外包材料管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司外包材料管理，確保外包業(yè)務(wù)順利進(jìn)行，保障產(chǎn)品質(zhì)量，降低成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及外包材料管理的部門和業(yè)務(wù)活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：外包材料管理必須符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.質(zhì)量可控原則：確保外包材料質(zhì)量滿足產(chǎn)品生產(chǎn)需求，不影響最終產(chǎn)品質(zhì)量。3.成本效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，合理控制外包材料采購(gòu)、存儲(chǔ)、使用等環(huán)節(jié)成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及相關(guān)人員在外包材料管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、外包材料的定義與分類（一）定義外包材料是指公司在產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程中，因自身生產(chǎn)能力限制或其他原因，委托外部供應(yīng)商提供的用于產(chǎn)品制造的各類材料。（二）分類1.主要原材料：構(gòu)成產(chǎn)品主要實(shí)體的外包材料，如電子產(chǎn)品中的芯片、電路板等。2.輔助材料：有助于產(chǎn)品形成，但不構(gòu)成產(chǎn)品主要實(shí)體的外包材料，如生產(chǎn)過(guò)程中使用的膠水、涂料等。3.包裝材料：用于產(chǎn)品包裝的外包材料，如紙箱、包裝袋、標(biāo)簽等。三、職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門1.負(fù)責(zé)根據(jù)生產(chǎn)需求，尋找合格的外包材料供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案。2.按照采購(gòu)流程，與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，確保合同條款符合公司要求和法律法規(guī)規(guī)定。3.跟蹤采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題，保證外包材料按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。（二）質(zhì)量部門1.制定外包材料檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程，對(duì)外包材料進(jìn)行進(jìn)貨檢驗(yàn)或驗(yàn)證。2.對(duì)不合格外包材料進(jìn)行判定，并監(jiān)督處理過(guò)程，防止不合格材料投入使用。3.定期對(duì)外包材料供應(yīng)商的質(zhì)量狀況進(jìn)行評(píng)估，提出改進(jìn)建議。（三）倉(cāng)庫(kù)管理部門1.負(fù)責(zé)外包材料的入庫(kù)、存儲(chǔ)、保管和發(fā)放工作。2.確保外包材料存儲(chǔ)環(huán)境符合要求，防止材料損壞、變質(zhì)。3.建立外包材料庫(kù)存臺(tái)賬，定期盤點(diǎn)，做到賬物相符。（四）生產(chǎn)部門1.根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，合理領(lǐng)用外包材料，確保生產(chǎn)順利進(jìn)行。2.負(fù)責(zé)對(duì)外包材料的使用過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)反饋材料使用中的問(wèn)題。3.協(xié)助質(zhì)量部門做好外包材料的質(zhì)量追溯工作。（五）設(shè)計(jì)研發(fā)部門1.在產(chǎn)品設(shè)計(jì)階段，充分考慮外包材料的可采購(gòu)性、質(zhì)量可靠性和成本合理性，提供準(zhǔn)確的材料技術(shù)要求。2.參與對(duì)外包材料供應(yīng)商的技術(shù)評(píng)估，協(xié)助解決材料使用過(guò)程中的技術(shù)問(wèn)題。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門應(yīng)通過(guò)多種渠道收集外包材料供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，評(píng)估其資質(zhì)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。3.組織相關(guān)部門對(duì)符合基本條件的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，考察內(nèi)容包括企業(yè)規(guī)模、生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、質(zhì)量管理體系、人員素質(zhì)等。4.根據(jù)考察結(jié)果，建立合格供應(yīng)商名錄，經(jīng)公司審批后確定為正式合作供應(yīng)商。（二）供應(yīng)商評(píng)估與考核1.質(zhì)量部門定期對(duì)外包材料供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和評(píng)估，統(tǒng)計(jì)不合格品率等質(zhì)量指標(biāo)。2.采購(gòu)部門對(duì)供應(yīng)商的交貨期、價(jià)格執(zhí)行情況、售后服務(wù)等方面進(jìn)行考核。3.根據(jù)評(píng)估和考核結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分級(jí)管理。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)和更多合作機(jī)會(huì)；對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商，及時(shí)提出整改要求，如多次整改仍不達(dá)標(biāo)，取消其合格供應(yīng)商資格。（三）供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)1.采購(gòu)部門定期與供應(yīng)商溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、產(chǎn)品質(zhì)量改進(jìn)情況等，保持良好的合作關(guān)系。2.組織供應(yīng)商參加公司舉辦的質(zhì)量培訓(xùn)、技術(shù)交流等活動(dòng)，促進(jìn)供應(yīng)商提升自身管理水平和產(chǎn)品質(zhì)量。3.對(duì)于供應(yīng)商提出的合理訴求，及時(shí)協(xié)調(diào)相關(guān)部門給予解決，共同應(yīng)對(duì)市場(chǎng)變化和行業(yè)挑戰(zhàn)。五、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.生產(chǎn)部門根據(jù)年度生產(chǎn)計(jì)劃、月度生產(chǎn)任務(wù)和庫(kù)存情況，提前向采購(gòu)部門提交外包材料采購(gòu)申請(qǐng)。2.采購(gòu)部門結(jié)合庫(kù)存狀況、市場(chǎng)供應(yīng)情況和采購(gòu)周期等因素，制定詳細(xì)的外包材料采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間等要求。（二）采購(gòu)合同簽訂1.采購(gòu)部門在確定供應(yīng)商后，按照公司合同管理規(guī)定，與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。2.采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括材料規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨方式、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法、付款方式、違約責(zé)任等條款。3.采購(gòu)合同簽訂前，需經(jīng)法務(wù)部門審核，確保合同條款合法合規(guī)，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。（三）采購(gòu)訂單執(zhí)行1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。2.如因供應(yīng)商原因?qū)е陆回浹舆t、質(zhì)量問(wèn)題等，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取補(bǔ)救措施，并按照合同約定追究其違約責(zé)任。3.在采購(gòu)訂單執(zhí)行過(guò)程中，如遇市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、原材料供應(yīng)緊張等情況，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施，確保生產(chǎn)不受影響。六、入庫(kù)管理（一）到貨通知1.采購(gòu)部門在接到供應(yīng)商發(fā)貨通知后，及時(shí)通知倉(cāng)庫(kù)管理部門做好收貨準(zhǔn)備。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門根據(jù)采購(gòu)訂單信息，核對(duì)到貨材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息是否一致。（二）檢驗(yàn)與驗(yàn)收1.質(zhì)量部門按照外包材料檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程，對(duì)外包材料進(jìn)行進(jìn)貨檢驗(yàn)或驗(yàn)證。2.檢驗(yàn)內(nèi)容包括外觀質(zhì)量、尺寸規(guī)格、性能指標(biāo)、質(zhì)量證明文件等。3.對(duì)于抽檢不合格的外包材料，質(zhì)量部門應(yīng)及時(shí)出具不合格報(bào)告，采購(gòu)部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。（三）入庫(kù)手續(xù)辦理1.經(jīng)檢驗(yàn)合格的外包材料，倉(cāng)庫(kù)管理部門辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫入庫(kù)單，注明材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商、入庫(kù)日期等信息。2.入庫(kù)單應(yīng)一式多聯(lián)，分別由倉(cāng)庫(kù)、采購(gòu)、財(cái)務(wù)等部門留存，作為記賬、核算和對(duì)賬的依據(jù)。3.倉(cāng)庫(kù)管理部門按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式和存儲(chǔ)位置，將外包材料妥善存放，并做好標(biāo)識(shí)。七、存儲(chǔ)管理（一）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.根據(jù)外包材料的特性，設(shè)置適宜的存儲(chǔ)環(huán)境，如溫度、濕度、通風(fēng)條件等。2.對(duì)于易受潮、易氧化、易變質(zhì)的材料，應(yīng)采取相應(yīng)的防潮、防銹、防變質(zhì)措施，如密封包裝、使用干燥劑、定期通風(fēng)等。（二）庫(kù)存盤點(diǎn)1.倉(cāng)庫(kù)管理部門定期對(duì)外包材料進(jìn)行庫(kù)存盤點(diǎn)，確保賬物相符。2.盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為月度、季度或年度盤點(diǎn)。3.盤點(diǎn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，填寫盤點(diǎn)報(bào)告，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。（三）庫(kù)存預(yù)警1.倉(cāng)庫(kù)管理部門根據(jù)外包材料的庫(kù)存數(shù)量、采購(gòu)周期、消耗速度等因素，設(shè)定庫(kù)存預(yù)警指標(biāo)。2.當(dāng)庫(kù)存數(shù)量接近或低于預(yù)警指標(biāo)時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理部門及時(shí)發(fā)出預(yù)警信息，通知采購(gòu)部門進(jìn)行采購(gòu)，以避免因庫(kù)存短缺影響生產(chǎn)。八、發(fā)放管理（一）領(lǐng)料申請(qǐng)1.生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和實(shí)際需求，填寫外包材料領(lǐng)料單，注明材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.領(lǐng)料單應(yīng)經(jīng)生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交倉(cāng)庫(kù)管理部門。（二）發(fā)放審批1.倉(cāng)庫(kù)管理部門接到領(lǐng)料單后，核對(duì)領(lǐng)料單信息與庫(kù)存情況，如庫(kù)存充足，按照規(guī)定進(jìn)行發(fā)放審批。2.發(fā)放審批流程可根據(jù)公司實(shí)際情況設(shè)定，一般由倉(cāng)庫(kù)主管審核簽字后即可發(fā)放。（三）材料發(fā)放1.倉(cāng)庫(kù)管理部門按照審批后的領(lǐng)料單，發(fā)放外包材料，并在領(lǐng)料單上簽字確認(rèn)。2.發(fā)放過(guò)程中，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)核對(duì)材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，確保發(fā)放準(zhǔn)確無(wú)誤。3.對(duì)于貴重或限量發(fā)放的外包材料，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的審批程序和發(fā)放數(shù)量進(jìn)行發(fā)放。九、使用管理（一）使用規(guī)范1.生產(chǎn)部門應(yīng)按照外包材料的使用說(shuō)明和操作規(guī)程，正確使用外包材料，確保產(chǎn)品質(zhì)量。2.在使用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)材料質(zhì)量問(wèn)題或異常情況，應(yīng)及時(shí)停止使用，并報(bào)告質(zhì)量部門和采購(gòu)部門。（二）余料管理1.生產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的外包材料余料，由生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)清理、收集和退庫(kù)。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門對(duì)退庫(kù)的余料進(jìn)行驗(yàn)收，如余料符合要求，辦理入庫(kù)手續(xù)；如余料不符合要求，應(yīng)及時(shí)與生產(chǎn)部門溝通協(xié)商處理。（三）質(zhì)量追溯1.各部門應(yīng)做好外包材料使用過(guò)程中的記錄工作，包括領(lǐng)料時(shí)間、使用部門、使用數(shù)量、產(chǎn)品批次等信息。2.質(zhì)量部門負(fù)責(zé)建立外包材料質(zhì)量追溯體系，以便在產(chǎn)品出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題時(shí)，能夠快速追溯到材料的來(lái)源和使用情況，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。十、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)外包材料管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、發(fā)放、使用等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定和公司相關(guān)制度要求。2.審計(jì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）日常檢查1.采購(gòu)部門、質(zhì)量部門、倉(cāng)庫(kù)管理部門、生產(chǎn)部門等應(yīng)定期對(duì)本部門負(fù)責(zé)的外包材料管理工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。2.公司可組織相關(guān)部門對(duì)外包材料管理情況進(jìn)行聯(lián)合檢查，加強(qiáng)部門之間的溝通協(xié)作，共同推進(jìn)外包材料管理工作規(guī)范有序開展。十一、罰則（一）對(duì)違反本辦法規(guī)定的部門和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。1.對(duì)于因工作失誤導(dǎo)致外包材料采購(gòu)延誤、質(zhì)量不合格、庫(kù)存積壓等問(wèn)題，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，責(zé)令相關(guān)責(zé)任人限期整改，并按照公司規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。2.對(duì)于違反法律法規(guī)和公司制度，在外包材料管理過(guò)程中存在違規(guī)操作、弄虛作假等行為的，給予警告、罰款、降職、撤職