發(fā)票查詢管理辦法一、總則（一）目的為加強公司發(fā)票管理，規(guī)范發(fā)票查詢流程，確保發(fā)票信息的真實性、準確性和完整性，有效防范稅務(wù)風險，保障公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門在經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動中涉及的各類發(fā)票的查詢管理，包括但不限于增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票、通用機打發(fā)票等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴格遵守國家稅收法律法規(guī)及相關(guān)發(fā)票管理規(guī)定，確保發(fā)票查詢管理工作合法、合規(guī)進行。2.準確及時原則準確記錄和查詢發(fā)票信息，及時發(fā)現(xiàn)和處理發(fā)票異常情況，保證公司財務(wù)數(shù)據(jù)的真實性和時效性。3.安全保密原則妥善保管發(fā)票信息，防止信息泄露，保障公司商業(yè)秘密和納稅人合法權(quán)益。二、發(fā)票查詢管理職責（一）財務(wù)部門1.負責制定和完善發(fā)票查詢管理制度及流程，并組織實施。2.負責對公司取得的各類發(fā)票進行真實性、合法性、有效性的審核，通過稅務(wù)機關(guān)指定的發(fā)票查詢平臺或其他合法途徑進行發(fā)票信息查詢。3.負責建立發(fā)票查詢臺賬，詳細記錄發(fā)票的基本信息、查詢結(jié)果、認證情況等，定期對發(fā)票查詢情況進行統(tǒng)計分析。4.負責與稅務(wù)機關(guān)溝通協(xié)調(diào)，及時了解發(fā)票管理政策法規(guī)的變化，解答公司內(nèi)部關(guān)于發(fā)票查詢管理的相關(guān)問題。（二）業(yè)務(wù)部門1.負責本部門經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動中發(fā)票的取得、開具和傳遞工作，確保發(fā)票內(nèi)容與經(jīng)濟業(yè)務(wù)實際相符。2.在取得發(fā)票后，及時將發(fā)票原件或復印件提交給財務(wù)部門進行審核和查詢，并配合財務(wù)部門做好發(fā)票相關(guān)信息的核實工作。3.負責對本部門經(jīng)辦的經(jīng)濟業(yè)務(wù)涉及的發(fā)票進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向財務(wù)部門反饋。（三）采購部門1.負責采購業(yè)務(wù)中發(fā)票的取得工作，確保供應(yīng)商提供的發(fā)票符合法律法規(guī)和公司要求。2.在簽訂采購合同前，應(yīng)明確發(fā)票開具的相關(guān)條款，包括發(fā)票類型、開票內(nèi)容、開票時間等，督促供應(yīng)商按時、準確開具發(fā)票。3.協(xié)助財務(wù)部門對采購發(fā)票進行查詢和審核，提供必要的采購業(yè)務(wù)信息。（四）銷售部門1.負責銷售業(yè)務(wù)中發(fā)票的開具工作，嚴格按照國家稅收法律法規(guī)和公司規(guī)定開具發(fā)票，確保發(fā)票內(nèi)容真實、準確、完整。2.在開具發(fā)票后，及時將發(fā)票交付給客戶，并做好發(fā)票開具記錄。3.配合財務(wù)部門對銷售發(fā)票的相關(guān)信息進行查詢和統(tǒng)計，協(xié)助處理發(fā)票開具過程中出現(xiàn)的問題。三、發(fā)票查詢方式及流程（一）查詢方式1.稅務(wù)機關(guān)官方網(wǎng)站查詢通過國家稅務(wù)總局官方網(wǎng)站或當?shù)囟悇?wù)機關(guān)指定的發(fā)票查詢平臺，輸入發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、驗證碼等信息進行查詢。2.電話查詢撥打當?shù)囟悇?wù)機關(guān)提供的發(fā)票查詢熱線電話，按照語音提示輸入相關(guān)信息進行查詢。3.辦稅服務(wù)廳查詢持發(fā)票原件或復印件到當?shù)剞k稅服務(wù)廳，由稅務(wù)工作人員協(xié)助進行發(fā)票信息查詢。（二）查詢流程1.財務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門提交的發(fā)票后，首先對發(fā)票的票面信息進行初步審核，包括發(fā)票的真實性、完整性、合規(guī)性等。2.對于需要查詢的發(fā)票，財務(wù)人員登錄稅務(wù)機關(guān)指定的發(fā)票查詢平臺或選擇其他合法查詢方式，輸入發(fā)票相關(guān)信息進行查詢。3.在查詢過程中，如發(fā)現(xiàn)發(fā)票信息與票面信息不一致、發(fā)票已被作廢或紅沖、發(fā)票為虛假發(fā)票等異常情況，應(yīng)立即停止支付相關(guān)款項，并及時與業(yè)務(wù)部門溝通核實情況。4.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在接到財務(wù)部門反饋后，及時與供應(yīng)商或客戶聯(lián)系，了解發(fā)票異常原因，并根據(jù)實際情況進行處理。如確實存在問題，應(yīng)要求供應(yīng)商重新開具發(fā)票或采取其他補救措施。5.財務(wù)部門對查詢結(jié)果進行記錄，并將發(fā)票查詢情況錄入發(fā)票查詢臺賬。對于異常發(fā)票，應(yīng)單獨進行標識和跟蹤管理，直至問題解決。6.定期對發(fā)票查詢情況進行統(tǒng)計分析，總結(jié)發(fā)票管理中存在的問題，提出改進措施和建議，不斷完善公司發(fā)票查詢管理制度。四、發(fā)票認證管理（一）認證方式1.增值稅專用發(fā)票認證增值稅一般納稅人取得的增值稅專用發(fā)票應(yīng)通過增值稅發(fā)票綜合服務(wù)平臺進行認證，認證方式包括勾選認證、掃描認證等。2.機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票認證機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票的認證方式與增值稅專用發(fā)票相同，通過增值稅發(fā)票綜合服務(wù)平臺進行認證。（二）認證期限1.增值稅專用發(fā)票增值稅一般納稅人取得的增值稅專用發(fā)票應(yīng)在開具之日起360日內(nèi)進行認證，并在認證通過的次月申報期內(nèi)，向主管稅務(wù)機關(guān)申報抵扣進項稅額。2.機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票的認證期限與增值稅專用發(fā)票相同，應(yīng)在開具之日起360日內(nèi)進行認證。（三）認證流程1.財務(wù)部門在取得增值稅專用發(fā)票或機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票后，應(yīng)及時登錄增值稅發(fā)票綜合服務(wù)平臺，按照系統(tǒng)提示進行發(fā)票勾選或掃描認證操作。2.在認證過程中，如發(fā)現(xiàn)發(fā)票認證不符、密文有誤、無法認證等情況，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其重新開具發(fā)票，并在規(guī)定期限內(nèi)重新進行認證。3.認證通過后，財務(wù)部門應(yīng)將認證結(jié)果及時記錄在發(fā)票查詢臺賬中，并按照規(guī)定進行進項稅額抵扣申報。五、發(fā)票保管與存檔（一）發(fā)票保管1.公司取得的發(fā)票原件應(yīng)由財務(wù)部門指定專人負責保管，設(shè)立專門的發(fā)票保管專柜或保險柜，確保發(fā)票存放安全。2.發(fā)票保管人員應(yīng)定期對發(fā)票進行盤點，核對發(fā)票的種類、數(shù)量、號碼等信息，確保賬實相符。3.對于已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應(yīng)按照稅務(wù)機關(guān)規(guī)定的保存期限進行保管，期滿后報經(jīng)稅務(wù)機關(guān)查驗后銷毀。4.發(fā)票保管過程中，如發(fā)生發(fā)票丟失、被盜等情況，應(yīng)立即向當?shù)囟悇?wù)機關(guān)報告，并按照規(guī)定辦理掛失、補辦等手續(xù)。（二）發(fā)票存檔1.財務(wù)部門應(yīng)將發(fā)票相關(guān)資料進行整理歸檔，包括發(fā)票原件、發(fā)票復印件、發(fā)票查詢記錄、認證結(jié)果等。2.發(fā)票存檔應(yīng)按照年度、月份、發(fā)票種類等進行分類存放，便于查閱和管理。3.電子發(fā)票應(yīng)定期進行備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)中，并按照紙質(zhì)發(fā)票的存檔要求進行管理。六、發(fā)票風險防范與處理（一）風險防范1.加強對員工的發(fā)票管理培訓，提高員工對發(fā)票法律法規(guī)的認識和風險防范意識，確保員工在經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動中正確取得和使用發(fā)票。2.建立健全發(fā)票管理制度和內(nèi)部控制流程，加強對發(fā)票取得、開具、查詢、認證、保管等環(huán)節(jié)的監(jiān)督和管理，堵塞管理漏洞，防范發(fā)票風險。3.加強與供應(yīng)商和客戶的溝通協(xié)調(diào)，在簽訂合同前明確發(fā)票相關(guān)條款，要求供應(yīng)商提供合法有效的發(fā)票，并對客戶的發(fā)票需求進行及時響應(yīng)，確保發(fā)票開具的準確性和及時性。（二）風險處理1.如發(fā)現(xiàn)公司取得的發(fā)票存在虛假、無效等問題，財務(wù)部門應(yīng)立即停止支付相關(guān)款項，并及時與業(yè)務(wù)部門溝通核實情況。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極與供應(yīng)商協(xié)商解決問題，要求其重新開具合法有效的發(fā)票或采取其他補救措施。如協(xié)商不成，可通過法律途徑維護公司合法權(quán)益。3.對于因發(fā)票問題導致公司遭受經(jīng)濟損失的，應(yīng)追究相關(guān)責任人的責任，并根據(jù)公司規(guī)定進行相應(yīng)的處罰。4.定期對公司發(fā)票管理情況進行內(nèi)部審計和自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和整改存在的問題，不斷完善發(fā)票管理風險防范機制。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對發(fā)票管理情況進行審計監(jiān)督，檢查發(fā)票管理制度的執(zhí)行情況、發(fā)票取得和開具的真實性、合法性、合規(guī)性等。2.財務(wù)部門應(yīng)加強對發(fā)票管理工作的日常監(jiān)督，定期對發(fā)票查詢臺賬、認證記錄、保管情況等進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（