實物庫存管理辦法一、總則（一）目的為加強公司實物庫存管理，確保庫存實物的安全、完整，提高庫存實物的使用效率，保障公司生產經(jīng)營活動的順利進行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內所有涉及實物庫存管理的部門和崗位，包括但不限于采購部門、倉儲部門、生產部門、銷售部門等。（三）基本原則1.準確性原則：庫存實物的數(shù)量、質量、價值等信息應準確無誤，確保賬實相符。2.安全性原則：采取必要的安全措施，防止庫存實物的損壞、丟失、變質等情況發(fā)生。3.及時性原則：庫存實物的出入庫、盤點等操作應及時進行，保證信息的及時更新。4.效益性原則：合理控制庫存水平，提高庫存周轉率，降低庫存成本，實現(xiàn)庫存管理的效益最大化。二、庫存管理職責分工（一）采購部門1.根據(jù)生產經(jīng)營計劃和實際需求，編制準確的采購計劃，確保采購物資的及時性和合理性。2.負責與供應商溝通協(xié)調，簽訂采購合同，跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，確保采購物資按時、按質、按量到貨。3.對采購物資的質量負責，協(xié)助倉儲部門做好到貨驗收工作，及時處理不合格物資的退換貨事宜。（二）倉儲部門1.負責庫存實物的存儲管理，按照規(guī)定的存儲條件和方式，對各類物資進行分類存放，確保物資的安全和完好。2.建立健全庫存實物臺賬，詳細記錄物資的出入庫情況，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、出入庫時間、來源去向等信息，做到賬實相符。3.定期對庫存實物進行盤點，編制盤點報告，及時發(fā)現(xiàn)和處理盤盈、盤虧等情況，并分析原因，提出改進措施。4.負責庫存實物的保管、養(yǎng)護工作，采取必要的防潮、防蟲、防火、防盜等措施，確保物資質量不受影響。5.根據(jù)生產經(jīng)營部門的領料申請，及時、準確地發(fā)放物資，并做好發(fā)放記錄。（三）生產部門1.根據(jù)生產計劃，合理安排生產進度，準確預估生產所需物資的種類和數(shù)量，提前向倉儲部門提交領料申請。2.負責對生產過程中剩余物資的退庫管理，確保剩余物資及時、完整地退回倉儲部門。3.協(xié)助倉儲部門做好庫存實物的盤點工作，提供相關生產數(shù)據(jù)和信息。（四）銷售部門1.根據(jù)銷售訂單，及時通知倉儲部門做好發(fā)貨準備工作，確保貨物能夠按時、準確地發(fā)出。2.對銷售退回的貨物進行跟蹤管理，及時通知倉儲部門辦理入庫手續(xù)，并協(xié)助做好驗收工作。（五）財務部門1.負責制定庫存實物的核算方法和財務管理制度，對庫存實物的價值進行準確核算，確保財務賬目的真實性和準確性。2.定期與倉儲部門核對庫存實物賬目，監(jiān)督庫存管理情況，對庫存管理中存在的問題提出改進建議。3.參與庫存實物的盤點工作，對盤點結果進行審核，確保盤點數(shù)據(jù)的準確性和可靠性。三、庫存物資分類與編號（一）庫存物資分類根據(jù)公司生產經(jīng)營活動的需要，將庫存物資分為原材料、輔助材料、在產品、產成品、周轉材料、低值易耗品等類別。（二）庫存物資編號為便于庫存物資的管理和識別，對每一類庫存物資進行統(tǒng)一編號。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、實用性、擴展性等原則，確保編號能夠準確反映物資的類別、規(guī)格、型號等信息。庫存物資編號采用[具體編號規(guī)則]，例如：原材料編號為“1xxxxxx”，其中“1”代表原材料類別，后面的數(shù)字分別代表物資的大類、中類、小類及具體規(guī)格型號等信息。四、庫存物資采購管理（一）采購計劃編制1.采購部門應根據(jù)公司年度生產經(jīng)營計劃、銷售訂單、庫存狀況等因素，綜合考慮物資的消耗規(guī)律、市場供應情況、采購周期等，編制月度采購計劃。2.采購計劃應明確物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預計到貨時間等信息，并經(jīng)相關部門審核批準后執(zhí)行。3.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因生產經(jīng)營計劃調整、市場變化等原因需要變更采購計劃，采購部門應及時提出變更申請，經(jīng)審批后進行調整。（二）供應商選擇與管理1.采購部門應建立供應商評估和選擇機制，對潛在供應商進行調查、評估，選擇具備良好信譽、產品質量可靠、價格合理、交貨及時等條件的供應商作為合作伙伴。2.與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物資的規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、質量標準、付款方式等條款。3.定期對供應商進行評價和考核，根據(jù)供應商的供貨質量、交貨期、售后服務等情況，調整供應商名單，確保供應商隊伍的穩(wěn)定性和可靠性。（三）采購訂單下達與跟蹤1.根據(jù)采購計劃，采購部門及時向選定的供應商下達采購訂單，并跟蹤訂單的執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質、按量發(fā)貨。2.在采購訂單執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)供應商存在交貨延遲、質量問題等情況，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)調，要求其采取措施解決問題，并做好記錄。3.對于緊急采購需求，采購部門應按照公司相關規(guī)定，履行特殊審批程序后及時安排采購，確保生產經(jīng)營活動不受影響。五、庫存物資驗收管理（一）驗收準備1.倉儲部門在物資到貨前，應做好驗收準備工作，包括安排驗收人員、準備驗收工具和場地、熟悉物資的驗收標準和要求等。2.采購部門應提前通知倉儲部門物資到貨時間、名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，并提供相關的采購合同、質量證明文件等資料。（二）驗收程序1.物資到貨后，驗收人員應根據(jù)采購合同和質量標準，對物資的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質量等進行初步檢查。2.對于需要進行質量檢驗的物資，驗收人員應按照規(guī)定的檢驗方法和標準，抽取樣品送質量檢驗部門進行檢驗。3.質量檢驗部門應在規(guī)定的時間內出具檢驗報告，驗收人員根據(jù)檢驗報告對物資進行最終驗收。4.驗收合格的物資，驗收人員應在驗收單上簽字確認，并及時辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資，應及時通知采購部門與供應商協(xié)商處理，做好記錄。（三）驗收記錄1.驗收人員應詳細記錄物資的驗收情況，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、到貨時間、供應商名稱、驗收結果、檢驗報告編號等信息。2.驗收記錄應妥善保存，作為庫存管理的重要依據(jù)，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。六、庫存物資存儲管理（一）存儲環(huán)境要求1.根據(jù)物資的特性和存儲要求，設置不同的存儲區(qū)域，如常溫區(qū)、恒溫區(qū)、冷藏區(qū)、危險品區(qū)等，并配備相應的存儲設備和設施。2.確保存儲區(qū)域的溫度、濕度、通風等環(huán)境條件符合物資存儲要求，防止物資因環(huán)境因素而損壞、變質。（二）物資存放方式1.按照物資的類別、規(guī)格型號、批次等進行分類存放，做到標識清晰、擺放整齊，便于查找和管理。2.對于有特殊存放要求的物資，如易燃易爆物資、有毒有害物資等，應按照相關規(guī)定進行單獨存放，并采取相應的安全防護措施。（三）庫存標識管理1.在庫存物資上應設置明顯的標識，標明物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、批次、入庫時間等信息。2.定期對庫存標識進行檢查和更新，確保標識的清晰、準確，便于識別和管理。（四）庫存安全管理1.加強庫存區(qū)域的安全防范措施，配備必要的消防器材、防盜設備等，確保庫存物資的安全。2.制定庫存安全管理制度，明確安全責任，加強對庫存管理人員的安全教育和培訓，提高安全意識。3.定期對庫存區(qū)域進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患，防止安全事故的發(fā)生。七、庫存物資發(fā)放管理（一）領料申請1.生產部門、銷售部門等根據(jù)生產經(jīng)營需要，填寫領料申請單，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)相關負責人審核批準。2.領料申請單應一式多聯(lián)，分別交倉儲部門、財務部門等留存。（二）發(fā)放審批1.倉儲部門收到領料申請單后，應按照規(guī)定的審批流程進行審核，確認申請的合理性和必要性。2.對于限額領料的物資，倉儲部門應嚴格按照限額進行發(fā)放，如因特殊原因需要超限額領料，應經(jīng)相關部門批準。（三）物資發(fā)放1.倉儲部門根據(jù)審批后的領料申請單，及時、準確地發(fā)放物資，并在領料申請單上簽字確認。2.發(fā)放物資時，應遵循先進先出、易損先出等原則，確保物資的質量和有效期。3.對于貴重物資、易燃易爆物資等，應實行雙人發(fā)放制度，確保發(fā)放過程的安全和準確。（四）發(fā)放記錄1.倉儲部門應建立物資發(fā)放臺賬，詳細記錄物資的發(fā)放日期、名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領料部門、領料人等信息，做到賬實相符。2.定期對物資發(fā)放臺賬進行核對和統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決發(fā)放過程中存在的問題。八、庫存物資盤點管理（一）盤點計劃制定1.財務部門應會同倉儲部門等相關部門，根據(jù)公司實際情況，制定年度庫存盤點計劃，明確盤點范圍、盤點時間、盤點方法、人員分工等內容。2.盤點計劃應經(jīng)公司管理層批準后執(zhí)行，并提前通知各相關部門做好準備工作。（二）盤點實施1.按照盤點計劃，組織盤點人員對庫存物資進行實地盤點，盤點人員應認真核對物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質量狀況等信息，確保盤點結果的準確性。2.在盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應及時記錄并查明原因，編制盤點差異表。（三）盤點報告編制1.盤點結束后，盤點人員應根據(jù)盤點結果編制盤點報告，詳細說明盤點范圍、盤點時間、盤點方法、盤點結果、盤點差異及原因分析等內容。2.盤點報告應經(jīng)相關部門負責人審核簽字后，報公司管理層審批。（四）盤點結果處理1.根據(jù)盤點報告和公司管理層的審批意見，對盤點差異進行處理。對于盤盈的物資，應查明原因后辦理入庫手續(xù)；對于盤虧的物資，應按照規(guī)定的審批程序進行核銷，并追究相關責任人的責任。2.針對盤點過程中發(fā)現(xiàn)的庫存管理問題，應及時制定改進措施，完善庫存管理制度和流程，提高庫存管理水平。九、庫存物資報廢與處置管理（一）報廢申請1.對于已損壞、變質、過期等無法繼續(xù)使用的庫存物資，使用部門或倉儲部門應填寫報廢申請單，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、報廢原因等信息，并提交相關證明材料。2.報廢申請單應經(jīng)相關部門審核批準后，方可進行報廢處理。（二）報廢鑒定1.財務部門會同技術部門、質量部門等相關人員，對報廢申請物資進行鑒定，確認是否符合報廢條件。2.對于價值較高的報廢物資，應組織相關專家進行評估，確保報廢處理的合理性和公正性。（三）報廢處置1.經(jīng)鑒定同意報廢的物資，應按照公司相關規(guī)定進行處置，如變賣、捐贈、報廢銷毀等。2.在報廢處置過程中，應做好記錄，包括報廢物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、處置方式、處置時間、處置收入等信息，并及時進行賬務處理。（四）監(jiān)督檢查1.公司內部審計部門應定期對庫存物資報廢與處置情況進行監(jiān)督檢查，確保報廢處置過程符合規(guī)定，防止國有資產流失。2.對于違反規(guī)定的報廢處置行為，應追究相關責任人的責任。十、庫存管理信息化建設（一）建立庫存管理信息系統(tǒng)1.公司應建立完善的庫存管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)庫存物資的采購、驗收、存儲、發(fā)放、盤點、報廢等業(yè)務流程的信息化管理。2.庫存管理信息系統(tǒng)應具備物資信息管理、庫存臺賬管理、出入庫管理、盤點管理、報表生成等功能，能夠實時反映庫存實物的動態(tài)情況，為庫存管理決策提供準確的數(shù)據(jù)支持。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.倉儲部門等相關人員應及時、準確地將庫存物資的基礎信息、出入庫記錄、盤點結果等數(shù)據(jù)錄入庫存管理信息系統(tǒng)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的真實性和完整性。2.定期對庫存管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時，加強對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的維護和管理，及