在庫(kù)記錄管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司在庫(kù)記錄的管理，確保庫(kù)存信息的準(zhǔn)確、完整和可追溯，提高庫(kù)存管理效率，保障公司資產(chǎn)安全，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及庫(kù)存物資、產(chǎn)品等在庫(kù)記錄的管理活動(dòng)，包括但不限于原材料庫(kù)、半成品庫(kù)、成品庫(kù)等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：在庫(kù)記錄應(yīng)如實(shí)反映庫(kù)存物資的實(shí)際數(shù)量、狀態(tài)、位置等信息，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。2.完整性原則：涵蓋庫(kù)存管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括物資出入庫(kù)、盤點(diǎn)、庫(kù)存變動(dòng)等，保證記錄的全面性。3.及時(shí)性原則：各項(xiàng)庫(kù)存記錄應(yīng)在相關(guān)業(yè)務(wù)發(fā)生后及時(shí)更新，不得延誤，以便為管理決策提供及時(shí)有效的信息。4.可追溯性原則：通過(guò)在庫(kù)記錄能夠清晰追溯庫(kù)存物資的來(lái)源、去向、流轉(zhuǎn)過(guò)程等，便于查詢和管理。二、職責(zé)分工（一）倉(cāng)庫(kù)管理部門1.負(fù)責(zé)建立和維護(hù)各類庫(kù)存物資的詳細(xì)在庫(kù)記錄，包括物資名稱、規(guī)格型號(hào)、批次、數(shù)量、入庫(kù)時(shí)間、存放位置等。2.嚴(yán)格按照規(guī)定的流程進(jìn)行物資出入庫(kù)操作，并及時(shí)更新在庫(kù)記錄，確保記錄與實(shí)際庫(kù)存一致。3.定期對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，記錄盤點(diǎn)結(jié)果，并根據(jù)盤點(diǎn)差異及時(shí)調(diào)整在庫(kù)記錄。4.負(fù)責(zé)在庫(kù)記錄的日常保管和維護(hù)，確保記錄的安全、完整，防止記錄丟失、損壞或篡改。（二）采購(gòu)部門1.及時(shí)向倉(cāng)庫(kù)管理部門提供采購(gòu)物資的相關(guān)信息，如采購(gòu)訂單號(hào)、供應(yīng)商信息、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等，以便倉(cāng)庫(kù)做好接收準(zhǔn)備和記錄工作。2.在物資采購(gòu)過(guò)程中，協(xié)調(diào)處理與在庫(kù)記錄相關(guān)的問(wèn)題，如因采購(gòu)變更導(dǎo)致的庫(kù)存記錄調(diào)整等。（三）生產(chǎn)部門1.根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，向倉(cāng)庫(kù)管理部門提出物資領(lǐng)用需求，并配合倉(cāng)庫(kù)做好物資發(fā)放記錄。2.負(fù)責(zé)記錄生產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的半成品、成品數(shù)量及狀態(tài)變化，及時(shí)反饋給倉(cāng)庫(kù)管理部門進(jìn)行相應(yīng)的在庫(kù)記錄更新。（四）質(zhì)量部門1.對(duì)入庫(kù)物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，并將檢驗(yàn)結(jié)果及時(shí)通知倉(cāng)庫(kù)管理部門，倉(cāng)庫(kù)據(jù)此對(duì)不合格物資進(jìn)行相應(yīng)記錄和處理。2.在庫(kù)存物資質(zhì)量追溯過(guò)程中，提供必要的質(zhì)量檢驗(yàn)記錄和信息支持。（五）財(cái)務(wù)部門1.依據(jù)在庫(kù)記錄進(jìn)行庫(kù)存物資的賬務(wù)核算，確保賬實(shí)相符。2.定期與倉(cāng)庫(kù)管理部門核對(duì)庫(kù)存賬目，對(duì)發(fā)現(xiàn)的差異進(jìn)行調(diào)查和處理。3.利用在庫(kù)記錄數(shù)據(jù)進(jìn)行成本核算、財(cái)務(wù)分析等工作，為公司財(cái)務(wù)管理提供準(zhǔn)確的信息依據(jù)。（六）信息管理部門1.負(fù)責(zé)在庫(kù)記錄管理系統(tǒng)的維護(hù)和優(yōu)化，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。2.根據(jù)公司管理需求，提供在庫(kù)記錄數(shù)據(jù)的查詢、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表生成等功能支持，為各部門提供及時(shí)準(zhǔn)確的信息服務(wù)。三、在庫(kù)記錄的內(nèi)容與要求（一）入庫(kù)記錄1.物資名稱、規(guī)格型號(hào)、批次、數(shù)量、供應(yīng)商名稱及聯(lián)系方式。2.采購(gòu)訂單號(hào)、入庫(kù)日期、入庫(kù)單號(hào)。3.物資的質(zhì)量檢驗(yàn)情況（合格/不合格）及檢驗(yàn)報(bào)告編號(hào)。4.存放位置（具體倉(cāng)庫(kù)區(qū)域、貨架編號(hào)等）。（二）出庫(kù)記錄1.物資名稱、規(guī)格型號(hào)、批次、數(shù)量。2.領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人員、領(lǐng)用日期、出庫(kù)單號(hào)。3.用途說(shuō)明（如生產(chǎn)領(lǐng)用、銷售發(fā)貨等）。（三）庫(kù)存變動(dòng)記錄1.因盤點(diǎn)、調(diào)撥、報(bào)廢、損壞等原因?qū)е碌膸?kù)存數(shù)量、狀態(tài)變化記錄。2.變動(dòng)原因說(shuō)明、處理日期、處理單號(hào)。3.涉及的相關(guān)部門及人員信息。（四）庫(kù)存盤點(diǎn)記錄1.盤點(diǎn)日期、盤點(diǎn)范圍（具體倉(cāng)庫(kù)、物資類別等）。2.實(shí)際盤點(diǎn)數(shù)量、賬面數(shù)量、盤盈/盤虧數(shù)量及金額。3.差異原因分析及處理結(jié)果記錄。（五）記錄要求1.所有在庫(kù)記錄應(yīng)使用鋼筆、中性筆或計(jì)算機(jī)打印填寫，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫工具。2.記錄內(nèi)容應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，不得隨意涂改。如確需修改，應(yīng)在修改處加蓋修改人印章或簽字，并注明修改日期。3.對(duì)于電子記錄，應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的權(quán)限管理，確保數(shù)據(jù)的安全性和保密性。同時(shí)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、在庫(kù)記錄的建立與更新（一）入庫(kù)記錄的建立1.倉(cāng)庫(kù)管理部門在收到采購(gòu)物資后，應(yīng)首先核對(duì)物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等與采購(gòu)訂單是否一致。2.對(duì)于核對(duì)無(wú)誤的物資，按照規(guī)定的入庫(kù)流程辦理入庫(kù)手續(xù)，并及時(shí)在庫(kù)存管理系統(tǒng)中錄入入庫(kù)記錄，包括物資基本信息、入庫(kù)日期、入庫(kù)單號(hào)、存放位置等。3.同時(shí)，將入庫(kù)單及相關(guān)憑證整理歸檔，作為入庫(kù)記錄的原始依據(jù)。（二）出庫(kù)記錄的建立1.當(dāng)倉(cāng)庫(kù)管理部門收到領(lǐng)用部門提交的物資領(lǐng)用申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)審核領(lǐng)用申請(qǐng)的合理性和合規(guī)性。2.根據(jù)審核通過(guò)的領(lǐng)用申請(qǐng)，辦理物資出庫(kù)手續(xù)，并在庫(kù)存管理系統(tǒng)中錄入出庫(kù)記錄，包括物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人員、領(lǐng)用日期、出庫(kù)單號(hào)、用途說(shuō)明等。3.打印出庫(kù)單，由領(lǐng)用人員簽字確認(rèn)后，倉(cāng)庫(kù)留存一聯(lián)，另一聯(lián)交領(lǐng)用部門作為領(lǐng)用憑證。（三）庫(kù)存變動(dòng)記錄的更新1.因盤點(diǎn)、調(diào)撥、報(bào)廢、損壞等原因?qū)е聨?kù)存變動(dòng)時(shí)，相關(guān)責(zé)任部門應(yīng)及時(shí)填寫庫(kù)存變動(dòng)申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明變動(dòng)原因、涉及物資信息及處理方式。2.申請(qǐng)表經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，倉(cāng)庫(kù)管理部門根據(jù)審批結(jié)果在庫(kù)存管理系統(tǒng)中更新庫(kù)存變動(dòng)記錄，并調(diào)整相應(yīng)的庫(kù)存數(shù)量和狀態(tài)。3.同時(shí)，將庫(kù)存變動(dòng)申請(qǐng)表及相關(guān)審批文件整理歸檔，作為庫(kù)存變動(dòng)記錄的依據(jù)。（四）庫(kù)存盤點(diǎn)記錄的生成1.倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)定期（至少每月一次）組織庫(kù)存盤點(diǎn)工作，制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、時(shí)間、人員分工等。2.在盤點(diǎn)過(guò)程中，盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)物資的實(shí)際數(shù)量與賬面數(shù)量，并如實(shí)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，倉(cāng)庫(kù)管理部門根據(jù)盤點(diǎn)記錄編制庫(kù)存盤點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)列出盤點(diǎn)日期、盤點(diǎn)范圍、實(shí)際盤點(diǎn)數(shù)量、賬面數(shù)量、盤盈/盤虧數(shù)量及金額、差異原因分析及處理結(jié)果等內(nèi)容。4.庫(kù)存盤點(diǎn)報(bào)告經(jīng)相關(guān)部門審核確認(rèn)后，作為庫(kù)存盤點(diǎn)記錄的正式文件存檔。（五）記錄更新的頻率1.入庫(kù)記錄、出庫(kù)記錄應(yīng)在業(yè)務(wù)發(fā)生當(dāng)日及時(shí)更新。2.庫(kù)存變動(dòng)記錄應(yīng)在變動(dòng)發(fā)生后24小時(shí)內(nèi)更新。3.庫(kù)存盤點(diǎn)記錄應(yīng)在盤點(diǎn)結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)完成編制和更新。五、在庫(kù)記錄的查詢與使用（一）查詢權(quán)限1.倉(cāng)庫(kù)管理部門負(fù)責(zé)本部門在庫(kù)記錄的日常查詢和使用，有權(quán)查詢本倉(cāng)庫(kù)所有物資的在庫(kù)記錄信息。2.采購(gòu)部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可查詢與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的在庫(kù)記錄信息。3.公司高層管理人員及其他經(jīng)授權(quán)的人員，可根據(jù)公司管理決策需要，查詢相關(guān)在庫(kù)記錄信息，但應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的信息保密規(guī)定。（二）查詢方式1.庫(kù)存管理系統(tǒng)提供便捷的查詢功能，各部門可通過(guò)輸入物資名稱、規(guī)格型號(hào)、日期范圍、訂單號(hào)等條件進(jìn)行在庫(kù)記錄的查詢。2.對(duì)于需要紙質(zhì)記錄查詢的情況，倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)根據(jù)查詢需求，及時(shí)提供相應(yīng)的入庫(kù)單、出庫(kù)單、盤點(diǎn)報(bào)告等原始記錄復(fù)印件。（三）記錄使用1.各部門應(yīng)根據(jù)在庫(kù)記錄信息進(jìn)行物資管理、生產(chǎn)安排、質(zhì)量控制、成本核算等工作，確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的順利開展。2.在使用在庫(kù)記錄信息時(shí)，應(yīng)注意信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性，如有疑問(wèn)或發(fā)現(xiàn)記錄錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)與倉(cāng)庫(kù)管理部門溝通核實(shí)。3.未經(jīng)授權(quán)，任何部門和個(gè)人不得擅自修改、刪除在庫(kù)記錄信息。六、在庫(kù)記錄的保管與存檔（一）保管期限1.入庫(kù)單、出庫(kù)單、庫(kù)存變動(dòng)申請(qǐng)表等原始憑證應(yīng)至少保存5年。2.庫(kù)存盤點(diǎn)報(bào)告、在庫(kù)記錄臺(tái)賬等重要記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存。（二）保管方式1.紙質(zhì)記錄應(yīng)存放在專門的文件柜中，按照時(shí)間順序和類別進(jìn)行分類存放，確保存放整齊、便于查找。2.電子記錄應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并分別存儲(chǔ)在不同的物理位置。同時(shí)，建立電子記錄的索引目錄，方便快速檢索和查詢。（三）存檔要求1.所有在庫(kù)記錄應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行整理、裝訂和編號(hào)，確保檔案的完整性和規(guī)范性。2.對(duì)于電子記錄，應(yīng)建立相應(yīng)的電子檔案管理制度，明確電子檔案的存儲(chǔ)、保管、查閱、銷毀等流程和要求。3.在庫(kù)記錄檔案應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員的訪問(wèn)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)在庫(kù)記錄管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，審查在庫(kù)記錄的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性和合規(guī)性。2.審計(jì)檢查內(nèi)容包括記錄的建立與更新情況、查詢與使用情況、保管與存檔情況等，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）定期檢查1.倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)每月對(duì)本部門在庫(kù)記錄管理工作進(jìn)行自查，確保記錄的規(guī)范、準(zhǔn)確和及時(shí)更新。2.各相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)涉及本部門的在庫(kù)記錄使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與倉(cāng)庫(kù)管理部門溝通協(xié)調(diào)解決。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于在在庫(kù)記錄管理工作中違反本辦法規(guī)定的部門和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的批評(píng)教育、警告、罰款等處罰。2.對(duì)于因在庫(kù)記錄管理不善導(dǎo)致公司資產(chǎn)損失或其他嚴(yán)重后果的，依法追究相關(guān)責(zé)任人