外包管理辦法英文一、總則（一）目的本管理辦法旨在規(guī)范公司/組織的外包業(yè)務(wù)活動，確保外包工作的順利進(jìn)行，提高外包服務(wù)質(zhì)量，保障公司/組織的合法權(quán)益，同時符合相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有涉及外包業(yè)務(wù)的部門和項目，包括但不限于信息技術(shù)外包、人力資源外包、業(yè)務(wù)流程外包等各類外包形式。（三）定義1.外包：指公司/組織將部分業(yè)務(wù)或工作委托給外部專業(yè)機構(gòu)或個人完成的活動。2.外包商：與公司/組織簽訂外包合同，承接外包業(yè)務(wù)的外部機構(gòu)或個人。3.外包項目：具體的外包業(yè)務(wù)任務(wù)或工作集合。二、外包業(yè)務(wù)規(guī)劃與決策（一）需求評估1.在考慮外包業(yè)務(wù)時，各部門應(yīng)首先對自身業(yè)務(wù)需求進(jìn)行全面評估，明確哪些業(yè)務(wù)適合外包，哪些業(yè)務(wù)應(yīng)保留內(nèi)部處理。評估內(nèi)容包括業(yè)務(wù)的核心性、復(fù)雜性、成本效益等因素。2.對于擬外包的業(yè)務(wù)，需詳細(xì)分析其現(xiàn)狀、存在的問題以及預(yù)期達(dá)到的目標(biāo)，形成需求分析報告。（二）外包決策1.根據(jù)需求評估結(jié)果，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會同財務(wù)、法務(wù)等專業(yè)人員進(jìn)行外包決策。決策過程應(yīng)綜合考慮公司/組織戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)目標(biāo)、成本預(yù)算、風(fēng)險控制等多方面因素。2.決策應(yīng)形成明確的書面文件，記錄決策依據(jù)、外包業(yè)務(wù)范圍、預(yù)期效果等內(nèi)容，并經(jīng)公司/組織管理層審批通過。三、外包商選擇與管理（一）外包商篩選1.建立外包商信息庫，收集潛在外包商的相關(guān)資料，包括公司資質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、業(yè)績表現(xiàn)、信譽狀況等。2.根據(jù)外包業(yè)務(wù)需求，制定詳細(xì)的外包商篩選標(biāo)準(zhǔn)，從信息庫中篩選出符合要求的候選外包商。篩選標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確、具體，具有可操作性。3.對候選外包商進(jìn)行實地考察或背景調(diào)查，了解其實際運營情況、管理水平、技術(shù)能力等，確保其具備承接外包業(yè)務(wù)的能力和條件。（二）合同簽訂1.與選定的外包商簽訂詳細(xì)、明確的外包合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)期限、費用支付方式、保密條款、違約責(zé)任等。2.合同條款應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)要求，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的表述，確保合同的合法性、有效性和可執(zhí)行性。3.在簽訂合同前，應(yīng)組織法務(wù)人員對合同條款進(jìn)行審核，確保合同風(fēng)險可控。（三）外包商日常管理1.建立外包商績效評估機制，定期對外包商的服務(wù)質(zhì)量、工作進(jìn)度、成本控制等方面進(jìn)行評估。評估結(jié)果應(yīng)與外包商的費用支付、后續(xù)合作等掛鉤。2.加強與外包商的溝通與協(xié)調(diào)，定期召開溝通會議，及時解決外包業(yè)務(wù)過程中出現(xiàn)的問題。要求外包商定期提交工作匯報，及時掌握外包業(yè)務(wù)進(jìn)展情況。3.對外包商的人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)和指導(dǎo)，使其熟悉公司/組織的業(yè)務(wù)要求和工作流程，確保外包服務(wù)質(zhì)量。4.監(jiān)督外包商遵守合同約定和相關(guān)法律法規(guī)，對外包商的違規(guī)行為及時進(jìn)行糾正，并根據(jù)合同約定追究其違約責(zé)任。四、外包業(yè)務(wù)執(zhí)行與監(jiān)控（一）業(yè)務(wù)交接1.在將外包業(yè)務(wù)交接給外包商前，應(yīng)制定詳細(xì)的交接計劃，明確交接的內(nèi)容、時間節(jié)點、責(zé)任人等。2.組織相關(guān)人員與外包商進(jìn)行業(yè)務(wù)交接，確保外包商全面了解業(yè)務(wù)情況、數(shù)據(jù)資料、工作要求等，避免出現(xiàn)信息遺漏或誤解。3.交接過程應(yīng)形成書面記錄，雙方簽字確認(rèn)，作為后續(xù)工作的依據(jù)。（二）執(zhí)行監(jiān)控1.建立外包業(yè)務(wù)監(jiān)控體系，通過定期檢查、不定期抽查、數(shù)據(jù)分析等方式，對外包業(yè)務(wù)的執(zhí)行情況進(jìn)行實時監(jiān)控。2.要求外包商按照合同約定的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和工作進(jìn)度開展工作，及時發(fā)現(xiàn)并解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的偏差和問題。3.對于重大外包項目，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)控，確保項目順利推進(jìn)。（三）變更管理1.如因業(yè)務(wù)需求變化、不可抗力等原因需要對外包業(yè)務(wù)進(jìn)行變更，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。變更申請應(yīng)詳細(xì)說明變更的內(nèi)容、原因、對服務(wù)質(zhì)量和成本的影響等。2.經(jīng)審批通過后，及時與外包商協(xié)商變更事宜，簽訂變更協(xié)議，明確變更后的權(quán)利和義務(wù)。3.對變更后的外包業(yè)務(wù)執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)控，確保變更后的服務(wù)質(zhì)量不受影響。五、信息安全與保密管理（一）信息安全要求1.明確外包業(yè)務(wù)涉及的信息安全要求，要求外包商采取必要的安全措施，保障公司/組織信息的保密性、完整性和可用性。2.對外包商的信息安全管理體系進(jìn)行評估，確保其符合國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保密措施1.在合同中明確保密條款，要求外包商對公司/組織提供的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等予以保密，不得泄露給任何第三方。2.對外包商的人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.加強對外包業(yè)務(wù)過程中信息傳輸、存儲、使用等環(huán)節(jié)的管理，采取加密、訪問控制等技術(shù)手段，確保信息安全。六、風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.建立外包業(yè)務(wù)風(fēng)險識別機制，對可能存在的風(fēng)險進(jìn)行全面識別，包括但不限于質(zhì)量風(fēng)險、安全風(fēng)險、法律風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險等。2.定期對外包業(yè)務(wù)風(fēng)險進(jìn)行評估，分析風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險等級。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。對于高風(fēng)險事項，應(yīng)制定專項應(yīng)對方案，明確責(zé)任人和應(yīng)對步驟。2.加強風(fēng)險監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況，調(diào)整風(fēng)險應(yīng)對措施，確保風(fēng)險始終處于可控狀態(tài)。七、費用管理（一）費用預(yù)算1.在進(jìn)行外包決策時，應(yīng)同時制定外包業(yè)務(wù)費用預(yù)算。費用預(yù)算應(yīng)包括服務(wù)費用、管理費用、監(jiān)督費用等各項支出，并進(jìn)行詳細(xì)的成本分析。2.費用預(yù)算應(yīng)報公司/組織管理層審批通過，作為后續(xù)費用控制的依據(jù)。（二）費用支付1.按照外包合同約定的費用支付方式和時間節(jié)點，及時對外包商支付費用。支付前應(yīng)審核外包商提交的工作成果和發(fā)票等相關(guān)資料，確保支付依據(jù)充分、合規(guī)。2.建立費用支付臺賬，記錄每筆費用的支付情況，便于查詢和核對。八、爭議解決（一）爭議處理原則1.在外包業(yè)務(wù)過程中，如發(fā)生爭議，雙方應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決。協(xié)商應(yīng)遵循公平、公正、合法的原則，充分考慮雙方的利益和合作關(guān)系。2.如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定的爭議解決方式進(jìn)行處理，包括但不限于仲裁、訴訟等。（二）爭議處理程序1.當(dāng)發(fā)生爭議時，雙方應(yīng)及時溝通，明確爭議的焦點和問題所在。2.按照約定的爭議解決方式，組織相關(guān)人員收集證據(jù)、準(zhǔn)備材料，積極參與爭議處理過程。3.在爭議處理過程中，應(yīng)保持冷靜、理性，尊重法律和事實，確保爭議得到妥善解決。九、附則（一）解釋權(quán)本管理辦法由公司/組織[具體部門]負(fù)責(zé)解釋。（二）修訂與廢止1.本管理辦法應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的變化以及公司/