商品發(fā)票管理辦法一、總則（一）目的為加強公司商品發(fā)票管理，規(guī)范發(fā)票開具、取得、使用及保管行為，保障公司合法權益，根據(jù)《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》及相關法律法規(guī)，結合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在商品交易活動中涉及發(fā)票的管理工作。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴格遵守國家發(fā)票管理法律法規(guī)及相關政策規(guī)定，確保發(fā)票管理工作合法、合規(guī)、有序進行。2.準確及時原則發(fā)票開具、取得、傳遞等環(huán)節(jié)應準確無誤，并按照規(guī)定的時間和要求及時處理，保證財務核算的及時性和準確性。3.責任明確原則明確各部門及相關人員在發(fā)票管理中的職責，做到責任清晰，獎懲分明，確保發(fā)票管理工作落實到位。二、發(fā)票的領購與保管（一）領購1.公司指定專人負責發(fā)票領購工作。領購人員應具備相應的業(yè)務知識和技能，熟悉發(fā)票管理規(guī)定。2.領購發(fā)票時，領購人員應根據(jù)公司實際業(yè)務需要，填寫發(fā)票領購申請表，注明所需發(fā)票的種類、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負責人審核、財務負責人審批后，到主管稅務機關辦理領購手續(xù)。3.領購人員在領購發(fā)票時，應仔細核對發(fā)票的種類、號碼、數(shù)量等信息，確保領購的發(fā)票與申請表一致。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題，應及時與稅務機關溝通解決。（二）保管1.公司應設立專門的發(fā)票保管場所，配備必要的安全設施，如保險柜、防盜門窗等，確保發(fā)票的安全存放。2.發(fā)票保管人員應妥善保管發(fā)票，按照發(fā)票種類、號碼順序進行存放，不得擅自損毀、丟失發(fā)票。3.已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應當保存五年。保存期滿，報經(jīng)稅務機關查驗后銷毀。在保存期間，不得擅自銷毀發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿。4.如發(fā)生發(fā)票丟失、被盜等情況，發(fā)票保管人員應立即向部門負責人報告，并及時向主管稅務機關掛失。同時，應查明原因，追究相關人員的責任。三、發(fā)票的開具（一）開具要求1.公司在銷售商品、提供服務以及從事其他經(jīng)營活動對外收取款項時，應向付款方開具發(fā)票。特殊情況下，由付款方向收款方開具發(fā)票。2.開具發(fā)票應當按照規(guī)定的時限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實開具，并加蓋發(fā)票專用章。3.公司不得轉借、轉讓、代開發(fā)票；不得自行擴大專業(yè)發(fā)票使用范圍。禁止倒買倒賣發(fā)票、發(fā)票監(jiān)制章和發(fā)票防偽專用品。4.公司開具發(fā)票時，應根據(jù)實際銷售情況如實開具發(fā)票內(nèi)容，不得虛開、開具與實際業(yè)務不符的發(fā)票。（二）開具流程1.業(yè)務部門在與客戶簽訂銷售合同或協(xié)議后，應及時將合同或協(xié)議副本提交給財務部門。財務部門根據(jù)合同或協(xié)議約定的付款方式、結算時間等信息，確定發(fā)票開具的時間和金額。2.銷售業(yè)務發(fā)生時，業(yè)務人員應填寫發(fā)票開具申請表，注明客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物或應稅勞務、服務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅額等信息。申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交給財務部門。3.財務部門收到發(fā)票開具申請表后，應安排專人進行審核。審核內(nèi)容包括申請表填寫是否完整、準確，發(fā)票開具信息與銷售合同或協(xié)議是否一致，是否符合稅收法律法規(guī)及公司財務制度的規(guī)定等。審核無誤后，方可開具發(fā)票。4.發(fā)票開具人員應按照審核后的申請表信息，通過開票軟件開具發(fā)票。開具完成后，應將發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)交給業(yè)務人員，并在發(fā)票登記簿上進行登記。業(yè)務人員應及時將發(fā)票交付給客戶，并要求客戶在發(fā)票簽收單上簽字確認。（三）紅字發(fā)票開具1.如發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應稅服務中止等情形但不符合發(fā)票作廢條件，或者因銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓，需要開具紅字發(fā)票的，應按照以下規(guī)定辦理：由購買方取得主管稅務機關出具的《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》（以下簡稱《信息表》），銷售方憑稅務機關系統(tǒng)校驗通過的《信息表》開具紅字專用發(fā)票，在新系統(tǒng)中以銷項負數(shù)開具。紅字專用發(fā)票應與《信息表》一一對應。如因開票有誤購買方拒收專用發(fā)票的，銷售方須在專用發(fā)票認證期限內(nèi)向主管稅務機關填報《信息表》，并在《信息表》上填寫具體原因以及相對應藍字專用發(fā)票的信息，同時提供由購買方出具的寫明拒收理由、錯誤具體項目以及正確內(nèi)容的書面材料，主管稅務機關審核確認后出具《信息表》。銷售方憑《信息表》開具紅字專用發(fā)票。如因開票有誤等原因尚未將專用發(fā)票交付購買方的，銷售方須在開具有誤專用發(fā)票的次月內(nèi)向主管稅務機關填報《信息表》，并在《信息表》上填寫具體原因以及相對應藍字專用發(fā)票的信息，同時提供由銷售方出具的寫明具體理由、錯誤具體項目以及正確內(nèi)容的書面材料，主管稅務機關審核確認后出具《信息表》。銷售方憑《信息表》開具紅字專用發(fā)票。2.開具紅字發(fā)票時，應按照規(guī)定的流程進行操作。首先，由業(yè)務部門填寫紅字發(fā)票開具申請表，說明開具紅字發(fā)票的原因、涉及的藍字發(fā)票信息等。申請表經(jīng)部門負責人審核、財務負責人審批后，提交給主管稅務機關申請開具《信息表》。取得《信息表》后，財務部門根據(jù)《信息表》開具紅字發(fā)票，并在發(fā)票登記簿上進行登記。四、發(fā)票的取得（一）取得要求1.公司在購買商品、接受服務以及從事其他經(jīng)營活動支付款項時，應當向收款方取得發(fā)票。取得發(fā)票時，不得要求變更品名和金額。2.公司取得的發(fā)票應是由稅務機關統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上應加蓋發(fā)票專用章。發(fā)票內(nèi)容應真實、完整，包括發(fā)票名稱、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、貨物或應稅勞務、服務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅額等。3.不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為財務報銷憑證，任何單位和個人有權拒收。（二）取得流程1.業(yè)務部門在采購商品或接受服務時，應與供應商簽訂采購合同或協(xié)議，明確發(fā)票開具的要求和時間等條款。2.在業(yè)務發(fā)生過程中，業(yè)務人員應及時向供應商索取發(fā)票。取得發(fā)票后，應仔細核對發(fā)票內(nèi)容是否與實際業(yè)務相符，發(fā)票開具是否規(guī)范。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題，應及時與供應商溝通解決。3.業(yè)務人員將取得的發(fā)票提交給財務部門進行審核。財務部門審核人員應按照發(fā)票管理規(guī)定和公司財務制度，對發(fā)票的真實性、合法性、完整性進行審核。審核無誤后，方可辦理報銷手續(xù)。4.對于增值稅專用發(fā)票，業(yè)務人員應在規(guī)定的認證期限內(nèi)（自發(fā)票開具之日起360日內(nèi)）將發(fā)票提交給財務部門進行認證。財務部門認證通過后，方可作為進項稅額抵扣的依據(jù)。五、發(fā)票的傳遞與審核（一）傳遞1.業(yè)務人員取得發(fā)票后，應及時將發(fā)票傳遞給財務部門。傳遞過程中，應確保發(fā)票的安全，避免發(fā)票丟失、損壞等情況發(fā)生。2.財務部門收到業(yè)務人員傳遞的發(fā)票后，應在發(fā)票登記簿上進行登記，并注明發(fā)票的取得日期、來源、用途等信息。（二）審核1.財務部門應安排專人對發(fā)票進行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實性、合法性、完整性、合規(guī)性等方面。真實性審核：核實發(fā)票是否為稅務機關統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上的印章、字跡、號碼等是否清晰可辨，是否存在偽造、變造發(fā)票的情況。合法性審核：檢查發(fā)票的開具是否符合稅收法律法規(guī)及相關政策規(guī)定，如發(fā)票開具的內(nèi)容是否與實際業(yè)務相符，發(fā)票的開具時間、地點、金額等是否符合規(guī)定，發(fā)票是否在規(guī)定的期限內(nèi)開具等。完整性審核：查看發(fā)票的各項內(nèi)容是否填寫完整，包括發(fā)票名稱、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、貨物或應稅勞務、服務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅額、發(fā)票專用章等。如有遺漏或錯誤，應要求供應商重新開具或補充完整。合規(guī)性審核：審查發(fā)票是否符合公司財務制度的規(guī)定，如發(fā)票的報銷范圍、審批流程、報銷期限等是否符合要求。2.對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題發(fā)票，財務部門應及時與業(yè)務人員溝通，要求業(yè)務人員與供應商聯(lián)系解決。如問題發(fā)票無法解決，財務部門有權拒絕報銷，并將情況報告給公司管理層。六、發(fā)票的使用監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司財務部門應定期對發(fā)票的領購、保管、開具、取得、傳遞、審核等環(huán)節(jié)進行內(nèi)部檢查，確保發(fā)票管理工作規(guī)范有序。2.內(nèi)部審計部門應定期對公司發(fā)票管理情況進行審計監(jiān)督，檢查發(fā)票管理是否符合法律法規(guī)及公司財務制度的要求，是否存在違規(guī)行為。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部檢查1.公司應積極配合稅務機關等相關部門的發(fā)票檢查工作，如實提供發(fā)票領購、使用、保管等情況的資料。2.對于稅務機關等部門檢查發(fā)現(xiàn)的發(fā)票問題，公司應按照要求及時整改，并依法接受處罰。同時，應分析問題產(chǎn)生的原因，采取有效措施加以防范，避免類似問題再次發(fā)生。七、責任追究（一）對違反發(fā)票管理規(guī)定行為的界定1.未按照規(guī)定領購發(fā)票的，如私自印制、偽造、變造發(fā)票，非法制造發(fā)票防偽專用品，偽造發(fā)票監(jiān)制章等。2.未按照規(guī)定開具發(fā)票的，如虛開發(fā)票，開具與實際經(jīng)營業(yè)務情況不符的發(fā)票，未按照規(guī)定的時限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實開具發(fā)票，未加蓋發(fā)票專用章等。3.未按照規(guī)定取得發(fā)票的，如取得不符合規(guī)定的發(fā)票，以其他憑證代替發(fā)票使用，未按照規(guī)定的時限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實取得發(fā)票等。4.未按照規(guī)定保管發(fā)票的，如丟失、擅自損毀發(fā)票，未按照規(guī)定存放和保管發(fā)票存根聯(lián)及發(fā)票登記簿等。5.未按照規(guī)定接受稅務機關檢查的，如拒絕、隱瞞、謊報稅務機關檢查發(fā)票情況等。（二）責任追究方式1.對于違反發(fā)票管理規(guī)定的