商戶電卡管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司商戶電卡的管理，規(guī)范電卡的使用、充值、掛失、補(bǔ)辦等流程，確保電卡使用的安全、準(zhǔn)確和高效，保障公司與商戶的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及商戶電卡管理的部門、崗位及相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)電力管理、財(cái)務(wù)管理等法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保電卡管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：電卡信息記錄準(zhǔn)確無誤，充值、消費(fèi)等數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，保障公司與商戶財(cái)務(wù)核算的準(zhǔn)確性。3.安全性原則：采取有效措施保障電卡信息安全，防止電卡被盜用、冒用等情況發(fā)生，確保公司與商戶資金安全。4.便捷性原則：在確保安全與準(zhǔn)確的前提下，優(yōu)化電卡管理流程，提高工作效率，為商戶提供便捷的服務(wù)。二、電卡管理職責(zé)分工（一）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)制定電卡充值計(jì)劃，并根據(jù)業(yè)務(wù)需求安排資金。2.審核電卡充值、消費(fèi)等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，進(jìn)行賬務(wù)處理。3.定期與電力供應(yīng)部門核對(duì)電費(fèi)賬目，確保賬目一致。4.對(duì)電卡管理過程中的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控與防范。（二）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)與商戶溝通電卡使用相關(guān)事宜，包括電卡的發(fā)放、回收等。2.收集商戶電卡使用需求，反饋給財(cái)務(wù)部門以便安排充值。3.協(xié)助處理商戶電卡使用過程中的問題，如異常消費(fèi)查詢等。（三）信息管理部門1.建立和維護(hù)商戶電卡管理信息系統(tǒng)，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。2.負(fù)責(zé)電卡信息的錄入、存儲(chǔ)、查詢和統(tǒng)計(jì)等工作，保證信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。3.對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行安全備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）電力供應(yīng)部門1.按照公司要求提供電卡相關(guān)技術(shù)支持，如電卡的制卡、發(fā)卡等。2.協(xié)助公司處理電卡使用過程中的電力相關(guān)問題，如電量查詢、電費(fèi)結(jié)算等。三、電卡的申請(qǐng)與發(fā)放（一）申請(qǐng)流程1.商戶根據(jù)自身用電需求，向業(yè)務(wù)部門提交電卡申請(qǐng)。申請(qǐng)內(nèi)容應(yīng)包括商戶名稱、聯(lián)系方式、用電地址、預(yù)計(jì)用電量等信息。2.業(yè)務(wù)部門對(duì)商戶申請(qǐng)進(jìn)行初步審核，確認(rèn)申請(qǐng)信息完整、準(zhǔn)確且符合公司業(yè)務(wù)要求后，將申請(qǐng)?zhí)峤唤o信息管理部門。3.信息管理部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門提交的申請(qǐng)，在電卡管理信息系統(tǒng)中創(chuàng)建商戶電卡檔案，并分配唯一的電卡編號(hào)。（二）電卡發(fā)放1.信息管理部門將電卡編號(hào)通知業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門通知商戶前來領(lǐng)取電卡。2.商戶領(lǐng)取電卡時(shí)，需在電卡領(lǐng)取登記表上簽字確認(rèn)。業(yè)務(wù)部門應(yīng)向商戶詳細(xì)介紹電卡的使用方法、注意事項(xiàng)等。3.如商戶無法現(xiàn)場(chǎng)領(lǐng)取電卡，業(yè)務(wù)部門可根據(jù)商戶授權(quán)，通過郵寄等方式將電卡送達(dá)商戶，并留存相關(guān)憑證。四、電卡充值管理（一）充值申請(qǐng)1.商戶根據(jù)電卡余額及預(yù)計(jì)用電量，向業(yè)務(wù)部門提交電卡充值申請(qǐng)。充值申請(qǐng)應(yīng)注明充值金額、充值時(shí)間等信息。2.業(yè)務(wù)部門對(duì)商戶充值申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)商戶身份及充值需求的合理性后，將充值申請(qǐng)?zhí)峤唤o財(cái)務(wù)部門。（二）充值審批1.財(cái)務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門提交的充值申請(qǐng)后，對(duì)充值金額進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括資金來源、充值金額與商戶用電需求的匹配性等。2.如充值申請(qǐng)金額較大或存在異常情況，財(cái)務(wù)部門應(yīng)與相關(guān)部門溝通核實(shí)后，報(bào)公司管理層審批。3.經(jīng)審批通過的充值申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門安排資金進(jìn)行充值操作。（三）充值操作1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批后的充值申請(qǐng)，將充值資金轉(zhuǎn)入電力供應(yīng)部門指定賬戶。2.電力供應(yīng)部門在收到充值資金后，按照公司要求及時(shí)對(duì)商戶電卡進(jìn)行充值操作，并將充值結(jié)果反饋給信息管理部門。3.信息管理部門更新電卡管理信息系統(tǒng)中的電卡余額信息，并通知業(yè)務(wù)部門充值已完成。五、電卡使用管理（一）正常使用1.商戶在使用電卡時(shí)，應(yīng)按照電力供應(yīng)部門規(guī)定的操作流程進(jìn)行插卡、讀卡等操作，確保用電計(jì)量準(zhǔn)確。2.商戶應(yīng)妥善保管電卡，不得隨意轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓他人使用。如因特殊原因需要轉(zhuǎn)借，應(yīng)提前向業(yè)務(wù)部門報(bào)備。3.商戶在用電過程中，如發(fā)現(xiàn)電卡出現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門協(xié)調(diào)信息管理部門和電力供應(yīng)部門進(jìn)行處理。（二）異常使用監(jiān)控1.信息管理部門通過電卡管理信息系統(tǒng)實(shí)時(shí)監(jiān)控商戶電卡的使用情況，包括用電量、用電時(shí)間、電費(fèi)金額等。2.如發(fā)現(xiàn)商戶電卡存在異常使用情況，如短時(shí)間內(nèi)用電量異常增加、電費(fèi)金額與用電量不符等，信息管理部門應(yīng)及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門。3.業(yè)務(wù)部門接到通知后，應(yīng)與商戶溝通核實(shí)異常情況原因。如屬于商戶自身問題，督促商戶整改；如存在其他問題，及時(shí)協(xié)調(diào)相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。六、電卡掛失與補(bǔ)辦（一）掛失1.商戶發(fā)現(xiàn)電卡丟失或被盜用后，應(yīng)立即撥打公司指定的掛失電話或通過電卡管理信息系統(tǒng)進(jìn)行掛失操作。2.商戶在掛失時(shí)，應(yīng)提供電卡編號(hào)、商戶名稱、聯(lián)系方式等信息，以便公司準(zhǔn)確核實(shí)身份并進(jìn)行掛失處理。3.信息管理部門接到掛失申請(qǐng)后，立即對(duì)電卡進(jìn)行掛失鎖定，防止電卡被繼續(xù)使用。同時(shí)，通知業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門。（二）補(bǔ)辦1.掛失成功后，商戶可向業(yè)務(wù)部門提交電卡補(bǔ)辦申請(qǐng)。補(bǔ)辦申請(qǐng)應(yīng)注明掛失時(shí)間、電卡編號(hào)、商戶名稱等信息。2.業(yè)務(wù)部門對(duì)補(bǔ)辦申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)商戶身份及掛失情況后，將補(bǔ)辦申請(qǐng)?zhí)峤唤o信息管理部門。3.信息管理部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門提交的補(bǔ)辦申請(qǐng)，在電卡管理信息系統(tǒng)中為商戶重新制卡，并分配新的電卡編號(hào)。4.新電卡制作完成后，信息管理部門通知業(yè)務(wù)部門領(lǐng)取。業(yè)務(wù)部門通知商戶前來領(lǐng)取補(bǔ)辦的電卡，并按照電卡發(fā)放流程進(jìn)行發(fā)放。七、電卡結(jié)算管理（一）電費(fèi)結(jié)算周期公司與電力供應(yīng)部門按照[具體結(jié)算周期]進(jìn)行電費(fèi)結(jié)算，結(jié)算周期內(nèi)的電費(fèi)以電卡記錄的用電量為依據(jù)進(jìn)行計(jì)算。（二）結(jié)算流程1.電力供應(yīng)部門在每個(gè)結(jié)算周期結(jié)束后，根據(jù)電卡管理信息系統(tǒng)中的商戶用電數(shù)據(jù)，生成電費(fèi)結(jié)算清單，并發(fā)送給公司信息管理部門。2.信息管理部門對(duì)電費(fèi)結(jié)算清單進(jìn)行核對(duì)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤后，將結(jié)算清單提交給財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)核對(duì)后的電費(fèi)結(jié)算清單，與電力供應(yīng)部門進(jìn)行電費(fèi)結(jié)算，并進(jìn)行賬務(wù)處理。4.財(cái)務(wù)部門定期向商戶發(fā)送電費(fèi)賬單，告知商戶電費(fèi)金額及繳費(fèi)方式等信息。（三）欠費(fèi)處理1.如商戶在規(guī)定繳費(fèi)期限內(nèi)未繳納電費(fèi)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門。2.業(yè)務(wù)部門協(xié)助財(cái)務(wù)部門與商戶溝通催繳電費(fèi)事宜。如商戶仍未按時(shí)繳費(fèi)，公司有權(quán)采取停電等措施，直至商戶結(jié)清欠費(fèi)。3.對(duì)于長(zhǎng)期欠費(fèi)且經(jīng)多次催繳仍不配合的商戶，公司可按照相關(guān)法律法規(guī)及合同約定，采取進(jìn)一步的法律措施追討欠費(fèi)。八、電卡信息管理（一）信息維護(hù)1.信息管理部門負(fù)責(zé)定期更新商戶電卡管理信息系統(tǒng)中的商戶基本信息、電卡信息、用電數(shù)據(jù)等。2.如商戶信息發(fā)生變更，如商戶名稱、聯(lián)系方式、用電地址等，商戶應(yīng)及時(shí)向業(yè)務(wù)部門提交變更申請(qǐng)。業(yè)務(wù)部門審核后，將變更信息提交給信息管理部門進(jìn)行更新。（二）數(shù)據(jù)備份與存儲(chǔ)1.信息管理部門每天對(duì)電卡管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)介質(zhì)上。2.定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.數(shù)據(jù)存儲(chǔ)期限按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司規(guī)定執(zhí)行，確保數(shù)據(jù)在規(guī)定期限內(nèi)可追溯和查詢。（三）信息安全管理1.嚴(yán)格限制對(duì)電卡管理信息系統(tǒng)的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問系統(tǒng)。2.對(duì)系統(tǒng)操作人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)，防止信息泄露。3.采取安全防護(hù)措施，如防火墻、加密技術(shù)等，保障電卡管理信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)商戶電卡管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查電卡管理流程是否合規(guī)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、信息系統(tǒng)是否安全等。2.財(cái)務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門、信息管理部門等應(yīng)定期對(duì)本部門負(fù)責(zé)的電卡管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。（二）外部檢查1.積極配合電力監(jiān)管部門、稅務(wù)部門等相關(guān)外部機(jī)構(gòu)的檢查，提供真實(shí)、準(zhǔn)確的電卡管理資料。2.根據(jù)外部檢查意見，及時(shí)完善電卡管理工作，確保公司電卡管理活