業(yè)務(wù)歸檔管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司業(yè)務(wù)檔案管理，確保業(yè)務(wù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于業(yè)務(wù)查詢、統(tǒng)計(jì)、分析及后續(xù)利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。包括但不限于合同協(xié)議、項(xiàng)目文件、業(yè)務(wù)報(bào)表、客戶資料、市場(chǎng)調(diào)研資料等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理部門，對(duì)業(yè)務(wù)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則業(yè)務(wù)檔案應(yīng)如實(shí)反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，不得擅自篡改、偽造檔案信息。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)遵循便于查詢、檢索和利用的原則，合理分類、編號(hào)，建立科學(xué)的檢索體系，提高檔案利用效率。4.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案信息不泄露、不丟失、不損壞。二、業(yè)務(wù)檔案的形成與收集（一）業(yè)務(wù)檔案的形成1.公司各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理和保管工作，確保業(yè)務(wù)檔案隨業(yè)務(wù)活動(dòng)同步形成。2.業(yè)務(wù)人員在辦理業(yè)務(wù)過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)將形成的各類文件材料進(jìn)行分類整理，確保文件材料齊全、完整。（二）業(yè)務(wù)檔案的收集范圍1.合同協(xié)議類包括各類業(yè)務(wù)合同、合作協(xié)議、租賃合同、采購(gòu)合同、銷售合同等，以及合同的補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議等相關(guān)文件。2.項(xiàng)目文件類項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目實(shí)施方案、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.業(yè)務(wù)報(bào)表類各類業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表、銷售報(bào)表、庫(kù)存報(bào)表等。4.客戶資料類客戶基本信息、客戶需求記錄、客戶溝通記錄、客戶投訴處理記錄等。5.市場(chǎng)調(diào)研資料類市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、行業(yè)分析報(bào)告、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手資料、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)信息等。6.其他業(yè)務(wù)資料類與業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、工作匯報(bào)、請(qǐng)示批復(fù)、往來(lái)信函、宣傳資料等。（三）收集要求1.收集的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，紙質(zhì)文件應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料。2.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，并確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。電子文件的元數(shù)據(jù)應(yīng)齊全、準(zhǔn)確，與電子文件一并歸檔。3.業(yè)務(wù)檔案收集過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和規(guī)范性。三、業(yè)務(wù)檔案的整理與分類（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案整理去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。對(duì)破損的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保文件內(nèi)容完整可讀。按照文件的形成時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列，同一事由的文件應(yīng)集中排列在一起。編寫頁(yè)碼，確保文件頁(yè)碼連續(xù)、準(zhǔn)確。填寫卷內(nèi)文件目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)包括文件編號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)等。裝訂成冊(cè)，采用三孔一線或膠裝方式，確保裝訂牢固、整齊美觀。2.電子檔案整理按照電子文件的類別和年度進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)。對(duì)電子文件進(jìn)行命名，命名規(guī)則應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，能夠準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容和形成時(shí)間。建立電子文件索引目錄，記錄電子文件的存儲(chǔ)位置、文件名、文件類型、文件大小、形成時(shí)間等信息，便于快速檢索。定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（三）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按業(yè)務(wù)類型分類將公司業(yè)務(wù)分為銷售業(yè)務(wù)、采購(gòu)業(yè)務(wù)、項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)、客戶服務(wù)業(yè)務(wù)等類別，每個(gè)類別下再根據(jù)具體業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。例如，銷售業(yè)務(wù)可分為國(guó)內(nèi)銷售、國(guó)際銷售，采購(gòu)業(yè)務(wù)可分為原材料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)等。2.按年度分類將業(yè)務(wù)檔案按照形成年度進(jìn)行分類，不同年度的檔案分別存放。3.按保管期限分類根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，將業(yè)務(wù)檔案分為永久保管、定期保管兩類。定期保管期限分為30年、10年。四、業(yè)務(wù)檔案的編號(hào)與編目（一）編號(hào)規(guī)則1.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)年度保管期限類別順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號(hào)：由公司檔案管理部門統(tǒng)一編制，代表公司檔案全宗。3.年度：采用公元紀(jì)年，如“2023”表示2023年形成的檔案。4.保管期限：用漢字表示，如“永久”“30年”“10年”。5.類別：根據(jù)業(yè)務(wù)類型分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編號(hào)，如“XS”表示銷售業(yè)務(wù)，“CG”表示采購(gòu)業(yè)務(wù)等。6.順序號(hào)：按照檔案整理順序依次編號(hào)，從“001”開(kāi)始。（二）編目要求1.編制檔案目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、保管期限、密級(jí)等信息。2.檔案目錄應(yīng)打印或手寫清晰，一式兩份，一份裝訂在檔案卷內(nèi)，另一份單獨(dú)成冊(cè)，作為檔案檢索工具。3.電子檔案應(yīng)建立電子目錄，通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檢索查詢。電子目錄應(yīng)與紙質(zhì)目錄內(nèi)容一致，便于對(duì)照使用。五、業(yè)務(wù)檔案的裝訂與裝盒（一）裝訂要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒進(jìn)行裝訂，檔案盒尺寸應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.裝訂時(shí)應(yīng)確保文件整齊、牢固，不得有掉頁(yè)、缺頁(yè)現(xiàn)象。3.卷內(nèi)文件應(yīng)按照順序排列整齊，不得有顛倒、錯(cuò)漏。（二）裝盒要求1.將裝訂好的檔案卷裝入檔案盒，一個(gè)檔案盒內(nèi)可裝多卷檔案，但應(yīng)保持檔案內(nèi)容的相關(guān)性和連續(xù)性。2.在檔案盒脊背處填寫檔案編號(hào)、題名、保管期限等信息，便于識(shí)別和查找。3.檔案盒應(yīng)放置在檔案架上，按照編號(hào)順序排列，便于管理和利用。六、業(yè)務(wù)檔案的保管與存儲(chǔ)（一）保管場(chǎng)所1.公司設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限順序排列存放在檔案架上，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.對(duì)于重要的業(yè)務(wù)檔案，可采用光盤、磁帶等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行雙套備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.業(yè)務(wù)檔案的保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定。2.永久保管的檔案包括公司成立以來(lái)的重要文件、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等。3.定期保管的檔案，保管期限為30年的包括一般性業(yè)務(wù)合同、項(xiàng)目文件等；保管期限為10年的包括業(yè)務(wù)報(bào)表、客戶資料等。4.保管期限屆滿的檔案，經(jīng)鑒定后，按照公司檔案銷毀制度進(jìn)行處理。七、業(yè)務(wù)檔案的利用與借閱（一）利用原則1.業(yè)務(wù)檔案的利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案信息的安全和保密。2.公司各部門因工作需要查閱業(yè)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱業(yè)務(wù)檔案時(shí)，可到檔案管理部門查閱。查閱人員應(yīng)填寫《業(yè)務(wù)檔案查閱登記表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。檔案管理部門工作人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。2.借閱因工作需要借閱業(yè)務(wù)檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)填寫《業(yè)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、涂改、銷毀檔案內(nèi)容。借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門工作人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無(wú)損。（三）利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的業(yè)務(wù)檔案，未經(jīng)公司授權(quán)，不得對(duì)外提供查閱、借閱。2.查閱、借閱檔案時(shí)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得抽取、撤換檔案材料。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案利用制度，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行記錄，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為應(yīng)及時(shí)制止并報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。八、業(yè)務(wù)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.業(yè)務(wù)檔案的鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則。2.定期對(duì)保管期限屆滿的檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的留存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.檔案的保存價(jià)值，包括對(duì)公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的參考作用、歷史研究?jī)r(jià)值等。3.檔案的密級(jí)和保密期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制《業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》，清冊(cè)內(nèi)容應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、責(zé)任者