it采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司IT采購行為，加強(qiáng)IT采購管理，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展對IT資源的需求，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有IT設(shè)備、軟件、服務(wù)等采購活動(dòng)，包括但不限于計(jì)算機(jī)硬件、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、辦公軟件、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、云計(jì)算服務(wù)、信息安全服務(wù)等。（三）基本原則1.合法性原則：IT采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益原則：在滿足公司業(yè)務(wù)需求的前提下，充分考慮采購成本、使用效益和投資回報(bào)率，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。3.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有潛在供應(yīng)商享有平等的參與機(jī)會(huì)，杜絕不正當(dāng)競爭行為。4.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定、技術(shù)先進(jìn)的IT產(chǎn)品和服務(wù)，以保障公司業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行。5.風(fēng)險(xiǎn)可控原則：對IT采購過程中的各種風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別、評估和控制，確保采購項(xiàng)目順利實(shí)施，避免出現(xiàn)重大風(fēng)險(xiǎn)事件。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立IT采購決策委員會(huì)，負(fù)責(zé)對重大IT采購項(xiàng)目進(jìn)行決策。采購決策委員會(huì)由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成，其職責(zé)如下：1.審議IT采購戰(zhàn)略規(guī)劃和年度采購計(jì)劃。2.審批重大IT采購項(xiàng)目的采購方案、預(yù)算、合同等。3.協(xié)調(diào)解決IT采購過程中的重大問題和爭議。4.監(jiān)督IT采購工作的執(zhí)行情況。（二）采購執(zhí)行部門公司指定[采購部門名稱]為IT采購執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)具體的采購操作。其職責(zé)如下：1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和采購決策委員會(huì)的決策，制定IT采購實(shí)施計(jì)劃。2.組織開展市場調(diào)研，收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫。3.按照采購流程，進(jìn)行采購項(xiàng)目的招標(biāo)、談判、詢價(jià)等采購活動(dòng)。4.起草采購合同，組織合同評審和簽訂。5.負(fù)責(zé)采購項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，確保采購產(chǎn)品和服務(wù)符合要求。6.整理和歸檔采購文件，建立采購檔案。（三）需求部門各業(yè)務(wù)部門作為IT采購的需求部門，負(fù)責(zé)提出IT采購需求，配合采購執(zhí)行部門開展采購工作。其職責(zé)如下：1.根據(jù)本部門業(yè)務(wù)發(fā)展需要，準(zhǔn)確提出IT采購需求，包括功能要求、性能指標(biāo)、數(shù)量、預(yù)算等。2.參與采購項(xiàng)目的技術(shù)方案評審、供應(yīng)商選型等工作。3.協(xié)助采購執(zhí)行部門進(jìn)行采購項(xiàng)目的驗(yàn)收工作。（四）其他部門1.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核IT采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用，參與采購合同的評審。2.法務(wù)部門：負(fù)責(zé)審查采購合同的合法性和合規(guī)性，提供法律咨詢和支持。3.審計(jì)部門：負(fù)責(zé)對IT采購項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購活動(dòng)的合規(guī)性和效益性。三、采購流程（一）需求提出1.各需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和實(shí)際工作需要，填寫《IT采購需求申請表》，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)要求、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至采購執(zhí)行部門。2.采購執(zhí)行部門對需求申請表進(jìn)行初步審核，對于需求不明確或不合理的，及時(shí)與需求部門溝通，要求其進(jìn)行補(bǔ)充或調(diào)整。（二）采購預(yù)算編制1.采購執(zhí)行部門根據(jù)需求部門提交的采購需求申請表，結(jié)合市場價(jià)格情況，編制IT采購預(yù)算草案，明確采購項(xiàng)目的預(yù)算金額。2.預(yù)算草案提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核，財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司財(cái)務(wù)狀況和預(yù)算安排，對采購預(yù)算進(jìn)行審核，并提出審核意見。3.采購執(zhí)行部門根據(jù)財(cái)務(wù)部門的審核意見，對采購預(yù)算草案進(jìn)行調(diào)整，形成最終的采購預(yù)算方案，報(bào)采購決策委員會(huì)審批。（三）采購計(jì)劃制定1.采購執(zhí)行部門根據(jù)采購決策委員會(huì)批準(zhǔn)的采購預(yù)算方案，制定IT采購實(shí)施計(jì)劃，明確采購項(xiàng)目的采購方式、時(shí)間進(jìn)度、責(zé)任人等內(nèi)容。2.采購實(shí)施計(jì)劃經(jīng)采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，下發(fā)至相關(guān)人員執(zhí)行，并抄送需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。（四）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商信息收集：采購執(zhí)行部門通過多種渠道收集潛在供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，并建立供應(yīng)商信息庫。2.供應(yīng)商篩選與評估：根據(jù)采購項(xiàng)目的需求和特點(diǎn)，從供應(yīng)商信息庫中篩選出符合條件的供應(yīng)商，并對其進(jìn)行評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、技術(shù)實(shí)力、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。3.供應(yīng)商入圍：采購執(zhí)行部門根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，確定入圍供應(yīng)商名單，并報(bào)采購決策委員會(huì)審批。4.供應(yīng)商管理：建立供應(yīng)商定期評價(jià)機(jī)制，對入圍供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行跟蹤評價(jià)，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行警告、整改或淘汰處理。（五）采購實(shí)施1.采購方式選擇：根據(jù)采購項(xiàng)目的金額、性質(zhì)、需求特點(diǎn)等因素，選擇合適的采購方式，包括公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價(jià)采購等。2.采購文件編制：采購執(zhí)行部門根據(jù)選定的采購方式，編制采購文件，明確采購項(xiàng)目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。3.發(fā)布采購信息：對于公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)等采購方式，采購執(zhí)行部門通過指定的媒體或平臺發(fā)布采購信息，邀請潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)。4.開標(biāo)、評標(biāo)與定標(biāo)：按照采購文件規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)，組織開標(biāo)、評標(biāo)活動(dòng)。評標(biāo)委員會(huì)根據(jù)評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)對投標(biāo)文件進(jìn)行評審，推薦中標(biāo)候選人。采購執(zhí)行部門根據(jù)評標(biāo)委員會(huì)的推薦意見，確定中標(biāo)供應(yīng)商，并發(fā)布中標(biāo)公告。5.合同簽訂：采購執(zhí)行部門與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。合同簽訂前，需經(jīng)法務(wù)部門審查合同的合法性和合規(guī)性。（六）采購驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備：采購項(xiàng)目到貨前，采購執(zhí)行部門通知需求部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等相關(guān)人員組成驗(yàn)收小組，并制定驗(yàn)收方案，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和流程。2.到貨驗(yàn)收：采購項(xiàng)目到貨后，驗(yàn)收小組按照驗(yàn)收方案對采購產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀、質(zhì)量、性能等方面。對于軟件產(chǎn)品，還需進(jìn)行功能測試和試運(yùn)行。3.驗(yàn)收報(bào)告：驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收小組出具驗(yàn)收報(bào)告，經(jīng)參與驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)后存檔。對于驗(yàn)收不合格的采購項(xiàng)目，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其限期整改或退換貨，直至驗(yàn)收合格為止。（七）采購付款1.采購項(xiàng)目驗(yàn)收合格后，供應(yīng)商提交付款申請，采購執(zhí)行部門對付款申請進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括合同執(zhí)行情況、驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票等。2.審核通過后，采購執(zhí)行部門填寫《IT采購付款審批表》，按照公司財(cái)務(wù)審批流程提交審批。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批通過的付款審批表，辦理付款手續(xù)，支付采購款項(xiàng)。四、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別1.市場風(fēng)險(xiǎn)：市場價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)商壟斷、新技術(shù)替代等因素可能導(dǎo)致采購成本增加、供應(yīng)中斷等風(fēng)險(xiǎn)。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：采購產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量不符合要求，可能影響公司業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行，帶來經(jīng)濟(jì)損失和聲譽(yù)風(fēng)險(xiǎn)。3.合同風(fēng)險(xiǎn)：合同條款不明確、合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)糾紛等，可能導(dǎo)致公司權(quán)益受損。4.合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)：采購活動(dòng)違反法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，可能面臨法律責(zé)任和行政處罰。（二）風(fēng)險(xiǎn)評估1.采購執(zhí)行部門會(huì)同相關(guān)部門對識別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分級，確定重點(diǎn)關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對1.市場風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：加強(qiáng)市場監(jiān)測和分析，建立價(jià)格預(yù)警機(jī)制，與供應(yīng)商簽訂長期合作協(xié)議，優(yōu)化采購渠道，降低市場價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。對于可能出現(xiàn)的供應(yīng)商壟斷情況，提前制定應(yīng)對策略，尋找替代供應(yīng)商。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：加強(qiáng)供應(yīng)商質(zhì)量管理，建立嚴(yán)格的供應(yīng)商篩選和評估機(jī)制，增加產(chǎn)品檢驗(yàn)環(huán)節(jié)，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾和售后服務(wù)承諾，確保采購產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。3.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：加強(qiáng)合同管理，規(guī)范合同簽訂流程，明確合同條款，加強(qiáng)合同執(zhí)行過程中的監(jiān)督和跟蹤，及時(shí)解決合同糾紛。4.合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：加強(qiáng)法律法規(guī)培訓(xùn)，提高采購人員的法律意識，確保采購活動(dòng)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定。建立內(nèi)部審計(jì)和監(jiān)督機(jī)制，定期對采購項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。五、采購監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.采購執(zhí)行部門應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對采購過程的自我監(jiān)督和管理，確保采購活動(dòng)的合規(guī)性和公正性。2.定期對采購項(xiàng)目進(jìn)行自查，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購文件的編制和歸檔情況、合同的簽訂和履行情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。（二）審計(jì)監(jiān)督1.審計(jì)部門定期對IT采購項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)，檢查采購活動(dòng)的合法性、合規(guī)性和效益性。2.審計(jì)內(nèi)容包