外勤費(fèi)用管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司外勤費(fèi)用的管理，規(guī)范外勤業(yè)務(wù)活動(dòng)中的費(fèi)用支出，確保費(fèi)用支出的合理性、真實(shí)性和合規(guī)性，提高公司資金使用效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部因開展外勤業(yè)務(wù)而產(chǎn)生的各項(xiàng)費(fèi)用管理，包括但不限于差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、通訊費(fèi)、交通費(fèi)等。涉及外勤業(yè)務(wù)的所有部門及員工均應(yīng)遵守本辦法。（三）基本原則1.預(yù)算控制原則：外勤費(fèi)用應(yīng)納入公司年度預(yù)算管理，嚴(yán)格按照預(yù)算額度進(jìn)行控制和支出，確保各項(xiàng)費(fèi)用支出在預(yù)算范圍內(nèi)。2.合規(guī)性原則：費(fèi)用支出必須符合國家法律法規(guī)、財(cái)務(wù)制度以及公司相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)禁違規(guī)支出。3.真實(shí)性原則：費(fèi)用報(bào)銷憑證必須真實(shí)、合法、有效，如實(shí)反映外勤業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得虛報(bào)、瞞報(bào)。4.效益性原則：在保證外勤業(yè)務(wù)正常開展的前提下，合理安排費(fèi)用支出，提高資金使用效益，降低運(yùn)營成本。二、費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)定（一）差旅費(fèi)1.交通費(fèi)用飛機(jī)票：根據(jù)業(yè)務(wù)需要，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可乘坐飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙。特殊情況需乘坐商務(wù)艙或頭等艙的，須提前報(bào)公司總經(jīng)理審批。火車票：優(yōu)先選擇高鐵二等座，如因特殊原因需乘坐一等座或軟臥的，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意。長途汽車票：按照實(shí)際乘坐的票價(jià)報(bào)銷，原則上不得乘坐豪華大巴。市內(nèi)交通費(fèi)：在出差目的地市內(nèi)，因工作需要乘坐公共交通工具的，憑有效票據(jù)實(shí)報(bào)實(shí)銷。乘坐出租車的，需注明事由，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后方可報(bào)銷。2.住宿費(fèi)用住宿標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)出差地區(qū)的不同，分為一類地區(qū)、二類地區(qū)和三類地區(qū)，具體住宿標(biāo)準(zhǔn)如下：一類地區(qū)（如北京、上海、廣州等一線城市）：每人每天住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)為[X]元。二類地區(qū)（如省會(huì)城市及部分經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)城市）：每人每天住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)為[X]元。三類地區(qū)（除上述地區(qū)外的其他地區(qū)）：每人每天住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)為[X]元。同性兩人以上出差：原則上應(yīng)合住標(biāo)準(zhǔn)間，如因特殊情況需要單獨(dú)住宿的，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可按照單人標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷住宿費(fèi)。3.餐飲補(bǔ)貼出差期間給予餐飲補(bǔ)貼，補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)為每人每天[X]元。補(bǔ)貼已包含早餐、午餐和晚餐，不再另行報(bào)銷餐飲費(fèi)用。但因業(yè)務(wù)需要發(fā)生的招待費(fèi)用除外。4.出差審批員工出差前需填寫《出差申請表》，詳細(xì)注明出差事由、目的地、預(yù)計(jì)出差天數(shù)等信息，按照公司審批流程報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。未經(jīng)批準(zhǔn)擅自出差的，其差旅費(fèi)不予報(bào)銷。（二）業(yè)務(wù)招待費(fèi)1.招待原則業(yè)務(wù)招待應(yīng)遵循必要性、合理性和適度性原則，嚴(yán)禁鋪張浪費(fèi)。招待費(fèi)用應(yīng)主要用于與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的客戶接待、商務(wù)洽談等活動(dòng)。2.招待標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)招待對象的不同，分為一般招待和重要招待。一般招待：每次招待費(fèi)用控制在[X]元以內(nèi)，主要用于接待一般性業(yè)務(wù)往來客戶，可安排在公司附近的普通餐廳就餐。重要招待：每次招待費(fèi)用超過[X]元的，需提前填寫《業(yè)務(wù)招待申請表》，詳細(xì)說明招待對象、事由、預(yù)計(jì)費(fèi)用等情況，經(jīng)公司總經(jīng)理審批后方可進(jìn)行。重要招待可根據(jù)實(shí)際情況選擇合適的高檔餐廳或酒店。3.報(bào)銷規(guī)定業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷時(shí)，需提供正規(guī)發(fā)票、消費(fèi)清單、招待對象名單及招待事由說明等相關(guān)憑證。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)如實(shí)填寫，不得開具虛假發(fā)票，否則不予報(bào)銷。（三）通訊費(fèi)1.通訊補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)員工崗位性質(zhì)和工作需要，制定不同的通訊補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)。管理人員：每月通訊補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)為[X]元。業(yè)務(wù)人員：每月通訊補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)為[X]元。其他人員：每月通訊補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)為[X]元。2.報(bào)銷規(guī)定員工憑當(dāng)月通訊費(fèi)用發(fā)票報(bào)銷通訊補(bǔ)貼，發(fā)票抬頭須為員工本人姓名。實(shí)際通訊費(fèi)用低于補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)的，按照實(shí)際費(fèi)用報(bào)銷；高于補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)的，按照補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷。（四）交通費(fèi)1.公務(wù)用車公司配備公務(wù)用車的部門，員工因公務(wù)外出應(yīng)優(yōu)先使用公務(wù)車。如公務(wù)車無法滿足出行需求，可乘坐公共交通工具或出租車，憑有效票據(jù)報(bào)銷。未配備公務(wù)用車的部門，員工因工作需要外出辦事，可乘坐公共交通工具或出租車，按照以下標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷：市內(nèi)短途交通費(fèi)：每次報(bào)銷金額不超過[X]元。長途交通費(fèi)：根據(jù)實(shí)際出行情況，按照差旅費(fèi)相關(guān)規(guī)定報(bào)銷。2.私車公用員工因工作需要使用私家車辦理公務(wù)的，可申請私車公用補(bǔ)貼。補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)為每公里[X]元，每月根據(jù)實(shí)際行駛里程計(jì)算補(bǔ)貼金額。私車公用報(bào)銷時(shí)，需提供加油發(fā)票、過路費(fèi)發(fā)票等相關(guān)憑證，并填寫《私車公用申請表》，注明使用時(shí)間、事由、行駛里程等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)銷。三、費(fèi)用報(bào)銷流程（一）費(fèi)用申請1.員工因外勤業(yè)務(wù)需要發(fā)生費(fèi)用支出前，應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)情況填寫相應(yīng)的費(fèi)用申請表，如《出差申請表》、《業(yè)務(wù)招待申請表》、《私車公用申請表》等。2.費(fèi)用申請表應(yīng)詳細(xì)注明費(fèi)用發(fā)生的事由、預(yù)計(jì)金額、時(shí)間、地點(diǎn)等信息，并按照公司審批流程提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）費(fèi)用報(bào)銷1.費(fèi)用發(fā)生后，員工應(yīng)及時(shí)收集整理相關(guān)報(bào)銷憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、車票、住宿發(fā)票等，并確保憑證真實(shí)、合法、有效。2.員工按照公司規(guī)定的格式填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》，將報(bào)銷憑證粘貼在報(bào)銷單后面，并在報(bào)銷單上簽字確認(rèn)。3.將填寫完整的《費(fèi)用報(bào)銷單》及相關(guān)憑證提交給部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核費(fèi)用的真實(shí)性、合理性和合規(guī)性，對不符合規(guī)定的報(bào)銷申請予以退回，并注明原因。（三）財(cái)務(wù)審核1.部門負(fù)責(zé)人初審?fù)ㄟ^后，將《費(fèi)用報(bào)銷單》及相關(guān)憑證提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。2.財(cái)務(wù)人員應(yīng)按照國家法律法規(guī)、財(cái)務(wù)制度以及公司相關(guān)規(guī)定，對報(bào)銷憑證的真實(shí)性、合法性、有效性以及費(fèi)用報(bào)銷的標(biāo)準(zhǔn)、流程等進(jìn)行嚴(yán)格審核。對不符合規(guī)定的報(bào)銷申請，財(cái)務(wù)人員有權(quán)拒絕報(bào)銷，并向報(bào)銷人說明原因。（四）領(lǐng)導(dǎo)審批1.經(jīng)財(cái)務(wù)審核通過的《費(fèi)用報(bào)銷單》，按照公司審批權(quán)限提交給各級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。2.審批人應(yīng)根據(jù)費(fèi)用金額大小和性質(zhì)，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成審批工作。對重大費(fèi)用支出或存在疑問的報(bào)銷申請，審批人有權(quán)要求報(bào)銷人提供進(jìn)一步的說明或補(bǔ)充資料。（五）報(bào)銷支付1.領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)報(bào)銷金額和公司資金情況，安排報(bào)銷支付。2.報(bào)銷款項(xiàng)原則上通過銀行轉(zhuǎn)賬方式支付到報(bào)銷人個(gè)人銀行賬戶，特殊情況需要現(xiàn)金支付的，須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。四、費(fèi)用核算與監(jiān)督（一）費(fèi)用核算1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照會(huì)計(jì)制度和公司財(cái)務(wù)規(guī)定，對各項(xiàng)外勤費(fèi)用進(jìn)行準(zhǔn)確核算，確保費(fèi)用支出在財(cái)務(wù)報(bào)表中得到真實(shí)、完整的反映。2.每月末，財(cái)務(wù)部門應(yīng)編制外勤費(fèi)用明細(xì)表，詳細(xì)列出各項(xiàng)費(fèi)用的支出情況、報(bào)銷金額、報(bào)銷人數(shù)等信息，并與預(yù)算進(jìn)行對比分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)費(fèi)用支出中存在的問題。（二）費(fèi)用監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對外勤費(fèi)用的管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查費(fèi)用報(bào)銷是否符合規(guī)定、審批流程是否執(zhí)行到位、預(yù)算控制是否有效等。2.對于審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。3.公司鼓勵(lì)員工對違規(guī)的費(fèi)用支出行