臨床合同管理辦法一、總則（一）目的為加強公司臨床合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與醫(yī)療機構(gòu)、科研機構(gòu)、藥企等在臨床研究、醫(yī)療服務合作、藥品臨床試驗等相關業(yè)務領域所簽訂的各類合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行應嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及政策要求。2.風險防控原則：充分識別、評估合同風險，采取有效措施予以防范和控制。3.公平公正原則：合同條款應體現(xiàn)公平公正，保障雙方合法權益。4.統(tǒng)一管理原則：合同管理工作應實行統(tǒng)一領導、分級負責、歸口管理。二、合同簽訂管理（一）合同立項1.業(yè)務部門根據(jù)臨床業(yè)務需求，提出合同立項申請，填寫《臨床合同立項申請表》，詳細說明合同項目名稱、合作方、合同主要內(nèi)容、預計金額、履行期限等信息。2.申請表經(jīng)部門負責人審核后，提交至合同管理部門。（二）合同起草1.合同管理部門根據(jù)立項申請，指定專人負責合同起草工作。起草人員應充分了解業(yè)務背景和需求，參考同類合同文本，擬定合同初稿。2.合同初稿應明確雙方的權利義務、服務內(nèi)容、質(zhì)量標準、費用支付方式、保密條款、違約責任等核心條款。（三）合同審核1.合同初稿完成后，提交至合同管理部門進行形式審核，檢查合同格式、條款完整性、文字表述準確性等。2.形式審核通過后，合同管理部門組織業(yè)務部門、法務部門、財務部門等相關人員進行會簽審核。各部門應從專業(yè)角度對合同條款進行審查，提出修改意見。業(yè)務部門重點審查合同內(nèi)容是否符合業(yè)務需求，服務標準是否明確可行。法務部門審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風險。財務部門審查費用支付條款是否合理，支付方式是否符合公司財務制度。3.合同起草人員根據(jù)會簽審核意見，對合同進行修改完善，形成合同送審稿。（四）合同審批1.合同送審稿提交至公司分管領導進行審批。分管領導應綜合考慮合同風險、業(yè)務需求等因素，做出審批決定。2.對于重大合同或涉及金額較大的合同，需提交公司總經(jīng)理辦公會或董事會審議通過。（五）合同簽訂1.合同經(jīng)審批通過后，由合同管理部門負責與合作方簽訂合同。簽訂合同應使用公司統(tǒng)一的合同文本，確保合同內(nèi)容與審批通過的條款一致。2.合同簽訂過程中，雙方應仔細核對合同條款，確保簽字蓋章手續(xù)齊全、真實有效。合同一式多份，分別由公司相關部門留存。三、合同履行管理（一）合同交底1.合同簽訂后，合同管理部門應及時組織業(yè)務部門、執(zhí)行部門等相關人員進行合同交底。2.合同交底內(nèi)容包括合同主要條款、雙方權利義務、履行期限、質(zhì)量標準、違約責任等，確保相關人員熟悉合同內(nèi)容，明確工作要求。（二）履行跟蹤1.業(yè)務部門負責合同履行的具體組織和實施，定期對合同履行情況進行跟蹤檢查，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。2.合同管理部門應建立合同履行臺賬，記錄合同履行進度、款項支付情況、質(zhì)量驗收情況等信息，定期進行匯總分析。（三）變更管理1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務部門應及時提出變更申請，填寫《臨床合同變更申請表》，詳細說明變更原因、變更內(nèi)容等。2.變更申請經(jīng)部門負責人審核后，提交至合同管理部門。合同管理部門按照合同簽訂審核流程，組織相關部門對變更申請進行審核，經(jīng)審批通過后簽訂合同變更協(xié)議。（四）爭議處理1.合同履行過程中如發(fā)生爭議，業(yè)務部門應及時與合作方溝通協(xié)商，尋求解決方案。2.如協(xié)商不成，應按照合同約定的爭議解決方式處理，如仲裁或訴訟。公司應及時收集、整理相關證據(jù)，維護公司合法權益。四、合同結(jié)算管理（一）費用支付申請1.業(yè)務部門根據(jù)合同約定和實際履行情況，填寫《臨床合同費用支付申請表》，詳細說明費用明細、支付金額、支付依據(jù)等信息。2.申請表經(jīng)部門負責人審核后，提交至財務部門。（二）財務審核1.財務部門收到費用支付申請后，應按照公司財務制度和合同約定進行審核。審核內(nèi)容包括費用金額是否準確、支付條件是否成就、發(fā)票是否合規(guī)等。2.財務審核通過后，在申請表上簽署審核意見，并提交至公司分管領導審批。（三）款項支付1.公司分管領導審批通過后，財務部門按照合同約定的支付方式和時間，及時辦理款項支付手續(xù)。2.款項支付后，財務部門應在合同履行臺賬中記錄支付情況，并將相關憑證存檔。五、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，合同管理部門應及時收集合同文本、相關審批文件、往來函件、履行記錄等資料，整理歸檔。2.檔案收集應確保資料的完整性、真實性和準確性。（二）檔案整理1.合同管理部門按照檔案管理要求，對收集的合同資料進行分類整理、編號裝訂。2.合同檔案應按照合同類別、時間順序等進行排列，便于查閱和管理。（三）檔案保管1.合同檔案應妥善保管在公司指定的檔案存儲地點，確保檔案安全。2.檔案管理人員應定期對合同檔案進行檢查和維護，防止檔案損壞、丟失。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《臨床合同檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.查閱人員應遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、復印、轉(zhuǎn)借合同檔案。查閱完畢后，應及時歸還檔案。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.合同管理部門定期對公司臨床合同管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、結(jié)算、檔案管理等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采取自查、抽查等方式進行，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.公司建立臨床合同管理考核評價制度，對合同管理部門及相關業(yè)務部門的合同管理工作進行考核評價。2.考核評價指標包括合同簽訂合規(guī)率、合同履行率、合同風險控制情況、檔案管理質(zhì)量等。3