工行檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強中國工商銀行（以下簡稱“本行”）檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在本行經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)發(fā)展和歷史研究等方面的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本行各級機構(gòu)及所屬全資、控股子公司的檔案管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則本行檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由辦公室歸口管理，各部門、各分支機構(gòu)負責(zé)本部門、本機構(gòu)檔案的收集、整理、保管和利用等工作，并接受總行辦公室的監(jiān)督和指導(dǎo)。2.集中管理原則本行各類檔案應(yīng)實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性，避免分散保存導(dǎo)致的檔案丟失、損壞或管理混亂。3.安全保密原則檔案管理工作必須嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本行保密規(guī)定，確保檔案信息的安全，防止檔案內(nèi)容泄露。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案服務(wù)效率，滿足本行各項工作對檔案信息的需求。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）總行辦公室檔案管理部門1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本行檔案管理辦法，制定和完善本行檔案管理制度、流程和標(biāo)準。2.負責(zé)總行各類檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作，指導(dǎo)和監(jiān)督各分支機構(gòu)及所屬子公司的檔案管理工作。3.組織開展檔案信息化建設(shè)，建立和維護全行檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化存儲、檢索和共享。4.負責(zé)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。5.參與本行重大活動、重要項目的檔案管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。（二）各分支機構(gòu)及所屬子公司檔案管理部門1.負責(zé)本機構(gòu)各類檔案的收集、整理、保管和利用等工作，確保檔案的完整、準確和安全。2.貫徹執(zhí)行總行檔案管理制度和要求，結(jié)合本機構(gòu)實際情況，制定具體的檔案管理實施細則，并報總行備案。3.定期向總行辦公室檔案管理部門報送檔案工作情況報告，及時反饋檔案管理工作中存在的問題和建議。4.配合總行辦公室檔案管理部門開展檔案信息化建設(shè)、檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)等工作。（三）各部門檔案管理人員1.負責(zé)本部門日常文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理要求，對本部門歸檔的文件材料進行分類、編號、裝訂等整理工作，并定期移交本機構(gòu)檔案管理部門。3.協(xié)助本機構(gòu)檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱和利用等工作，提供必要的檔案信息支持。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類本行檔案分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案、電子檔案等六大類。1.文書檔案主要包括本行在各項工作中形成的具有保存價值的收文、發(fā)文、內(nèi)部文件、會議文件、重要報告、領(lǐng)導(dǎo)批示等文件材料。2.業(yè)務(wù)檔案涵蓋本行各類業(yè)務(wù)活動中形成的檔案，如信貸業(yè)務(wù)檔案、存款業(yè)務(wù)檔案、中間業(yè)務(wù)檔案、風(fēng)險管理檔案、國際業(yè)務(wù)檔案等。3.科技檔案指本行在科技研發(fā)、技術(shù)改造、設(shè)備購置與管理等活動中形成的檔案，包括科研項目檔案、技術(shù)合同檔案、設(shè)備檔案等。4.會計檔案是本行在會計核算過程中形成的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等會計資料，以及其他與會計工作有關(guān)的文件材料。5.聲像檔案包括本行在各類活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料，如重大會議、重要活動、業(yè)務(wù)宣傳等方面的記錄。6.電子檔案指本行通過計算機系統(tǒng)產(chǎn)生、傳輸、存儲的電子文件，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)文件、電子郵件等。（二）檔案編號1.文書檔案編號采用年度保管期限機構(gòu)代碼順序號的結(jié)構(gòu)。例如：2023永久0010001，表示2023年形成的永久保管的文書檔案，為本行第1個機構(gòu)的第1份檔案。2.業(yè)務(wù)檔案編號根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型，制定相應(yīng)的編號規(guī)則。例如，信貸業(yè)務(wù)檔案編號可采用業(yè)務(wù)類型代碼年份客戶編號順序號的方式，如XD2023123456001，表示信貸業(yè)務(wù)，2023年辦理的，客戶編號為123456的第1份檔案。3.科技檔案編號按照項目編號、設(shè)備編號等方式進行編號。例如，科研項目檔案編號為項目立項編號子項目編號文檔類型代碼順序號，設(shè)備檔案編號為設(shè)備資產(chǎn)編號檔案類別代碼順序號。4.會計檔案編號采用會計年度保管期限檔案類別代碼順序號的編號方法。如2023定期3年會計憑證0001，表示2023年形成的保管期限為3年的會計憑證類檔案的第1份。5.聲像檔案編號結(jié)合拍攝時間、地點、事件等信息進行編號。例如，照片檔案編號為拍攝年份月份日期照片序號拍攝地點代碼，錄像檔案編號為錄制年份月份日期錄像序號主題代碼。6.電子檔案編號與相應(yīng)的紙質(zhì)檔案編號保持一致，并在編號后添加“E”標(biāo)識，以示區(qū)別。如2023永久0010001E，表示與上述紙質(zhì)文書檔案對應(yīng)的電子檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各部門應(yīng)按照檔案管理要求，及時收集本部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)重點收集與業(yè)務(wù)辦理相關(guān)的合同、協(xié)議、審批文件、報表、記錄等檔案材料。3.重大活動、重要項目承辦部門應(yīng)負責(zé)收集活動或項目過程中形成的各類文件、資料、照片、錄像等檔案，并在活動結(jié)束或項目完成后及時移交檔案管理部門。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)文件材料的收集工作，確保收集工作的及時性和完整性。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，符合檔案整理要求。3.電子文件應(yīng)采用通用格式進行存儲，并確保文件的可讀性和可編輯性。聲像資料應(yīng)保證圖像清晰、聲音完整，存儲格式符合檔案管理要求。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案分類方案進行分類整理，同一類別的檔案應(yīng)按照一定的順序排列，確保編號連續(xù)、條理清晰。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)進行裝訂、編頁、編目等整理工作，電子檔案應(yīng)進行分類存儲、命名規(guī)范、元數(shù)據(jù)著錄等整理工作。（四）整理方法1.文書檔案整理按照年度保管期限機構(gòu)問題的方法進行分類整理，將文件材料進行裝訂、編頁，編制卷內(nèi)文件目錄，填寫備考表，裝訂成卷，并在卷皮上填寫相關(guān)信息。2.業(yè)務(wù)檔案整理根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型的特點，按照業(yè)務(wù)流程或項目階段進行分類整理，建立業(yè)務(wù)檔案卷宗，編制檔案目錄，對重要檔案進行編頁、編號等處理。3.科技檔案整理按照項目、設(shè)備等類別進行整理，建立項目檔案卷冊或設(shè)備檔案袋，對項目文檔、設(shè)備資料等進行分類、編號、編目，確?？萍紮n案的系統(tǒng)性和完整性。4.會計檔案整理按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別分別進行整理，會計憑證應(yīng)按月裝訂成冊，會計賬簿應(yīng)按年度整理歸檔，財務(wù)報告應(yīng)按年度裝訂并編制目錄。5.聲像檔案整理對照片檔案應(yīng)進行分類、編號、標(biāo)注說明，并制作照片檔案冊；對錄像檔案應(yīng)進行剪輯、標(biāo)注，刻錄成光盤，并編制錄像檔案目錄。6.電子檔案整理按照檔案分類方案對電子文件進行分類存儲，建立電子文件夾結(jié)構(gòu)，對電子文件進行命名規(guī)范，著錄文件的標(biāo)題、日期、作者、來源等元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的檢索和利用。五、檔案的保管與保護（一）保管場所1.本行應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案存放安全、有序。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序排列存放，便于查找和利用。2.對重要、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。3.定期對檔案進行清查核對，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量與檔案目錄一致，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（三）保護措施1.防火檔案庫房應(yīng)安裝防火報警裝置，配備滅火器材，嚴禁在庫房內(nèi)吸煙和使用明火。2.防盜檔案庫房應(yīng)設(shè)置防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，加強安全防范措施，防止檔案被盜。3.防潮、防蟲、防鼠檔案庫房應(yīng)采取防潮措施，如放置干燥劑、安裝除濕設(shè)備等；定期進行防蟲、防鼠檢查，采取相應(yīng)的防治措施，如投放防蟲藥、放置鼠夾等。4.防光、防塵檔案庫房應(yīng)采用防光窗簾、遮光設(shè)備等，減少光線對檔案的損害；保持庫房清潔，定期進行清掃，防止灰塵對檔案的污染。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織本行成立檔案鑒定工作小組，由辦公室、業(yè)務(wù)部門、檔案管理部門等相關(guān)人員組成，負責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標(biāo)準1.根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本行實際情況，制定檔案保管期限表，作為檔案鑒定的依據(jù)。2.檔案鑒定工作應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進行綜合分析，判斷檔案的保存價值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對已滿保管期限的檔案進行清理，提出鑒定意見，填寫檔案鑒定審批表。2.檔案鑒定工作小組對檔案管理部門提出的鑒定意見進行審核，必要時可組織相關(guān)人員進行復(fù)查。3.經(jīng)鑒定工作小組審核通過的檔案鑒定審批表，報本行分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)本行分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認后，由檔案管理部門負責(zé)組織實施銷毀工作。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進行，如粉碎、焚燒等，并確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認。5.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清冊永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案信息的安全和有效利用。2.檔案利用應(yīng)滿足本行各項工作的需要，為業(yè)務(wù)決策、經(jīng)營管理、歷史研究等提供支持和服務(wù)。（二）利用方式1.查閱本行內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。2.借閱本行內(nèi)部人員因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，由檔案管理部門負責(zé)復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明復(fù)制日期、份數(shù)等信息。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進行詳細記錄，包括利用時間、利用人員、檔案名稱、數(shù)量、利用目的等信息。利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立全行統(tǒng)一的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.推動檔案信息資源的共享與利用，為全行各項工作提供便捷的檔案信息支持。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對本行各類紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。2.系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合本行檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類管理、編號管理、目錄管理、全文檢索、借閱管理、統(tǒng)計分析等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理加強檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、用戶權(quán)限管理等措施，確保檔案信息的安全。（三）實施步驟1.規(guī)劃階段