規(guī)定以及行業(yè)標準，是否存在法律風險或違規(guī)行為。2.準確性審核：核對函件中的數(shù)據(jù)、事實、政策依據(jù)等是否準確無誤，表述是否清晰明確，避免產生歧義或誤解。3.規(guī)范性審核：審查函件格式是否符合公司統(tǒng)一規(guī)定及行業(yè)通行規(guī)范，包括字體、字號、排版、落款等方面。4.完整性審核：確認函件內容是否完整，是否涵蓋了需要表達的所有事項，相關附件是否齊全。5.合規(guī)性審核：審核函件是否符合公司內部管理制度和流程，是否經過必要的審批環(huán)節(jié)。（二）審核流程1.函件起草完成后，起草人員應將函件初稿提交本部門負責人進行初步審核。部門負責人重點審核函件內容是否符合本部門工作實際和公司利益，提出修改意見并簽字確認。2.經部門負責人審核通過的函件，提交綜合管理部門進行格式審核。綜合管理部門主要審核函件格式是否規(guī)范，編號是否準確，并在規(guī)定時間內反饋審核意見。3.對于涉及重大事項、重要決策、金額較大或可能對公司產生重大影響的函件，綜合管理部門在格式審核通過后，應提交公司分管領導或主要領導進行最終審批。4.審核人員應認真履行審核職責，對審核意見負責。如發(fā)現(xiàn)函件存在問題，應及時與起草人員溝通，提出修改建議，直至審核通過。五、函件發(fā)送（一）發(fā)送方式1.紙質函件：對于需要加蓋公章、具有法律效力或需要對方簽收確認的函件，一般采用紙質函件形式發(fā)送。通過郵政特快專遞（EMS）、掛號信等方式郵寄，并保留郵寄憑證。2.電子函件：對于時效性要求較高、無需加蓋公章或只需對方知曉的函件，可以采用電子函件形式發(fā)送。電子函件應使用公司統(tǒng)一的郵箱賬號發(fā)送，并在郵件主題中注明函件編號和主題，同時將函件正文以清晰可讀的格式（如PDF、Word等）作為附件發(fā)送。（二）發(fā)送流程1.經審核通過的函件，由業(yè)務部門負責按照確定的發(fā)送方式進行發(fā)送。2.采用紙質函件發(fā)送的，業(yè)務部門應填寫《對外函件郵寄登記表》，詳細記錄函件編號、主題、收件人、收件地址、聯(lián)系電話、郵寄日期、郵寄單號等信息，并將郵寄憑證交綜合管理部門留存。3.采用電子函件發(fā)送的，業(yè)務部門應在郵件發(fā)送后及時確認對方是否收到，并將郵件發(fā)送記錄（包括郵件發(fā)送時間、收件人郵箱地址等）交綜合管理部門備案。六、函件接收與回復（一）接收管理1.綜合管理部門負責接收外部單位發(fā)送給公司的各類函件，并進行統(tǒng)一登記。登記內容包括函件編號、主題、發(fā)函單位、發(fā)函日期、收到日期等。2.綜合管理部門應及時將收到的函件按照業(yè)務歸口原則分發(fā)給相關業(yè)務部門，并做好交接記錄。3.業(yè)務部門收到函件后，應認真閱讀函件內容，及時了解對方意圖和要求，并在規(guī)定時間內進行處理。（二）回復要求1.對于需要回復的函件，業(yè)務部門應根據(jù)函件內容和公司實際情況，在規(guī)定的時間內起草回復函件。回復函件應針對性強，對對方提出的問題進行明確答復，不得避重就輕或推諉責任。2.回復函件的審核、審批流程與起草函件相同，經審核通過并簽署審批意見后，按照確定的發(fā)送方式及時回復對方。3.如因特殊原因無法在規(guī)定時間內回復的，業(yè)務部門應及時與對方溝通，說明原因，并爭取對方的理解和同意。同時，應制定回復計劃，明確回復時間節(jié)點，并按照計劃及時回復。七、函件歸檔（一）歸檔范圍公司對外往來的各類函件，包括紙質函件、電子函件及其相關附件，均屬于歸檔范圍。（二）歸檔要求1.業(yè)務部門應在函件處理完畢后，按照檔案管理要求，對本部門涉及的對外函件資料進行整理、分類，確保資料齊全、完整。2.綜合管理部門負責定期收集各業(yè)務部門移交的函件資料，進行集中歸檔。歸檔資料應按照年度、類別、編號順序進行排列，編制歸檔目錄，便于查詢和利用。3.電子函件應按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進行存儲，并建立電子檔案索引，確保電子檔案與紙質檔案相對應，便于查找和管理。（三）保管期限對外函件的保管期限應根據(jù)公司檔案管理制度和相關法律法規(guī)的要求確定。一般情況下，涉及公司重要業(yè)務、重大決策、法律糾紛等方面的函件應長期保管；其他一般性函件可根據(jù)實際情況確定保管期限，最短不得少于[X]年。八、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查綜合管理部門應定期對公司對外函件的管理情況進行檢查，檢查內容包括函件起草、審核、發(fā)送、接收、回復、歸檔等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，以及函件格式、內容的規(guī)范性等方面。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）專項檢查根據(jù)公司工作需要或出現(xiàn)的特定情況，組織開展對外函件管理的專項檢查。專項檢查可針對某一階段的函件管理工作、某類特定函件或函件管理中的突出問題進行深入檢查，提出針對性的改進措施和建議，完善函件管理制度。（三）責任追究對于在對外函件管