基金印鑒管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司基金印鑒的管理，規(guī)范印鑒的使用流程，確?；饦I(yè)務(wù)的安全、準(zhǔn)確與合規(guī)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及基金印鑒的保管、使用、交接等相關(guān)工作，包括但不限于基金合同簽署、資金劃撥指令下達(dá)、重要文件蓋章等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。（三）定義1.基金印鑒：指公司在開展基金業(yè)務(wù)過程中使用的各類印章，包括但不限于公司公章、法定代表人章、財(cái)務(wù)專用章、基金合同專用章等，以及電子印章。2.印鑒保管人：負(fù)責(zé)保管基金印鑒的公司員工或指定機(jī)構(gòu)。3.印鑒使用審批人：對(duì)印鑒使用申請(qǐng)進(jìn)行審核并批準(zhǔn)的人員。二、印鑒的刻制與啟用（一）刻制原則基金印鑒的刻制應(yīng)遵循合法、合規(guī)、安全的原則，根據(jù)公司實(shí)際業(yè)務(wù)需求，由相關(guān)部門提出申請(qǐng)，經(jīng)公司管理層審批后，選擇具有資質(zhì)的印章制作單位進(jìn)行刻制。（二）刻制流程1.申請(qǐng)：使用部門填寫《基金印鑒刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印鑒名稱、用途、規(guī)格、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至綜合管理部門。2.審核：綜合管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，核實(shí)申請(qǐng)信息的準(zhǔn)確性與必要性，報(bào)公司管理層審批。3.制作：經(jīng)批準(zhǔn)后，綜合管理部門與選定的印章制作單位簽訂制作合同，明確制作要求、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。制作單位按照合同要求刻制印鑒，并將印鑒樣本提交公司審核。4.啟用：綜合管理部門對(duì)印鑒樣本進(jìn)行核對(duì)無誤后，填寫《基金印鑒啟用申請(qǐng)表》，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后正式啟用。啟用日期應(yīng)在印鑒刻制完成并審核通過后的[X]個(gè)工作日內(nèi)。（三）印鑒樣式備案印鑒啟用后，綜合管理部門應(yīng)將印鑒樣式（包括紙質(zhì)印鑒和電子印章樣式）備案至公司內(nèi)部相關(guān)部門，如財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等，并留存一份印鑒樣本作為檔案保存。備案信息應(yīng)包括印鑒名稱、樣式、啟用日期、保管人等內(nèi)容。三、印鑒的保管（一）保管原則基金印鑒應(yīng)實(shí)行專人保管、分人分印管理的原則，確保印鑒安全存放，防止遺失、被盜用或?yàn)E用。（二）保管職責(zé)1.指定保管人：根據(jù)印鑒的性質(zhì)和用途，確定具體的保管人。保管人應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉基金業(yè)務(wù)流程，經(jīng)公司批準(zhǔn)后負(fù)責(zé)印鑒的日常保管工作。2.保管場(chǎng)所：印鑒應(yīng)存放在安全可靠的保管場(chǎng)所，如專用保險(xiǎn)柜或金庫。保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲等安全設(shè)施，并安裝監(jiān)控設(shè)備，確保印鑒存放環(huán)境的安全。3.保管要求：保管人應(yīng)妥善保管印鑒，不得擅自將印鑒帶出保管場(chǎng)所。如因特殊原因需要臨時(shí)帶出，必須經(jīng)印鑒使用審批人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)登記手續(xù)，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。印鑒保管人應(yīng)定期對(duì)印鑒進(jìn)行檢查，確保印鑒完好無損。如發(fā)現(xiàn)印鑒損壞、遺失等情況，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。（三）電子印鑒保管1.密鑰管理：電子印鑒的密鑰應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，采用加密存儲(chǔ)和傳輸方式，確保密鑰安全。密鑰保管人應(yīng)定期更換密鑰，并做好密鑰更換記錄。2.系統(tǒng)安全：使用電子印鑒的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)具備完善的安全防護(hù)措施，如防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)備份等。系統(tǒng)管理員應(yīng)定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。3.權(quán)限設(shè)置：根據(jù)業(yè)務(wù)需求，對(duì)電子印鑒的使用權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格設(shè)置，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能使用電子印鑒。權(quán)限設(shè)置應(yīng)遵循最小化原則，避免權(quán)限濫用。四、印鑒的使用（一）使用原則基金印鑒的使用應(yīng)遵循審批制度，嚴(yán)格按照規(guī)定的用途和流程使用，確保印鑒使用的合法性、準(zhǔn)確性和安全性。（二）使用流程1.申請(qǐng)：使用部門或人員填寫《基金印鑒使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印鑒使用的事項(xiàng)、用途、金額、涉及合同或文件名稱等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至印鑒使用審批人。2.審核：印鑒使用審批人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，核實(shí)申請(qǐng)事項(xiàng)的真實(shí)性、合規(guī)性和必要性。對(duì)于重大事項(xiàng)或涉及金額較大的印鑒使用申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)公司管理層審批。3.批準(zhǔn)：經(jīng)審核批準(zhǔn)后，印鑒使用審批人在申請(qǐng)表上簽署批準(zhǔn)意見，并注明批準(zhǔn)日期。4.使用：印鑒保管人根據(jù)批準(zhǔn)的申請(qǐng)表，在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)使用印鑒，并在使用記錄上簽字確認(rèn)。使用記錄應(yīng)包括印鑒使用日期、使用事項(xiàng)、使用人、批準(zhǔn)人等信息。5.登記：印鑒使用完畢后，印鑒保管人應(yīng)及時(shí)將印鑒歸還至保管場(chǎng)所，并在《基金印鑒使用登記簿》上進(jìn)行登記。（三）特殊情況處理1.緊急情況：如遇緊急情況需要使用印鑒，但無法及時(shí)辦理審批手續(xù)時(shí)，印鑒使用人應(yīng)電話請(qǐng)示印鑒使用審批人，并在事后[X]個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.異地使用：因業(yè)務(wù)需要在異地使用印鑒時(shí)，應(yīng)提前與當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)部門或機(jī)構(gòu)溝通協(xié)調(diào)，并按照公司規(guī)定的流程辦理異地使用印鑒的審批手續(xù)。異地使用印鑒時(shí)，應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行傳輸和使用，如專人攜帶、加密郵寄等。五、印鑒的交接（一）交接原則印鑒保管人因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要交接印鑒時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的交接流程進(jìn)行，確保印鑒交接的清晰、準(zhǔn)確和安全。（二）交接流程1.提出申請(qǐng)：印鑒保管人在離職或調(diào)動(dòng)前[X]個(gè)工作日內(nèi)，填寫《基金印鑒交接申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至綜合管理部門。2.審核：綜合管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，核實(shí)印鑒保管人工作交接情況，并組織相關(guān)部門對(duì)印鑒進(jìn)行盤點(diǎn)和核對(duì)。3.交接準(zhǔn)備：綜合管理部門通知印鑒接收人做好交接準(zhǔn)備工作，包括熟悉印鑒管理制度、了解印鑒使用情況等。4.交接實(shí)施：印鑒保管人與接收人在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行印鑒交接，交接內(nèi)容包括印鑒實(shí)物、使用記錄、相關(guān)文件資料等。交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)交接內(nèi)容，確保準(zhǔn)確無誤，并在《基金印鑒交接清單》上簽字確認(rèn)。5.監(jiān)交：印鑒交接過程應(yīng)由綜合管理部門或其他指定人員進(jìn)行監(jiān)交，確保交接過程的公正、透明和規(guī)范。6.備案：印鑒交接完成后，綜合管理部門應(yīng)將交接情況備案至公司內(nèi)部相關(guān)部門，并更新印鑒保管人信息。六、印鑒的廢止與銷毀（一）廢止條件基金印鑒因機(jī)構(gòu)撤銷、業(yè)務(wù)變更、印章?lián)p壞等原因不再使用時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理廢止手續(xù)。（二）廢止流程1.申請(qǐng)：使用部門或綜合管理部門填寫《基金印鑒廢止申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印鑒廢止的原因，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至公司管理層審批。2.審核：公司管理層對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，批準(zhǔn)印鑒廢止申請(qǐng)。3.停用：印鑒保管人在接到印鑒廢止通知后，立即停止使用印鑒，并將印鑒妥善保管。4.備案：綜合管理部門將印鑒廢止情況備案至公司內(nèi)部相關(guān)部門，并更新印鑒管理檔案。（三）銷毀流程1.制定銷毀計(jì)劃：綜合管理部門根據(jù)印鑒廢止情況，制定印鑒銷毀計(jì)劃，明確銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等內(nèi)容。2.審批：印鑒銷毀計(jì)劃報(bào)公司管理層審批。3.實(shí)施銷毀：按照審批后的銷毀計(jì)劃，由綜合管理部門或指定人員負(fù)責(zé)組織印鑒銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并做好記錄。記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、印鑒名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息。4.確認(rèn)銷毀：銷毀完成后，參與銷毀的人員應(yīng)在《基金印鑒銷毀清單》上簽字確認(rèn)，確保印鑒已被徹底銷毀。5.存檔：綜合管理部門將印鑒銷毀清單及相關(guān)記錄作為檔案保存，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)基金印鑒管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查印鑒管理制度的執(zhí)行情況、印鑒使用的合規(guī)性、保管的安全性等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）日常檢查綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)印鑒保管場(chǎng)所、使用記錄等進(jìn)行檢查，確保印鑒管理工作符合規(guī)定要求。印鑒保管人應(yīng)定期對(duì)印鑒進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。（三）違規(guī)處理對(duì)于違反本辦法規(guī)定使用、保管印