學(xué)生檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)生檔案管理，確保學(xué)生檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，充分發(fā)揮檔案在學(xué)生教育、管理、就業(yè)等方面的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本校全體學(xué)生檔案的管理，包括全日制本?？粕?、研究生等各類學(xué)生檔案。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活、獎(jiǎng)懲等情況。2.完整性原則：全面收集學(xué)生在學(xué)習(xí)期間形成的各類材料，確保檔案資料齊全。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)學(xué)生檔案信息，防止檔案內(nèi)容泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定，做到規(guī)范有序。二、檔案內(nèi)容（一）學(xué)生基本信息包括姓名、性別、出生日期、民族、政治面貌、籍貫、家庭住址、聯(lián)系方式、入學(xué)時(shí)間、畢業(yè)時(shí)間、所學(xué)專業(yè)、學(xué)歷層次、學(xué)位等。（二）學(xué)籍材料1.錄取通知書2.新生入學(xué)登記表3.學(xué)籍卡片4.學(xué)生成績(jī)表5.學(xué)籍異動(dòng)材料（包括轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等審批表）6.學(xué)位授予決定文件（三）政治思想表現(xiàn)材料1.入黨（團(tuán)）申請(qǐng)書、自傳、思想?yún)R報(bào)2.各類先進(jìn)事跡材料、表彰獎(jiǎng)勵(lì)證書復(fù)印件3.違紀(jì)處分決定及解除處分材料（四）社會(huì)實(shí)踐與志愿服務(wù)材料1.社會(huì)實(shí)踐報(bào)告2.志愿服務(wù)活動(dòng)記錄及證明材料（五）畢業(yè)實(shí)習(xí)與畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）材料1.畢業(yè)實(shí)習(xí)報(bào)告2.畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）開題報(bào)告、中期檢查報(bào)告、答辯記錄及成績(jī)?cè)u(píng)定表（六）就業(yè)材料1.就業(yè)協(xié)議書2.就業(yè)推薦表3.畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到證存根（七）其他材料1.體檢表2.學(xué)生在校期間獲得的各類證書、榮譽(yù)稱號(hào)復(fù)印件3.其他與學(xué)生學(xué)習(xí)、生活相關(guān)的重要材料三、檔案建立與收集（一）檔案建立學(xué)生入學(xué)后，學(xué)校按照規(guī)定為每位學(xué)生建立個(gè)人檔案，并分配檔案編號(hào)。檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于管理和查詢。（二）材料收集1.各學(xué)院（系）負(fù)責(zé)組織本單位學(xué)生檔案材料的收集工作。在學(xué)生入學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、畢業(yè)等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，及時(shí)通知學(xué)生提交相關(guān)材料，并對(duì)材料的真實(shí)性和完整性進(jìn)行審核。2.學(xué)生應(yīng)按照學(xué)校要求，按時(shí)、如實(shí)提交各類檔案材料。對(duì)于逾期未提交或提交材料不符合要求的學(xué)生，學(xué)院（系）應(yīng)及時(shí)督促其整改。3.學(xué)校各職能部門應(yīng)在職責(zé)范圍內(nèi)，及時(shí)將涉及學(xué)生的相關(guān)材料移交至學(xué)生所在學(xué)院（系），由學(xué)院（系）統(tǒng)一歸入學(xué)生檔案。四、檔案整理與歸檔（一）檔案整理1.學(xué)院（系）負(fù)責(zé)對(duì)本單位學(xué)生檔案進(jìn)行整理。整理工作應(yīng)按照檔案內(nèi)容的類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類，確保檔案材料排列有序。2.對(duì)于破損、褪色的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。對(duì)于不符合歸檔要求的材料，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門或?qū)W生本人聯(lián)系，補(bǔ)充完善。（二）檔案歸檔1.整理后的學(xué)生檔案應(yīng)及時(shí)歸檔。歸檔時(shí)，應(yīng)編制檔案目錄，注明檔案材料的名稱、日期、來源等信息，便于查詢和利用。2.檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份存入檔案盒內(nèi)，一份單獨(dú)裝訂成冊(cè)，作為檔案檢索工具。3.學(xué)生檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照年級(jí)、專業(yè)、班級(jí)順序排列，便于查找和管理。五、檔案保管與借閱（一）檔案保管1.學(xué)校設(shè)立專門的學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的集中保管。2.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。（二）檔案借閱1.因工作需要借閱學(xué)生檔案的，須填寫《學(xué)生檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在單位負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理機(jī)構(gòu)辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過兩周，如需延期使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。4.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理機(jī)構(gòu)，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。六、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞原則學(xué)生檔案應(yīng)通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M(jìn)行轉(zhuǎn)遞，嚴(yán)禁個(gè)人自帶檔案。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.學(xué)生畢業(yè)、升學(xué)、就業(yè)等需要轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)，由學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)根據(jù)相關(guān)規(guī)定，開具《學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞通知單》。2.檔案管理人員按照《學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的要求，將學(xué)生檔案密封包裝，并在封口處加蓋騎縫章。3.轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)，應(yīng)填寫《學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞登記表》，詳細(xì)記錄檔案轉(zhuǎn)遞的時(shí)間、地點(diǎn)、接收單位、接收人等信息。4.接收單位收到檔案后，應(yīng)在《學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)聯(lián)上簽字蓋章，并及時(shí)將回執(zhí)聯(lián)返回學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)。七、檔案信息化管理（一）建立檔案信息系統(tǒng)學(xué)校應(yīng)建立學(xué)生檔案信息化管理系統(tǒng)，將學(xué)生檔案的基本信息、電子文檔等錄入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。（二）信息維護(hù)與更新檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。對(duì)于學(xué)生檔案中的重要信息變更，應(yīng)及時(shí)在系統(tǒng)中進(jìn)行修改，并做好相關(guān)記錄。（三）信息查詢與利用1.經(jīng)授權(quán)的學(xué)校工作人員可以通過檔案信息系統(tǒng)查詢學(xué)生檔案信息，但不得擅自對(duì)外提供或泄露檔案內(nèi)容。2.為方便學(xué)生就業(yè)、升學(xué)等需要，學(xué)?？筛鶕?jù)相關(guān)規(guī)定，為學(xué)生提供檔案信息查詢服務(wù)。學(xué)生查詢本人檔案信息時(shí)，應(yīng)持有效身份證件到學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)辦理查詢手續(xù)。八、檔案安全與保密（一）安全管理1.加強(qiáng)檔案保管場(chǎng)所的安全防范措施，安裝必要的安全設(shè)備，如監(jiān)控?cái)z像頭、防盜報(bào)警裝置等。2.定期對(duì)檔案保管場(chǎng)所進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)整改。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律，不得擅自離崗，確保檔案安全。（二）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)學(xué)生檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。2.涉及學(xué)生隱私的檔案材料，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行保管和處理，防止信息泄露。3.在檔案管理工作中，如因工作需要接觸學(xué)生檔案的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。九、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.學(xué)校定期對(duì)超過保管期限的學(xué)生檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)由檔案管理機(jī)構(gòu)組織，相關(guān)部門和專家參與。2.鑒定時(shí)，應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和保存意義，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《學(xué)生檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，并在監(jiān)銷人員的監(jiān)督下進(jìn)行。銷毀過程中，應(yīng)確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀后，應(yīng)在《學(xué)生檔案銷毀申請(qǐng)表》