原始單據(jù)管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司原始單據(jù)的管理，規(guī)范原始單據(jù)的填制、審核、傳遞、保管等流程，保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及的原始單據(jù)的管理。（三）基本原則1.合法性原則：原始單據(jù)的取得、填制必須符合國(guó)家法律法規(guī)和財(cái)務(wù)制度的規(guī)定。2.真實(shí)性原則：原始單據(jù)應(yīng)如實(shí)反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)際發(fā)生情況，不得偽造、變?cè)臁?.完整性原則：原始單據(jù)應(yīng)具備的各項(xiàng)內(nèi)容必須齊全，不得遺漏。4.準(zhǔn)確性原則：原始單據(jù)的填寫應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)字清晰，摘要簡(jiǎn)明扼要。5.及時(shí)性原則：原始單據(jù)應(yīng)在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)及時(shí)填制，并及時(shí)傳遞。二、原始單據(jù)的種類及基本要求（一）種類1.發(fā)票：包括增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、機(jī)動(dòng)車銷售統(tǒng)一發(fā)票、二手車銷售統(tǒng)一發(fā)票等。2.收據(jù)：包括財(cái)政監(jiān)制收據(jù)、稅務(wù)監(jiān)制收據(jù)、企業(yè)自制收據(jù)等。3.報(bào)銷單：如費(fèi)用報(bào)銷單、差旅費(fèi)報(bào)銷單等。4.借款單：用于員工因公借款。5.出入庫(kù)單：記錄材料、商品等的出入庫(kù)情況。6.送貨單：證明貨物已交付給客戶。7.合同：經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的書面協(xié)議。8.其他：如工資表、考勤記錄、固定資產(chǎn)折舊計(jì)算表等。（二）基本要求1.發(fā)票必須是由稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一印制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)加蓋發(fā)票專用章。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)包括：發(fā)票名稱、發(fā)票號(hào)碼、開票日期、購(gòu)買方名稱及納稅人識(shí)別號(hào)、銷售方名稱及納稅人識(shí)別號(hào)、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額、價(jià)稅合計(jì)等。發(fā)票字跡應(yīng)清晰，不得壓線、錯(cuò)格，發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)應(yīng)加蓋發(fā)票專用章。發(fā)票如有作廢，應(yīng)加蓋“作廢”戳記，全聯(lián)次留存。2.收據(jù)財(cái)政監(jiān)制收據(jù)和稅務(wù)監(jiān)制收據(jù)應(yīng)按規(guī)定使用，加蓋相應(yīng)的監(jiān)制章。企業(yè)自制收據(jù)應(yīng)注明收款單位名稱、收款日期、收款事由、金額等，并加蓋財(cái)務(wù)專用章。3.報(bào)銷單報(bào)銷單應(yīng)填寫完整，包括報(bào)銷日期、報(bào)銷人姓名、部門、報(bào)銷事由、金額等。報(bào)銷單上的金額應(yīng)與所附原始單據(jù)的金額一致，如有多張?jiān)紗螕?jù)，應(yīng)注明張數(shù)和合計(jì)金額。報(bào)銷單應(yīng)由報(bào)銷人簽字，部門負(fù)責(zé)人審核簽字，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批簽字。4.借款單借款單應(yīng)填寫借款人姓名、部門、借款日期、借款事由、借款金額等。借款單應(yīng)由借款人簽字，部門負(fù)責(zé)人審核簽字，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批簽字。5.出入庫(kù)單出入庫(kù)單應(yīng)填寫日期、倉(cāng)庫(kù)名稱、貨物名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、出入庫(kù)類型（入庫(kù)、出庫(kù)）等。出入庫(kù)單應(yīng)由倉(cāng)庫(kù)保管人員簽字，領(lǐng)用人簽字。6.送貨單送貨單應(yīng)填寫日期、送貨單位名稱、收貨單位名稱、貨物名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額等。送貨單應(yīng)由送貨人簽字，收貨人簽字。7.合同合同應(yīng)具備合同名稱、合同編號(hào)、簽訂日期、雙方當(dāng)事人名稱、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭(zhēng)議的方法等條款。合同應(yīng)由雙方當(dāng)事人簽字（或蓋章），并加蓋單位公章。8.其他工資表應(yīng)包括員工姓名、部門、崗位、工資總額、各項(xiàng)扣款、實(shí)發(fā)工資等內(nèi)容，并由制表人、審核人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字?？记谟涗洃?yīng)真實(shí)反映員工的出勤情況，由考勤人員簽字確認(rèn)。固定資產(chǎn)折舊計(jì)算表應(yīng)包括固定資產(chǎn)名稱、型號(hào)、原值、折舊年限、折舊方法、月折舊額等內(nèi)容，并由制表人、審核人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字。三、原始單據(jù)的填制（一）基本要求1.原始單據(jù)應(yīng)使用藍(lán)黑墨水或碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆（銀行復(fù)寫賬簿除外）或鉛筆書寫。2.填寫原始單據(jù)時(shí)，應(yīng)做到內(nèi)容完整、字跡清晰、數(shù)字準(zhǔn)確、摘要簡(jiǎn)明扼要。3.原始單據(jù)如有錯(cuò)誤，不得涂改、挖補(bǔ)，應(yīng)采用正確的更正方法進(jìn)行更正。更正處應(yīng)加蓋出具單位的印章。（二）具體要求1.發(fā)票開票日期應(yīng)填寫實(shí)際發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的日期。購(gòu)買方和銷售方的名稱、納稅人識(shí)別號(hào)應(yīng)填寫全稱，不得簡(jiǎn)寫。貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱應(yīng)填寫具體的名稱，不得籠統(tǒng)填寫。規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等應(yīng)填寫準(zhǔn)確無(wú)誤。發(fā)票上的金額應(yīng)與實(shí)際交易金額一致，不得虛開或低開。2.收據(jù)收款日期應(yīng)填寫實(shí)際收款的日期。收款事由應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明收款的原因。金額應(yīng)填寫準(zhǔn)確無(wú)誤，并加蓋財(cái)務(wù)專用章。3.報(bào)銷單報(bào)銷日期應(yīng)填寫實(shí)際報(bào)銷的日期。報(bào)銷人姓名應(yīng)填寫本人真實(shí)姓名。部門應(yīng)填寫所在部門名稱。報(bào)銷事由應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明報(bào)銷的內(nèi)容。金額應(yīng)填寫準(zhǔn)確無(wú)誤，并與所附原始單據(jù)的金額一致。4.借款單借款日期應(yīng)填寫實(shí)際借款的日期。借款事由應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明借款的用途。借款金額應(yīng)填寫準(zhǔn)確無(wú)誤，并由借款人簽字確認(rèn)。5.出入庫(kù)單日期應(yīng)填寫實(shí)際出入庫(kù)的日期。倉(cāng)庫(kù)名稱應(yīng)填寫具體的倉(cāng)庫(kù)名稱。貨物名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量等應(yīng)填寫準(zhǔn)確無(wú)誤。出入庫(kù)類型應(yīng)填寫“入庫(kù)”或“出庫(kù)”。6.送貨單日期應(yīng)填寫實(shí)際送貨的日期。送貨單位和收貨單位名稱應(yīng)填寫全稱。貨物名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額等應(yīng)填寫準(zhǔn)確無(wú)誤。7.合同合同編號(hào)應(yīng)按照公司規(guī)定的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編制。簽訂日期應(yīng)填寫雙方當(dāng)事人實(shí)際簽訂合同的日期。雙方當(dāng)事人名稱應(yīng)填寫全稱，并加蓋單位公章。合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭(zhēng)議的方法等條款應(yīng)詳細(xì)、明確，不得含糊不清。8.其他工資表、考勤記錄、固定資產(chǎn)折舊計(jì)算表等應(yīng)按照公司規(guī)定的格式進(jìn)行編制，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。四、原始單據(jù)的審核（一）審核內(nèi)容1.合法性審核：審核原始單據(jù)是否符合國(guó)家法律法規(guī)和財(cái)務(wù)制度的規(guī)定。2.真實(shí)性審核：審核原始單據(jù)所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否真實(shí)發(fā)生。3.完整性審核：審核原始單據(jù)的各項(xiàng)內(nèi)容是否齊全，手續(xù)是否完備。4.準(zhǔn)確性審核：審核原始單據(jù)的填寫是否準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)字計(jì)算是否正確。（二）審核流程1.報(bào)銷人將原始單據(jù)粘貼整齊后，填寫報(bào)銷單，提交給部門負(fù)責(zé)人。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)報(bào)銷單及所附原始單據(jù)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括報(bào)銷事由的真實(shí)性、合理性、合法性等，審核無(wú)誤后簽字確認(rèn)。3.財(cái)務(wù)人員對(duì)報(bào)銷單及所附原始單據(jù)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括原始單據(jù)的合法性、真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性等，審核無(wú)誤后簽字確認(rèn)。4.財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人對(duì)報(bào)銷單進(jìn)行審批，審批通過(guò)后簽字確認(rèn)。5.總經(jīng)理對(duì)重大事項(xiàng)的報(bào)銷進(jìn)行審批，審批通過(guò)后簽字確認(rèn)。（三）審核要點(diǎn)1.發(fā)票發(fā)票的真?zhèn)危和ㄟ^(guò)稅務(wù)機(jī)關(guān)網(wǎng)站或其他渠道查詢發(fā)票的真?zhèn)?。發(fā)票的開具日期：是否在規(guī)定的期限內(nèi)。發(fā)票的內(nèi)容：是否與實(shí)際交易相符。發(fā)票的印章：是否加蓋發(fā)票專用章。2.收據(jù)收據(jù)的監(jiān)制章：是否為財(cái)政監(jiān)制或稅務(wù)監(jiān)制。收據(jù)的內(nèi)容：是否真實(shí)、完整。收據(jù)的印章：是否加蓋財(cái)務(wù)專用章。3.報(bào)銷單報(bào)銷單的填寫：是否完整、準(zhǔn)確。報(bào)銷事由：是否合理、合法。報(bào)銷金額：是否與所附原始單據(jù)一致。4.借款單借款事由：是否合理、必要。借款金額：是否符合公司規(guī)定。借款人簽字：是否為本人簽字。5.出入庫(kù)單出入庫(kù)日期：是否與實(shí)際出入庫(kù)時(shí)間相符。貨物名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量：是否準(zhǔn)確無(wú)誤。出入庫(kù)類型：是否正確。6.送貨單送貨日期：是否與實(shí)際送貨時(shí)間相符。送貨單位和收貨單位名稱：是否正確。貨物名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額：是否準(zhǔn)確無(wú)誤。7.合同合同的簽訂日期：是否在規(guī)定的期限內(nèi)。合同的內(nèi)容：是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。雙方當(dāng)事人簽字（或蓋章）：是否齊全。五、原始單據(jù)的傳遞（一）傳遞原則1.及時(shí)性原則：原始單據(jù)應(yīng)在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成后及時(shí)傳遞，不得積壓。2.準(zhǔn)確性原則：原始單據(jù)在傳遞過(guò)程中應(yīng)保證內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，不得丟失或損壞。3.完整性原則：原始單據(jù)應(yīng)完整地傳遞給相關(guān)部門和人員，不得遺漏。（二）傳遞流程1.報(bào)銷人將原始單據(jù)粘貼整齊后，填寫報(bào)銷單，提交給部門負(fù)責(zé)人。2.部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，將報(bào)銷單及所附原始單據(jù)傳遞給財(cái)務(wù)人員。3.財(cái)務(wù)人員審核簽字后，將報(bào)銷單及所附原始單據(jù)傳遞給財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人。4.財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批簽字后，將報(bào)銷單及所附原始單據(jù)傳遞給總經(jīng)理（如有需要）。5.總經(jīng)理審批簽字后，將報(bào)銷單及所附原始單據(jù)傳遞給財(cái)務(wù)人員進(jìn)行賬務(wù)處理。6.對(duì)于涉及多個(gè)部門的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，原始單據(jù)應(yīng)按照業(yè)務(wù)流程依次傳遞給相關(guān)部門和人員。（三）傳遞要求1.原始單據(jù)應(yīng)使用專用的文件夾或信封進(jìn)行封裝，確保安全。2.傳遞過(guò)程中應(yīng)做好交接記錄，明確交接時(shí)間、交接人、接收人等信息。3.對(duì)于重要的原始單據(jù)，應(yīng)采用專人傳遞或快遞等方式，確保安全、及時(shí)送達(dá)。六、原始單據(jù)的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證：保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿：保管期限為30年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為永久，月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年。4.其他原始單據(jù)：保管期限根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。（二）保管方式1.紙質(zhì)原始單據(jù)應(yīng)分類整理，裝訂成冊(cè)，存放在專門的檔案柜中。2.電子原始單據(jù)應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)介質(zhì)中，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.原始單據(jù)的存放地點(diǎn)應(yīng)安全、干燥、通風(fēng)，防止受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。（三）保管要求1.建立原始單據(jù)保管臺(tái)賬，記錄原始單據(jù)的種類、數(shù)量、起止日期、保管期限等信息。2.定期對(duì)原始單據(jù)進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。3.原始單據(jù)不得外借，如有特殊需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可提供復(fù)印件，并做好登記手續(xù)。4.原始單據(jù)保管期滿后，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，銷毀時(shí)應(yīng)做好記錄。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)原始單據(jù)的管理進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.原始單據(jù)的填制是否符合規(guī)定。2.原始單據(jù)的審核是否嚴(yán)格執(zhí)行。3.原始單據(jù)的傳遞是否及時(shí)、準(zhǔn)確。4.原始單據(jù)的保管是否安全、完整。（三）檢查方式1.定期檢查：財(cái)務(wù)部門定期對(duì)原始單據(jù)的管理情況進(jìn)行檢查。2.不定期抽查：財(cái)務(wù)