學(xué)籍證明管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范學(xué)籍證明的管理，保障學(xué)校及相關(guān)教育機(jī)構(gòu)對(duì)學(xué)生學(xué)籍信息的有效管理和準(zhǔn)確使用，維護(hù)學(xué)生的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本校及附屬教育機(jī)構(gòu)在辦理學(xué)生學(xué)籍證明相關(guān)事宜時(shí)的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵循國家教育法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保學(xué)籍證明管理工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確規(guī)范原則保證學(xué)籍證明內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，格式規(guī)范統(tǒng)一，符合教育管理部門要求。3.及時(shí)高效原則在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成學(xué)籍證明的辦理，滿足學(xué)生及相關(guān)單位的需求。4.保密安全原則妥善保管學(xué)生學(xué)籍信息，防止信息泄露，保障學(xué)生隱私安全。二、學(xué)籍證明的定義與分類（一）定義學(xué)籍證明是學(xué)校或教育機(jī)構(gòu)為證明學(xué)生具有本校學(xué)籍而出具的書面文件，它反映學(xué)生的基本信息、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、學(xué)籍狀態(tài)等內(nèi)容。（二）分類1.學(xué)歷學(xué)籍證明用于證明學(xué)生在本校完成相應(yīng)學(xué)歷層次學(xué)習(xí)的學(xué)籍情況，如小學(xué)、初中、高中、中專、大專、本科、研究生等學(xué)歷階段的學(xué)籍證明。2.非學(xué)歷學(xué)籍證明針對(duì)學(xué)生參加非學(xué)歷教育培訓(xùn)、短期課程學(xué)習(xí)等情況出具的學(xué)籍證明，證明其在本校參與相關(guān)非學(xué)歷教育活動(dòng)的學(xué)籍狀態(tài)。3.特定用途學(xué)籍證明根據(jù)特殊需求，如升學(xué)、就業(yè)、出國、轉(zhuǎn)學(xué)等特定用途而開具的學(xué)籍證明，內(nèi)容會(huì)根據(jù)具體用途有所側(cè)重。三、學(xué)籍證明的申請(qǐng)與受理（一）申請(qǐng)主體1.學(xué)生本人學(xué)生因自身需要可申請(qǐng)開具學(xué)籍證明，應(yīng)如實(shí)填寫申請(qǐng)表，提供有效身份證件及相關(guān)證明材料。2.學(xué)生監(jiān)護(hù)人未成年學(xué)生由其監(jiān)護(hù)人代為申請(qǐng)，需提供監(jiān)護(hù)人有效身份證件、學(xué)生身份證件及監(jiān)護(hù)關(guān)系證明材料。3.相關(guān)單位因升學(xué)、就業(yè)、出國等原因，其他單位或機(jī)構(gòu)需要學(xué)生學(xué)籍證明的，可向?qū)W校提出申請(qǐng)，同時(shí)需提供單位介紹信及相關(guān)證明文件。（二）申請(qǐng)材料1.申請(qǐng)表學(xué)生或相關(guān)單位需填寫學(xué)籍證明申請(qǐng)表，內(nèi)容包括學(xué)生基本信息、申請(qǐng)學(xué)籍證明的用途、申請(qǐng)日期等。2.身份證明學(xué)生本人或監(jiān)護(hù)人的有效身份證件原件及復(fù)印件。3.學(xué)籍信息材料如學(xué)生證、校園卡、成績(jī)單、錄取通知書等能證明學(xué)生學(xué)籍身份及學(xué)習(xí)情況的材料。4.其他證明材料根據(jù)申請(qǐng)用途的不同，可能需要提供的其他補(bǔ)充材料，如轉(zhuǎn)學(xué)申請(qǐng)需提供轉(zhuǎn)學(xué)相關(guān)文件，就業(yè)推薦需提供就業(yè)單位要求的特定材料等。（三）受理流程1.提交申請(qǐng)申請(qǐng)人將填寫完整的申請(qǐng)表及相關(guān)申請(qǐng)材料提交至學(xué)校學(xué)籍管理部門或指定受理地點(diǎn)。2.材料審核學(xué)籍管理部門對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行審核，核對(duì)材料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。如材料不齊或不符合要求，應(yīng)一次性告知申請(qǐng)人補(bǔ)充或更正。3.受理登記審核通過后，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行受理登記，記錄申請(qǐng)時(shí)間、申請(qǐng)人信息、申請(qǐng)用途等內(nèi)容，并為申請(qǐng)編號(hào)。四、學(xué)籍證明的審核與開具（一）審核內(nèi)容1.學(xué)籍信息準(zhǔn)確性核實(shí)學(xué)生姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)碼、入學(xué)時(shí)間、畢業(yè)時(shí)間、學(xué)歷層次、專業(yè)等學(xué)籍基本信息是否與學(xué)校檔案記錄一致。2.申請(qǐng)用途合理性審查申請(qǐng)開具學(xué)籍證明的用途是否符合規(guī)定，是否與學(xué)生實(shí)際情況相符。3.材料完整性檢查申請(qǐng)材料是否齊全，各項(xiàng)證明材料是否有效、真實(shí)。（二）審核流程1.初審學(xué)籍管理工作人員對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行初步審核，確保材料符合基本要求。2.復(fù)審由學(xué)籍管理部門負(fù)責(zé)人或指定的審核人員進(jìn)行復(fù)審，對(duì)初審結(jié)果進(jìn)行再次核對(duì)，重點(diǎn)審查學(xué)籍信息準(zhǔn)確性和申請(qǐng)用途合理性。3.終審涉及重要學(xué)籍證明或特殊情況的申請(qǐng)，需經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審，確保審核結(jié)果準(zhǔn)確無誤。（三）開具要求1.格式規(guī)范學(xué)籍證明應(yīng)使用學(xué)校統(tǒng)一規(guī)定的格式，包含學(xué)校名稱、學(xué)生基本信息、學(xué)籍狀態(tài)、證明用途、開具日期、學(xué)校蓋章等內(nèi)容。2.內(nèi)容準(zhǔn)確嚴(yán)格按照審核后的學(xué)籍信息填寫，確保證明內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得擅自修改或增減信息。3.蓋章有效學(xué)籍證明需加蓋學(xué)校公章或?qū)W籍管理專用章，印章應(yīng)清晰、完整，具有法律效力。五、學(xué)籍證明的發(fā)放與領(lǐng)?。ㄒ唬┌l(fā)放方式1.現(xiàn)場(chǎng)領(lǐng)取學(xué)生或相關(guān)單位可在規(guī)定時(shí)間內(nèi)到學(xué)校學(xué)籍管理部門指定地點(diǎn)現(xiàn)場(chǎng)領(lǐng)取學(xué)籍證明。領(lǐng)取時(shí)需出示有效身份證件或單位介紹信，經(jīng)核對(duì)無誤后簽字領(lǐng)取。2.郵寄送達(dá)對(duì)于有郵寄需求的申請(qǐng)人，學(xué)校可根據(jù)其提供的收件地址和聯(lián)系方式，通過郵政快遞等方式將學(xué)籍證明送達(dá)。郵寄費(fèi)用由申請(qǐng)人承擔(dān)。（二）領(lǐng)取流程1.現(xiàn)場(chǎng)領(lǐng)取流程申請(qǐng)人到達(dá)領(lǐng)取地點(diǎn)后，向工作人員說明申請(qǐng)信息及領(lǐng)取憑證，工作人員核對(duì)信息無誤后，將學(xué)籍證明交予申請(qǐng)人，并做好發(fā)放登記。2.郵寄領(lǐng)取流程學(xué)校學(xué)籍管理部門在完成學(xué)籍證明開具后，按照申請(qǐng)人提供的郵寄信息進(jìn)行封裝，并交予快遞公司。同時(shí)，將快遞單號(hào)告知申請(qǐng)人，以便其查詢物流信息。六、學(xué)籍證明的存檔與查詢（一）存檔管理1.檔案建立學(xué)校學(xué)籍管理部門應(yīng)建立學(xué)籍證明檔案，對(duì)每一份開具的學(xué)籍證明進(jìn)行編號(hào)存檔。檔案內(nèi)容包括申請(qǐng)表、申請(qǐng)材料、審核記錄、開具證明原件等。2.檔案保管期限學(xué)籍證明檔案應(yīng)按照國家檔案管理規(guī)定進(jìn)行保管，保管期限根據(jù)學(xué)歷層次和相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為學(xué)生畢業(yè)后[X]年。（二）查詢管理1.查詢權(quán)限僅限學(xué)校學(xué)籍管理部門工作人員、學(xué)生本人及經(jīng)授權(quán)的相關(guān)單位人員查詢學(xué)籍證明檔案。查詢時(shí)需提供有效身份證件及查詢授權(quán)文件。2.查詢方式可通過檔案編號(hào)、學(xué)生姓名、申請(qǐng)日期等信息進(jìn)行查詢，查詢結(jié)果應(yīng)嚴(yán)格保密，不得隨意泄露。七、學(xué)籍證明的變更與補(bǔ)辦（一）變更1.變更原因因?qū)W生個(gè)人信息變更（如姓名、身份證號(hào)碼更正等）或?qū)W籍信息調(diào)整（如轉(zhuǎn)學(xué)、復(fù)學(xué)、休學(xué)等）需要對(duì)已開具的學(xué)籍證明進(jìn)行變更。2.變更申請(qǐng)由學(xué)生本人或監(jiān)護(hù)人提出變更申請(qǐng)，填寫學(xué)籍證明變更申請(qǐng)表，并提供相關(guān)證明材料，如公安部門出具的身份信息變更證明、學(xué)校學(xué)籍變動(dòng)文件等。3.變更審核與開具學(xué)籍管理部門按照審核與開具流程對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后重新開具學(xué)籍證明，并收回原證明。同時(shí)，在檔案中記錄變更情況。（二）補(bǔ)辦1.補(bǔ)辦原因?qū)W籍證明因遺失、損壞等原因需要補(bǔ)辦。2.補(bǔ)辦申請(qǐng)學(xué)生或相關(guān)單位提交學(xué)籍證明補(bǔ)辦申請(qǐng)表，說明補(bǔ)辦原因，并提供與原申請(qǐng)相同的證明材料。3.補(bǔ)辦審核與開具學(xué)籍管理部門審核補(bǔ)辦申請(qǐng)及材料，核實(shí)無誤后重新開具學(xué)籍證明，并在備注欄注明“補(bǔ)辦”字樣。同時(shí)，在檔案中記錄補(bǔ)辦情況。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.定期檢查學(xué)校學(xué)籍管理部門應(yīng)定期對(duì)學(xué)籍證明管理工作進(jìn)行自查，檢查申請(qǐng)受理、審核、開具、發(fā)放、存檔等環(huán)節(jié)是否規(guī)范操作，檔案管理是否符合要求。2.專項(xiàng)檢查針對(duì)學(xué)籍證明管理中的重點(diǎn)問題或投訴較多的情況，開展專項(xiàng)檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（二）外部監(jiān)督1.接受教育管理部門監(jiān)督主動(dòng)接受上級(jí)教育管理部門對(duì)學(xué)籍證明管理工作的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供相關(guān)材料和信息，對(duì)提出的問題及時(shí)整改。2.接受社會(huì)監(jiān)督通過學(xué)校官網(wǎng)、公示欄等渠道向社會(huì)公開學(xué)籍證明管理規(guī)定和辦理流程，接受學(xué)生、家長及社會(huì)各界的監(jiān)督。對(duì)涉及學(xué)籍證明管理的投訴和舉報(bào)，及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并反饋處理結(jié)果。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.申請(qǐng)人提供虛假材料申請(qǐng)學(xué)籍證明。2.學(xué)籍管理工作人員違規(guī)操作，如擅自更改學(xué)籍證明內(nèi)容、未按規(guī)定審核發(fā)放等。3.違反保密規(guī)定，泄露學(xué)生學(xué)籍信息或?qū)W籍證明檔案內(nèi)容。（二）處理措施1.對(duì)于申請(qǐng)人提供虛假材料的，不予開具學(xué)籍證明，并視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育或通報(bào)所在單位。已開具的學(xué)籍證明予以撤銷，并追究其法律責(zé)任。2.對(duì)違規(guī)操作的學(xué)籍管理工作人員，視情節(jié)輕重給予警告