外協(xié)發(fā)貨管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司外協(xié)發(fā)貨管理，規(guī)范發(fā)貨流程，確保貨物準(zhǔn)確、及時(shí)、安全地發(fā)送至客戶手中，提高客戶滿意度，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及外協(xié)發(fā)貨的業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括但不限于產(chǎn)品生產(chǎn)外包、原材料采購?fù)鈪f(xié)等過程中的貨物發(fā)貨管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：發(fā)貨信息必須準(zhǔn)確無誤，包括貨物數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、目的地等，確?？蛻羰盏降呢浳锱c訂單要求一致。2.及時(shí)性原則：按照合同約定或客戶要求的時(shí)間安排發(fā)貨，確保貨物按時(shí)到達(dá)，避免延誤給客戶造成損失。3.安全性原則：在發(fā)貨過程中，要采取必要的措施保證貨物的安全，防止貨物損壞、丟失等情況發(fā)生。4.責(zé)任明確原則：明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，確保發(fā)貨過程中出現(xiàn)的問題能夠及時(shí)追溯和處理。二、發(fā)貨流程（一）訂單接收與審核1.銷售部門負(fù)責(zé)接收客戶訂單，并及時(shí)將訂單信息傳遞給生產(chǎn)部門或采購部門。2.生產(chǎn)部門或采購部門收到訂單后，對(duì)訂單內(nèi)容進(jìn)行審核，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨期、價(jià)格等，確保訂單信息完整、準(zhǔn)確、合理。如發(fā)現(xiàn)訂單存在問題，應(yīng)及時(shí)與銷售部門溝通協(xié)調(diào)，解決問題后再進(jìn)行后續(xù)處理。（二）發(fā)貨計(jì)劃制定1.根據(jù)訂單要求和生產(chǎn)進(jìn)度或采購情況，生產(chǎn)部門或采購部門制定發(fā)貨計(jì)劃。發(fā)貨計(jì)劃應(yīng)明確發(fā)貨時(shí)間、發(fā)貨數(shù)量、發(fā)貨方式、運(yùn)輸路線等詳細(xì)信息。2.發(fā)貨計(jì)劃制定后，需提交給相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核，確保計(jì)劃的合理性和可行性。審核通過后的發(fā)貨計(jì)劃作為發(fā)貨執(zhí)行的依據(jù)。（三）貨物準(zhǔn)備1.生產(chǎn)部門或采購部門按照發(fā)貨計(jì)劃組織貨物的準(zhǔn)備工作。在貨物準(zhǔn)備過程中，要對(duì)貨物進(jìn)行嚴(yán)格的檢驗(yàn)和測試，確保貨物質(zhì)量符合訂單要求。2.對(duì)準(zhǔn)備好的貨物進(jìn)行標(biāo)識(shí)，標(biāo)明貨物的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、目的地等信息，便于發(fā)貨過程中的識(shí)別和管理。3.將貨物妥善存放，做好防護(hù)措施，防止貨物在發(fā)貨前受到損壞。（四）運(yùn)輸安排1.根據(jù)發(fā)貨計(jì)劃和貨物特點(diǎn)，選擇合適的運(yùn)輸方式，如公路運(yùn)輸、鐵路運(yùn)輸、航空運(yùn)輸?shù)?。選擇運(yùn)輸方式時(shí)，要綜合考慮運(yùn)輸成本、運(yùn)輸時(shí)間、貨物安全性等因素。2.與選定的運(yùn)輸公司簽訂運(yùn)輸合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括運(yùn)輸費(fèi)用、運(yùn)輸時(shí)間、貨物安全保障等條款。3.在貨物發(fā)運(yùn)前，提前通知運(yùn)輸公司發(fā)貨時(shí)間、地點(diǎn)、貨物信息等，確保運(yùn)輸公司能夠按時(shí)到達(dá)指定地點(diǎn)提貨。（五）發(fā)貨通知1.在貨物發(fā)運(yùn)前，生產(chǎn)部門或采購部門應(yīng)及時(shí)通知銷售部門發(fā)貨情況，包括發(fā)貨時(shí)間、預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間、運(yùn)輸單號(hào)等信息。2.銷售部門收到發(fā)貨通知后，及時(shí)將發(fā)貨信息告知客戶，讓客戶了解貨物的運(yùn)輸狀態(tài)，做好收貨準(zhǔn)備。（六）貨物發(fā)運(yùn)1.運(yùn)輸公司按照約定時(shí)間到達(dá)指定地點(diǎn)提貨，發(fā)貨部門與運(yùn)輸公司辦理貨物交接手續(xù)，雙方在貨物交接清單上簽字確認(rèn)。2.在貨物發(fā)運(yùn)過程中，發(fā)貨部門要跟蹤貨物的運(yùn)輸情況，如發(fā)現(xiàn)運(yùn)輸異常情況，應(yīng)及時(shí)與運(yùn)輸公司溝通協(xié)調(diào)，采取措施解決問題，并及時(shí)向相關(guān)部門匯報(bào)。（七）貨物到達(dá)與驗(yàn)收1.貨物到達(dá)目的地后，運(yùn)輸公司通知客戶提貨或送貨上門?？蛻羰盏截浳锖?，按照合同約定對(duì)貨物進(jìn)行驗(yàn)收。2.如客戶發(fā)現(xiàn)貨物存在數(shù)量短缺、質(zhì)量問題、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)與銷售部門聯(lián)系，銷售部門協(xié)調(diào)相關(guān)部門進(jìn)行處理。處理結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給客戶，確保客戶滿意。三、發(fā)貨相關(guān)部門職責(zé)（一）銷售部門1.負(fù)責(zé)接收客戶訂單，并及時(shí)準(zhǔn)確地傳遞給生產(chǎn)部門或采購部門。2.及時(shí)向客戶反饋發(fā)貨信息，包括發(fā)貨時(shí)間、預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間、運(yùn)輸單號(hào)等，解答客戶關(guān)于發(fā)貨的疑問。3.協(xié)調(diào)處理客戶因發(fā)貨問題提出的投訴和索賠，與相關(guān)部門共同協(xié)商解決方案，確?？蛻魸M意度。（二）生產(chǎn)部門或采購部門1.根據(jù)訂單要求和生產(chǎn)進(jìn)度或采購情況，制定發(fā)貨計(jì)劃，并確保發(fā)貨計(jì)劃的合理性和可行性。2.組織貨物的準(zhǔn)備工作，對(duì)貨物進(jìn)行嚴(yán)格的檢驗(yàn)和測試，確保貨物質(zhì)量符合訂單要求。3.負(fù)責(zé)與運(yùn)輸公司聯(lián)系，安排貨物的運(yùn)輸事宜，簽訂運(yùn)輸合同，跟蹤貨物的運(yùn)輸情況。4.及時(shí)通知銷售部門發(fā)貨情況，協(xié)助銷售部門處理客戶因發(fā)貨問題提出的投訴和索賠。（三）質(zhì)量部門1.對(duì)發(fā)貨前的貨物進(jìn)行質(zhì)量抽檢，確保貨物質(zhì)量符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和訂單要求。2.參與處理客戶因貨物質(zhì)量問題提出的投訴和索賠，提供質(zhì)量方面的技術(shù)支持和解決方案。（四）物流部門1.根據(jù)發(fā)貨計(jì)劃和貨物特點(diǎn)，選擇合適的運(yùn)輸方式，優(yōu)化運(yùn)輸路線，降低運(yùn)輸成本。2.負(fù)責(zé)與運(yùn)輸公司的日常溝通協(xié)調(diào)，確保貨物按時(shí)、安全發(fā)運(yùn)。3.跟蹤貨物的運(yùn)輸狀態(tài)，及時(shí)反饋運(yùn)輸信息，處理運(yùn)輸過程中出現(xiàn)的異常情況。（五）財(cái)務(wù)部門1.審核發(fā)貨相關(guān)費(fèi)用的合理性，包括運(yùn)輸費(fèi)用、保險(xiǎn)費(fèi)用等。2.負(fù)責(zé)與運(yùn)輸公司結(jié)算運(yùn)輸費(fèi)用，確保費(fèi)用支付的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。四、發(fā)貨信息管理（一）發(fā)貨信息記錄1.各相關(guān)部門應(yīng)建立發(fā)貨信息記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄發(fā)貨訂單號(hào)、客戶名稱、貨物名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、發(fā)貨時(shí)間、運(yùn)輸單號(hào)、預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間、實(shí)際到達(dá)時(shí)間、運(yùn)輸費(fèi)用等信息。2.發(fā)貨信息記錄應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，確保發(fā)貨過程可追溯。（二）發(fā)貨信息查詢與共享1.公司內(nèi)部建立發(fā)貨信息查詢系統(tǒng)，各相關(guān)部門可根據(jù)權(quán)限查詢發(fā)貨信息，以便及時(shí)了解發(fā)貨情況，協(xié)調(diào)解決問題。2.銷售部門應(yīng)定期向客戶提供發(fā)貨信息查詢渠道，方便客戶隨時(shí)了解貨物運(yùn)輸狀態(tài)。五、發(fā)貨異常處理（一）運(yùn)輸延誤1.如因運(yùn)輸公司原因?qū)е仑浳镞\(yùn)輸延誤，運(yùn)輸部門應(yīng)及時(shí)與運(yùn)輸公司溝通協(xié)調(diào)，了解延誤原因和預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間，并將情況及時(shí)反饋給銷售部門和生產(chǎn)部門或采購部門。2.銷售部門負(fù)責(zé)與客戶溝通解釋運(yùn)輸延誤原因，爭取客戶的理解和支持。同時(shí)，根據(jù)客戶需求和實(shí)際情況，協(xié)商解決方案，如調(diào)整交貨期、提供補(bǔ)償措施等。3.生產(chǎn)部門或采購部門根據(jù)運(yùn)輸延誤情況，調(diào)整后續(xù)生產(chǎn)計(jì)劃或采購計(jì)劃，避免因運(yùn)輸延誤給公司造成更大的損失。（二）貨物損壞或丟失1.貨物在運(yùn)輸過程中如發(fā)生損壞或丟失，運(yùn)輸部門應(yīng)立即通知發(fā)貨部門和保險(xiǎn)公司，并保護(hù)好現(xiàn)場。2.發(fā)貨部門及時(shí)與運(yùn)輸公司協(xié)商處理賠償事宜，要求運(yùn)輸公司按照運(yùn)輸合同約定承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.同時(shí)，發(fā)貨部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)貨物損壞情況進(jìn)行評(píng)估，如能在公司內(nèi)部修復(fù)或更換的，及時(shí)安排處理；如無法在公司內(nèi)部解決的，根據(jù)保險(xiǎn)條款向保險(xiǎn)公司索賠。4.銷售部門負(fù)責(zé)與客戶溝通協(xié)調(diào)，說明貨物損壞或丟失情況，協(xié)商解決方案，如補(bǔ)發(fā)貨物、給予折扣、賠償損失等，確保客戶滿意。（三）其他異常情況如遇到自然災(zāi)害、交通管制、政策法規(guī)變化等不可抗力因素導(dǎo)致發(fā)貨異常，各相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)溝通協(xié)調(diào)，共同制定應(yīng)對(duì)措施，盡量減少對(duì)公司和客戶造成的影響。同時(shí)，及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)異常情況，尋求支持和指導(dǎo)。六、發(fā)貨成本控制（一）運(yùn)輸成本控制1.物流部門應(yīng)通過優(yōu)化運(yùn)輸路線、合理選擇運(yùn)輸方式、整合運(yùn)輸資源等方式，降低運(yùn)輸成本。2.與運(yùn)輸公司建立長期合作關(guān)系，爭取更優(yōu)惠的運(yùn)輸價(jià)格。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)運(yùn)輸公司的考核管理，確保運(yùn)輸服務(wù)質(zhì)量。（二）包裝成本控制1.設(shè)計(jì)合理的包裝方案，在保證貨物安全運(yùn)輸?shù)那疤嵯?，盡量降低包裝成本。2.選用合適的包裝材料，避免過度包裝或包裝材料浪費(fèi)。（三）其他成本控制1.嚴(yán)格控制發(fā)貨過程中的各項(xiàng)費(fèi)用支出，如裝卸費(fèi)、倉儲(chǔ)費(fèi)等，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。2.加強(qiáng)對(duì)發(fā)貨成本的核算和分析，定期評(píng)估發(fā)貨成本控制效果，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以改進(jìn)。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立發(fā)貨管理監(jiān)督小組，定期對(duì)發(fā)貨流程進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保發(fā)貨管理辦法的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督小組可通過查閱發(fā)貨記錄、實(shí)地檢查、客戶反饋等方式，對(duì)發(fā)貨過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）考核制度1.建立發(fā)貨管理考核制度，對(duì)各相