雙錄函件管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司雙錄函件的管理，確保雙錄工作的合規(guī)性、準(zhǔn)確性和有效性，保障客戶合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在開展涉及雙錄業(yè)務(wù)過程中所產(chǎn)生的各類函件的管理，包括但不限于錄音錄像資料的存儲、查閱、使用等相關(guān)函件。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)監(jiān)管要求，確保雙錄函件管理符合相關(guān)規(guī)定。2.準(zhǔn)確性原則：保證函件內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，能夠客觀反映雙錄業(yè)務(wù)的實際情況。3.保密性原則：對雙錄函件中涉及的客戶信息、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等予以嚴格保密，防止信息泄露。4.可追溯性原則：建立完善的函件管理記錄，確保雙錄業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)均可追溯。二、雙錄函件的分類與內(nèi)容要求（一）分類1.雙錄啟動函：用于通知客戶雙錄業(yè)務(wù)的啟動，明確雙錄的時間、地點、方式等相關(guān)信息。2.雙錄過程記錄函：記錄雙錄過程中的關(guān)鍵信息，如錄制時間、錄制設(shè)備、錄制人員等，以及對雙錄內(nèi)容的簡要描述。3.雙錄結(jié)果確認函：由客戶對雙錄結(jié)果進行確認，表明客戶已清晰知曉雙錄內(nèi)容及相關(guān)業(yè)務(wù)事項。4.雙錄資料存儲函：涉及雙錄資料的存儲方式、存儲期限、存儲地點等信息的函件。5.雙錄資料查閱與使用函：規(guī)定雙錄資料查閱和使用的條件、流程、審批權(quán)限等內(nèi)容的函件。（二）內(nèi)容要求1.函件格式：應(yīng)具備統(tǒng)一規(guī)范的格式，包括函件編號、發(fā)函日期、收函對象、正文、附件、發(fā)函部門及蓋章等要素。2.正文內(nèi)容：明確函件的主題和目的。詳細闡述雙錄業(yè)務(wù)的相關(guān)事項，如業(yè)務(wù)背景、雙錄要求等。清晰說明函件涉及的具體內(nèi)容，如時間安排、操作流程、注意事項等。對客戶的權(quán)利和義務(wù)進行明確告知，確?？蛻舫浞掷斫?。3.附件要求：雙錄啟動函應(yīng)附上雙錄業(yè)務(wù)說明、客戶須知等相關(guān)附件。雙錄過程記錄函應(yīng)附上雙錄視頻或音頻資料（如有）、錄制過程中的相關(guān)操作記錄等。雙錄結(jié)果確認函應(yīng)附上雙錄內(nèi)容的摘要或關(guān)鍵截圖等，以便客戶核對。雙錄資料存儲函應(yīng)附上存儲方案、存儲設(shè)備清單等附件。雙錄資料查閱與使用函應(yīng)附上查閱和使用申請表模板、審批流程說明等附件。三、雙錄函件的制作與審核（一）制作1.責(zé)任部門：雙錄函件由公司指定的業(yè)務(wù)部門負責(zé)制作，確保函件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。2.信息收集：業(yè)務(wù)部門應(yīng)收集與雙錄業(yè)務(wù)相關(guān)的各類信息，包括客戶資料、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、雙錄操作記錄等，作為函件制作的依據(jù)。3.內(nèi)容撰寫：按照本辦法規(guī)定的格式和內(nèi)容要求，由專人負責(zé)撰寫函件正文，并確保附件的完整性和準(zhǔn)確性。4.格式排版：對函件進行統(tǒng)一的格式排版，確保頁面整潔、美觀，易于閱讀。（二）審核1.初審：函件制作完成后，由業(yè)務(wù)部門負責(zé)人進行初審，重點審核函件內(nèi)容是否準(zhǔn)確反映雙錄業(yè)務(wù)實際情況，格式是否規(guī)范，附件是否齊全。2.合規(guī)審核：初審?fù)ㄟ^后，將函件提交至公司合規(guī)部門進行合規(guī)審核。合規(guī)部門依據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管要求以及公司內(nèi)部規(guī)定，對函件的合規(guī)性進行審查，確保函件不存在任何違法違規(guī)問題。3.終審：經(jīng)合規(guī)審核通過的函件，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)進行終審。分管領(lǐng)導(dǎo)對函件的整體質(zhì)量、風(fēng)險控制等方面進行全面審查，簽署終審意見。四、雙錄函件的發(fā)送與接收（一）發(fā)送1.發(fā)送方式：雙錄函件應(yīng)根據(jù)客戶實際情況，選擇合適的發(fā)送方式，如郵寄、電子郵件、短信等。2.發(fā)送記錄：建立函件發(fā)送記錄臺賬，詳細記錄函件的發(fā)送時間、發(fā)送方式、收函對象、函件編號等信息，確保函件發(fā)送可追溯。3.發(fā)送確認：對于重要的雙錄函件，如雙錄啟動函、雙錄結(jié)果確認函等，應(yīng)在發(fā)送后及時與客戶進行確認，確保客戶已收到函件并知曉函件內(nèi)容。（二）接收1.接收渠道：明確客戶接收雙錄函件的渠道，如指定郵箱、短信接收號碼等，并確保渠道的暢通。2.接收記錄：設(shè)立專門的函件接收記錄，記錄函件的接收時間、接收方式、發(fā)函對象、函件編號等信息，以便對函件接收情況進行跟蹤和管理。3.異常處理：如發(fā)現(xiàn)函件接收存在異常情況，如客戶未收到函件、函件內(nèi)容不完整等，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通，采取相應(yīng)的補救措施，確?？蛻裟軌蚣皶r、準(zhǔn)確地獲取雙錄函件。五、雙錄函件的存儲與保管（一）存儲方式1.電子存儲：采用安全可靠的電子存儲設(shè)備，如服務(wù)器、磁盤陣列等，對雙錄函件進行存儲。存儲設(shè)備應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)加密、訪問控制等功能，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。2.紙質(zhì)存儲：對于部分需要長期保存的重要雙錄函件，可同時進行紙質(zhì)存儲。紙質(zhì)函件應(yīng)按照檔案管理要求進行分類、編號、裝訂，并妥善保管在專門的檔案庫房中。（二）存儲期限1.電子存儲期限：根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)監(jiān)管要求，結(jié)合公司實際情況，確定雙錄函件電子存儲期限為[X]年。存儲期限屆滿后，經(jīng)公司相關(guān)部門審批同意，方可進行數(shù)據(jù)刪除或銷毀操作。2.紙質(zhì)存儲期限：紙質(zhì)雙錄函件的存儲期限應(yīng)不低于電子存儲期限，具體存儲期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。（三）保管責(zé)任1.指定專人：公司應(yīng)指定專人負責(zé)雙錄函件的存儲與保管工作，明確保管人員的職責(zé)和權(quán)限。2.環(huán)境要求：存儲雙錄函件的場所應(yīng)具備適宜的環(huán)境條件，如溫度、濕度、防火、防潮、防蟲等，確保函件不受損壞。3.安全防護：加強對存儲場所的安全防護措施，安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進入存儲區(qū)域，確保函件安全。六、雙錄函件的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部因業(yè)務(wù)需要查閱雙錄函件的，應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進行申請。申請部門應(yīng)填寫查閱申請表，詳細說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認后，提交至業(yè)務(wù)部門負責(zé)人審批。業(yè)務(wù)部門負責(zé)人審批通過后，方可安排查閱。2.外部查閱：因法律法規(guī)要求或司法機關(guān)等外部機構(gòu)需要查閱雙錄函件的，公司應(yīng)嚴格按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。外部查閱申請應(yīng)經(jīng)公司合規(guī)部門審核，并報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可提供查閱服務(wù)。查閱過程中，應(yīng)安排專人陪同，并對查閱情況進行詳細記錄。（二）使用限制1.用途限制：雙錄函件僅用于與雙錄業(yè)務(wù)相關(guān)的目的，不得用于其他任何非法或不當(dāng)用途。2.保密要求：查閱和使用雙錄函件的人員應(yīng)嚴格遵守公司的保密規(guī)定，不得泄露函件中涉及的客戶信息、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等機密內(nèi)容。（三）查閱與使用記錄1.建立臺賬：對雙錄函件的查閱與使用情況進行詳細記錄，建立查閱與使用記錄臺賬，記錄查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、使用目的、審批情況等信息。2.定期審計：公司應(yīng)定期對雙錄函件的查閱與使用記錄進行審計，確保查閱與使用行為符合規(guī)定要求，防止信息泄露和濫用。七、雙錄函件的銷毀與處置（一）銷毀條件1.雙錄函件存儲期限屆滿，且經(jīng)公司相關(guān)部門審批同意銷毀的。2.因業(yè)務(wù)調(diào)整、數(shù)據(jù)清理等原因，需要對不再使用的雙錄函件進行銷毀的。3.雙錄函件存在質(zhì)量問題或其他原因，已無法正常使用且經(jīng)審批同意銷毀的。（二）銷毀方式1.電子銷毀：對于電子存儲的雙錄函件，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)銷毀軟件或設(shè)備，對數(shù)據(jù)進行徹底刪除或格式化處理，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。2.紙質(zhì)銷毀：紙質(zhì)雙錄函件應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，確保函件內(nèi)容無法被還原。（三）銷毀記錄1.建立雙錄函件銷毀記錄臺賬，詳細記錄銷毀函件的名稱、編號、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式、銷毀人員等信息。2.銷毀記錄應(yīng)保存[X]年，以備后續(xù)查閱和審計。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對雙錄函件的管理情況進行審計，檢查函件的制作、審核、發(fā)送、接收、存儲、查閱、使用、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對本部門雙錄函件的管理工作進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，并向公司相關(guān)部門報告自查情況。（二）外部檢查1.積極配合監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查工作，按照要求提供雙錄函件的相關(guān)資料和信息。2.對于監(jiān)管部門提出的整改意見，應(yīng)及時制定整改措施，認真落實整改要求，并將整改情況及時報告監(jiān)管部門。九、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.未按照本辦法規(guī)定制作、審核、發(fā)送、接收、存儲、查閱、使用、銷毀雙錄函件的。2.泄露雙錄函件中涉及的客戶信息、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等機密內(nèi)容的。3.擅自修改、刪除雙錄函件內(nèi)容或偽造函件的。4.其他違反本辦法規(guī)定的行為。（二）責(zé)任追究措施1.對于違反本辦法規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人給予批評