外包審核管理辦法一、總則（一）目的為加強公司外包業(yè)務(wù)的審核管理，規(guī)范外包活動，確保外包業(yè)務(wù)符合公司戰(zhàn)略目標(biāo)、法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，保障公司利益和業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有外包業(yè)務(wù)的審核管理，包括但不限于信息技術(shù)外包、業(yè)務(wù)流程外包、人力資源外包等各類外包項目。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：外包業(yè)務(wù)的開展必須嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及相關(guān)政策要求。2.風(fēng)險可控原則：對各外包項目進行全面風(fēng)險評估，采取有效措施控制風(fēng)險，確保外包業(yè)務(wù)的穩(wěn)定性和可靠性。3.質(zhì)量保障原則：明確外包服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，加強過程監(jiān)控，保障外包服務(wù)質(zhì)量達到或超過預(yù)期水平。4.成本效益原則：在確保外包業(yè)務(wù)質(zhì)量和風(fēng)險可控的前提下，合理控制外包成本，提高資源利用效率。二、外包審核管理職責(zé)分工（一）外包管理部門1.負責(zé)制定外包業(yè)務(wù)戰(zhàn)略規(guī)劃和年度計劃，明確外包業(yè)務(wù)的范圍、目標(biāo)和重點。2.組織開展外包供應(yīng)商的篩選、評估、準(zhǔn)入和退出管理工作。3.協(xié)調(diào)各部門與外包供應(yīng)商之間的溝通與合作，監(jiān)督外包項目的執(zhí)行情況。4.定期對外包業(yè)務(wù)進行總結(jié)和分析，提出改進建議和措施。（二）審核部門1.負責(zé)制定外包審核工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，組建審核團隊。2.對外包項目的立項申請、合同草案、供應(yīng)商資質(zhì)等進行審核，提出審核意見。3.參與外包項目的驗收工作，對驗收結(jié)果進行審核確認。4.定期對審核工作進行總結(jié)和評估，不斷完善審核機制和方法。（三）業(yè)務(wù)部門1.根據(jù)業(yè)務(wù)需求提出外包申請，明確外包業(yè)務(wù)的具體內(nèi)容、要求和目標(biāo)。2.配合外包管理部門和審核部門開展供應(yīng)商篩選、評估等工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)信息和專業(yè)意見。3.負責(zé)與外包供應(yīng)商簽訂業(yè)務(wù)合同，并監(jiān)督合同的執(zhí)行情況。4.負責(zé)對外包項目的日常管理和監(jiān)督，及時反饋項目進展情況和存在的問題。（四）財務(wù)部門1.參與外包項目預(yù)算的編制和審核，提供財務(wù)方面的專業(yè)意見。2.負責(zé)對外包項目的費用支出進行審核和監(jiān)控，確保費用支出合理合規(guī)。3.定期對外包項目的成本效益進行分析和評估，為公司決策提供財務(wù)依據(jù)。三、外包項目立項審核（一）立項申請業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，提出外包項目立項申請，填寫《外包項目立項申請表》，詳細說明外包業(yè)務(wù)的背景、目的、范圍、內(nèi)容、要求、預(yù)期效果、預(yù)算等信息，并附相關(guān)業(yè)務(wù)分析報告。（二）初審?fù)獍芾聿块T收到立項申請后，對申請內(nèi)容進行初步審核，重點審查申請的必要性、合理性、可行性等。初審?fù)ㄟ^后，將申請材料提交審核部門進行正式審核。（三）審核要點1.合規(guī)性審核：審查外包項目是否符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司內(nèi)部規(guī)定要求。2.風(fēng)險評估：對項目可能面臨的風(fēng)險進行全面評估，包括但不限于市場風(fēng)險、技術(shù)風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、安全風(fēng)險等，并提出相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。3.成本效益分析：評估項目的成本預(yù)算是否合理，預(yù)期效益是否顯著，是否具有成本效益優(yōu)勢。4.供應(yīng)商選擇：審核申請中提出的供應(yīng)商選擇方式和標(biāo)準(zhǔn)是否合理，是否有利于確保項目質(zhì)量和降低成本。（四）審核意見反饋審核部門在收到申請材料后的[X]個工作日內(nèi)完成審核工作，并將審核意見反饋給外包管理部門。審核意見分為同意立項、不同意立項和補充完善后再審核三種情況。1.同意立項：審核部門認為申請內(nèi)容符合要求，風(fēng)險可控，成本效益合理，供應(yīng)商選擇方式可行，則同意立項，并將申請材料返回外包管理部門。2.不同意立項：審核部門發(fā)現(xiàn)申請內(nèi)容存在重大問題，如不符合法律法規(guī)要求、風(fēng)險過高、成本效益不合理等，則不同意立項，并詳細說明理由。3.補充完善后再審核：審核部門認為申請內(nèi)容基本可行，但存在一些需要補充完善的地方，如部分信息不完整、風(fēng)險應(yīng)對措施不夠具體等，則要求業(yè)務(wù)部門在規(guī)定時間內(nèi)補充完善相關(guān)材料后再提交審核。四、外包供應(yīng)商審核（一）供應(yīng)商篩選1.建立供應(yīng)商庫：外包管理部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫，并定期對供應(yīng)商庫進行更新和維護。2.篩選標(biāo)準(zhǔn)制定：根據(jù)外包業(yè)務(wù)的特點和要求，制定供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)，包括但不限于企業(yè)資質(zhì)、業(yè)績經(jīng)驗、技術(shù)能力、服務(wù)質(zhì)量、信譽口碑、價格水平等方面。3.供應(yīng)商篩選：業(yè)務(wù)部門根據(jù)項目需求，從供應(yīng)商庫中選擇若干潛在供應(yīng)商，并填寫《外包供應(yīng)商推薦表》。外包管理部門對推薦的供應(yīng)商進行初步篩選，確定入圍供應(yīng)商名單。（二）供應(yīng)商評估1.評估內(nèi)容：對外包供應(yīng)商的綜合實力進行全面評估，包括但不限于企業(yè)基本情況、組織架構(gòu)、人員配備、技術(shù)研發(fā)能力、質(zhì)量管理體系、安全保障措施、財務(wù)狀況等方面。2.評估方式：采用文件審查、實地考察、問卷調(diào)查、客戶評價、行業(yè)口碑等多種方式相結(jié)合的方法，對供應(yīng)商進行評估。3.評估報告：外包管理部門組織相關(guān)人員對供應(yīng)商進行評估后，撰寫《外包供應(yīng)商評估報告》，詳細說明評估過程、評估結(jié)果及存在的問題，并提出是否推薦該供應(yīng)商參與項目的意見。（三）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.準(zhǔn)入決策：根據(jù)供應(yīng)商評估報告，外包管理部門會同審核部門、業(yè)務(wù)部門等相關(guān)人員召開供應(yīng)商準(zhǔn)入評審會議，對供應(yīng)商是否準(zhǔn)入進行決策。2.準(zhǔn)入審批：經(jīng)評審會議同意準(zhǔn)入的供應(yīng)商，由外包管理部門填寫《外包供應(yīng)商準(zhǔn)入審批表》，按照公司審批流程報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.準(zhǔn)入通知：供應(yīng)商經(jīng)審批通過后，外包管理部門向其發(fā)出《外包供應(yīng)商準(zhǔn)入通知書》，正式通知其成為公司外包業(yè)務(wù)供應(yīng)商。（四）供應(yīng)商定期復(fù)審1.復(fù)審周期：外包管理部門定期對已準(zhǔn)入的供應(yīng)商進行復(fù)審，復(fù)審周期一般為每年一次。2.復(fù)審內(nèi)容：復(fù)審內(nèi)容與供應(yīng)商評估內(nèi)容基本一致，重點審查供應(yīng)商在合作期間的表現(xiàn)，包括服務(wù)質(zhì)量、項目進度、成本控制、合規(guī)情況等方面。3.復(fù)審結(jié)果處理：根據(jù)復(fù)審結(jié)果，對外包供應(yīng)商進行分類管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予適當(dāng)獎勵或延長合作期限；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，可要求其限期整改，整改仍不合格的，取消其供應(yīng)商資格。五、外包合同審核（一）合同起草業(yè)務(wù)部門根據(jù)項目需求和與供應(yīng)商協(xié)商的結(jié)果，起草外包業(yè)務(wù)合同草案。合同草案應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)、項目進度和驗收要求、費用支付方式、保密條款、違約責(zé)任等重要條款。（二）合同初審?fù)獍芾聿块T收到合同草案后，對合同內(nèi)容進行初步審核，重點審查合同條款是否完整、準(zhǔn)確、清晰，是否符合公司利益和法律法規(guī)要求，是否與立項申請和供應(yīng)商準(zhǔn)入條件一致等。初審?fù)ㄟ^后，將合同草案提交審核部門進行正式審核。（三）審核要點1.條款完整性審核：審查合同是否涵蓋了外包業(yè)務(wù)的各個方面，包括服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、項目進度、驗收方式、費用支付、保密條款、違約責(zé)任等，確保合同條款完整無遺漏。2.權(quán)利義務(wù)對等性審核：審核合同雙方的權(quán)利和義務(wù)是否對等，是否存在明顯有利于一方而不利于另一方的條款，保障雙方的合法權(quán)益。3.法律合規(guī)性審核：審查合同是否符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司內(nèi)部規(guī)定要求，避免出現(xiàn)違法違規(guī)或無效條款。4.風(fēng)險防范條款審核：關(guān)注合同中關(guān)于風(fēng)險防范的條款，如不可抗力條款、違約責(zé)任條款、爭議解決條款等，確保在出現(xiàn)風(fēng)險時能夠有效維護公司利益。（四）審核意見反饋審核部門在收到合同草案后的[X]個工作日內(nèi)完成審核工作，并將審核意見反饋給外包管理部門。審核意見分為同意簽訂、不同意簽訂和修改后再審核三種情況。1.同意簽訂：審核部門認為合同條款符合要求，風(fēng)險可控，雙方權(quán)利義務(wù)對等，則同意簽訂合同，并將審核意見返回外包管理部門。2.不同意簽訂：審核部門發(fā)現(xiàn)合同條款存在重大問題，如條款不完整、權(quán)利義務(wù)不對等、違反法律法規(guī)等，則不同意簽訂合同，并詳細說明理由。3.修改后再審核：審核部門認為合同條款基本可行，但存在一些需要修改的地方，如部分條款表述不準(zhǔn)確、風(fēng)險防范措施不夠完善等，則要求業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核意見對合同草案進行修改后再提交審核。（五）合同簽訂業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核意見對合同草案進行修改完善后，報公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章，并與供應(yīng)商簽訂正式合同。合同簽訂后，由外包管理部門負責(zé)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門存檔。六、外包項目執(zhí)行審核（一）項目啟動審核外包項目正式啟動前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)向?qū)徍瞬块T提交《外包項目啟動審核申請表》，詳細說明項目啟動的準(zhǔn)備情況，包括項目團隊組建、項目計劃制定、供應(yīng)商人員到位情況、項目資源配置等。審核部門對項目啟動申請進行審核，重點審查項目啟動條件是否具備，是否存在影響項目順利開展的風(fēng)險因素等。審核通過后，項目方可正式啟動。（二）項目進度審核1.定期匯報制度：業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立外包項目進度定期匯報制度，每周或每月向外包管理部門提交項目進度報告，詳細說明項目進展情況、存在的問題及解決方案、下一步工作計劃等。2.進度跟蹤與監(jiān)控：外包管理部門負責(zé)對項目進度進行跟蹤與監(jiān)控，及時掌握項目進展動態(tài)。對于項目進度滯后的情況，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門和供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，分析原因，采取有效措施督促項目按時推進。3.進度審核：審核部門定期對外包項目進度進行審核，重點審查項目實際進度是否符合項目計劃要求，是否存在因進度問題影響項目質(zhì)量和交付時間的風(fēng)險等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見和建議。（三）項目質(zhì)量審核1.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定：業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)外包項目的特點和要求，制定明確的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收規(guī)范，并在合同中予以明確約定。2.質(zhì)量監(jiān)控與檢驗：業(yè)務(wù)部門和外包管理部門應(yīng)加強對項目質(zhì)量的監(jiān)控與檢驗，定期對外包服務(wù)成果進行檢查和測試，確保服務(wù)質(zhì)量符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收規(guī)范要求。3.質(zhì)量審核：審核部門定期對外包項目質(zhì)量進行審核，重點審查項目質(zhì)量是否達到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收規(guī)范要求，是否存在質(zhì)量問題影響項目交付和使用效果等。對于發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題，及時要求業(yè)務(wù)部門和供應(yīng)商進行整改，整改合格后方可通過驗收。（四）項目成本審核1.成本預(yù)算控制：財務(wù)部門應(yīng)參與外包項目成本預(yù)算的編制和審核，確保成本預(yù)算合理準(zhǔn)確。業(yè)務(wù)部門和外包管理部門應(yīng)嚴格按照成本預(yù)算控制項目費用支出，不得擅自超預(yù)算開支。2.成本核算與分析：財務(wù)部門定期對外包項目成本進行核算和分析，及時掌握項目成本動態(tài)。對于成本超支的項目，應(yīng)分析原因，采取有效措施進行控制和調(diào)整。3.成本審核：審核部門定期對外包項目成本進行審核，重點審查項目成本支出是否合理合規(guī)，是否存在成本浪費或不合理支出等情況。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見和建議。七、外包項目驗收審核（一）驗收申請外包項目完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時組織相關(guān)人員對項目進行初步驗收。初步驗收合格后，業(yè)務(wù)部門向?qū)徍瞬块T提交《外包項目驗收申請報告》，詳細說明項目完成情況、驗收依據(jù)、驗收標(biāo)準(zhǔn)、驗收程序、驗收結(jié)果等信息，并附相關(guān)驗收文檔和資料。（二）驗收審核1.審核內(nèi)容：審核部門收到驗收申請報告后，對驗收申請內(nèi)容進行全面審核，重點審查驗收依據(jù)是否充分、驗收標(biāo)準(zhǔn)是否明確、驗收程序是否合規(guī)、驗收結(jié)果是否真實可靠等。2.實地查驗：審核部門根據(jù)需要，可組織相關(guān)人員對項目進行實地查驗，核實項目完成情況和服務(wù)質(zhì)量。3.審核意見反饋：審核部門在收到驗收申請報告后的[X]個工作日內(nèi)完成審核工作，并將審核意見反饋給業(yè)務(wù)部門。審核意見分為同意驗收、不同意驗收和補充完善后再驗收三種情況。1.同意驗收：審核部門認為驗收申請內(nèi)容符合要求，驗收程序合規(guī)，驗收結(jié)果真實可靠，則同意驗收，并出具《外包項目驗收審核意見書》。2.不同意驗收：審核部門發(fā)現(xiàn)驗收申請存在重大問題，如驗收依據(jù)不充分、驗收標(biāo)準(zhǔn)不明確、驗收程序不合規(guī)、驗收結(jié)果不真實等，則不同意驗收，并詳細說明理由。3.補充完善后再驗收：審核部門認為驗收申請基本可行，但存在一些需要補充完善的地方，如部分驗收文檔不完整、實地查驗發(fā)現(xiàn)問題需要進一步核實等，則要求業(yè)務(wù)部門在規(guī)定時間內(nèi)補充完善相關(guān)材料后再提