安全簽證管理辦法一、總則（一）目的為加強本公司/組織安全簽證管理，規(guī)范簽證流程，確保簽證活動的安全性和合法性，依據(jù)相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)涉及安全簽證的各類活動，包括但不限于員工因公出國（境）、商務合作涉及的境外人員來訪、特定項目的外籍專家引進等簽證相關事宜。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家出入境管理法律法規(guī)以及相關行業(yè)安全標準，確保簽證活動合法合規(guī)。2.安全第一原則：將保障人員安全、信息安全和活動安全貫穿于簽證管理全過程。3.風險可控原則：對簽證過程中可能出現(xiàn)的各類風險進行全面評估和有效控制，制定相應的風險應對措施。4.高效便民原則：在確保安全的前提下，優(yōu)化簽證流程，提高工作效率，為相關人員提供便利。二、簽證申請與受理（一）申請主體1.因公出國（境）的員工，由所在部門提出申請，并填寫《因公出國（境）簽證申請表》。2.涉及商務合作的境外人員來訪，由負責接待的部門或項目團隊提出申請，填寫《境外人員來訪簽證申請表》。3.因特定項目引進外籍專家，由項目負責人提出申請，填寫《外籍專家簽證申請表》。（二）申請材料1.因公出國（境）簽證申請材料《因公出國（境）簽證申請表》。出國（境）任務批件或相關證明文件。邀請方出具的邀請函（原件），明確訪問目的、行程安排、費用承擔等內(nèi)容。個人護照（有效期不少于預計回國日期后6個月）。其他可能需要的補充材料，如健康證明、無犯罪記錄證明等（根據(jù)具體情況而定）。2.境外人員來訪簽證申請材料《境外人員來訪簽證申請表》。接待部門或項目團隊的情況說明，包括邀請原因、活動安排、安全保障措施等。境外人員的有效護照及簽證頁復印件（如有）。其他相關證明材料，如合作協(xié)議、項目計劃等。3.外籍專家簽證申請材料《外籍專家簽證申請表》。項目合作協(xié)議或聘用合同。專家資質證明文件，如學歷證書、專業(yè)技能證書、工作經(jīng)歷證明等。健康證明和無犯罪記錄證明（由境外相關機構出具，并經(jīng)過中國駐外使領館認證）。其他必要材料，如專家來華工作的具體安排、薪酬待遇說明等。（三）受理流程1.申請人將填寫完整并簽字的簽證申請表及相關申請材料提交至公司/組織的簽證管理部門。2.簽證管理部門收到申請材料后，進行初步審核。審核內(nèi)容包括材料的完整性、真實性、準確性以及是否符合相關規(guī)定和要求。3.對于材料不齊全或不符合要求的申請，簽證管理部門應一次性告知申請人需要補充或更正的材料內(nèi)容。申請人應在規(guī)定時間內(nèi)補齊材料，逾期未補視為自動放棄申請。4.經(jīng)初步審核合格的申請，簽證管理部門將予以受理，并出具受理回執(zhí)，明確告知申請人受理時間、預計辦理周期以及后續(xù)流程和注意事項。三、簽證審核與審批（一）審核內(nèi)容1.安全背景審查對申請人及相關境外人員的安全背景進行全面審查，包括但不限于是否存在安全風險、是否涉及敏感地區(qū)或敏感行業(yè)、是否有不良記錄等。通過公安部門出入境管理信息系統(tǒng)、國家安全部門相關數(shù)據(jù)庫以及其他合法渠道進行信息查詢和核實。2.行程合理性審查對出國（境）人員的行程安排進行合理性審查，確保行程符合出訪目的，避免不必要的停留和活動。對于境外人員來訪的行程，審查其是否與接待部門或項目團隊的安排一致，是否存在潛在的安全隱患。3.安全保障措施審查對于涉及境外活動的項目或合作，審查是否制定了完善的安全保障措施，包括但不限于人身安全保障、信息安全保護、應急處置預案等。要求相關部門或項目團隊提供詳細的安全保障方案，并評估其可行性和有效性。（二）審核流程1.簽證管理部門受理申請后，將申請材料及初審意見分發(fā)給相關審核部門進行聯(lián)合審核。相關審核部門包括但不限于安全管理部門、外事部門、財務部門等。2.各審核部門按照職責分工對申請材料進行詳細審核，并在規(guī)定時間內(nèi)反饋審核意見。審核意見應明確表示同意、不同意或需要進一步補充說明的內(nèi)容。3.簽證管理部門匯總各審核部門的意見，對申請進行綜合評估。如各審核部門意見一致，簽證管理部門根據(jù)評估結果做出審批決定；如存在分歧，簽證管理部門應組織相關部門進行協(xié)商溝通，必要時可提交公司/組織高層領導進行決策。（三）審批權限1.對于一般性的因公出國（境）簽證申請，由公司/組織分管外事工作的領導審批。2.對于涉及重要項目、重大活動或出訪國家（地區(qū)）敏感的簽證申請，需經(jīng)公司/組織主要領導審批。3.對于境外人員來訪簽證申請和外籍專家簽證申請，根據(jù)申請事項的重要程度和風險等級，按照相應的審批權限進行審批。四、簽證辦理與跟蹤（一）簽證辦理1.經(jīng)審批同意的簽證申請，簽證管理部門負責按照規(guī)定的程序和要求，及時向相關使領館或簽證機構提交申請材料，并辦理簽證手續(xù)。2.在辦理簽證過程中，簽證管理部門應與使領館或簽證機構保持密切溝通，及時了解簽證辦理進度，解答疑問，并根據(jù)要求補充或調(diào)整申請材料。3.對于需要面簽的情況，簽證管理部門應協(xié)助申請人做好面簽準備工作，提供必要的指導和培訓，確保申請人能夠順利通過面簽。（二）簽證跟蹤1.簽證管理部門建立簽證跟蹤機制，實時掌握簽證辦理狀態(tài)。通過查詢使領館或簽證機構的官方網(wǎng)站、電話咨詢等方式，及時獲取簽證審批結果。2.如簽證申請獲得批準，簽證管理部門應及時領取簽證，并通知申請人前來領取或按照約定方式送達。3.如簽證申請被拒簽，簽證管理部門應及時向申請人反饋拒簽原因，并協(xié)助申請人分析原因，根據(jù)實際情況決定是否重新申請簽證以及如何調(diào)整申請材料和申請策略。五、簽證使用與管理（一）簽證使用1.申請人領取簽證后，應嚴格按照簽證注明的有效期、停留期和入境次數(shù)等要求使用簽證。2.因公出國（境）人員在境外期間，應遵守當?shù)胤煞ㄒ?guī)和風俗習慣，確保自身安全，并按照既定的行程安排開展工作和活動。3.對于境外人員來訪，接待部門或項目團隊應按照簽證規(guī)定的時間和范圍安排其活動，不得擅自變更行程或延長停留期限。（二）簽證保管1.申請人領取簽證后，應妥善保管簽證，不得轉借、涂改、偽造簽證。2.如簽證不慎遺失或被盜，申請人應及時向簽證管理部門報告，并協(xié)助采取相應的掛失、補辦等措施。3.簽證管理部門應對簽證的領取、使用和歸還情況進行詳細記錄，建立簽證檔案，以備查閱和審計。（三）簽證注銷1.因公出國（境）人員回國后，應在規(guī)定時間內(nèi)將護照及簽證交回簽證管理部門進行注銷。2.對于境外人員來訪簽證，在其訪問結束離境后，接待部門或項目團隊應及時通知簽證管理部門辦理簽證注銷手續(xù)。3.簽證管理部門在收到交回的護照及簽證后，應進行認真核對，確認無誤后辦理注銷手續(xù)，并將相關信息錄入系統(tǒng)進行備案。六、安全風險評估與應對（一）風險評估1.簽證管理部門定期對涉及簽證的各類活動進行安全風險評估，識別可能存在的安全風險因素，如政治風險、恐怖主義風險、社會治安風險、公共衛(wèi)生風險等。2.根據(jù)風險評估結果，對不同類型的風險進行分級管理，確定高、中、低風險等級，并制定相應的風險應對策略。（二）應對措施1.高風險情況應對對于前往高風險國家（地區(qū)）或涉及高風險項目的簽證申請，在審批過程中應進行更加嚴格的安全審查，并要求申請人制定詳細的安全防范措施和應急預案。公司/組織為出國（境）人員購買足額的境外旅行保險，包括人身意外傷害保險、醫(yī)療保險、緊急救援保險等，以應對可能出現(xiàn)的安全事故。加強與中國駐外使領館的溝通與聯(lián)系，及時了解當?shù)匕踩蝿莺拖嚓P信息，必要時調(diào)整出訪計劃或采取其他安全保障措施。2.中風險情況應對對涉及中風險國家（地區(qū)）或項目的簽證申請，加強安全背景審查和行程合理性審查，要求申請人提供必要的安全保障措施說明。提醒出國（境）人員注意自身安全，遵守當?shù)胤煞ㄒ?guī)和風俗習慣，如遇緊急情況及時與中國駐外使領館或公司/組織取得聯(lián)系。定期對涉及中風險地區(qū)的簽證申請和出訪活動進行跟蹤評估，根據(jù)實際情況調(diào)整風險應對措施。3.低風險情況應對對于前往低風險國家（地區(qū)）或從事一般性活動的簽證申請，按照常規(guī)流程進行審核和管理，但仍需關注可能出現(xiàn)的安全風險變化。對出國（境）人員進行必要的安全培訓，提高其安全意識和自我保護能力。七、信息安全與保密（一）信息收集與管理1.在簽證申請過程中，收集的申請人及相關境外人員的信息應嚴格按照法律法規(guī)和公司/組織的信息管理規(guī)定進行管理，確保信息的真實性、準確性和完整性。2.簽證管理部門應建立信息管理臺賬，對收集到的各類信息進行分類登記、存儲和保管，明確信息的使用范圍和權限。（二）信息保密措施1.對涉及簽證申請的敏感信息，如申請人的個人隱私信息、安全背景審查結果等，應嚴格保密，防止信息泄露。2.簽證管理部門工作人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務，嚴禁將信息泄露給無關人員。3.在信息傳輸和存儲過程中，采取必要的安全防護措施，如加密技術、訪問控制等，確保信息安全。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計部門定期對簽證管理工作進行審計監(jiān)督，檢查簽證申請、審核、審批、辦理等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定程序和要求，簽證檔案是否完整、規(guī)范。2.安全管理部門對涉及簽證活動的安全保障措施落實情況進行監(jiān)督檢查，確保各項安全措施有效執(zhí)行。（二）外部監(jiān)督1.接受國家出入境管理部門、外事部門等相關政府部門的監(jiān)督檢查，積極配合其工作，及時整改發(fā)現(xiàn)的問題。2.對于涉及國際合作項目或重大外事活動的簽證管理工作，主動接受合作方或相關國際組織的監(jiān)督，不斷完善簽證管理工作。九、責任追究（一）違規(guī)行為界定1.申請人提供虛假材料、隱瞞重要信息或偽造簽證等違規(guī)行為。2.簽證管理部門工作人員在簽證審核、審批、辦理過程中玩忽職守、濫用職權、徇私舞弊等違規(guī)行為。3.接待部門或項目團隊擅自變更境外人員來訪行程、延長停留期限或未履行安全保