履約合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，保障公司合法權(quán)益，維護(hù)公司正常經(jīng)營(yíng)秩序，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等行為必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不得損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。2.平等自愿原則：合同雙方應(yīng)當(dāng)在平等、自愿、公平、誠(chéng)實(shí)信用的基礎(chǔ)上簽訂和履行合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對(duì)方。3.全面履行原則：合同雙方應(yīng)當(dāng)按照合同約定全面履行各自的義務(wù)，確保合同目的的實(shí)現(xiàn)。4.預(yù)防為主原則：加強(qiáng)合同簽訂前的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和審查，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。二、合同簽訂管理（一）合同承辦部門及職責(zé)1.公司各部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)合同的起草、談判、簽訂、履行、變更、終止等工作，并指定專人作為合同承辦人。2.合同承辦人應(yīng)當(dāng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識(shí)和法律知識(shí)，熟悉合同簽訂、履行等流程，負(fù)責(zé)與合同對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行溝通、協(xié)商，辦理合同簽訂、履行過程中的各項(xiàng)手續(xù)。（二）合同起草1.合同承辦人應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同內(nèi)容和業(yè)務(wù)需求，起草合同文本。合同文本應(yīng)當(dāng)包括合同雙方當(dāng)事人的基本信息、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等主要條款。2.合同文本應(yīng)當(dāng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，表述準(zhǔn)確、清晰，避免歧義。對(duì)于涉及專業(yè)術(shù)語(yǔ)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容的合同，應(yīng)當(dāng)在合同中明確約定相關(guān)定義和解釋。（三）合同審核1.合同承辦人起草的合同文本應(yīng)當(dāng)提交本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)對(duì)合同的合法性、合規(guī)性、合理性進(jìn)行審查，重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，合同內(nèi)容是否與公司業(yè)務(wù)需求相符，合同風(fēng)險(xiǎn)是否可控等。2.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過的合同文本，應(yīng)當(dāng)提交公司法律事務(wù)部門進(jìn)行審核。法律事務(wù)部門應(yīng)當(dāng)對(duì)合同的法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，重點(diǎn)審查合同條款是否存在法律漏洞、法律風(fēng)險(xiǎn)是否可控等。對(duì)于涉及重大法律風(fēng)險(xiǎn)的合同，法律事務(wù)部門應(yīng)當(dāng)提出明確的法律意見和建議。3.法律事務(wù)部門審核通過的合同文本，應(yīng)當(dāng)提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)對(duì)合同的必要性、可行性、合法性進(jìn)行審查，重點(diǎn)審查合同是否符合公司的戰(zhàn)略規(guī)劃和經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，合同簽訂和履行是否會(huì)對(duì)公司的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)等產(chǎn)生重大影響等。對(duì)于涉及重大事項(xiàng)的合同，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)提交公司總經(jīng)理辦公會(huì)或者董事會(huì)進(jìn)行審議。（四）合同簽訂1.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過的合同文本，應(yīng)當(dāng)由合同承辦人代表公司與合同對(duì)方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同應(yīng)當(dāng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，并加蓋公司合同專用章或者公章。2.合同簽訂應(yīng)當(dāng)由合同雙方當(dāng)事人當(dāng)面簽字或者蓋章，不得由他人代簽或者代蓋。合同簽訂后，合同承辦人應(yīng)當(dāng)及時(shí)將合同副本送公司法律事務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門備案。三、合同履行管理（一）合同履行計(jì)劃1.合同簽訂后，合同承辦人應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同約定和公司實(shí)際情況，制定合同履行計(jì)劃。合同履行計(jì)劃應(yīng)當(dāng)明確合同履行的各個(gè)階段、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人等內(nèi)容，并報(bào)本部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)對(duì)合同履行計(jì)劃的合理性、可行性進(jìn)行審查，確保合同履行計(jì)劃能夠有效指導(dǎo)合同履行工作。對(duì)于涉及多個(gè)部門的合同，合同承辦人應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)部門共同制定合同履行計(jì)劃，并明確各部門的職責(zé)分工。（二）合同履行跟蹤1.合同承辦人應(yīng)當(dāng)按照合同履行計(jì)劃，對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。對(duì)于合同履行過程中出現(xiàn)的重大問題或者風(fēng)險(xiǎn)，合同承辦人應(yīng)當(dāng)及時(shí)向本部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并提出相應(yīng)的解決方案。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保合同履行工作按照合同約定和公司要求順利進(jìn)行。對(duì)于合同履行過程中出現(xiàn)的重大問題或者風(fēng)險(xiǎn)，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)及時(shí)向公司分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并組織相關(guān)部門共同研究解決。（三）合同變更1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，合同承辦人應(yīng)當(dāng)及時(shí)與合同對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行溝通、協(xié)商，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)當(dāng)明確變更的內(nèi)容、原因、時(shí)間等事項(xiàng)，并報(bào)本部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)對(duì)合同變更協(xié)議的合法性、合規(guī)性、合理性進(jìn)行審查，重點(diǎn)審查合同變更是否符合法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，合同變更是否會(huì)對(duì)公司的利益產(chǎn)生重大影響等。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過的合同變更協(xié)議，應(yīng)當(dāng)提交公司法律事務(wù)部門進(jìn)行審核。3.法律事務(wù)部門審核通過的合同變更協(xié)議，應(yīng)當(dāng)提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)對(duì)合同變更的必要性、可行性、合法性進(jìn)行審查，重點(diǎn)審查合同變更是否符合公司的戰(zhàn)略規(guī)劃和經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，合同變更是否會(huì)對(duì)公司的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)等產(chǎn)生重大影響等。對(duì)于涉及重大事項(xiàng)的合同變更，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)提交公司總經(jīng)理辦公會(huì)或者董事會(huì)進(jìn)行審議。（四）合同終止1.合同履行完畢或者合同約定的終止條件成就時(shí)，合同承辦人應(yīng)當(dāng)及時(shí)與合同對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行溝通、協(xié)商，辦理合同終止手續(xù)。合同終止手續(xù)應(yīng)當(dāng)包括合同驗(yàn)收、款項(xiàng)結(jié)算、資料交接等內(nèi)容。2.合同承辦人應(yīng)當(dāng)對(duì)合同履行情況進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，分析合同履行過程中存在的問題和不足，提出改進(jìn)措施和建議，并報(bào)本部門負(fù)責(zé)人審核。3.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)對(duì)合同履行總結(jié)報(bào)告的內(nèi)容進(jìn)行審查，確?？偨Y(jié)報(bào)告能夠真實(shí)反映合同履行情況，提出的改進(jìn)措施和建議具有針對(duì)性和可操作性。對(duì)于涉及多個(gè)部門的合同，合同承辦人應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)部門共同撰寫合同履行總結(jié)報(bào)告，并明確各部門的職責(zé)分工。四、合同風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.公司應(yīng)當(dāng)建立合同風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估機(jī)制，定期對(duì)合同簽訂、履行過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估應(yīng)當(dāng)涵蓋合同的合法性、合規(guī)性、合理性、可行性等方面，重點(diǎn)關(guān)注合同條款是否存在法律漏洞、合同對(duì)方當(dāng)事人的信用狀況、合同履行過程中可能出現(xiàn)的不可抗力、政策變化等風(fēng)險(xiǎn)因素。2.合同承辦人在合同簽訂前，應(yīng)當(dāng)對(duì)合同對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、信用狀況、經(jīng)營(yíng)能力等進(jìn)行調(diào)查和了解，并將調(diào)查結(jié)果形成書面報(bào)告。對(duì)于重大合同或者風(fēng)險(xiǎn)較高的合同，合同承辦人應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)部門共同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，并制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.根據(jù)合同風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估結(jié)果，公司應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施應(yīng)當(dāng)包括風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)降低、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)接受等方式，具體措施應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同風(fēng)險(xiǎn)的性質(zhì)、程度、影響范圍等因素確定。2.對(duì)于合同簽訂前發(fā)現(xiàn)的重大風(fēng)險(xiǎn)，公司應(yīng)當(dāng)采取風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避措施，如拒絕簽訂合同或者要求對(duì)方當(dāng)事人提供擔(dān)保等。對(duì)于合同履行過程中出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，公司應(yīng)當(dāng)采取風(fēng)險(xiǎn)降低措施，如加強(qiáng)合同履行跟蹤、及時(shí)調(diào)整合同履行計(jì)劃、要求對(duì)方當(dāng)事人采取補(bǔ)救措施等。對(duì)于無(wú)法通過風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避或者風(fēng)險(xiǎn)降低措施解決的風(fēng)險(xiǎn)，公司應(yīng)當(dāng)采取風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移措施，如購(gòu)買保險(xiǎn)、要求對(duì)方當(dāng)事人提供擔(dān)保等。對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)較低且公司能夠承受的風(fēng)險(xiǎn)，公司可以采取風(fēng)險(xiǎn)接受措施。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.公司應(yīng)當(dāng)建立合同風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警機(jī)制，定期對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)狀況進(jìn)行監(jiān)控和評(píng)估。風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警應(yīng)當(dāng)涵蓋合同簽訂、履行過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，重點(diǎn)關(guān)注合同風(fēng)險(xiǎn)的變化情況、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的執(zhí)行效果等。2.合同承辦人在合同履行過程中，應(yīng)當(dāng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)和報(bào)告合同風(fēng)險(xiǎn)狀況的變化情況。對(duì)于合同風(fēng)險(xiǎn)狀況發(fā)生重大變化或者出現(xiàn)新的風(fēng)險(xiǎn)因素時(shí)，合同承辦人應(yīng)當(dāng)及時(shí)向本部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并提出相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)建議。3.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同承辦人的報(bào)告，及時(shí)對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)狀況進(jìn)行分析和評(píng)估，并采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于合同風(fēng)險(xiǎn)狀況嚴(yán)重影響公司利益的，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)及時(shí)向公司分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并組織相關(guān)部門共同研究解決。五、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，合同承辦人應(yīng)當(dāng)及時(shí)將合同文本及相關(guān)資料收集整理，并移交公司檔案管理部門。合同文本及相關(guān)資料應(yīng)當(dāng)包括合同正本、副本、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、履行記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、款項(xiàng)結(jié)算憑證等。2.檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)合同承辦人移交的合同文本及相關(guān)資料進(jìn)行審核，確保資料齊全、完整、真實(shí)。對(duì)于不符合要求的資料，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)要求合同承辦人補(bǔ)充完善。（二）檔案整理1.檔案管理部門應(yīng)當(dāng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)合同文本及相關(guān)資料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等整理工作。合同檔案應(yīng)當(dāng)按照合同類別、簽訂時(shí)間、合同編號(hào)等順序進(jìn)行排列，便于查閱和管理。2.檔案管理部門應(yīng)當(dāng)為每份合同檔案建立電子檔案，將合同文本及相關(guān)資料掃描錄入電子檔案系統(tǒng)，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。電子檔案應(yīng)當(dāng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，便于查閱和管理。（三）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)當(dāng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)合同檔案進(jìn)行妥善保管。合同檔案應(yīng)當(dāng)存放在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.檔案管理部門應(yīng)當(dāng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)當(dāng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)按照申請(qǐng)表的要求，提供相應(yīng)的合同檔案，并做好查閱記錄。2.公司外部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)當(dāng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)按照申請(qǐng)表的要求，提供相應(yīng)的合同檔案，并做好查閱記錄。查閱人應(yīng)當(dāng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱合同檔案，不得將合同檔案帶出檔案管理部門。（五）檔案銷毀1.合同檔案保管期限屆滿后，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)合同檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。檔案鑒定應(yīng)當(dāng)由檔案管理部門會(huì)同公司法律事務(wù)部門