就業(yè)數(shù)據(jù)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織就業(yè)數(shù)據(jù)的管理，確保就業(yè)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，充分發(fā)揮就業(yè)數(shù)據(jù)在公司決策、人力資源管理等方面的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)涉及就業(yè)數(shù)據(jù)收集、整理、存儲(chǔ)、使用、共享、銷毀等相關(guān)活動(dòng)的所有部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：就業(yè)數(shù)據(jù)管理活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)據(jù)處理過程合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：所收集、整理和使用的就業(yè)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)反映公司就業(yè)相關(guān)情況。3.完整性原則：涵蓋就業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)鏈條的完整性，避免數(shù)據(jù)缺失。4.安全性原則：采取有效措施保障就業(yè)數(shù)據(jù)的安全，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改或丟失。5.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、員工隱私等敏感的就業(yè)數(shù)據(jù)嚴(yán)格保密。二、就業(yè)數(shù)據(jù)的分類與范圍（一）員工基本信息數(shù)據(jù)1.個(gè)人基本資料，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫等。2.學(xué)歷信息，如學(xué)歷層次、畢業(yè)院校、專業(yè)等。3.職業(yè)資格證書信息。（二）招聘數(shù)據(jù)1.招聘需求信息，包括崗位名稱、崗位職責(zé)、任職要求、招聘人數(shù)等。2.招聘渠道記錄，如招聘網(wǎng)站、校園招聘、內(nèi)部推薦等。3.應(yīng)聘人員簡(jiǎn)歷信息，包括個(gè)人基本情況、工作經(jīng)歷、項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)、技能證書等。4.面試記錄，包括面試時(shí)間、地點(diǎn)、面試官、面試評(píng)價(jià)等。5.錄用決策記錄，如錄用人員名單、錄用崗位、錄用時(shí)間等。（三）培訓(xùn)與發(fā)展數(shù)據(jù)1.員工培訓(xùn)需求調(diào)查數(shù)據(jù)。2.培訓(xùn)計(jì)劃安排，包括培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)講師等。3.培訓(xùn)考勤記錄。4.培訓(xùn)考核成績(jī)。5.員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃相關(guān)數(shù)據(jù)。（四）績(jī)效管理數(shù)據(jù)1.績(jī)效目標(biāo)設(shè)定數(shù)據(jù)，包括績(jī)效指標(biāo)、目標(biāo)值、權(quán)重等。2.績(jī)效評(píng)估記錄，如評(píng)估周期、評(píng)估結(jié)果、績(jī)效反饋等。3.績(jī)效改進(jìn)計(jì)劃及執(zhí)行情況數(shù)據(jù)。（五）薪酬福利數(shù)據(jù)1.員工薪資結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)，包括基本工資、績(jī)效工資、獎(jiǎng)金、津貼等。2.薪資調(diào)整記錄，如調(diào)整時(shí)間、調(diào)整原因、調(diào)整幅度等。3.福利信息，如社會(huì)保險(xiǎn)、住房公積金、帶薪年假、節(jié)日福利等。（六）離職數(shù)據(jù)1.離職申請(qǐng)記錄，包括離職原因、離職時(shí)間等。2.離職面談?dòng)涗洝?.離職手續(xù)辦理情況記錄。三、就業(yè)數(shù)據(jù)的收集（一）收集責(zé)任部門1.人力資源部門負(fù)責(zé)歸口收集各類就業(yè)數(shù)據(jù)，各相關(guān)業(yè)務(wù)部門按照職責(zé)配合提供相關(guān)數(shù)據(jù)。2.例如，招聘數(shù)據(jù)由招聘團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)收集，培訓(xùn)數(shù)據(jù)由培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)收集，績(jī)效數(shù)據(jù)由績(jī)效管理部門負(fù)責(zé)收集等。（二）收集渠道1.內(nèi)部系統(tǒng)：通過公司現(xiàn)有的人力資源管理系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入和提取。2.紙質(zhì)文檔：對(duì)于一些無法通過系統(tǒng)收集的信息，如手寫的面試評(píng)價(jià)等，以紙質(zhì)文檔形式收集，定期整理錄入系統(tǒng)。3.員工自主填報(bào)：部分?jǐn)?shù)據(jù)，如個(gè)人培訓(xùn)需求調(diào)查等，可通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)或移動(dòng)應(yīng)用讓員工自主填報(bào)。（三）收集要求1.數(shù)據(jù)收集人員應(yīng)明確數(shù)據(jù)收集的目的、范圍和方法，確保收集的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。2.對(duì)于涉及員工個(gè)人隱私的數(shù)據(jù)，應(yīng)遵循合法、正當(dāng)、必要的原則，事先征得員工同意，并告知收集目的、范圍和使用方式。3.收集過程中應(yīng)及時(shí)記錄數(shù)據(jù)的來源、收集時(shí)間、收集人等信息，以便追溯和查詢。四、就業(yè)數(shù)據(jù)的整理（一）整理流程1.數(shù)據(jù)收集完成后，由人力資源部門數(shù)據(jù)管理人員對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行初步審核，檢查數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)審核通過的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、編碼和格式化處理，使其符合數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)要求。3.建立數(shù)據(jù)索引，方便數(shù)據(jù)的查詢和檢索。（二）數(shù)據(jù)清洗1.去除重復(fù)、無效的數(shù)據(jù)記錄，如重復(fù)的應(yīng)聘人員簡(jiǎn)歷、錯(cuò)誤的薪資數(shù)據(jù)等。2.對(duì)缺失值進(jìn)行處理，可通過補(bǔ)充完整、刪除或估算等方式進(jìn)行。（三）數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換1.將不同格式的數(shù)據(jù)統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為系統(tǒng)能夠識(shí)別和處理的格式，如將Excel表格數(shù)據(jù)導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫。2.根據(jù)數(shù)據(jù)管理的需要，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行類型轉(zhuǎn)換、字段合并等操作。五、就業(yè)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)方式1.采用安全可靠的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)存儲(chǔ)就業(yè)數(shù)據(jù)，如Oracle、MySQL等。2.定期對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，備份方式包括全量備份和增量備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在異地存儲(chǔ)介質(zhì)上，如磁帶、光盤等，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）存儲(chǔ)安全1.設(shè)置不同級(jí)別的用戶權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作就業(yè)數(shù)據(jù)。2.對(duì)數(shù)據(jù)庫服務(wù)器采取安全防護(hù)措施，如安裝防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等，防止外部非法入侵。3.定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，避免因硬件故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。六、就業(yè)數(shù)據(jù)的使用（一）使用目的1.為公司人力資源決策提供依據(jù)，如制定招聘計(jì)劃、培訓(xùn)計(jì)劃、薪酬調(diào)整方案等。2.用于員工個(gè)人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，如提供培訓(xùn)建議、職業(yè)晉升指導(dǎo)等。3.滿足公司內(nèi)部管理和統(tǒng)計(jì)分析的需要，如分析員工流失率、績(jī)效分布等。（二）使用權(quán)限1.人力資源部門負(fù)責(zé)人有權(quán)根據(jù)公司決策需求查閱和使用就業(yè)數(shù)據(jù)。2.相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人在其職責(zé)范圍內(nèi)，經(jīng)授權(quán)可查閱和使用與本部門相關(guān)的就業(yè)數(shù)據(jù)。3.涉及員工個(gè)人隱私的數(shù)據(jù)，未經(jīng)員工本人書面同意，不得隨意提供給其他部門或人員。（三）使用規(guī)范1.使用就業(yè)數(shù)據(jù)時(shí)應(yīng)遵循合法、合規(guī)、正當(dāng)?shù)脑瓌t，不得用于非法目的或損害公司及員工利益。2.對(duì)使用的數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行記錄，包括使用時(shí)間、使用人、使用目的等，以便審計(jì)和追溯。3.在使用就業(yè)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和報(bào)告時(shí)，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和客觀性，不得篡改或歪曲數(shù)據(jù)。七、就業(yè)數(shù)據(jù)的共享（一）共享原則1.遵循法律法規(guī)和公司規(guī)定，確保共享數(shù)據(jù)的合法性和安全性。2.明確共享數(shù)據(jù)的范圍、目的和對(duì)象，僅共享必要的數(shù)據(jù)。3.對(duì)共享的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中泄露。（二）共享范圍1.在公司內(nèi)部，根據(jù)工作需要，人力資源部門可與其他相關(guān)部門共享就業(yè)數(shù)據(jù)，如與財(cái)務(wù)部門共享薪酬數(shù)據(jù)，與業(yè)務(wù)部門共享招聘數(shù)據(jù)等。2.在符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的前提下，可與外部合作伙伴共享部分就業(yè)數(shù)據(jù)，但需簽訂數(shù)據(jù)共享協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（三）共享流程1.數(shù)據(jù)共享需求部門提出共享申請(qǐng)，說明共享數(shù)據(jù)的范圍、目的、接收方等信息。2.人力資源部門對(duì)共享申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后，按照共享協(xié)議進(jìn)行數(shù)據(jù)共享操作。3.共享數(shù)據(jù)接收方應(yīng)妥善保管共享的數(shù)據(jù)，不得擅自將數(shù)據(jù)提供給第三方。八、就業(yè)數(shù)據(jù)的安全與保密（一）安全管理1.建立健全就業(yè)數(shù)據(jù)安全管理制度，明確安全責(zé)任和安全措施。2.加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)管理人員的安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和操作技能。3.定期對(duì)就業(yè)數(shù)據(jù)安全狀況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（二）保密措施1.與涉及就業(yè)數(shù)據(jù)管理的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和違約責(zé)任。2.對(duì)就業(yè)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)場(chǎng)所進(jìn)行物理隔離，限制無關(guān)人員進(jìn)入。3.在數(shù)據(jù)傳輸和存儲(chǔ)過程中，采用加密技術(shù)，確保數(shù)據(jù)的保密性。（三）應(yīng)急處理1.制定就業(yè)數(shù)據(jù)安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。2.定期對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練，確保在數(shù)據(jù)安全事件發(fā)生時(shí)能夠迅速響應(yīng)和處理。3.發(fā)生數(shù)據(jù)安全事件后，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，如恢復(fù)數(shù)據(jù)、調(diào)查原因、追究責(zé)任等，并及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)告。九、就業(yè)數(shù)據(jù)的審計(jì)與監(jiān)督（一）審計(jì)機(jī)制1.定期對(duì)就業(yè)數(shù)據(jù)管理情況進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，檢查數(shù)據(jù)管理活動(dòng)是否符合本辦法及相關(guān)規(guī)定。2.審計(jì)內(nèi)容包括數(shù)據(jù)收集的準(zhǔn)確性和完整性、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全性、數(shù)據(jù)使用和共享的合規(guī)性等。（二）監(jiān)督措施1.人力資源部門負(fù)責(zé)對(duì)就業(yè)數(shù)據(jù)管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.設(shè)立舉報(bào)渠道，鼓勵(lì)員工對(duì)就業(yè)數(shù)據(jù)管理中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的給予獎(jiǎng)勵(lì)。（三）問題整改1.對(duì)于審計(jì)和監(jiān)督中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，明確整改要求和整改期限。2.責(zé)任部門應(yīng)按照整改通知要求制定整改