印章刻紙管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印章刻紙的管理，規(guī)范印章刻紙的刻制、使用、保管等行為，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各下屬單位印章刻紙的管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：印章刻紙的管理必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.分級負(fù)責(zé)原則：實(shí)行分級管理，明確各級部門在印章刻紙管理中的職責(zé)。3.安全保密原則：確保印章刻紙的安全，防止印章刻紙被盜用、冒用等情況發(fā)生。二、印章刻紙的種類及用途（一）公司公章用于公司對外的正式文件、合同、協(xié)議等的簽署。（二）法定代表人章用于公司法定代表人在特定文件、票據(jù)等上的簽署。（三）財務(wù)專用章用于公司財務(wù)相關(guān)文件、票據(jù)、報表等的簽章。（四）合同專用章用于公司各類合同的簽署。（五）部門章用于各部門內(nèi)部文件、通知等的發(fā)布。（六）刻紙用途根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求，部分印章可能會制作刻紙版本，用于特定場景下的蓋章需求，如某些文件的復(fù)印件蓋章、電子文檔的蓋章等，但必須嚴(yán)格按照規(guī)定流程使用。三、印章刻紙的刻制（一）刻制申請1.需要刻制印章刻紙的部門或單位，應(yīng)填寫《印章刻紙刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、刻制數(shù)量等信息。2.申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）刻制審批1.公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)申請情況進(jìn)行審批，對于涉及重要事項(xiàng)或金額較大的印章刻紙，需報公司總經(jīng)理審批。2.審批通過后，申請表返回申請部門，并由申請部門將相關(guān)信息提供給指定的印章刻制單位。（三）刻制單位選擇1.公司應(yīng)選擇具有合法資質(zhì)、信譽(yù)良好的印章刻制單位進(jìn)行印章刻紙的刻制。2.與選定的刻制單位簽訂《印章刻紙刻制合同》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括刻制要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時間、保密責(zé)任等。（四）刻制過程監(jiān)督1.申請部門應(yīng)指定專人對印章刻紙的刻制過程進(jìn)行監(jiān)督，確保刻制質(zhì)量符合要求。2.監(jiān)督人員應(yīng)檢查刻制單位的刻制設(shè)備、工藝等是否符合規(guī)定，對刻制過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行拍照或記錄。（五）驗(yàn)收交付1.印章刻紙刻制完成后，申請部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括印章的文字、圖案、尺寸、材質(zhì)等是否與申請表一致，印章的清晰度、立體感、邊緣光滑度等是否符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。3.驗(yàn)收合格后，由申請部門填寫《印章刻紙驗(yàn)收單》，并將印章刻紙及相關(guān)資料移交公司辦公室或指定的保管部門。四、印章刻紙的使用（一）使用范圍1.公司公章：用于公司對外的正式文件、合同、協(xié)議、授權(quán)委托書、介紹信等的簽署。2.法定代表人章：用于公司法定代表人在特定文件、票據(jù)等上的簽署。3.財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)相關(guān)文件、票據(jù)、報表、支票等的簽章。4.合同專用章：用于公司各類合同的簽署。5.部門章：用于各部門內(nèi)部文件、通知、報告等的發(fā)布。6.刻紙：僅用于符合規(guī)定的特定場景下的蓋章需求，如文件復(fù)印件蓋章、電子文檔蓋章等，嚴(yán)禁用于正式文件、合同等的簽署。（二）使用流程1.填寫用印申請單需要使用印章刻紙的部門或個人，應(yīng)填寫《印章刻紙用印申請單》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、文件名稱、文號、用印份數(shù)、用印時間等信息。申請單需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司相關(guān)審批領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批審批領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)用印事項(xiàng)的性質(zhì)和重要程度進(jìn)行審批，對于涉及重大事項(xiàng)或金額較大的用印，需報公司總經(jīng)理審批。審批通過后，申請單返回申請部門或個人。3.用印申請部門或個人持審批通過的用印申請單到公司辦公室或指定的保管部門辦理用印手續(xù)。保管部門在用印前，應(yīng)仔細(xì)核對用印申請單上的信息與待蓋章文件的內(nèi)容是否一致，確保用印準(zhǔn)確無誤。用印時，應(yīng)使用專用的印章墊，將印章刻紙輕輕蘸上印泥，均勻地蓋在文件規(guī)定的位置上，確保印章清晰、完整。用印后，保管部門應(yīng)在《印章刻紙使用登記簿》上進(jìn)行登記，記錄用印日期、用印事項(xiàng)、文件名稱、文號、用印份數(shù)、申請人等信息。（三）使用限制1.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章刻紙。2.未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何部門和個人不得擅自將印章刻紙帶出公司使用。3.印章刻紙的使用必須嚴(yán)格按照規(guī)定的用途和流程進(jìn)行，不得挪作他用。五、印章刻紙的保管（一）保管部門1.公司公章、法定代表人章、財務(wù)專用章、合同專用章等重要印章刻紙由公司辦公室指定專人保管。2.部門章由各部門指定專人保管。（二）保管要求1.保管人員應(yīng)配備專用的保險柜或印章箱，將印章刻紙存放在安全可靠的地方，確保印章刻紙的安全。2.印章刻紙應(yīng)與印泥、印章墊等分開存放，防止相互污染。3.保管人員應(yīng)定期對印章刻紙進(jìn)行檢查，查看印章是否有損壞、變形等情況，如有問題應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。4.非保管人員未經(jīng)允許不得接觸印章刻紙。（三）保管交接1.印章刻紙保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接時，應(yīng)辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)。2.交接雙方應(yīng)填寫《印章刻紙交接清單》，詳細(xì)記錄印章名稱、數(shù)量、完好情況等信息，并簽字確認(rèn)。3.交接清單一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，公司辦公室留存一份。六、印章刻紙的停用與銷毀（一）停用情形1.公司名稱變更、重組、注銷等原因?qū)е掠≌驴碳埐辉偈褂谩?.印章刻紙損壞、磨損嚴(yán)重，無法正常使用。3.因其他原因需要停用印章刻紙。（二）停用申請1.印章刻紙使用部門或保管部門應(yīng)填寫《印章刻紙停用申請表》，詳細(xì)說明停用原因、印章名稱等信息。2.申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）停用審批1.公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)申請情況進(jìn)行審批，對于涉及重要事項(xiàng)或金額較大的印章刻紙停用，需報公司總經(jīng)理審批。2.審批通過后，申請表返回申請部門或保管部門。（四）停用處理1.印章刻紙停用后，保管部門應(yīng)及時將印章刻紙收回，并妥善保管。2.在印章刻紙停用期間，嚴(yán)禁使用該印章刻紙進(jìn)行任何業(yè)務(wù)活動。（五）銷毀1.對于不再使用且無保存價值的印章刻紙，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.銷毀前，保管部門應(yīng)填寫《印章刻紙銷毀申請表》，詳細(xì)說明銷毀原因、印章名稱、數(shù)量等信息，并報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由保管部門會同公司審計部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員共同進(jìn)行銷毀，并在《印章刻紙銷毀記錄》上簽字確認(rèn)。4.銷毀方式可采用粉碎、熔化等物理方法，確保印章刻紙無法恢復(fù)使用。七、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查1.公司辦公室負(fù)責(zé)定期對印章刻紙的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括印章刻紙的刻制、使用、保管、停用與銷毀等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采用現(xiàn)場檢查、查閱資料、詢問相關(guān)人員等方式進(jìn)行。（二）責(zé)任追究1.對于違反本辦法規(guī)定，擅自刻制、使用、保管印章刻紙的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等處罰。2