會務人員管理辦法一、總則（一）目的為加強公司會務管理，規(guī)范會務工作流程，提高會務服務質量和效率，確保各類會議的順利召開，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部組織召開的各類會議，包括但不限于董事會、股東會、經(jīng)理辦公會、部門例會、專題研討會、員工大會等。（三）基本原則1.高效有序原則：優(yōu)化會務流程，合理安排會議時間、地點和議程，確保會議高效進行，達到預期效果。2.服務至上原則：會務人員應樹立服務意識，為參會人員提供優(yōu)質、周到的服務，滿足會議需求。3.規(guī)范嚴謹原則：嚴格按照相關法律法規(guī)和公司規(guī)定，規(guī)范會務工作的各個環(huán)節(jié)，確保會議組織的嚴謹性。二、會務人員職責（一）會議籌備人員職責1.會議策劃根據(jù)會議主題、目的和要求，制定詳細的會議策劃方案，包括會議時間、地點、議程、參會人員、會議材料等。與相關部門和人員溝通協(xié)調，確保會議策劃方案的可行性和合理性。2.會議通知根據(jù)會議策劃方案，及時準確地向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議的時間、地點、議程、要求等事項。確認參會人員的出席情況，對不能出席的人員進行記錄并及時反饋給相關領導。3.會議材料準備根據(jù)會議議程，準備各類會議材料，如會議文件、報告、發(fā)言稿、演示文稿等。對會議材料進行審核、校對，確保材料內容準確、格式規(guī)范。將會議材料提前分發(fā)給參會人員，或在會議現(xiàn)場提供。4.會議場地布置根據(jù)會議類型和規(guī)模，選擇合適的會議場地，并進行布置。確保會議場地的環(huán)境整潔、舒適，設備設施齊全、正常運行。擺放會議標識、座位牌、茶水、文具等物品，營造良好的會議氛圍。5.會議設備準備根據(jù)會議需要，準備好各類會議設備，如投影儀、音響設備、麥克風、電腦等。在會議前對設備進行調試，確保設備正常運行，圖像、聲音清晰。安排專人負責會議設備的操作和維護，及時處理設備故障。（二）會議服務人員職責1.簽到服務在會議入口處設置簽到臺，負責參會人員的簽到工作。對簽到情況進行記錄，統(tǒng)計參會人數(shù)，確保參會人員按時到會。2.茶水服務在會議期間，為參會人員提供茶水服務，及時添加茶水。保持茶具的清潔衛(wèi)生，注意服務禮儀。3.會議記錄根據(jù)會議內容，進行詳細的會議記錄，包括會議討論要點、決策事項、工作安排等。會議結束后，及時整理會議記錄，形成會議紀要，并提交給相關領導審核。4.會議秩序維護維持會議現(xiàn)場秩序，確保會議正常進行。提醒參會人員將手機調至靜音或關機狀態(tài)，避免影響會議。對會議現(xiàn)場出現(xiàn)的突發(fā)情況進行及時處理，確保會議安全、有序。5.會議結束后的清理工作會議結束后，及時清理會議場地，收拾會議設備、材料等物品。關閉會議場地的電源、門窗等，確保場地安全。（三）會議組織協(xié)調人員職責1.整體協(xié)調負責會議籌備和服務工作的整體協(xié)調，確保各項工作有序進行。及時解決會議籌備和服務過程中出現(xiàn)的問題，協(xié)調各方面的資源和關系。2.與參會人員溝通與參會人員保持密切溝通，了解他們的需求和意見，及時反饋給相關人員。協(xié)助參會人員解決在會議過程中遇到的問題，確保會議順利進行。3.會議總結會議結束后，對會議的組織情況、效果等進行總結評估。收集參會人員的反饋意見，分析存在的問題和不足之處，提出改進建議。三、會議籌備流程（一）會議需求確定1.由會議發(fā)起部門或相關領導提出會議需求，明確會議的主題、目的、時間、地點、參會人員、議程等內容。2.對會議需求進行審核，確保會議的必要性和可行性。（二）會議策劃1.根據(jù)會議需求，制定詳細的會議策劃方案，包括會議流程、會議材料、會議場地布置、會議設備準備等內容。2.與相關部門和人員溝通協(xié)調，確保會議策劃方案的順利實施。（三）會議通知1.根據(jù)會議策劃方案，及時準確地向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議的時間、地點、議程、要求等事項。2.確認參會人員的出席情況，對不能出席的人員進行記錄并及時反饋給相關領導。（四）會議材料準備1.根據(jù)會議議程，準備各類會議材料，如會議文件、報告、發(fā)言稿、演示文稿等。2.對會議材料進行審核、校對，確保材料內容準確、格式規(guī)范。3.將會議材料提前分發(fā)給參會人員，或在會議現(xiàn)場提供。（五）會議場地布置1.根據(jù)會議類型和規(guī)模，選擇合適的會議場地，并進行布置。2.確保會議場地的環(huán)境整潔、舒適，設備設施齊全、正常運行。3.擺放會議標識、座位牌、茶水、文具等物品，營造良好的會議氛圍。（六）會議設備準備1.根據(jù)會議需要，準備好各類會議設備，如投影儀、音響設備、麥克風、電腦等。2.在會議前對設備進行調試，確保設備正常運行，圖像、聲音清晰。3.安排專人負責會議設備的操作和維護，及時處理設備故障。四、會議服務流程（一）簽到服務1.在會議入口處設置簽到臺，負責參會人員的簽到工作。2.對簽到情況進行記錄，統(tǒng)計參會人數(shù)，確保參會人員按時到會。（二）茶水服務1.在會議期間，為參會人員提供茶水服務，及時添加茶水。2.保持茶具的清潔衛(wèi)生，注意服務禮儀。（三）會議記錄1.根據(jù)會議內容，進行詳細的會議記錄，包括會議討論要點、決策事項、工作安排等。2.會議結束后，及時整理會議記錄，形成會議紀要，并提交給相關領導審核。（四）會議秩序維護1.維持會議現(xiàn)場秩序，確保會議正常進行。2.提醒參會人員將手機調至靜音或關機狀態(tài)，避免影響會議。3.對會議現(xiàn)場出現(xiàn)的突發(fā)情況進行及時處理，確保會議安全、有序。（五）會議結束后的清理工作1.會議結束后，及時清理會議場地，收拾會議設備、材料等物品。2.關閉會議場地的電源、門窗等，確保場地安全。五、會議評估與改進（一）會議評估1.會議結束后，由會議組織協(xié)調人員對會議的組織情況、效果等進行評估。2.收集參會人員的反饋意見，了解他們對會議的滿意度和改進建議。（二）改進措施1.根據(jù)會議評估結果和參會人員的反饋意見，分析存在的問題和不足之處。2.制定相應的改進措施，明確責任人和時間節(jié)點，確保問題得到及時解決。3.將改進措施納入會議管理工作的持續(xù)改進機制，不斷提高會議組織和服務水平。六、培訓與考核（一）培訓1.定期組織會務人員參加相關培訓，提高他們的業(yè)務能力和服務水平。2.培訓內容包括會議策劃、會議通知、會議材料準備、會議場地布置、會議設備操作、會議服務禮儀等方面。（二）考核1.建立會務人員考核制度，對會務人員的工作表現(xiàn)進行定期考核。2.考核內容包括工作態(tài)度、工作能力、工作質量、團隊協(xié)作等方面。3.根據(jù)考核結果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的會務人員進行表彰和獎勵，對不符合要求的會務人員進行批評教育或調整崗位。七、保密規(guī)定（一）保密范圍1.會議涉及的各類文件、資料、信息等，包括會議議程、會議記錄、會議紀要、參會人員名單等。2.會議討論的機密事項、商業(yè)秘密、敏感信息等。（二）保密措施1.會務人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露會議涉及的任何機密信息。2.對會議材料進行妥善保管，不得隨意丟棄或轉借他人。3.在會議期間，不得擅自將手機、錄音設備等帶入會議場地，如需使用，應提前征得會議組織方同意。4.會議結束后，及時清理會議場地，確保無任何機密