律所采購管理辦法總則目的為加強(qiáng)本律所采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，控制采購成本，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本律所及所屬各部門的采購活動(dòng)，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、法律服務(wù)相關(guān)材料、信息技術(shù)服務(wù)等各類物資及服務(wù)的采購?；驹瓌t1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正的原則，對(duì)待所有供應(yīng)商一視同仁，不得有歧視行為。3.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本，追求采購效益最大化。4.誠信原則：采購活動(dòng)各方應(yīng)誠實(shí)守信，嚴(yán)格履行合同約定，維護(hù)良好的商業(yè)信譽(yù)。采購組織與職責(zé)采購決策機(jī)構(gòu)律所設(shè)立采購管理委員會(huì)，作為采購決策機(jī)構(gòu)。采購管理委員會(huì)由律所主任、副主任及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。其職責(zé)包括：1.審議采購管理制度、流程和重大采購事項(xiàng)。2.審批年度采購預(yù)算。3.對(duì)采購項(xiàng)目的供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂等重大事項(xiàng)進(jìn)行決策。采購執(zhí)行部門律所行政部門作為采購執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)具體采購工作的實(shí)施。其職責(zé)包括：1.編制采購計(jì)劃，執(zhí)行采購任務(wù)。2.收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫。3.組織采購談判、招標(biāo)、詢價(jià)等采購活動(dòng)。4.簽訂采購合同，跟蹤合同執(zhí)行情況。5.負(fù)責(zé)采購文件的整理、歸檔和保管。需求部門各業(yè)務(wù)部門及其他需求部門負(fù)責(zé)提出采購需求，配合采購執(zhí)行部門完成采購工作。其職責(zé)包括：1.根據(jù)業(yè)務(wù)需要，準(zhǔn)確提出采購需求，包括物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與采購項(xiàng)目的技術(shù)評(píng)審、商務(wù)談判等工作。3.對(duì)采購物資進(jìn)行驗(yàn)收，反饋使用過程中的問題。監(jiān)督部門律所監(jiān)事會(huì)負(fù)責(zé)對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督，確保采購過程合法合規(guī)、公平公正。其職責(zé)包括：1.監(jiān)督采購管理制度的執(zhí)行情況。2.對(duì)重大采購項(xiàng)目進(jìn)行專項(xiàng)監(jiān)督檢查。3.受理對(duì)采購活動(dòng)的投訴舉報(bào)，調(diào)查處理違規(guī)行為。采購預(yù)算管理預(yù)算編制1.采購執(zhí)行部門應(yīng)于每年年底前，根據(jù)律所下一年度業(yè)務(wù)發(fā)展計(jì)劃、人員配置情況及現(xiàn)有資產(chǎn)狀況，編制年度采購預(yù)算草案。2.采購預(yù)算草案應(yīng)包括采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購金額等詳細(xì)內(nèi)容，并按采購項(xiàng)目類別進(jìn)行分類匯總。3.采購執(zhí)行部門將年度采購預(yù)算草案提交采購管理委員會(huì)審議，經(jīng)審議通過后報(bào)律所主任審批。預(yù)算執(zhí)行1.采購執(zhí)行部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，不得擅自突破預(yù)算。2.如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要確需調(diào)整采購預(yù)算的，采購執(zhí)行部門應(yīng)提出預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)，說明調(diào)整原因、調(diào)整金額及調(diào)整后的預(yù)算安排，報(bào)采購管理委員會(huì)審議，經(jīng)律所主任審批后執(zhí)行。預(yù)算監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期向采購管理委員會(huì)匯報(bào)預(yù)算執(zhí)行情況。2.采購執(zhí)行部門應(yīng)定期對(duì)采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析，查找預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題，及時(shí)采取措施加以解決。采購流程采購申請(qǐng)1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要填寫《采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購金額、采購時(shí)間等內(nèi)容，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購申請(qǐng)進(jìn)行審核，簽署審核意見后報(bào)采購執(zhí)行部門。采購審批1.采購執(zhí)行部門收到采購申請(qǐng)后，對(duì)采購申請(qǐng)的合理性、必要性進(jìn)行審核。2.對(duì)于金額較小的采購項(xiàng)目（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由律所根據(jù)實(shí)際情況確定），采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人審批后即可組織采購；對(duì)于金額較大的采購項(xiàng)目，采購執(zhí)行部門應(yīng)提交采購管理委員會(huì)審批。采購實(shí)施1.供應(yīng)商選擇采購執(zhí)行部門根據(jù)采購項(xiàng)目特點(diǎn)和需求，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商庫。采購執(zhí)行部門從供應(yīng)商庫中篩選出符合要求的供應(yīng)商，邀請(qǐng)其參與采購項(xiàng)目的報(bào)價(jià)或投標(biāo)。對(duì)于重要采購項(xiàng)目，采購執(zhí)行部門可組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等情況，綜合評(píng)估后確定供應(yīng)商。2.采購方式選擇招標(biāo)采購：對(duì)于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、競爭充分的采購項(xiàng)目，采用招標(biāo)采購方式。采購執(zhí)行部門應(yīng)編制招標(biāo)文件，明確招標(biāo)項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)潛在供應(yīng)商投標(biāo)。評(píng)標(biāo)委員會(huì)按照評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，確定中標(biāo)供應(yīng)商。詢價(jià)采購：對(duì)于規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購項(xiàng)目，采用詢價(jià)采購方式。采購執(zhí)行部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)，根據(jù)報(bào)價(jià)情況確定成交供應(yīng)商。競爭性談判采購：對(duì)于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的，技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的，采用競爭性談判采購方式。采購執(zhí)行部門與不少于三家的供應(yīng)商進(jìn)行談判，綜合比較談判結(jié)果后確定成交供應(yīng)商。單一來源采購：符合下列情形之一的，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采購執(zhí)行部門與單一供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交價(jià)格和合同條款。3.采購合同簽訂采購執(zhí)行部門與成交供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。采購合同應(yīng)報(bào)律所法務(wù)部門審核，確保合同合法合規(guī)。審核通過后，由采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人簽字蓋章，并加蓋律所公章。采購驗(yàn)收1.采購物資到貨前，采購執(zhí)行部門應(yīng)通知需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.需求部門按照采購合同要求對(duì)采購物資進(jìn)行驗(yàn)收，重點(diǎn)檢查物資的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合要求。3.對(duì)于技術(shù)復(fù)雜的采購項(xiàng)目，可邀請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測機(jī)構(gòu)參與驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，需求部門填寫《采購驗(yàn)收單》，簽字確認(rèn)。采購付款1.采購執(zhí)行部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收情況，填寫《付款申請(qǐng)表》，附上采購合同、發(fā)票、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核無誤后報(bào)律所主任審批。3.經(jīng)審批同意后，財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時(shí)間向供應(yīng)商支付貨款。采購風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購執(zhí)行部門應(yīng)定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)因素，采購執(zhí)行部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)管理加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商評(píng)估和考核機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等進(jìn)行評(píng)估，對(duì)不合格供應(yīng)商及時(shí)進(jìn)行淘汰。在采購合同中明確供應(yīng)商的違約責(zé)任，要求供應(yīng)商提供履約保證金或采取其他擔(dān)保措施，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)管理嚴(yán)格采購物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，在采購合同中明確質(zhì)量要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。加強(qiáng)采購過程中的質(zhì)量控制，對(duì)采購物資進(jìn)行抽檢或全檢，確保采購物資質(zhì)量符合要求。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和售后服務(wù)承諾，在質(zhì)保期內(nèi)出現(xiàn)質(zhì)量問題及時(shí)要求供應(yīng)商進(jìn)行處理。3.價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)管理建立市場價(jià)格監(jiān)測機(jī)制，及時(shí)了解市場價(jià)格動(dòng)態(tài)，合理確定采購價(jià)格。在采購合同中約定價(jià)格調(diào)整條款，根據(jù)市場價(jià)格波動(dòng)情況對(duì)采購價(jià)格進(jìn)行調(diào)整。采用多種采購方式，如招標(biāo)、詢價(jià)、競爭性談判等，通過充分競爭降低采購價(jià)格。4.法律風(fēng)險(xiǎn)管理加強(qiáng)采購合同管理，確保采購合同合法合規(guī)。采購合同簽訂前應(yīng)報(bào)律所法務(wù)部門審核，避免合同糾紛。加強(qiáng)對(duì)采購人員的法律培訓(xùn)，提高其法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。關(guān)注法律法規(guī)政策變化，及時(shí)調(diào)整采購策略和合同條款，規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)。采購信息管理采購文件管理1.采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)采購文件的整理、歸檔和保管，采購文件包括采購申請(qǐng)表、采購審批文件、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、詢價(jià)單、報(bào)價(jià)單、采購合同、驗(yàn)收單等。2.采購文件應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，建立電子和紙質(zhì)檔案，便于查詢和使用。3.采購文件的保存期限應(yīng)符合國家法律法規(guī)和律所檔案管理規(guī)定，一般不少于[X]年。供應(yīng)商信息管理1.采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)建立供應(yīng)商信息庫，記錄供應(yīng)商的基本信息、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等情況。2.定期對(duì)供應(yīng)商信息庫進(jìn)行更新和維護(hù)，刪除不再合作或不合格的供應(yīng)商信息，補(bǔ)充新的供應(yīng)商信息。3.供應(yīng)商信息庫應(yīng)向律所內(nèi)部相關(guān)部門開放，實(shí)現(xiàn)信息共享，便于各部門在采購活動(dòng)中查詢和使用。采購數(shù)據(jù)分析1.采購執(zhí)行部門應(yīng)定期對(duì)采購