外出采購(gòu)管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司外出采購(gòu)行為，加強(qiáng)采購(gòu)過(guò)程管理，確保采購(gòu)工作高效、有序進(jìn)行，保障公司物資供應(yīng)的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及外出采購(gòu)活動(dòng)的部門和人員。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。2.效益原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，充分考慮采購(gòu)成本、運(yùn)輸成本等因素，追求經(jīng)濟(jì)效益最大化。3.透明原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開(kāi)、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。4.職責(zé)明確原則：明確各部門及人員在采購(gòu)過(guò)程中的職責(zé)，確保分工清晰、協(xié)作順暢。二、采購(gòu)計(jì)劃與審批（一）采購(gòu)需求提出1.各部門根據(jù)工作需要，提前制定物資需求計(jì)劃，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.對(duì)于臨時(shí)性或緊急采購(gòu)需求，由需求部門填寫《緊急采購(gòu)申請(qǐng)表》，說(shuō)明需求原因、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交采購(gòu)部門。（二）采購(gòu)計(jì)劃審核1.采購(gòu)部門收到各部門的采購(gòu)需求計(jì)劃后，進(jìn)行匯總整理，并結(jié)合庫(kù)存情況進(jìn)行初步審核。2.對(duì)于超出庫(kù)存合理儲(chǔ)備量的采購(gòu)需求，采購(gòu)部門應(yīng)與需求部門溝通，核實(shí)需求的必要性。如確需采購(gòu)，采購(gòu)部門編制《采購(gòu)計(jì)劃審批表》，明確采購(gòu)項(xiàng)目、預(yù)算金額、采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容，提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）采購(gòu)計(jì)劃審批流程1.預(yù)算金額在[X]元以下的采購(gòu)計(jì)劃：由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審批后實(shí)施采購(gòu)。2.預(yù)算金額在[X]元至[X]元之間的采購(gòu)計(jì)劃：經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.預(yù)算金額在[X]元以上的采購(gòu)計(jì)劃：需經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，提交總經(jīng)理審批。（四）采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃一經(jīng)批準(zhǔn)，原則上不得隨意變更。如因特殊原因需要調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，需求部門應(yīng)填寫《采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)表》，說(shuō)明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容等，按照原審批流程進(jìn)行審批。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫(kù)，收集、整理供應(yīng)商的基本資料、經(jīng)營(yíng)狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等信息。2.根據(jù)采購(gòu)需求，從供應(yīng)商信息庫(kù)中篩選出潛在供應(yīng)商，并對(duì)其進(jìn)行實(shí)地考察或資質(zhì)審核。考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理體系、信譽(yù)等方面。3.對(duì)于新開(kāi)發(fā)的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)要求其提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書、生產(chǎn)許可證等相關(guān)資質(zhì)證明文件，并進(jìn)行審核。4.通過(guò)考察和審核的供應(yīng)商，經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，納入公司供應(yīng)商信息庫(kù)，并建立供應(yīng)商檔案。（二）供應(yīng)商評(píng)估與考核1.采購(gòu)部門定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估與考核，評(píng)估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。2.每季度末，采購(gòu)部門根據(jù)供應(yīng)商的表現(xiàn)，填寫《供應(yīng)商評(píng)估考核表》，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。評(píng)價(jià)結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。3.對(duì)于評(píng)估結(jié)果為優(yōu)秀的供應(yīng)商，在同等條件下優(yōu)先考慮合作；對(duì)于評(píng)估結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應(yīng)暫停與其合作，并從供應(yīng)商信息庫(kù)中刪除。（三）供應(yīng)商激勵(lì)與約束1.公司建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，對(duì)于長(zhǎng)期合作、產(chǎn)品質(zhì)量?jī)?yōu)良、交貨及時(shí)、價(jià)格合理、售后服務(wù)好的供應(yīng)商，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，如增加采購(gòu)份額、優(yōu)先支付貨款、提供培訓(xùn)機(jī)會(huì)等。2.同時(shí)，公司建立供應(yīng)商約束機(jī)制，對(duì)于違反合同約定、產(chǎn)品質(zhì)量不合格、交貨期延誤等行為的供應(yīng)商，按照合同約定進(jìn)行處罰，如扣除貨款、取消合作資格等。四、采購(gòu)實(shí)施（一）采購(gòu)方式選擇1.根據(jù)采購(gòu)物資的特點(diǎn)、采購(gòu)金額、市場(chǎng)供應(yīng)情況等因素，選擇合適的采購(gòu)方式，包括招標(biāo)采購(gòu)、詢價(jià)采購(gòu)、競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)、單一來(lái)源采購(gòu)等。2.招標(biāo)采購(gòu)：適用于采購(gòu)金額較大、技術(shù)復(fù)雜、有多家潛在供應(yīng)商可供選擇的項(xiàng)目。采購(gòu)部門應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等工作。3.詢價(jià)采購(gòu)：適用于采購(gòu)金額較小、規(guī)格型號(hào)單一、市場(chǎng)供應(yīng)充足的物資。采購(gòu)部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)，根據(jù)報(bào)價(jià)情況選擇最低價(jià)成交。4.競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)：適用于招標(biāo)后沒(méi)有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒(méi)有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的項(xiàng)目，或者技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的項(xiàng)目，或者采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的項(xiàng)目，或者不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的項(xiàng)目。采購(gòu)部門與不少于三家供應(yīng)商進(jìn)行談判，根據(jù)談判結(jié)果確定成交供應(yīng)商。5.單一來(lái)源采購(gòu)：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的項(xiàng)目，或者發(fā)生了不可預(yù)見(jiàn)的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的項(xiàng)目，或者必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過(guò)原合同采購(gòu)金額百分之十的項(xiàng)目。采購(gòu)部門應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定，填寫《單一來(lái)源采購(gòu)申請(qǐng)表》，說(shuō)明采購(gòu)理由、采購(gòu)內(nèi)容、供應(yīng)商名稱等，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施采購(gòu)。（二）采購(gòu)合同簽訂1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)方式確定成交供應(yīng)商后，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購(gòu)合同簽訂前，采購(gòu)部門應(yīng)將合同文本提交法務(wù)部門進(jìn)行審核，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)。法務(wù)部門審核通過(guò)后，采購(gòu)部門方可與供應(yīng)商簽訂合同。3.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本送財(cái)務(wù)部門、需求部門等相關(guān)部門備案。（三）采購(gòu)訂單下達(dá)1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確訂單編號(hào)、物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)等信息。2.采購(gòu)訂單下達(dá)后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。（四）采購(gòu)驗(yàn)收1.物資到貨前，采購(gòu)部門應(yīng)通知需求部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.物資到貨后，質(zhì)量檢驗(yàn)部門按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)合格的物資，由需求部門辦理入庫(kù)手續(xù)；檢驗(yàn)不合格的物資，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其更換或退貨。3.對(duì)于重要物資或金額較大的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收，確保物資符合要求。五、采購(gòu)付款（一）付款申請(qǐng)1.物資驗(yàn)收合格并辦理入庫(kù)手續(xù)后，采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同約定，填寫《付款申請(qǐng)表》，注明供應(yīng)商名稱、采購(gòu)合同編號(hào)、物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、金額、付款方式、付款期限等信息，并附上采購(gòu)合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)證明文件。2.《付款申請(qǐng)表》經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交財(cái)務(wù)部門。（二）付款審批1.財(cái)務(wù)部門收到采購(gòu)部門提交的《付款申請(qǐng)表》后，對(duì)相關(guān)證明文件進(jìn)行審核，核實(shí)采購(gòu)業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性。2.根據(jù)公司財(cái)務(wù)管理制度和資金狀況，按照以下審批流程進(jìn)行付款審批：付款金額在[X]元以下的：由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。付款金額在[X]元至[X]元之間的：經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批。付款金額在[X]元以上的：需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審核后，提交總經(jīng)理審批。（三）付款執(zhí)行1.付款審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和付款期限，及時(shí)辦理付款手續(xù)。2.對(duì)于采用銀行轉(zhuǎn)賬方式付款的，財(cái)務(wù)部門應(yīng)確保付款信息準(zhǔn)確無(wú)誤，避免出現(xiàn)付款錯(cuò)誤。3.對(duì)于采用支票付款的，財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照支票管理規(guī)定，填寫支票內(nèi)容，確保支票安全。六、采購(gòu)監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂與履行情況、采購(gòu)資金的使用情況等。2.審計(jì)部門應(yīng)建立采購(gòu)審計(jì)檔案，記錄審計(jì)過(guò)程和結(jié)果，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極接受政府有關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，配合做好相關(guān)工作。2.對(duì)于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，公司應(yīng)認(rèn)真整改，并及時(shí)將整改情況報(bào)告相關(guān)部門。七、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.在采購(gòu)過(guò)程中，存在以下行為之一的，屬于違規(guī)行為：未按照規(guī)定的采購(gòu)流程進(jìn)行操作的；與供應(yīng)商串通，損害公司利益的；收受供應(yīng)商賄賂或其他不正當(dāng)利益的；擅自變更采購(gòu)計(jì)劃或采購(gòu)合同的；采購(gòu)物資質(zhì)量不符合要求，給公司造成損失的；其他違反本辦法或相關(guān)法律法規(guī)的行為。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)于違規(guī)