工具材料管理辦法一、總則（一）目的為加強公司工具材料的管理，規(guī)范工具材料的采購、使用、保管、報廢等流程，確保工具材料的合理使用和有效管理，降低公司運營成本，提高工作效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有工具材料的管理，包括但不限于生產(chǎn)工具、辦公設備、維修材料、勞保用品等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司對工具材料實行統(tǒng)一采購、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一核算的管理方式，確保資源的合理配置和有效利用。2.按需采購原則：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營和工作實際需要，合理確定工具材料的采購數(shù)量和規(guī)格，避免積壓和浪費。3.歸口管理原則：明確各部門在工具材料管理中的職責，實行歸口管理，確保各項工作落實到位。4.成本控制原則：在保證工具材料質(zhì)量和使用功能的前提下，努力降低采購成本、使用成本和管理成本，提高經(jīng)濟效益。二、管理職責（一）采購部門職責1.負責制定工具材料采購計劃，根據(jù)公司需求和庫存情況，合理安排采購數(shù)量和時間，確保工具材料及時供應。2.負責尋找合格的供應商，建立供應商檔案，對供應商進行評估和管理，確保采購的工具材料質(zhì)量可靠、價格合理。3.負責簽訂采購合同，跟蹤合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保采購任務順利完成。4.負責采購工具材料的驗收工作，確保采購的工具材料符合合同要求和質(zhì)量標準。（二）使用部門職責1.根據(jù)工作需要，提出工具材料的需求計劃，明確工具材料的規(guī)格、型號、數(shù)量等要求。2.負責本部門工具材料的領(lǐng)用、使用和保管工作，建立工具材料使用臺賬，記錄工具材料的領(lǐng)用、歸還、使用情況等。3.負責對本部門工具材料的使用情況進行檢查和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正浪費、損壞等問題，確保工具材料的合理使用。4.協(xié)助采購部門做好工具材料的驗收工作，對驗收不合格的工具材料及時提出退換貨意見。（三）倉庫管理部門職責1.負責工具材料的入庫、存儲、保管和發(fā)放工作，確保工具材料的安全、完整。2.建立工具材料庫存臺賬，定期盤點庫存，做到賬實相符，及時掌握庫存動態(tài)，為采購部門提供庫存信息。3.按照規(guī)定的存儲條件和保管要求，對工具材料進行分類存放，做好防潮、防火、防盜、防蟲等工作，確保工具材料質(zhì)量不受影響。4.負責工具材料的發(fā)放工作，嚴格按照審批后的領(lǐng)用單發(fā)放工具材料，確保發(fā)放數(shù)量準確、手續(xù)齊全。（四）財務部門職責1.負責審核工具材料采購計劃和采購合同，確保采購資金的合理使用。2.負責對工具材料的采購成本、使用成本和管理成本進行核算和分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。3.負責監(jiān)督工具材料的采購、使用和保管情況，對違反財務制度的行為進行制止和糾正。（五）質(zhì)量管理部門職責1.負責對采購的工具材料進行質(zhì)量檢驗，確保采購的工具材料符合質(zhì)量標準和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.對工具材料的質(zhì)量問題進行跟蹤和處理，及時反饋質(zhì)量信息，為采購部門和使用部門提供質(zhì)量改進建議。三、采購管理（一）采購計劃制定1.各使用部門應根據(jù)本部門的工作任務和實際需求，提前[X]天向采購部門提交工具材料需求計劃。需求計劃應詳細列出工具材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息。2.采購部門收到使用部門的需求計劃后，應結(jié)合庫存情況進行綜合分析，制定采購計劃。采購計劃應明確采購工具材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、采購預算等內(nèi)容。3.采購計劃應報公司領(lǐng)導審批，經(jīng)批準后的采購計劃作為采購工作的依據(jù)。如因工作需要調(diào)整采購計劃，應及時報公司領(lǐng)導審批。（二）供應商選擇與管理1.采購部門應通過多種渠道尋找合格的供應商，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行調(diào)查和評估，了解其生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等情況。2.建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、聯(lián)系方式、產(chǎn)品目錄、價格清單、合作歷史等內(nèi)容。對供應商進行定期評估，根據(jù)評估結(jié)果調(diào)整供應商名單，確保供應商的質(zhì)量和信譽。3.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、售后服務等條款。合同簽訂后，應嚴格按照合同執(zhí)行，確保雙方的合法權(quán)益。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)采購計劃和采購合同，向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購工具材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等信息。2.跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保供應商按時、按質(zhì)、按量交貨。如因供應商原因?qū)е陆回浹舆t或質(zhì)量問題，應及時采取措施，要求供應商承擔相應的責任。3.采購工具材料到貨后，采購部門應及時通知倉庫管理部門和質(zhì)量管理部門進行驗收。驗收合格的工具材料辦理入庫手續(xù)，驗收不合格的工具材料應及時與供應商協(xié)商退換貨事宜。四、庫存管理（一）入庫管理1.倉庫管理部門收到采購部門通知的到貨信息后，應做好收貨準備工作，包括安排卸貨場地、準備驗收工具等。2.對到貨的工具材料進行驗收，核對工具材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購合同和采購訂單一致。驗收合格的工具材料辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，入庫單應包括工具材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應商名稱、入庫日期等信息。3.對驗收不合格的工具材料，倉庫管理部門應及時通知采購部門與供應商協(xié)商處理。如需要退換貨，應辦理相關(guān)手續(xù)，確保不合格工具材料及時退出倉庫。（二）存儲管理1.根據(jù)工具材料的性質(zhì)、用途、規(guī)格等因素，對工具材料進行分類存放。不同類別的工具材料應分開存放，并設置明顯的標識牌，便于查找和管理。2.按照規(guī)定的存儲條件和保管要求，對工具材料進行妥善保管。如對易燃易爆物品應設置專門的存儲區(qū)域，采取防火、防爆、防盜等措施；對易受潮的工具材料應做好防潮處理。3.定期對工具材料進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為[X]月/季度/年，盤點結(jié)束后應編制盤點報告，對盤點結(jié)果進行分析和總結(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（三）發(fā)放管理1.使用部門因工作需要領(lǐng)用工具材料時，應填寫領(lǐng)用單，領(lǐng)用單應包括工具材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期等信息。2.領(lǐng)用單經(jīng)部門負責人審批后，交倉庫管理部門。倉庫管理部門根據(jù)審批后的領(lǐng)用單發(fā)放工具材料，并在領(lǐng)用單上簽字確認。3.對貴重工具材料和限量發(fā)放的工具材料，應實行專人專管制度，嚴格控制領(lǐng)用數(shù)量和使用范圍。領(lǐng)用人員應妥善保管工具材料，不得轉(zhuǎn)借他人或挪作他用。五、使用管理（一）領(lǐng)用登記使用部門領(lǐng)用工具材料后，應建立工具材料使用臺賬，詳細記錄工具材料的領(lǐng)用時間、使用情況、歸還時間等信息。使用臺賬應定期更新，確保賬實相符。（二）使用培訓對于新購置的工具材料或操作復雜的工具材料，采購部門或相關(guān)部門應組織使用人員進行培訓，使其熟悉工具材料的性能、操作方法、維護保養(yǎng)要求等，確保使用人員能夠正確使用工具材料，提高工作效率和質(zhì)量。（三）使用監(jiān)督各部門負責人應加強對本部門工具材料使用情況的監(jiān)督檢查，定期檢查工具材料的使用狀況，及時發(fā)現(xiàn)和糾正浪費、損壞等問題。對違反規(guī)定使用工具材料的行為，應進行批評教育，并責令其改正。（四）維護保養(yǎng)使用人員應按照工具材料的維護保養(yǎng)要求，定期對工具材料進行維護保養(yǎng)，確保工具材料的性能良好、使用壽命延長。對需要維修的工具材料，應及時送維修部門進行維修，維修后應進行驗收，合格后方可繼續(xù)使用。六、報廢管理（一）報廢鑒定1.工具材料因磨損、老化、損壞等原因無法繼續(xù)使用時，使用部門應填寫報廢申請單，注明工具材料的名稱、規(guī)格、型號、購置時間、報廢原因等信息。2.采購部門、倉庫管理部門、質(zhì)量管理部門等相關(guān)部門對報廢申請單進行審核，根據(jù)工具材料的實際使用情況和技術(shù)狀況，對是否報廢進行鑒定。3.對于價值較高的工具材料，應組織相關(guān)技術(shù)人員進行評估，必要時可聘請外部專家進行鑒定，確保報廢鑒定的準確性和公正性。（二）報廢審批報廢申請單經(jīng)相關(guān)部門審核鑒定后，報公司領(lǐng)導審批。公司領(lǐng)導根據(jù)審批權(quán)限進行審批，批準后的報廢申請單作為報廢處理的依據(jù)。（三）報廢處理1.經(jīng)批準報廢的工具材料，由倉庫管理部門負責清理出倉庫，并進行妥善處理。報廢工具材料的處理方式包括變賣、捐贈、報廢回收等，具體處理方式應根據(jù)工具材料的實際情況和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.對報廢工具材料的處理過程進行記錄，包括處理時間、處理方式、處理價格等信息。處理記錄應保存[X]年，以備查閱。七、監(jiān)督檢查（一）內(nèi)部審計公司財務部門定期對工具材料的采購、使用、保管、報廢等情況進行內(nèi)部審計，檢查工具材料管理是否符合本辦法的規(guī)定，是否存在違規(guī)行為。對審計中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，督促相關(guān)部門進行整改。（二）定期檢查公司定期組織對工具材料管理情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括采購計劃執(zhí)行情況、庫存管理情況、使用情況、報廢管理情況等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。（三）違規(guī)處理對違反本辦法規(guī)定的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰