媒體采購(gòu)管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司媒體采購(gòu)行為，加強(qiáng)媒體采購(gòu)管理，提高采購(gòu)效率，保證采購(gòu)質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有媒體采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于廣告投放、媒體合作、宣傳推廣等涉及媒體資源采購(gòu)的業(yè)務(wù)。（三）基本原則1.合法性原則：媒體采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購(gòu)過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，保障所有潛在供應(yīng)商平等參與競(jìng)爭(zhēng)。3.效益原則：在保證媒體采購(gòu)質(zhì)量的前提下，追求采購(gòu)效益最大化，降低采購(gòu)成本。4.誠(chéng)信原則：采購(gòu)雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，履行合同約定，維護(hù)良好的合作關(guān)系。二、采購(gòu)職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定媒體采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和預(yù)算安排，確定采購(gòu)項(xiàng)目、數(shù)量、時(shí)間等。2.組織媒體采購(gòu)的招標(biāo)、詢價(jià)、談判等采購(gòu)活動(dòng)，選擇合適的供應(yīng)商。3.簽訂媒體采購(gòu)合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)，確保合同的合法性、完整性和有效性。4.跟蹤采購(gòu)合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。5.建立媒體采購(gòu)檔案，整理和保存采購(gòu)過程中的相關(guān)文件和資料。（二）需求部門職責(zé)1.提出媒體采購(gòu)需求，明確采購(gòu)媒體的類型、規(guī)格、投放時(shí)間、投放渠道等具體要求。2.參與采購(gòu)項(xiàng)目的評(píng)估和供應(yīng)商的選擇，提供專業(yè)意見和建議。3.協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行合同簽訂和驗(yàn)收工作，確保采購(gòu)的媒體符合業(yè)務(wù)需求。4.對(duì)采購(gòu)的媒體效果進(jìn)行評(píng)估和反饋，為后續(xù)采購(gòu)提供參考。（三）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.審核媒體采購(gòu)預(yù)算，確保采購(gòu)費(fèi)用在預(yù)算范圍內(nèi)。2.參與采購(gòu)合同的審核，對(duì)合同中的付款條款進(jìn)行把關(guān)。3.負(fù)責(zé)媒體采購(gòu)款項(xiàng)的支付和核算，確保資金支付的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。4.對(duì)媒體采購(gòu)成本進(jìn)行分析和控制，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持和建議。（四）法務(wù)部門職責(zé)1.審核媒體采購(gòu)合同，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。2.為媒體采購(gòu)活動(dòng)提供法律咨詢和支持，處理采購(gòu)過程中的法律事務(wù)。3.監(jiān)督采購(gòu)活動(dòng)的合法性，對(duì)違法違規(guī)行為提出處理意見。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《媒體采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購(gòu)媒體的名稱、規(guī)格、數(shù)量、投放時(shí)間、投放渠道、預(yù)算金額等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)的必要性、合理性和預(yù)算進(jìn)行審核，簽署意見后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后交采購(gòu)部門辦理采購(gòu)事宜。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)部門收到經(jīng)審批的采購(gòu)申請(qǐng)后，結(jié)合公司年度預(yù)算和媒體市場(chǎng)情況，制定媒體采購(gòu)計(jì)劃。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、時(shí)間安排、預(yù)算金額、采購(gòu)方式等內(nèi)容，并報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核。3.部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)計(jì)劃的合理性、可行性進(jìn)行審核，確保采購(gòu)計(jì)劃符合公司業(yè)務(wù)需求和預(yù)算安排。（三）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫(kù)。2.對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、媒體資源證明、業(yè)績(jī)情況、信譽(yù)狀況等，確保供應(yīng)商具備合法經(jīng)營(yíng)資格和提供優(yōu)質(zhì)媒體資源的能力。3.根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求，從供應(yīng)商庫(kù)中選擇若干家潛在供應(yīng)商，向其發(fā)出詢價(jià)函或招標(biāo)邀請(qǐng)書，要求其提供報(bào)價(jià)或投標(biāo)文件。4.采購(gòu)部門組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)或投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，綜合考慮媒體質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)、信譽(yù)等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。評(píng)審過程應(yīng)形成書面記錄，包括評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)審過程、評(píng)審結(jié)果等。5.采購(gòu)部門將擬選定的供應(yīng)商及采購(gòu)項(xiàng)目情況報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后確定最終供應(yīng)商。（四）合同簽訂1.采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行合同談判，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、媒體規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、交付方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。2.根據(jù)談判結(jié)果，起草媒體采購(gòu)合同，并提交法務(wù)部門審核。3.法務(wù)部門對(duì)合同條款進(jìn)行合法性審查，確保合同符合法律法規(guī)要求，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)與采購(gòu)部門溝通并修改。4.采購(gòu)部門與供應(yīng)商簽訂正式合同，合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)將合同副本分送需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門備案。（五）采購(gòu)執(zhí)行1.采購(gòu)部門按照合同約定，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單或交付通知，明確采購(gòu)媒體的具體要求和交付時(shí)間。2.供應(yīng)商按照采購(gòu)訂單或交付通知的要求，按時(shí)、按質(zhì)、按量提供媒體資源。采購(gòu)部門應(yīng)跟蹤供應(yīng)商的交付進(jìn)度，及時(shí)協(xié)調(diào)解決可能出現(xiàn)的問題。3.需求部門在收到供應(yīng)商提供的媒體后，應(yīng)按照合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的，出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；驗(yàn)收不合格的，應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商進(jìn)行整改或退換貨。（六）付款結(jié)算1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，審核采購(gòu)款項(xiàng)的支付申請(qǐng)。2.審核無(wú)誤后，按照合同約定的付款方式和時(shí)間，辦理付款手續(xù)。付款時(shí)，應(yīng)確保資金支付的準(zhǔn)確性和安全性。3.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商核對(duì)發(fā)票信息，確保發(fā)票的真實(shí)性、合法性和準(zhǔn)確性。發(fā)票入賬后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理。（七）采購(gòu)評(píng)估1.采購(gòu)項(xiàng)目完成后，采購(gòu)部門應(yīng)組織需求部門等相關(guān)人員對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括采購(gòu)過程的合規(guī)性、供應(yīng)商的表現(xiàn)、媒體質(zhì)量、采購(gòu)成本、采購(gòu)效果等方面。2.需求部門對(duì)采購(gòu)的媒體效果進(jìn)行評(píng)估，提供反饋意見和建議，為后續(xù)采購(gòu)提供參考。3.采購(gòu)部門根據(jù)評(píng)估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施和建議，不斷完善媒體采購(gòu)管理工作。四、采購(gòu)方式（一）招標(biāo)采購(gòu)1.適用范圍：對(duì)于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、競(jìng)爭(zhēng)充分的媒體采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)采購(gòu)方式。2.招標(biāo)程序：采購(gòu)部門編制招標(biāo)文件，明確招標(biāo)項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)潛在供應(yīng)商報(bào)名參加投標(biāo)。對(duì)報(bào)名的供應(yīng)商進(jìn)行資格預(yù)審，確定合格投標(biāo)人。組織投標(biāo)人進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)勘查和答疑會(huì)。投標(biāo)人按照招標(biāo)文件要求編制投標(biāo)文件，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交。采購(gòu)部門組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)會(huì)議，按照評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)標(biāo)，確定中標(biāo)候選人。公示中標(biāo)候選人，無(wú)異議后確定中標(biāo)供應(yīng)商，并發(fā)出中標(biāo)通知書。（二）詢價(jià)采購(gòu)1.適用范圍：對(duì)于金額較小、技術(shù)簡(jiǎn)單、市場(chǎng)供應(yīng)充足的媒體采購(gòu)項(xiàng)目，可采用詢價(jià)采購(gòu)方式。2.詢價(jià)程序：采購(gòu)部門向至少三家潛在供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求其提供報(bào)價(jià)。供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)回復(fù)詢價(jià)函，提供報(bào)價(jià)及相關(guān)資料。采購(gòu)部門對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較和分析，選擇報(bào)價(jià)合理、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。與成交供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。（三）談判采購(gòu)1.適用范圍：對(duì)于具有特定要求、獨(dú)家供應(yīng)商或緊急采購(gòu)的媒體采購(gòu)項(xiàng)目，可采用談判采購(gòu)方式。2.談判程序：采購(gòu)部門與潛在供應(yīng)商進(jìn)行談判前準(zhǔn)備，明確談判目標(biāo)、策略和要點(diǎn)。與供應(yīng)商進(jìn)行談判，就媒體規(guī)格、價(jià)格、服務(wù)、交付時(shí)間等條款進(jìn)行協(xié)商。根據(jù)談判情況，確定最終成交供應(yīng)商，并簽訂采購(gòu)合同。五、合同管理（一）合同簽訂1.采購(gòu)合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、媒體規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、交付方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。3.合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)將合同副本分送需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門備案。（二）合同履行1.采購(gòu)部門和供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定履行各自的義務(wù)，確保合同的順利執(zhí)行。2.采購(gòu)部門應(yīng)跟蹤合同履行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。3.需求部門應(yīng)協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行合同履行，提供必要的支持和配合。（三）合同變更1.在合同履行過程中，如因不可抗力或其他原因需要變更合同條款的，雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。3.采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將合同變更情況通知相關(guān)部門，并辦理備案手續(xù)。（四）合同終止1.合同履行完畢或雙方協(xié)商一致同意終止合同的，合同終止。2.合同終止后，雙方應(yīng)按照合同約定進(jìn)行結(jié)算和清理，確保雙方權(quán)利義務(wù)的結(jié)清。3.采購(gòu)部門應(yīng)將合同終止情況通知相關(guān)部門，并對(duì)合同檔案進(jìn)行整理和歸檔。六、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.采購(gòu)部門建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，明確供應(yīng)商的準(zhǔn)入條件和程序。2.供應(yīng)商準(zhǔn)入條件應(yīng)包括合法經(jīng)營(yíng)資格、良好的信譽(yù)、較強(qiáng)的媒體資源實(shí)力、合理的價(jià)格水平、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)等方面。3.潛在供應(yīng)商應(yīng)向采購(gòu)部門提交準(zhǔn)入申請(qǐng)，提供相關(guān)證明材料。采購(gòu)部門對(duì)供應(yīng)商的申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合準(zhǔn)入條件的，納入供應(yīng)商庫(kù)。（二）供應(yīng)商評(píng)價(jià)1.采購(gòu)部門定期對(duì)供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)內(nèi)容包括媒體質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)、交付及時(shí)性、合同履行情況等方面。2.評(píng)價(jià)方式可采用問卷調(diào)查、實(shí)地考察、數(shù)據(jù)分析等多種方式進(jìn)行。3.根據(jù)供應(yīng)商評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商，可給予更多的合作機(jī)會(huì)和優(yōu)惠政策；對(duì)于不合格供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)淘汰。（三）供應(yīng)商激勵(lì)與約束1.建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如優(yōu)先合作、增加采購(gòu)量、提供培訓(xùn)和技術(shù)支持等。2.建立供應(yīng)商約束機(jī)制，對(duì)違反合同約定或出現(xiàn)質(zhì)量問題、服務(wù)問題的供應(yīng)商，采取警告、罰款、暫停合作、終止合同等措施進(jìn)行處罰。3.加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與合作，定期召開供應(yīng)商會(huì)議，反饋公司需求和意見，共同探討改進(jìn)措施，促進(jìn)供應(yīng)商不斷提高自身素質(zhì)和服務(wù)水平。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)媒體采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)過程的合規(guī)性、采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、采購(gòu)資金的使用情況等。2.審計(jì)部門應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意