工藝記錄管理辦法一、總則（一）目的本管理辦法旨在規(guī)范公司工藝記錄的管理，確保工藝記錄的準(zhǔn)確性、完整性和可追溯性，為公司的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、質(zhì)量控制、工藝改進(jìn)等提供有力支持，保障公司產(chǎn)品質(zhì)量和生產(chǎn)活動(dòng)的順利進(jìn)行，符合相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有與工藝記錄相關(guān)的部門(mén)和人員，包括但不限于生產(chǎn)部門(mén)、質(zhì)量部門(mén)、技術(shù)部門(mén)、研發(fā)部門(mén)等在產(chǎn)品生產(chǎn)、檢驗(yàn)、研發(fā)等過(guò)程中產(chǎn)生的工藝記錄。（三）職責(zé)分工1.生產(chǎn)部門(mén)負(fù)責(zé)按照工藝要求進(jìn)行生產(chǎn)操作，并及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄生產(chǎn)過(guò)程中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)和信息，確保工藝記錄的真實(shí)性和完整性。對(duì)工藝記錄進(jìn)行初步整理和歸檔，定期提交給相關(guān)部門(mén)。2.質(zhì)量部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)工藝記錄進(jìn)行審核，檢查記錄的準(zhǔn)確性和合規(guī)性，確保工藝記錄符合質(zhì)量控制要求。根據(jù)工藝記錄對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行追溯和分析，為質(zhì)量改進(jìn)提供依據(jù)。3.技術(shù)部門(mén)負(fù)責(zé)制定和修訂工藝文件，明確工藝記錄的內(nèi)容和要求。對(duì)工藝記錄進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，解答相關(guān)技術(shù)問(wèn)題。參與工藝記錄的審核和分析，提出工藝改進(jìn)建議。4.研發(fā)部門(mén)在新產(chǎn)品研發(fā)過(guò)程中，負(fù)責(zé)記錄研發(fā)過(guò)程中的工藝參數(shù)、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等工藝記錄。對(duì)研發(fā)過(guò)程中的工藝記錄進(jìn)行整理和總結(jié)，為產(chǎn)品的批量生產(chǎn)提供技術(shù)支持。5.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)工藝記錄的集中歸檔和保管，建立完善的檔案管理制度，確保工藝記錄的安全存儲(chǔ)和方便查詢。按照規(guī)定的期限對(duì)工藝記錄進(jìn)行保存和銷毀。二、工藝記錄的內(nèi)容與要求（一）生產(chǎn)工藝記錄1.原材料記錄詳細(xì)記錄原材料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、批次、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。記錄原材料的檢驗(yàn)報(bào)告編號(hào)和檢驗(yàn)結(jié)果，確保原材料質(zhì)量符合要求。2.生產(chǎn)設(shè)備記錄記錄生產(chǎn)設(shè)備的名稱、型號(hào)、編號(hào)、運(yùn)行狀態(tài)等信息。記錄設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)記錄，包括維護(hù)時(shí)間、維護(hù)內(nèi)容、維修人員等，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.工藝參數(shù)記錄按照工藝文件要求，準(zhǔn)確記錄生產(chǎn)過(guò)程中的各項(xiàng)工藝參數(shù)，如溫度、壓力、速度、時(shí)間、流量等。記錄工藝參數(shù)的調(diào)整情況及調(diào)整原因，確保工藝過(guò)程的穩(wěn)定性和一致性。4.生產(chǎn)操作記錄記錄生產(chǎn)過(guò)程中的每一步操作，包括操作時(shí)間、操作人員、操作內(nèi)容等。記錄生產(chǎn)過(guò)程中的異常情況及處理措施，確保生產(chǎn)過(guò)程的安全性和可靠性。5.質(zhì)量檢驗(yàn)記錄記錄產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗(yàn)數(shù)據(jù)，包括檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)結(jié)果、檢驗(yàn)人員等。記錄不合格產(chǎn)品的處理情況，如返工、返修、報(bào)廢等，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）質(zhì)量檢驗(yàn)記錄1.進(jìn)貨檢驗(yàn)記錄記錄原材料、零部件等進(jìn)貨的檢驗(yàn)情況，包括檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)方法、檢驗(yàn)結(jié)果、檢驗(yàn)人員等。記錄不合格品的處理情況，如退貨、換貨等，確保進(jìn)貨質(zhì)量符合要求。2.過(guò)程檢驗(yàn)記錄按照工藝文件要求，對(duì)生產(chǎn)過(guò)程中的半成品進(jìn)行檢驗(yàn)，記錄檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)結(jié)果、檢驗(yàn)人員等。記錄不合格品的處理情況，如返工、返修等，確保過(guò)程質(zhì)量符合要求。3.成品檢驗(yàn)記錄對(duì)成品進(jìn)行全面檢驗(yàn)，記錄檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)結(jié)果、檢驗(yàn)人員等。記錄成品的質(zhì)量等級(jí)和判定結(jié)論，確保成品質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)要求。4.質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告根據(jù)質(zhì)量檢驗(yàn)記錄，編制質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，詳細(xì)說(shuō)明產(chǎn)品的質(zhì)量狀況、檢驗(yàn)結(jié)果、不合格情況及處理措施等。質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告應(yīng)加蓋檢驗(yàn)專用章，并由檢驗(yàn)人員簽字確認(rèn)。（三）設(shè)備維護(hù)記錄1.日常維護(hù)記錄記錄設(shè)備的日常維護(hù)情況，包括設(shè)備清潔、潤(rùn)滑、緊固、檢查等內(nèi)容。記錄維護(hù)時(shí)間、維護(hù)人員、維護(hù)結(jié)果等，確保設(shè)備日常維護(hù)工作得到有效執(zhí)行。2.定期保養(yǎng)記錄按照設(shè)備保養(yǎng)計(jì)劃，對(duì)設(shè)備進(jìn)行定期保養(yǎng)，記錄保養(yǎng)項(xiàng)目、保養(yǎng)方法、保養(yǎng)時(shí)間、保養(yǎng)人員等。記錄設(shè)備的保養(yǎng)效果和存在的問(wèn)題，為設(shè)備的維修和改進(jìn)提供依據(jù)。3.故障維修記錄記錄設(shè)備發(fā)生故障的時(shí)間、故障現(xiàn)象、維修過(guò)程、維修人員、更換的零部件等信息。記錄故障原因分析和采取的改進(jìn)措施，防止類似故障再次發(fā)生。4.設(shè)備維護(hù)檔案建立設(shè)備維護(hù)檔案，將設(shè)備的日常維護(hù)記錄、定期保養(yǎng)記錄、故障維修記錄等進(jìn)行整理歸檔。設(shè)備維護(hù)檔案應(yīng)包括設(shè)備基本信息、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄、設(shè)備運(yùn)行狀況分析等內(nèi)容，為設(shè)備的全生命周期管理提供支持。（四）工藝文件變更記錄1.變更申請(qǐng)記錄記錄工藝文件變更的申請(qǐng)部門(mén)、申請(qǐng)時(shí)間、變更原因、變更內(nèi)容等信息。變更申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)的審核和批準(zhǔn)，確保變更的必要性和可行性。2.變更審批記錄記錄工藝文件變更的審批過(guò)程，包括審批部門(mén)、審批人員、審批意見(jiàn)等。審批通過(guò)的變更申請(qǐng)應(yīng)明確實(shí)施時(shí)間和責(zé)任人，確保變更得到有效執(zhí)行。3.變更實(shí)施記錄記錄工藝文件變更的實(shí)施情況，包括變更文件的發(fā)放范圍、培訓(xùn)情況、實(shí)施時(shí)間、實(shí)施效果等。記錄變更后工藝記錄的調(diào)整情況，確保工藝記錄與變更后的工藝文件保持一致。4.變更驗(yàn)證記錄對(duì)工藝文件變更的效果進(jìn)行驗(yàn)證，記錄驗(yàn)證方法、驗(yàn)證數(shù)據(jù)、驗(yàn)證結(jié)論等。驗(yàn)證結(jié)果應(yīng)作為工藝文件變更的重要依據(jù)，確保變更后的工藝文件能夠滿足生產(chǎn)和質(zhì)量要求。三、工藝記錄的填寫(xiě)與審核（一）填寫(xiě)要求1.真實(shí)性工藝記錄應(yīng)如實(shí)反映生產(chǎn)過(guò)程中的實(shí)際情況，不得弄虛作假。記錄人員應(yīng)親自參與生產(chǎn)過(guò)程，確保記錄內(nèi)容的真實(shí)性。2.準(zhǔn)確性工藝記錄的數(shù)據(jù)和信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，不得隨意涂改。如需要修改，應(yīng)采用規(guī)范的修改方法，在修改處簽字并注明修改日期。3.完整性工藝記錄應(yīng)涵蓋生產(chǎn)過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)，不得遺漏重要信息。記錄內(nèi)容應(yīng)完整、清晰，便于查閱和追溯。4.及時(shí)性工藝記錄應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)，不得拖延。記錄人員應(yīng)在生產(chǎn)操作完成后或檢驗(yàn)工作結(jié)束后立即填寫(xiě)記錄，確保記錄的時(shí)效性。（二）審核要求1.生產(chǎn)部門(mén)審核生產(chǎn)部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)填寫(xiě)的工藝記錄進(jìn)行審核，確保記錄內(nèi)容符合工藝要求和填寫(xiě)規(guī)范。審核內(nèi)容包括記錄的完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性等。2.質(zhì)量部門(mén)審核質(zhì)量部門(mén)對(duì)工藝記錄進(jìn)行審核，重點(diǎn)檢查記錄的質(zhì)量控制情況和合規(guī)性。審核內(nèi)容包括原材料檢驗(yàn)記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、不合格品處理記錄等。3.技術(shù)部門(mén)審核技術(shù)部門(mén)對(duì)工藝記錄進(jìn)行審核，檢查記錄的工藝參數(shù)是否符合工藝文件要求。審核內(nèi)容包括工藝參數(shù)記錄、工藝操作記錄、工藝變更記錄等。4.審核簽字經(jīng)過(guò)審核的工藝記錄應(yīng)由審核人員簽字確認(rèn)，并注明審核日期。審核人員應(yīng)對(duì)審核結(jié)果負(fù)責(zé)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)要求記錄人員進(jìn)行整改。四、工藝記錄的歸檔與保管（一）歸檔要求1.分類歸檔工藝記錄應(yīng)按照類別進(jìn)行分類歸檔，如生產(chǎn)工藝記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、設(shè)備維護(hù)記錄、工藝文件變更記錄等。每個(gè)類別下再按照時(shí)間順序或其他合理方式進(jìn)行細(xì)分，便于查找和管理。2.編號(hào)管理為每份工藝記錄編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和查詢。編號(hào)規(guī)則應(yīng)在公司內(nèi)部統(tǒng)一規(guī)定，并在工藝記錄管理辦法中明確說(shuō)明。3.電子文檔與紙質(zhì)文檔同步歸檔工藝記錄應(yīng)同時(shí)保存電子文檔和紙質(zhì)文檔。電子文檔應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。紙質(zhì)文檔應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行整理和裝訂，存放在專門(mén)的檔案柜中。（二）保管期限1.一般工藝記錄一般工藝記錄的保管期限為[X]年，自產(chǎn)品生產(chǎn)完成或工藝活動(dòng)結(jié)束之日起計(jì)算。保管期限屆滿后，經(jīng)相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)，可以按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.重要工藝記錄涉及產(chǎn)品質(zhì)量追溯、法律法規(guī)要求、技術(shù)秘密等重要工藝記錄的保管期限為[X]年或更長(zhǎng)時(shí)間，具體期限根據(jù)相關(guān)規(guī)定和實(shí)際情況確定。重要工藝記錄應(yīng)永久保存或延長(zhǎng)保存期限，確保其安全性和完整性。（三）保管環(huán)境1.紙質(zhì)文檔保管環(huán)境紙質(zhì)工藝記錄應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)的檔案柜中。檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保紙質(zhì)文檔的安全存儲(chǔ)。2.電子文檔保管環(huán)境電子工藝記錄應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限和備份策略。服務(wù)器應(yīng)具備防火、防潮、防雷、防盜等安全措施，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和系統(tǒng)維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。五、工藝記錄的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱工藝記錄時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《工藝記錄查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，提交給檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的工藝記錄，并做好查閱登記。2.外部查閱因法律法規(guī)要求、客戶需求或其他特殊原因需要外部人員查閱工藝記錄時(shí)，應(yīng)經(jīng)過(guò)公司相關(guān)部門(mén)的審核和批準(zhǔn)。查閱前，公司應(yīng)與外部人員簽訂保密協(xié)議，明確查閱范圍、查閱期限、保密責(zé)任等事項(xiàng)。檔案管理部門(mén)在確保安全和保密的前提下，提供相應(yīng)的工藝記錄，并做好查閱登記。（二）使用要求1.僅限查閱工藝記錄僅供查閱使用，未經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，不得擅自復(fù)印、拍照、拷貝、傳播等。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)內(nèi)查閱工藝記錄，不得將工藝記錄帶出指定場(chǎng)所。2.保密要求查閱人員應(yīng)對(duì)工藝記錄中的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。如因工作需要使用工藝記錄中的數(shù)據(jù)和信息，應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，確保信息安全。3.歸還要求查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將工藝記錄歸還檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸還的工藝記錄進(jìn)行檢查，確保記錄完整無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、工藝記錄的銷毀（一）銷毀條件工藝記錄在保管期限屆滿后，經(jīng)相關(guān)部門(mén)審核批準(zhǔn)，可以進(jìn)行銷毀。銷毀的工藝記錄應(yīng)確保已不再具有保存價(jià)值，且不涉及法律法規(guī)要求、技術(shù)秘密等重要信息。（二）銷毀程序1.編制銷毀清單檔案管理部門(mén)根據(jù)工藝記錄的保管期限和實(shí)際情況，編制《工藝記錄銷毀清單》，詳細(xì)列出擬銷毀的工藝記錄名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。2.審核批準(zhǔn)《工藝記錄銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司的相關(guān)規(guī)定和實(shí)際情況，對(duì)銷毀清單進(jìn)行審批，確保銷毀工作的合法性和必要性。3.銷毀實(shí)施經(jīng)批準(zhǔn)的《工藝記錄銷毀清單》交檔案管理部門(mén)組織實(shí)施銷毀。銷毀方式可以采用粉碎、焚燒等安全可靠的方法，確保工藝記錄的信息無(wú)法恢復(fù)。